การประชุมอย่างสร้างสรรค์

คิดต่างแต่ไม่แตกแยก

        สำหรับกระบวนการคุณภาพ จำต้องมีการประชุมเพื่อหาข้อตกลง เพื่อที่จะได้นำข้อมูลนี้ไปใช้ในการปรับปรุง เปลี่ยนแปลง และพัฒนาให้กระบวนการมีการขับเคลื่อนและไปสู่เป้าหมายที่เราต้องการ การประชุมจึงเป็นบทบาทหน้าที่หนึ่งของผู้ที่เป็น Facilitator หรือบุคลากรอื่นๆ ที่ต้องมีการเข้าร่วม บางท่านอาจคิดว่าการประชุมก็ไม่มีอะไร ง่ายๆ ตกลงกันเดี๋ยวก็จบ แต่ความเป็นจริงอาจไม่ใช่อย่างที่เราคิด เพราะในขณะที่กำลังประชุมอาจมีบางสิ่งบางอย่างเกิดขึ้นถึงขั้นสามารถทำลายสัมพันธภาพอันดีระหว่างกันได้ ซึ้งเมื่อถึงเวลานั้นอาจจะทำอะไรไม่ถูกก็เป็นได้ เราลองมาดูแนวคิดในการประชุมเพื่อให้ได้งานและได้ใจ จะทำอย่างไรที่

1.คนที่ทำหน้าที่ในการดำเนินการประชุมควรให้ผู้เข้าร่วมประชุมพิจารณาทีละประเด็น และพยามยามคุยเรื่องเดียวกัน ต่างแนวทางได้แต่จุดมุ่งหมายต้องเหมือนกัน

2.ให้ทุกคนในที่ประชุมพยายามให้มีส่วนร่วมให้มากที่สุด เราต้องนึกเสียว่าเสียงทุกเสียงมีความหมาย และมีค่าเท่าเทียมกัน

3.ผู้ดำเนินการประชุมต้องควบคุมทิศทางการประชุมให้ได้ อย่าให้เกิดการชนกัน เพราะเมื่อเกิดขึ้นแล้ว อาจจะสายเกินไป

4.ต้องมีกรอบของเวลาในการพิจารณาแต่ละประเด็นเพื่อมิให้เกิดการยืดเยื้อ และเสียเวลา

5.ในบางที่การประชุมในกลุ่มใหญ่อาจจะไม่ได้ผล เนื่องจากอาจจะมีผู้ไม่เกี่ยวข้องร่วมด้วย อาจจะต้องใช้เพียงกลุ่มเล็ก คัดเฉพาะผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องเท่านั้น แล้วค่อยเสนอให้กลุ่มใหญ่ทราบต่อไป

6.สิ่งสำคัญคือต้องไม่มีการโจมตีความคิดเห็นกัน พึงนึกเสมอว่าการที่ให้ทุกคนมีส่วนในการแสดงความคิดเห็น ดีกว่าไม่มีใครคิดอะไรเลย

7.พยายามควบคุมพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุม เมื่อจำเป็นต้องให้ผู้พูดหยุดพูด ก็ต้องให้หยุด และในกรณีเกิดข้อพิพาทระหว่างกันต้องพยายามไกล่เกลี่ย เพื่อให้บรรยากาศการประชุมกลับเข้าสู่ภาวะปกติให้เร็วที่สุด

เป็นอย่างไรบ้างครับเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยในการประชุม เราต้องระลึกเสมอนะครับว่า

คิดต่างได้ แต่ไม่แตกแยกครับ