บรรยายเรื่องคิดอย่างนักวางแผน
วันที่ 22 มิถุนายน 2554 9.00-12.00น. ณ บ้านทิพย์สวนทองรีสอร์ท จ.สมุทรสาคร
เราถึงต้องคิด เพราะเป็นคนถึงต้องคิด
- การคิดคือพื้นฐานของมนุษย์ นำประสาททั้ง5มาประมวล เพื่อตีความ ตัดสินใจ และแสดงออกทางร่างกาย
- การคิดเพื่อต้องการสิ่งแปลกใหม่
- นักคิดคือกบฏตัวน้อย
- ทำไมต้องคิด เพื่อความอยู่รอด /หาสิ่งแปลกใหม่ /คลายความสงสัย /แก้ปัญหา
- ยุทธศาสตร์สำคัญเพราะผลักดันไปสู่ความสำเร็จ
นักวางแผนคิดอย่างไร
- มีจินตนาการ = คิดเป็นภาพที่อยากให้เกิดขึ้นในอนาคต อาจเฟ้อฝันหรือมีหลักฐาน เหตุผลมาประกอบ จินตนาการทำให้เห็นช่องว่างความจริงกับจินตนาการ ทำให้เกิดการพัฒนา
| จินตนาการที่ดี = ความรู้(Knowledge) + โลกทัศน์(Worldwide) + ความฝัน(Dream) |
| ตำราเอกสาร + ดูงาน ตัวอย่าง ประสบการณ์ + ความฝัน ความหวัง |
2. คิดเชิงระบบ = มองให้ครบองค์ประกอบ โดยมีความสัมพันธ์กันอยู่ในสิ่งแวดล้อมแบบไหน
- ระบบคือ องค์ประกอบย่อย ๆ มีปฏิสัมพันธ์กันอย่างต่อเนื่อง
- คิดในมุมมองเชื่อมโยงความสัมพันธ์เป็นภาพขององค์ประกอบย่อย ๆ ในระบบ
- ผลอย่างหนึ่งเป็นเหตุอีกอย่างหนึ่ง
- การพัฒนาความคิดเชิงระบบ มียอมรับการเปลี่ยนแปลง/ สนใจความขัดแย้ง/สนใจหลายด้าน/ ไม่วิตกกังวลกับความคลุมเครือ / ส่งข้อมูลย้อนกลับ / พิจารณาสมมุติฐานที่เกิดขึ้น / ดูความสัมพันธ์สอดรับสิ่งที่เกิดขึ้น / วงจรเหตุผล
3. คิดวิเคราะห์ = จำนวนเป็นส่วน ๆ ย่อย ๆ มีลักษณะอย่างไร มีความสัมพันธ์กันอย่างไร ต้องอาศัยความคิดเชิงระบบเป็นฐาน
เครื่องมือที่ใช้ในการตัดสินใจเลือกทางเดินยุทธศาสตร์ เช่น Mindmapping / ผังก้างปลา / วิเคราะห์แรงผลักต้าน/ SWOT/ ตารางตัดสินใจ/ เป็นต้น
- Mindmapping = ใช้จัดการความคิด เชื่อมโยงใน 1 หน้ากระดาษ มีข้อจำกัดคือไม่แสดงเหตุผลความสัมพันธ์ และประเด็นย่อยซ้ำกัน ผู้คิดค้นMindmapping Mr.Tony Puzan โปรแกรมที่แนะนำใช้ชื่อ Imindmap หลักการทำ 1.ใส่Keywordที่กลางภาพ 2.ใส่ Main Brance Keyword 3.Detel Brance Keyword 4.Cure colour เชื่อมโยงความสัมพันธ์
- SWOT = เครื่องมือวิเคราะห์อดีตและปัจจุบัน ดูต้นทุนเพื่อนำไปสู่อนาคต ข้อจำกัด ต้องชัดเจนในปัจจัยว่ามีผลอย่างไรต่อเรื่องที่วิเคราะห์นั้น
S มาจาก Strengths หมายถึง จุดเด่นหรือจุดแข็ง ซึ่งเป็นผลมาจากปัจจัยภายใน
W มาจาก Weaknesses หมายถึง จุดด้อยหรือจุดอ่อน ซึ่งเป็นผลมาจากปัจจัยภายใน
O มาจาก Opportunities หมายถึง โอกาส ซึ่งเกิดจากปัจจัยภายนอก เป็นผลจากการที่ สภาพแวดล้อมภายนอก
T มาจาก Threats หมายถึง อุปสรรค ซึ่งเกิดจากปัจจัยภายนอก เป็นข้อจำกัดที่เกิดจากสภาพแวดล้อมภายนอก
สรุป คิดอย่างไรเป็นนักวางแผนที่ดี
- มีจินตนาการ/คิดเชิงระบบ/ คิดวิเคราะห์
- เห็นความสำเร็จก่อนลงมือทำ
- ต้องเชื่อสิ่งที่ทำมีความสำเร็จ ศรัทธาในสิ่งที่ทำ
- เห็นช่องว่างของอนาคตและปัจจุบัน
- ต้องตั้งคำถามเพื่อหาคำตอบเป็น
- ต้องเปลี่ยนปัญหาเป็นเป้าหมาย
- ต้องเปลี่ยนอุปสรรคเป็นงานที่ต้องทำ
- ต้องเห็นความแตกต่าง เพราะความแตกต่าง=เติมเต็ม
ระดับการวางแผน
- ระดับนโยบาย
- ระดับนโยบายเชิงกลยุทธ์
- แผนปฏิบัติงาน/แผนดำเนินงาน –แสดงวัตถุประสงค์ เป้าหมาย กิจกรรม ขั้นตอน เงินงบประมาณ ผู้รับผิดชอบ
3. (balanced scorecard) บาลานซ์ สกอร์การ์ด BSC เป็นเทคนิควิธีในการประเมินประสิทธิภาพขององค์กร บาลานซ์ สกอร์การ์ด จะวัดศักยภาพของบริษัทใน 4 ด้าน
- แง่มุมด้านการเงิน (The Financial Perspective) เป็นตัวชี้วัดที่ผู้บริหารคุ้นเคยดี เช่น อัตราส่วนทางการเงิน, ลูกหนี้, กระแสเงินสด
- แง่มุมด้านลูกค้า (The Customer Perspective) ดูสิ่งที่มีผลกระทบต่อลูกค้าโดยตรง เช่น เวลาเฉลี่ยในการให้บริการลูกค้า, อันดับของบริษัท ถ้าเรียงจากความพอใจของลูกค้า หรือเรียงจากการตำหนิของลูกค้า
- แง่มุมด้านกระบวนการและประสิทธิภาพการทำงาน (The Business Process/Internal Operations Perspective) ดูสิ่งที่มีผลกระทบต่อกระบวนการทำงานภายในธุรกิจ เช่น เวลาเฉลี่ยที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละอย่าง, จำนวนงานที่ต้องทำใหม่, ความสำเร็จในการบุกเบิกธุรกิจใหม่ ๆ
- แง่มุมด้านการการเรียนรู้และเติบโต (The Learning and Growth Perspective) เช่น รายได้จากสินค้าใหม่ ๆ, การมีส่วนร่วมของพนักงานในการให้ข้อเสนอแนะ, การฝึกอบรมพนักงาน
จุดหมายปลายทาง Goal
|
ระดับประชาชน |
เชิงคุณค่า : ได้อะไรถึงบรรลุจุดหมายปลายทาง |
|
ระดับภาคี |
ส่วนได้ส่วนเสีย :ใครทำอะไร ที่เกิดผลต่อประชาชนอย่างไร |
|
ระดับกระบวนการ |
มุมมองเชิงบริหารจัดการ : ทำอะไรให้ภาคีขับเคลื่อน |
|
ระดับรากฐาน |
เรียนรู้และพัฒนา : เราจะเตรียมตัวอย่างไร |
- ลูกค้าคือคนที่รับงานต่อจากมือคุณ
- ใส่วิญญาณความเป็นลูกค้าลงไปในสินค้า
- ต้นไม้ไม่มีราก คนไม่มีขน คนไม่มีเพื่อน จะเจริญเติบโตไปได้อย่างไร
- วิสัยทัศน์ คือสิ่งที่อยากจะเป็น
- เมื่อคุณไม่เปลี่ยนแปลง ปัจจัยภายนอกจะเปลี่ยนแปลงคุณ
- ทักษะที่จำเป็นต่อการบริหารยุคเปลี่ยนแปลงต้องประเมินเป็น จัดการดี สื่อสารเยี่ยม มีการเรียนรู้
- ผู้นำคือภาพลักษณ์องค์กร
- การบริการการเปลี่ยนแปลง คือการรบเพื่อเอาชนะเป้าหมาย
- หัวใจของการเปลี่ยนแปลง คือการให้เหตุผลเพื่อหวังเปลี่ยนความคิดได้ผลน้อยกว่าการทำให้เขาเห็นความจริง ซึ่งจะเปลี่ยนอารมณ์ความรู้สึก
การเขียนรายงานต้องระบุ CIPP Model
|
Context |
Input |
Process |
Product |
|
- บริบท - สถานการณ์ - พื้นที่เสี่ยง - ปัญหาพื้นที่ |
- งบประมาณ - สื่อ - บริหารจัดการ - ผู้เกี่ยวข้อง |
- ประเมินขั้นตอน - ปัญหา/อุปสรรค - ความพึงพอใจ |
- ระยะสั้น - ระยะยาว |
- Product คือสิ่งที่ได้จากกิจกรรมและจากวัตถุประสงค์
ตัวอย่างการติดตามโครงการ
| กิจกรรม | วันเดือนปีที่จัด | กล่มเข้าร่วม | เป้าหมาย | ผลงาน | ความพึงพอใจ/ปัญญาอุปสรรค |
ตัวอย่างการกำหนดกิจกรรม
| กิจกรรม | กลุ่มเป้าหมาย | วิธีดำเนินการ | ประสานความร่วมมือ/ผุ้เกี่ยวข้อง | ระยะเวลา | ผลที่คาดว่าจะได้รับ |
|
กิจกรรม |
กลุ่มเป้าหมาย |
วิธีดำเนินการ |
ประสานความร่วมมือ /ผู้เกี่ยวข้อง |
ระยะเวลา/ความถี่ |
ผลที่คาดว่าจะได้รับ |
ลักษณะตัวที่ชัดที่ดี
- มีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์หรือสิ่งที่ต้องการวัด
- มีความชัดเจนเฉพาะเจาะจง เป็นรูปธรรม
- สามารถบ่งชี้การเปลี่ยนแปลงทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพสามารถวัดผลได้จริง
- มีความเหมาะสมกับเวลาในการทำงาน
ประโยชน์ของการกำหนดตัวชี้วัด
- ช่วยให้ชัดเจนตอนประเมินผลโครงการ
- ช่วยให้ผู้เกี่ยวข้อง ได้เข้าใจชัดเจน ง่ายต่อการพิจารณา
- ทำให้ผู้ดำเนินงานรู้ชัดเจนว่า งานสำเร็จได้อย่างไร เพราะอะไร มีอะไรที่ต้องทำต่อ
- ทำให้ขั้นตอนการติดตามประเมินผลง่ายขึ้น
เทคนิคการเขียนโครงการที่ดี
“เราเขียนโครงการเพื่อการสื่อสารให้ผู้เกี่ยวข้องรวมทั้งตัวเราเองได้เข้าใจได้เรียนรู้สิ่งที่เราคิด เราหวัง ละเราต้องการจะทำเพื่อผลประโยชน์สูงสุดของกลุ่มเป้าหมาย”
การบริหารความเสี่ยง ใช้หลักการ 7 ขั้นตอนของ กพร. โดยใช้กรรมการควบคุมภายใน
1. กำหนดเป้าหมายความเสี่ยง
2. ระบุความเสี่ยง
3. ประเมินความเสี่ยง
4. กำหนดกลยุทธ์ความเสี่ยง
5. จัดทำกิจกรรมความเสี่ยง
6. สื่อสารความเสี่ยง
7. ติดตามผลและเฝ้าระวัง
