จากพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถานปี พ.ศ. 2525 ไม่ได้บอก ความหมายของคำว่าวางแผน คำนี้โดยตรง แต่จะให้ความหมายของคำแต่ละคำดังนี้ วาง หมายถึง กำหนด, ตั้ง แผน หมายถึงสิ่งที่กำหนด คือ เป็นแนวดำเนินการ ดังนั้น หากแปลความหมายรวม ๆ กัน คงจะหมายถึง การกำหนดสิ่งที่จะยึดถือเป็นแนวทางในการดำเนินงานศาสตราจารย์ มาลัย หุวะนันทน์ กล่าวไว้ในหนังสือเรื่องวัตถุประสงค์นโยบาย และแผนว่า การวางแผน คือ กระบวนการขั้นหนึ่งในการบริหารงานให้สำเร็จลุล่วงตามวัตถุประสงค์ และนโยบายที่กำหนดไว้แผนเป็นเรื่องเกี่ยวกับการใช้ความรู้ทางวิทยาการ และการวินิจฉัยเหตุการณ์ในอนาคต แล้วกำหนดวิธีการโดยถูกต้องและมีเหตุผล เพื่อให้การดำเนินงานตามแผนเป็นไปโดยเรียบร้อยสมบูรณ์ และมีประสิทธิภาพมากที่สุด
ศาสตราจารย์สมพงศ์ เกษมสิน สรุปถึงเรื่องการวางแผนว่า เป็นเรื่องของการวินิจฉัย เพื่อเลือกกำหนดวิธีปฏิบัติงานที่เห็นว่าดีที่สุด โดยพิจารณาจากข้อมูล ข่าวสารและกรณีแวดล้อมต่างๆ การวางแผนเป็นการใช้จินตนาการคาดคะเนวิธีการเพื่อเลือกแนวทางที่ดีที่สุด เพื่อกำหนดเป้าหมายและวางโครงการในการดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
Scott, B.W. เขียนไว้ใน Long Range Planning in American Industry ว่า การวางแผน คือ กระบวนการวิเคราะห์ ซึ่งรวมถึงการประเมินอนาคตและพิจารณากำหนดวัตถุประสงค์ที่พึงปรารถนาสภาวะแวดล้อมของอนาคต การพัฒนาทางเลือกเพื่อดำเนินการให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ และการเลือกแนวดำเนินการระหว่างทางเลือกทั้งหลาย
Earnest Dale เขียนในหนังสือ ชื่อ Management Theory and Practice ว่า การวางแผน หมายถึง การที่องค์การได้ตั้งวัตถุประสงค์และเป้าหมายไว้ แล้วมีการดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ด้วยวิธีการซึ่งตัดสินแล้วว่าดีที่สุด
Russell L. Ackoff กล่าวไว้ใน A Concept of Corporate Planning ว่า การวางแผนคือ การกำหนดรูปแบบของอนาคตที่ต้องการ แล้วกำหนดแนวทางปฏิบัติที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น
โดยสรุป การวางแผน เป็นการนำข้อมูล (สารสนเทศ) ในอดีต ปัจจุบัน และแนวโน้ม (Trends) มาคิดวิเคราะห์ เพื่อหาวิธีการที่ดี และเหมาะสมที่สุด เพื่อการดำเนินการสำหรับอนาคตโดยการพิจารณาวัตถุประสงค์ เป้าหมาย ทรัพยากรที่พอมี
รวมทั้งปัญหาที่มี หรือ ที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต
กระบวนการวางแผนและองค์ประกอบของโครงการ
กระบวนการวางแผนโดยทั่วๆไปจะประกอบด้วยขั้นตอนที่สำคัญๆดังนี้
2.1 การเตรียมการ จะเป็นการกำหนดวิธีการวางแผน กำหนด โครงสร้าง และกลไกการทำงาน รวบรวมข้อมูลที่จำเป็น กำหนดวัตถุประสงค์ของการพัฒนา การศึกษา
2.2 การวางแผน เป็นขั้นตอนที่สำคัญ ซึ่งนักวางแผนจะต้องคำนึงถึงกิจกรรมหลัก ๆ ของขั้นตอนนี้ครอบคลุมถึง
การศึกษาวินิจฉัยสถานการณ์ต่างๆ การกำหนดนโยบายเพื่อแก้ไขปัญหาในอนาคตการประมาณการวงเงินค่าใช้จ่าย
การกำหนดเป้าหมายและจัดลำดับความสำคัญทดสอบแนวทางเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
2.3 การจัดทำแผน เป็นการเตรียมเอกสารแผนที่ระบุการทำงานเพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายและนโยบาย เพื่อให้หน่วยงานหรือผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจพิจารณาให้ความเห็นชอบและมอบหมายให้ฝ่ายปฏิบัตินำไปจัดทำแผนละเอียดต่อไป
2.4 การจัดทำรายละเอียดของแผน เนื่องจากการจัดทำแผนไม่ไดระบุรายละเอียดไว้ พอที่จะนำไปปฏิบัติได้ หลังจากที่มีการอนุมัติแผนแล้ว หน่วยงานที่รับผิดชอบจำเป็นต้องจัดทำรายละเอียดเป็นแผนงานโครงการ ตลอดจน
พื้นที่ปฏิบัติการต่อไป
2.5 การนำแผนไปปฏิบัติ ได้แก่การจัดทำแผนประจำปี เพื่อประกอบในการของบประมาณและแผนปฏิบัติการประจำปีหลังจากที่ได้รับอนุมัติงบประมาณแล้ว ซึ่งหมายถึงการบริหารและการจัดการนั่นอง
2.6 การติดตามประเมินผลและปรับปรุงแผน เมื่อมีการนำแผนไปปฏิบัติแล้วจะต้องมีการติดตาม ประเมินผลเพื่อตรวจสอบผลการปฏิบัติงาน และรวบรวมข้อมูลสำหรับปรับปรุงหรือเตรียมการวางแผนในวงจรหรือกระบวนการรอบต่อไป
