เทคนิคในการวางแผนและแนวคิด

เทคนิคในการวางแผน
          ในการวางแผนนั้น นอกจากที่จะใช้แนวทางจากแนวคิดหลักในเบื้องต้น ยังต้องผสมผสานไปกับความชำนาญและประสบการณ์ของผู้วางแผน นอกจากนี้ยังสามารถใช้เครื่องมือที่ช่วยในการวิเคราะห์ออกแบบ และสามารถถ่ายทอดแผนที่กำหนดขึ้นมาให้ผู้ร่วมทีมสามารถเข้าใจและรับงานไปปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง

          สำหรับเครื่องมือที่ถือเป็นเทคนิคหลักในการออกแบบการวางแผน โดยส่วนใหญ่ก็จะต้องใช้แผนภูมิ ผังงาน ตารางงาน ซึ่งมีรูปแบบที่แตกต่างกันไปตามลักษณะของการเก็บข้อมูลงานประเภทต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถวิเคราะห์งาน การจัดกระบวนการงาน การมอบหมายงาน หรือแม้กระทั่งการนำเสนอและใช้ในการควบคุม การทำงานให้ตรงตามแผนได้อย่างดีเยี่ยม

          สำหรับเทคนิคที่จะช่วยให้การวางแผนนั้นสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการจะต้องมีการจัดลำดับของการทำงานดังต่อไปนี้
          * วิเคราะห์และแยกแยะงานทั้งหมดของโครงการ
          * ปรับโครงสร้างการจำแนกงาน
          * ลงรายละเอียดข้อมูลในแผนภูมิการทำงาน
          * จัดลำดับงานสำหรับแผนปฏิบัติการ

แนวคิดหลักในการวางแผน
          จากคุณลักษณะข้างต้น ถือเป็นลักษณะหลัก ๆ ของแผนที่จะพึงเป็น เพื่อให้แผนนั้นมีลักษณะดังกล่าว ผู้ออกแบบแผนหรือวางแผนของโครงการจะต้องมีแนวคิดหลักเกี่ยวกับการวางแผนดังนี้

          พิจารณาเลือกแนวทางที่ดีที่สุด: สิ่งจำเป็นอย่างยิ่งของการวางแผนจะต้องมีการกำหนดแนวทางหลาย ๆ ทางและเลือกวิธีที่ดีที่สุดก่อนการดำเนินการจริง

          วิเคราะห์งานที่เกิดในโครงการ: การวิเคราะห์งานทั้งหมดของโครงการเพื่อที่จะสามารถมองเห็นจุดเด่น และจุดด้อยของงานที่จะส่งผลต่อโครงการ

          มองทะลุถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น: การทำงานต่าง ๆ นั้นต้องมีอุปสรรค ซึ่งจะต้องมีการมองให้เห็นถึงปัญหาที่สามารถเกิดขึ้นกับโครงการนั้นแล้วออกแบบหรือวางแผนที่สามารถแก้ไขไว้ล่วงหน้า หากเกิดเหตุการณ์หรือปัญหานั้น ๆ ขึ้นจริง

          หลีกเลี่ยงการวางแผนที่มองโลกในแง่ดี: ถึงแม้ว่าการมองโลกในแง่ดีจะเป็นสิ่งที่ดีและสดใส แต่ในด้านการวางแผนนั้น หากมีการวางแผนโดยคิดเพียงแต่สิ่งดี ๆ ที่จะเกิดขึ้นกับแผนงาน ก็ไม่นับเป็นการวางแผนที่ดี

          กำหนดแผนที่เป็นเหตุเป็นผล: บ่อยครั้งที่การวางแผนนั้นจะมีแนวคิดมาจากบุคคลเดียวหรือผู้ที่มีศักยภาพในการวางแผน ซึ่งถือเป็นเรื่องปกติที่อาจกำหนดการทำงานที่หนักหรือเบาไม่เท่ากัน การวางแผนในลักษณะนี้จะต้องมีเหตุมีผลของการางแผนว่าเพราะเหตุใด งานในตำแหน่งต่าง ๆ จึงมากน้อยต่างกันเพื่อไม่ให้เกิดการต่อต้านต่อแผนการทำงาน

          ระดมความคิดจากผู้ชำนาญการ: ในการวางแผนสำหรับโครงการนั้น หากมีการร่วมกันปรึกษาถึงแนวทางในการออกแบบจากผู้ที่มีความเชี่ยวชาญในด้านต่าง ๆ จะเป็นการดีมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในการกำหนดวัตถุประสงค์หลักของงานต่าง ๆ ซึ่งถือเป็นหัวใจหลักของโครงการ

          วางแผนนำเสนอด้วยสื่อต่าง ๆ: ทุกครั้งที่มีการอภิปรายถึงการวางแผนในโครงการต่าง ๆ จะต้องจัดงานให้อยู่ในรูปแบบของกราฟ หรือแผนผังและต้องมีการอธิบายรายละเอียดของงานหรือกิจกรรม ที่เกิดขึ้นให้สามารถเข้าใจได้ง่ายไม่ไขว้เขว

          กำหนดแผนที่ทีมสามารปฏิบัติได้: ในการกำหนดหรือวางแผนนั้น หากกำหนดแผนไว้ยากต่อการปฏิบัติหรือทีมทำงาน ก็ควรปรับเปลี่ยนให้เข้ากับความสามารถ สาเหตุก็เนื่องมาจากความขาดแคลนในด้านทรัพยากรบุคคล เพราะฉะนั้นการปรับแผนที่เหมาะสมไม่สูงเกินความสามารถจึงเป็นเรื่องที่ควรกระทำมากกว่าการเฟ้นหามืออาชีพ ซึ่งถือเป็นเรื่องยากต่อองค์กรที่จำกัดในด้านบุคลากร

          กำหนดแผนด้วยข้อมูลที่ถูกต้อง: การวางแผนนั้น เราสามารถที่จะออกแบบได้หลากหลายแนวทาง แต่การที่จะกำหนดว่าจะใช้แผนใดนั้นจะต้องพิจารณาประกอบกับข้อมูลที่ถูกต้องและแม่นยำเป็นหลัก โดยเฉพาะในยุคปัจจุบัน ผู้ที่มีข้อมูลที่ถูกต้องอยู่ในมือ มักจะเป็นผู้ที่ประสบความสำเร็จในการทำงานหรือธุรกิจต่าง ๆ มากที่สุด

          ข้อคำนึงอื่น ๆ: นอกจากที่กล่าวทั้งหมด การวางแผนยังต้องคำนึงถึงรายละเอียดอื่น ๆ ที่อาจส่งผลเกี่ยวข้องกับการวางแผนด้วย เช่น ข้อจำกัดด้านเวลา ข้อกำหนดของแผนที่ไม่สามารถปรับเปลี่ยนได้ การจัดสรรงาน ความครอบคลุมของโครงการ ฯลฯ เพื่อที่จะให้แผนนั้นมีความรัดกุมและเหมาะต่อโครงการมากที่สุด

อมร มุสิกสาร
บริษัท เทอร์มัลเวอร์ค จำกัด, [email protected]