การวางแผนโครงการที่ดี

การบริหารงานให้ประสบความสำเร็จนั้นจำเป็นจะต้องมีการวางแผนโครงการที่ดี ซึ่งแผนโครงการที่ดีนั้นประกอบด้วย 4 ส่วนประกอบสำคัญได้แก่

1. คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (Statement of Work – SOW หรือ Scope Statement)
2. รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ (Project Specification)
3. กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)
4. แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure)

 

คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (Statement of Work – SOW หรือ Scope Statement)

คือคำอธิบายแบบละเอียดของโครงการและงานที่ต้องทำในโครงการ คำอธิบายที่เกี่ยวกับประกอบด้วยวัตถุประสงค์ของโครงการ คำอธิบายโดยย่อของงานสำคัญ รายการของผลผลิต (list of deliverables) ข้อจำกัดเกี่ยวกับงบประมาณ (ถ้ามี) และหมายกำหนดการโดยรวม (overall schedule)

ระหว่างการจัดทำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ ผู้จัดการโครงการควรทำให้มั่นใจในความครบถ้วนสมบูรณ์ของเนื้อหาโดยการจัดการทบทวนหลายๆครั้งกับผู้เชี่ยวชาญ (functional specialists) ที่เกี่ยวข้องเพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลทางเทคนิคและบริหารนั้นเพียงพอที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ หลังจากได้รับความคิดเห็นจากรอบด้านแล้ว ผู้จัดการโครงการควรเป็นเจ้าภาพจัดการประชุมตรวจสอบครั้งสุดท้ายกับผู้จัดการระดับสูง (senior management) ก่อนจะนำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการไปใช้ต่อในการวางแผนโครงการ

รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ (Project Specification)

คือการกำหนดมาตรฐานและรายละเอียดของวัตถุดิบและผลผลิตที่ได้จากโครงการ ข้อมูลส่วนนี้ใช้สำหรับการประเมินค่าใช้จ่ายและแรงงานที่ต้องใช้ การแก้ไขมาตรฐานเพียงเล็กน้อยอาจจะเป็นผลกระทบใหญ่ต่อค่าใช้จ่าย เช่นถ้าลูกค้าขอเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขึ้นอีกเพียง 1-2% อาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเป็นเงินนับล้านบาท เป็นต้น

อีกเหตุผลที่ต้องระบุรายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการก็เพื่อป้องกันว่าจะไม่มีเรื่องน่าตกใจกับลูกค้าเมื่อได้รับส่งมอบงาน

กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)

ประกอบด้วย

• วันเริ่มต้นโครงการ (project start date)
• วันสิ้นสุดโครงการ (project end date)
• กำหนดการของเป้าหมายสำคัญ (major milestones)
• ผลผลิตหรือรายงาน (deliverables or reports)

วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดโครงการ(ถ้าถูกกำหนดมาแล้ว)จำเป็นต้องถูกรวมเข้าไปในการวางแผนโครงการ กำหนดการของเป้าหมายสำคัญก็ได้แก่ การประชุมเพื่อตรวจสอบวัตถุประสงค์ของโครงการ วันที่ระบบตัวอย่างพร้อมส่งมอบ วันสั่งซื้อวัตถุดิบ วันเริ่มทดสอบระบบจริง และอื่นๆก็ควรจะถูกระบุลงในแผนโครงการด้วยเช่นกัน

แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure)

คือตัวแทนซึ่งถูกจัดเรียงเป็นลำดับขั้นของงานที่ต้องทำในโครงการเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ ในการวางแผนโครงการผู้จัดการโครงการต้องวางโครงสร้างของงานเป็นส่วนเล็กๆเพื่อ

• ง่ายต่อการบริหารจัดการเพราะอำนาจและผู้รับผิดชอบจะถูกกำหนดให้กับงานชิ้นเล็ก
• ลดความเกี่ยวข้องและขึ้นต่อกันระหว่างงานใหญ่ๆลง
• ง่ายต่อการวัดผลและติดตามความก้าวหน้าของงาน

การออกแบบและเขียนแผนงานอย่างละเอียดต้องทำด้วยความรอบคอบ แผนงานอย่างละเอียดที่ดีสามารถใช้ในการจัดเตรียมสิ่งต่างๆได้ดังนี้

• ตารางความรับผิดชอบ (the responsibility matrix)
• โครงข่ายของหมายกำหนดการ (network scheduling)
• ค่าใช้จ่าย (costing)
• การวิเคราะห์ความเสี่ยง (risk analysis)
• โครงสร้างขององค์กรหรือบุคคลากร (organizational structures)
• แผนการควบคุม (control)

คำจำกัดความของงานในลำดับล่างสุดควรประกอบด้วย

• วัตถุประสงค์ (objective): สิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จในงานนี้ (expected outcome)
• ผลผลิตที่ต้องส่งมอบ (deliverable): เป็นสิ่งที่จับต้องหรือใช้งานได้ ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ รายงาน และอื่นๆ
• กำหนดเวลา (schedule): งานทั้งหมดต้องมีวันเริ่มต้น วันสิ้นสุด และวัน(เวลา)สำหรับรายงานความคืบหน้าของงาน (update date)
• งบประมาณ (budget): งบประมาณที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละงาน
• มาตรการวัดผล (performance measures): กำหนดมาตรการวัดผลความคืบหน้าของงานโดยการเปรียบเทียบผลงานจริง(actual) และความคาดหวัง (planned) ระหว่างดำเนินโครงการ
• หน้าที่รับผิดชอบ (responsibility): ระบุผู้รับผิดชอบให้กับแต่ละงานในโครงการ

ถึงแม้ว่าจะมีหลายวิธีในการสร้างแผนงานอย่างละเอียด แต่โดยปกติแล้วแผนงานอย่างละเอียดจะประกอบด้วยหกลำดับขั้นดังนี้

ระดับ                           คำอธิบาย

1                                  โครงการรวม (total program)

2                                    โครงการ (project)

3                                      งาน (task)

4                                        งานย่อย (sub-task)

5                                           ขั้นตอนการทำงาน (work package)*

6                                             ทรัพยากรที่ต้องการ (level of effort)

* ขั้นตอนการทำงาน (work package) เป็นระดับพิเศษที่สามารถมีอยู่ได้ทุกระดับของแผนโครงการภายใต้ระดับที่ 1

แต่ละระดับของแผนงานอย่างละเอียดจะมีวัตถุประสงค์ต่างกันไป ตัวอย่างเช่น ระดับที่ 1 ซึ่งประกอบด้วยโครงการย่อยๆมากกว่าหนึ่งโครงการนั้นโดยทั่วไปจะใช้พิจารณาเพื่อการอนุมัติโครงการรวมในระดับองค์กร งบประมาณจะถูกพิจารณา จัดเตรียม และอนุมัติเบิกจ่ายที่ระดับที่ 2 ในขณะที่ระยะเวลาของแต่ละโครงการย่อยจะถูกกำหนดที่ระดับที่ 3 เป็นต้น ผู้จัดการโครงการจะมีหน้าที่โดยตรงในการบริหารจัดการงานที่สามระดับแรก และส่งรายงานผลความก้าวหน้าของโครงการในสามระดับแรกให้กับผู้บริหารระดับสูง ส่วนสามระดับหลังโดยส่วนมากแล้วจะเป็นหน้าที่ของผู้จัดการตามสายงานซึ่งเป็นผู้ชำนาญงานในส่วนนั้นๆที่จะวางแผนและติดตามความก้าวหน้า คุณสมบัติและหลักปฏิบัติสำหรับแต่ละระดับสามารถกล่าวได้ดังนี้

• สามระดับแรกของแผนงานอย่างละเอียดจะเป็นผลรวมของทรัพยากรที่มาจากทุกๆแผนกไม่ใช่แผนกใดแผนกหนึ่ง ซึ่งทรัพยากรแยกของแต่ละแผนกนั้นควรจะถูกระบุไว้ที่ระดับที่ 4 และ 5 ตัวอย่างเช่น งานที่เกิดขึ้นที่ระดับที่ 3 เป็นงานที่เกิดจากสามแผนกได้แก่ แผนกบุคคล แผนกการตลาด และแผนกสารสนเทศ ดังนั้นผลรวมของทรัพยากรที่ใช้สำหรับงานนั้นต้องเกิดจากทรัพยากรของสามแผนกดังกล่าวรวมกัน
• ผลรวมของส่วนประกอบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นระยะเวลา แรงงาน และงบประมาณของระดับบนจะเท่ากับผลรวมของส่วนประกอบจากงานทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับระดับต่ำกว่าลงไป
• ระดับที่จะมีการบริหารจัดการเกิดขึ้นจริงนั้นได้แก่ระดับที่ 5 ซึ่งระดับพิเศษที่สามารถมีอยู่ได้ทุกระดับของแผนโครงการภายใต้ระดับที่ 1
• แผนงานอย่างละเอียดในทุกระดับต้องมาคู่กับคำอธิบายอย่างชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตและวัตถุประสงค์ของงานนั้นๆ โดยทั่วไปแล้วคำอธิบายดังกล่าวจะสอดคล้องกับคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (Statement of Work)
• หลักการที่ควรปฏิบัติสำหรับผู้จัดการโครงการคืออนุญาตให้ผู้จัดการตามสายงานทั้งหมดมีส่วนในการประเมินความเสี่ยงในคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (SOW)และแผนงานอย่างละเอียด (WBS)