บันทึก 5

                                                ท่านทราบไหมว่าหลักการบริหารงานให้มีคุณภาพ  ควรเริ่มต้นที่ไหนดี

                การบริหารงานถ้าต้องการให้มีคุณภาพ เราควรเริ่มจากการสำรวจสำนักงานเราก่อนว่าพร้อมที่จะพัฒนา หรือยัง   ถ้ายังในฐานะผู้บริหารอย่าลืมพิจารณาเรื่อง  5 ส  หน่วยงานของเราผ่านด้านนั้นมาหรือยังถ้ายังเรามาเริ่มต้นรู้จัก 5 ส กันเถอะก่อนที่จะดำเนินการไปขั้นบริหารงานให้มีคุณภาพ

หลักการ 5 ส
          กิจกรรม 5 ส เป็นปัจจัยพื้นฐานการบริหารคุณภาพ ที่จะช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในที่ทำงานให้เกิดบรรยากาศที่น่าทำงาน เกิดความสะอาดเรียบร้อยในสำนักงาน ถูกสุขลักษณะ ทำให้พนักงานหรือเจ้าหน้าที่ สามารถใช้ศักยภาพของตนเองได้อย่างเต็มความสามารถ สร้างทัศนคติที่ดีของพนักงานต่อหน่วยงาน กิจกรรม 5 ส เป็นกลยุทธ์อีกวิธีหนึ่งที่เปิดโอกาสให้บุคลากรมีส่วนร่วมในการพัฒนาคุณภาพ เป็น กิจกรรมที่ทำแล้วเห็นผลเร็วและชัดเจน นอกจากนั้นกิจกรรม 5 ส จะเป็นพื้นฐานในการนำวิธีการบริหารใหม่ๆ เข้ามาใช้ในอนาคตต่อไป

5 ส คืออะไร
กิจกรรม 5 ส เป็นแนวคิดการจัดระเบียบเรียบร้อยในที่ทำงานก่อให้เกิดสภาพการทำงานที่ดี ปลอดภัย มีระเบียบเรียบร้อย นำไปสู่การเพิ่มผลผลิต
สะสาง (SERI) คือ การแยกของที่ต้องการ ออกจากของที่ไม่ต้องการและขจัดของที่ไม่ต้องการทิ้งไป
สะดวก (SEITON) คือ การจัดวางสิ่งขอต่าง ๆ ในที่ทำงาน ให้เป็นระเบียบเพื่อความสะดวก และ ปลอดภัย
สะอาด (SEISO) คือ การทำความสะอาด เครื่องมือ อุปกรณ์ และสถานที่ทำงาน
สุขลักษณะ (SEIKETSU) คือ สภาพหมดจด สะอาดตา ถูกสุขลักษณะ และรักษาให้ดีตลอดไป
สร้างนิสัย (SHITSUKE) คือ การอบรม สร้างนิสัยในการปฏิบัติงานตามระเบียบวินัย ข้อบังคับอย่างเคร่งครัด

ประโยชน์จากการทำกิจกรรม 5 ส
1.บุคลากรจะทำงานได้รวดเร็วขึ้น มีความถูกต้องในการทำงานมากขึ้น บรรยากาศและสภาพแวดล้อมดีขึ้น
2.เกิดความร่วมมือ ร่วมใจ จะเกิดขึ้น บุคลากรจะรักหน่วยงานมากขึ้น
3.บุคลากรจะมีระเบียบวินัยมากขึ้น ตระหนักถึงผลเสียของความไม่เป็นระเบียบในสถานที่ทำงาน ต่อการเพิ่มผลผลิต และถูกกระตุ้นให้ปรับปรุงระดับความสะอาดของสถานที่ทำงานให้ดีขึ้น
4.บุคลากรปฏิบัติตามกฏระเบียบ และคู่มือการปฏิบัติงานทำให้ความผิดพลาดและความเสี่ยงต่างๆ ลดลง
5.บุคลากรจะมีจิตสำนึกของการปรับปรุง ซึ่งจะนำไปสู่ประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน
6.เป็นการยืดอายุของเครื่องจักร อุปกรณ์ เครื่องมือต่างๆ เมื่อใช้อย่างระมัดระวังและดูแลรักษาที่ดี และ

การจัดเก็บอย่างถูกวิธีในที่ที่เหมาะสม
7.การไหลเวียนของวัสดุ และ work in process จะราบรื่นขึ้น
8.พื้นที่ทำงานมีระเบียบ มีที่ว่าง สะอาดตา สามารถสังเกตสิ่งผิดปกติต่างๆ ได้ง่าย
9.การใช้วัสดุคุ้มค่า ต้นทุนต่ำลง
10.สถานที่ทำงานสะอาด ปลอดภัยและเห็นปัญหาเรื่องคุณภาพอย่างชัดเจน

ขั้นตอนในการดำเนินงาน 5 ส
I. ขั้นเตรียมการ (Preparation)
เมื่อหน่วยงานจะเริ่มต้นนำกิจกรรม 5 ส มาใช้ สิ่งแรกที่จะต้องดำเนินการคือ การทำความเข้าใจกับผู้บริหารระดับสูง และจัดเตรียมแผนการดำเนินกิจกรรม ซึ่งสามารถดำเนินการตามลำดับดังนี้
1.1 สร้างความเข้าใจกับผู้บริหารระดับสูง โดยเชิญผู้รู้จากหน่วยงานภายนอกอาจเป็นผู้เชี่ยวชาญเรื่อง 5ส หรือ 5S Facilitators ( เจ้าหน้าที่ส่งเสริมกิจกรรม 5 ส) ของหน่วยงานที่ดำเนินกิจกรรม 5 ส ประสบผลสำเร็จแล้วในระดับหนึ่ง มาเป็นที่ปรึกษา
1.2 การกำหนดนโยบายการดำเนินกิจกรรม 5 ส โดยผู้บริหารสูงสุด และแต่งตั้งคณะกรรมการหรือคณะทำงานดำเนินกิจกรรม 5ส ในระยะแรกบางหน่วยงานอาจแต่งตั้งที่ปรึกษาเพื่อช่วยให้การดำเนินกิจกรรม 5ส เริ่มต่อไปด้วยดี และถูกต้องตามหลักการเพิ่มผลผลิต
1.3 การกำหนดแผนการดำเนินกิจกรรม 5ส
1.4 ประกาศนโยบายให้ทุกคนทราบอย่างเป็นทางการ
1.5 อบรมให้ความรู้แก่พนักงานทุกคน ตั้งแต่ผู้บริหารจนถึงพนักงานระดับล่างสุดทั้งหน่วยงาน บางหน่วยงานอาจจำเป็นต้องอบรมผู้รับเหมาช่วงที่ทำงานในหน่วยงานด้วย
1.6 อบรมคณะทำงานหรือ Facilitators ที่ได้รับแต่งตั้งเพื่อให้สามารถส่งเสริม สนับสนุน และผลักดันให้กิจกรรม 5 ส ดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง
1.7 ผู้บริหารระดับสูง เยี่ยมชมหน่วยงานที่ได้ดำเนินกิจกรรม 5 ส อย่างต่อเนื่อง

II. ขั้นเริ่มดำเนินการ (Kick off Project)
              จัดกิจกรรมวันทำความสะอาดใหญ่ (Big cleaning Day) ถือเป็นวันเริ่มต้นของการดำเนินกิจกรรมบางหน่วยงานถือเป็นวันประกาศนโยบายบางหน่วยงานจัดกิจกรรมนี้ทันที่หลังประกาศนโยบาย ที่สำคัญคือ ผู้บริหารสูงสุดของหน่วยงานต้องเป็นผู้มีส่วนร่วมในวันนั้น เพื่อแสดงออกถึง Commitment การจัดกิจกรรมวันทำความสะอาดใหญ่นี้มีความสำคัญและต้องเตรียมการอยางละเอียดรอบคอบมีการประชุมเตรียม

การต่าง ๆ และแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบ

 

 

III. ขั้นตอนดำเนินการ( Implementation)
               หลังจากวันทำความสะอาดใหญ่แล้วก็จะเริ่มดำเนินกิจกรรม 3ส สะสาง สะอาด สะดวก แรก โดย
• แบ่งพื้นที่ความรับผิดชอบ เกณฑ์การแบ่งพื้นที่ความรับผิดชอบขึ้นอยู่กับคณะกรรมการจะเป็นผู้กำหนด ที่สำคัญคือต้องรวมพื้นที่เป็นส่วนรวม เช่น ทางเดิน บันได สนามหญ้า ห้องน้ำ โดยสรุปทุกพื้นที่ต้องมีผู้รับผิดชอบ
• ทุกพื้นที่จะต้องกำหนดแผนปฏิบัติการ หัวข้อต่างๆ ที่ควรมีอยู่ในการดำเนินกิจกรรม 5 ส  คือ

1.รายละเอียดกิจกรรม เป็นการกำหนดกิจกรรมในเรื่อง 5ส ของพื้นที่ ว่ามีอะไรบ้างตามขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม 5ส
2. ระยะเวลาดำเนินการ จะต้องกำหนดให้ชัดเจนว่าช่วงใดจะทำอะไร ใช้เวลาเท่าไดในการดำเนินงาน และระยะเวลาสิ้นสุดของแผนเมื่อใด เช่น แผน 1 ปี แผน 2 ปี
3.ผู้รับผิดชอบ ในแผนควรกำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละหัวข้อไว้ด้วย ซึ่งผู้รับผิดชอบอาจจะเป็นบุคคลหรือหน่วยงานก็ได้
4.แผนที่ดีควรจะระบุให้ชัดเจนว่าแต่ละขั้นตอนใช้งบประมาณเท่าใด
5.วันที่จัดทำแผน เพื่อให้ทราบว่าแผนการดำเนินการนั้นทำไว้ตั้งแต่เมื่อใด ทั้งนี้ การดำเนินกิจกรรม 5ส มิใช่อยู่แค่ 1 ปี หรือ 2 ปี เท่านั้นแต่ต้องปฏิบัติอย่างต่อเนื่องจนเป็นนิสัยไม่มีที่สิ้นสุดและมีความก้าวหน้ายิ้งขึ้น มีมาตรฐานที่สูงขึ้น อันเป็นไปตามหลักการของการเพิ่มผลผลิตคือ วันนี้ต้องดีกว่าเมื่อวาน และวันพรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้
6.มีการประชุมของสมาชิกที่อยู่ในพื้นที่อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แผนปฏิบัติการที่ร่วมกันกำหนดเกิดผลในทางปฏิบัติ
7.ทุกคนในพื้นที่ต้องทำ 3ส แรกในพื้นที่รับผิดชอบรายละเอียดของการทำกิจกรรม
8.จัดให้มีการประเมินความคืบหน้าของการดำเนินกิจกรรม โดยคณะกรรมการ 5ส และที่ปรึกษาหรืออาจจะกำหนดให้มีการตรวจติดตามภายในพื้นที่ด้วยการตรวจเป็นการประเมินความคืบหน้าของการดำเนินกิจกรรม คณะกรรมการจะต้องได้รับการ อบรมเทคนิค วิธีการพร้อมเกณฑ์การประเมินด้วย

การประเมินมี 2 ส่วน
ส่วนที่ 1 คือ การให้คะแนนระดับผลการดำเนินกิจกรรม ตามรายละเอียดที่กำหนดในแบบประเมิน
เช่น ระดับของความสะอาด การสะสาง หรือ การจัดสะดวกตลอดจนเรื่องของความปลอดภัย และความร่วมมือร่วมใจ เป็นต้น
ส่วนที่ 2 คือ ข้อเสนอแนะของกรรมการ ซึ่งพื้นที่จะต้องนำไปปรับปรุง หรือข้อดีเด่นที่พบซึ่งสามารถนำไปเป็นตัวอย่าง หรือกำหนดเป็นมาตรฐานต่อไป ควรจัดให้มีการปรับปรุงหรือแจ้งผลการดำเนินการดำเนินกิจกรรมให้ทุกคนรับทราบ

สำหรับหน่วยงานใหญ่ ในขั้นตอนดำเนินการนี้ อาจจัดทำพื้นที่ตัวอย่าง ( Model Area ) เพื่อเป็นแบบอย่างแก่ฝ่ายหรือแผนกอื่นๆ ต่อไป โดยพื้นที่ตัวอย่างนี้จะต้องมีการจัดตู้เอกสาร แฟ้ม ลิ้นชัก โต๊ะทำงาน ตามหลักการ 5ส และเครื่องมืออุปกรณ์สะอาด (มีแผนหรือมาตรฐานการทำความสะอาดประจำวัน ประจำสัปดาห์ ประจำเดือน เป็นต้น) ระหว่างการดำเนินกิจกรรมทั้งในพื้นที่ตัวอย่าง และพื้นที่อื่นๆ จำเป็นที่เจ้าหน้าที่ส่งเสริม กิจกรรม 5ส หรือ 5S Facilitator จะต้องช่วยประสานงาน ติดตาม ผลักดัน และช่วยเหลือสมาชิกในพื้นที่นอกจากนั้น ยังต้องรายงานความคืบหน้า และปัญหาอุปสรรคให้แก่ผู้บังคับบัญชาที่รับผิดชอบ ซึ่งเป็นหนึ่งในกรรมการของคณะกรรมการ 5ส ของหน่วยงานด้วย

มีการจัดกิจกรรมส่งเสริมและประชาสัมพันธ์
เรามักจะได้ยินคำพูดที่ว่า “กิจกรรม 5ส นั้นทุกคนต้องปฏิบัติตาม” หมายความว่ากิจกรรม 5ส เป็นกิจกรรมที่ทุกคนต้องทำ ถ้ามีคนใดคนหนึ่งเพิกเฉยไม่ปฏิบัติตามก็จะเกิดความเสียหายทั้งกลุ่ม ยกตัวอย่างเช่น กลุ่ม 5ส พื้นที่ที่หนึ่งมี 9 คน สมาชิกมี 8 คน ช่วยกันทำกิจกรรม 5ส อย่างดี มีการจัดเก็บระบบเอกสารอย่างถูกต้องเป็นระเบียบมีบัญชีคุมเอกสาร เมื่อสมาชิกนำไปใช้ก็นำมาเก็บไว้ที่เดิม แต่มีสมาชิกอยู่ 1 คนไม่สนใจหยิบมาใช้แล้วก็นำไปซุกไว้ตู้ใดก็ได้ตามใจตนเอง ระบบการจัดการเอกสารนั้นก็ไม่ประสบผลตามที่ได้คาดหวัง ในที่สุดคนอื่นมาก็หาไม่เจอ เช่นนี้เป็นต้น ดังนั้นการนำกิจกรรม 5ส มาใช้ในหน่วยงานจำเป็นต้องมีการรณรงค์ส่งเสริมเพื่อกระตุ้นให้ทุกคนเข้าร่วมกิจกรรม ดั้งนั้นการส่งเสริมกิจกรรม 5ส จึงเป็นเรื่องที่สำคัญมากเรื่องหนึ่งในการดำเนินกิจกรรม 5ส เป็นไปด้วยความพร้อมเพรียงต่อเนื่อง และพัฒนายกระดับความเป็นระเบียบเรียบร้อยในสถานที่ทำงานให้เป็นหน่วยงานชั้นหนึ่งจำเป็นต้องมีการส่งเสริมและสนับสนุนต่างๆ

เครื่องมือส่งเสริมกิจกรรม 5ส (Promotion Tools)
        เครื่องมือส่งเสริมกิจกรรมมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการดำเนินกิจกรรม 5ส เพื่อเป็นการรณรงค์และกระตุ้นให้พนักงานมี่ส่วนร่วมตัวอย่าง คือ
               • โปสเตอร์ 5ส (5S Posters) เพื่อให้ความรู้ความเข้าใจและเพื่อกระตุ้นเตือนให้พนักงาน ร่วมมือดำเนินกิจกรรม 5ส อาจให้พนักงานคิดทำกันเอง หรือแข่งขันการวาดภาพโปสเตอร์ ภายในหน่วยงาน หรือติดต่อหน่วยงานภายนอกที่เขาทำกันไว้แล้ว เช่น สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ เอามาติดในโรงงานของตน
               • คำขวัญ 5ส (5 S Slogans) อาจจัดให้มีการประกวดคำขวัญ และนำคำขวัญที่ชนะมาจัดทำ
เป็นโปสเตอร์ติดในโรงงานเช่น “ 5ส คือปัจจัยสร้างนิสัย ใช้พัฒนา” หรือ “5ส ก่อเกิดผล ถ้าทุกคน

ร่วมมือทำ”
               • ข่าว 5ส (5S Newsletter) เป็นเอกสารเผยแพร่การดำเนินกิจกรรม 5ส ในหน่วยงานเพื่อให้
พนักงานได้รับข่าว ความเคลื่อนไหวภายในและภายนอกรวมทั้งมีสาระเนื้อหาทางวิชาการแทรกอยู่ด้วย อาจจะมีคอลัมน์ซุบซิบนินทาสังคมชาว 5ส กระเซ้าเย้าแหย่กระตุ้นให้เกิดการอยากมีส่วนร่วมก็ได้ และข่าว 5ส (5S Newsletter) นี้จะเป็นสื่อในการประกาศผล การประเมินความคืบหน้าของการดำเนินการกิจกรรม 5ส ในแต่ละช่วงที่ตรวจติดตาม 5ส ด้วย
               • เหรียญ 5 ส (5S Badges) มีหลายหน่วยงานได้จัดทำเหรียญ 5ส ติดหน้าอกเสื้อ แสดงถึง
การดำเนินกิจกรรมวัน 5ส หรือ เหรียญแสดงว่าผู้ติดอยู่ในกลุ่มที่ที่ชนะเลิศการดำเนินกิจกรรม 5ส ประจำเดือน / ประจำโครงการ ของบริษัทก็ได้ หลายๆ บริษัทในประเทศไทยก็ได้จัดทำกัน เช่น บริษัท อิเลคโทรเซรามิค ในนิคมอุตสาหกรรมลำพูนทำป้ายติดเสื้อรูปเหลี่ยม มีคำภาษาญี่ปุ่นทั้ง 5ส และชื่อบริษัท
               • เสื้อ 5 ส (5S Shirts) บางหน่วยงานพนักงาน เจ้าหน้าที่จะจัดทำเสื้อยืด 5 ส เป็นทีมนัดวัน ในการทำ 5 ส พร้อมกับสวมเป็นเครื่องแบบ เพื่อเป็นการกระตุ้น Promotion การทำ 5 ส ของหน่วยงานของตน

เครื่องมือในการดำเนินการ (Implementing Tools)
               - การประกวดข้อเสนอแนะเกี่ยวกับ 5ส กระตุ้นให้พนักงานนำเรื่อง 5 ส มาเขียนเป็นข้อเสนอแนะ
               - วัน 5ส (เดือนละครั้ง) กำหนดวันที่แน่นอนในการทำ 5ส เช่น วันที่ 25 ทำ 5ส เป็นต้น
               - การดูงานด้าน 5ส นำพนักงานดูงาน 5 ส ใน หน่วยงาน ที่ดำเนินกิจกรรม 5ส ดีเด่นเป็นตัวอย่าง เช่น การปิโตรเลียมแห่งประเทศไทย ปูนซีเมนต์ไทย การท่าอากาศยานแห่งประเทศไทย เป็นต้น จะทำให้พนักงานเชื่อถือและอยากปฏิบัติ (Seeing is believing) อีกทั้งยังเป็นการเปิดโอกาสให้สามารถนำเอาความคิดหรือลอกแบบที่ดีจากหน่วยงานอื่นมาปรับให้เหมาะกับหน่วยงานต่อไป
               - การบันทึกภาพ ควรทำเป็นประจำ อาจจะทุก 3 เดือน ทั้งนี้เพื่อให้เห็นถึงความแตกต่างและการเปลี่ยนแปลงก่อนเริ่มกิจกรรม ระหว่างๆดำเนินกิจกรรมเป็นระยะๆ ดูการปรับปรุงจะเห็นความก้าวหน้าขึ้นเป็นลำดับ และเพื่อจูงใจให้เกิดการดำเนินการอยางต่อเนื่องต่อๆ ไป การถ่ายภาพอาจเริ่มต้นเลือกจุดที่เห็นเด่นชัดว่าต้องปรับปรุงหรือเป็นจุดที่สกปรกรกรุงรังมาก ไม่มีระเบียบ เป็นต้น

หลักการบันทึกภาพการปรับปรุงพื้นที่ 5ส
1. กำหนดจุดที่จะถ่ายภาพ ทำการถ่ายภาพบริเวณที่จะดำเนินกิจกรรมเก็บไว้
2. นำไปติดเป็นแผ่นกระดาษโปสเตอร์ และทดลองให้คะแนนไว้ พร้อมแจ้งว่าจะต้องทำอะไรต่อไป
3. เมื่อดำเนินกิจกรรมไประยะหนึ่งก็ถ่ายภาพหลังการทำกิจกรรมไว้โดยถ่ายที่เดิม เพื่อนำภาพมา เปรียบเทียบกันกับภาพเดิมก่อนการทำกิจกรรม

เครื่องมือประเมินผลกิจกรรม ( Evaluation Tools)
               - การตรวจติดตามโดยผู้บริหารสูงสุด คือ จำเป็นต้องกำหนดให้ผู้บริหารสูงสุดควรเดินตรวจการปฏิบัติงานของพนักงานในพื้นที่ (Management by Walking Around) เพื่อได้รับทราบถึงสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในพื้นที่ มีปัญหาอะไรจะได้สั่งการในทันทีรวมทั้งทำให้เกิดความคุ้นเคย ระหว่างผู้บริหารและพนักงาน โดยเฉพาะเรื่อง
กิจกรรม 5ส การเดินตรวจเป็นการแสดงออกถึงการเอาจริงเอาจังของผู้บริหารอีกด้วย ***(อยากเพิ่มเติมตัวนี้
เข้าไปในแผน)
               - Morning check rally เป็นการตรวจสอบโดยผู้บริหารระดับต้น/ระดับกลาง ต้องเดินตรวจสอบสถานที่ปฏิบัติงานเองทุกเช้าทุกวัน พร้อมทักทายกับพนักงานทุกๆ คน จดบันทึกเรื่องที่สังเกตเห็นค้นหาปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น อันจะทำให้การดำเนินกิจกรรม 5ส ไม่ก้าวหน้าต่อไป ต่อจากนั้นจัดลำดับปัญหาออกเป็น(เกรด) A B และ C โดยกำหนดออกมาว่าปัญหาระดับใดต้องแก้ไขเมื่อใด นำปัญหาเหล่านั้นไปพูดคุยกับเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบ แล้วจึงเดินตรวจดูสภาพความคืบหน้าว่าเป็นไปตามข้อกำหนดไว้หรือไม่ ในการเดินตรวจ ( Morning Check Rally)
               - การตรวจให้คะแนน การตรวจให้คะแนนเป็นสิ่งที่จะกระตุ้นส่งเสริมให้พนักงานร่วมมือร่วมใจในการทำกิจกรรม 5ส ที่ดีอีกวิธีหนึ่ง โดยเฉพาะการทำ 5ส แบบไทยๆ คนไทยเรามีนิสัยชอบการแข่งขัน ประเภทแพ้ไม่ได้มีอยู่มาก ที่จริงแล้วการตรวจให้คะแนนนี้ก็คือการประเมินความคืบหน้าของการดำเนินกิจกรรมด้วยการให้คะแนนนั่นเอง การตรวจให้คะแนนนี้เปรียบเสมือนดาบ 2 คม อาจจะทำให้กิจกรรม 5ส หยุดชะงักไปเลยก็ได้ ถ้าการให้คะแนนเป็นไปแบบตามอำเภอใจ กรรมการไม่มีระบบและกรรมการไม่มีความรู้เรื่อง 5 ส ที่ดี ดังนั้นจำเป็นต้องมีการอบรมเรื่อง “เทคนิคการตรวจ 5ส” ให้กรรมการทุกคนก่อนมีการตรวจ 5ส จริง การตรวจ 5ส แบบให้คะแนนนี้ อาจมีการสะสมคะแนนหรือมีตารางแสดงผลการให้คะแนนเพื่อเปรียบเทียบกับครั้งก่อนๆ เพื่อดูการพัฒนาพื้นที่หรือยกระดับมาตรฐาน 5ส ของพื้นที่นั้นๆ รวมทั้งข้อแนะนำที่ควรได้รับการแก้ไขปรับปรุง และข้อดีเด่นที่ควรยกย่อง
               - ตั๋ว 5ส (5S TICKETS) มีลักษณะคล้ายกับใบแจ้งการดำเนินการแก้ไขและป้องกันของ ISO 9000 (Corrective Action Request) เป็นใบที่ผู้บริหารแจ้งให้พนักงานแก้ไขปรับปรุงในจุดที่บกพร่องอยู่โดยกำหนดระยะเวลาที่เสร็จ การประกาศเกียรติคุณและการให้รางวัล เมื่อมีการแข่งขัน 5ส แล้วควรมีการมอบเกียรติคุณแก่พื้นที่ดีเด่นในเรื่องการบำรุงรักษา การมีส่วนร่วม และการสร้างสรรค์ รางวัลพื้นที่ชนะเลศคะแนนสูงสุดประจำปี ประจำไตรมาส หรือ ประจำเดือน สำหรับประกาศเกียติคุณ หรือโล่ควรเป็นระบบหมุนเวียน โดยผู้บริหารสูงสุดจะต้องให้ความสำคัญและให้เวลามีส่วนร่วมในการรับฟังการเสนอผลงาน และเป็นผู้มอบรางวัล เพื่อแสดงออกถึงการที่ผู้บริหารตระหนักถึงคุณค่าในความพยายามที่จะปรับปรุงงาน และสถานที่ทำงานร่วมกันเป็นการเสริมสร้างสัมพันธภาพในงานและหล่อหลอมวัฒนธรรมที่ดีในองค์กรด้วย

IV. ขั้นการปรับปรุงและสร้างมาตรฐาน

              การนำผลการตรวจติดตามความคืบหน้าปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้นถือว่าเป็นขั้นตอนของการปรับปรุง ซึ่งเป็นไปตามหลักการของ PDCA คือ เมื่อได้วางแผนไว้ (Plan) แล้วลงมือปฏิบัติ (Do) พร้อมกับต้องมีการตรวจสอบ (Check) เพื่อหาข้อควรปรับปรุงแล้วจึงนำมาดำเนินการแก้ไข (Act) ซึ่งจะส่งผลให้มีการปรับปรุง 5ส ในแต่ละพื้นที่ให้ดียิ่งขึ้น อันนำมาซึ่งประสิทธิภาพ คุณภาพ และการเพิ่มผลผลิตอย่างต่อเนื่อง

              ข้อดีที่พบจากการตรวจติดตามการดำเนินกิจกรรม และสิ่งที่ได้แก้ไขปรับปรุงซึ่งเป็นผลมาจากการตรวจประเมิน นั้น สามารถนำไปกำหนดเป็นมาตรฐานของหน่วยงานต่อไปได้ ดังนั้นการตรวจติดตามจึงมีประโยชน์ต่อการปรับปรุงและสร้างมาตรฐาน (PDSA: Plan Do Standard Act)
ปัญหาในการทำ 5 ส

              5ส เป็นกิจกรรมพื้นฐานที่องค์กรต่างๆ นิยมนำมาใช้ เพื่อพัฒนาคุณภาพและประสิทธิภาพงาน แต่องค์กรส่วนใหญ่ที่นำ 5ส มาใช้งานมักประสบปัญหาในการดำเนินงาน 5ส อยู่หลายอย่าง เช่น ทำ 5ส มานานแต่เห็นผลไม่ชัดเจน ไม่ต่อเนื่อง และปัญหาใหญ่อีกเรื่องคือ การตรวจให้คะแนน 5ส ประจำเดือน นับเป็นอีกเรื่องหนึ่งที่มีปัญหามาก ทำอย่างไรเจ้าของพื้นที่จึงจะยอมรับการตรวจ?/ จะให้คะแนนอย่างไรจึงจะเหมาะสม?/ มีมาตรฐานในการให้คะแนนอย่างไร? ฯลฯ ปัญหาในการทำ 5ส ที่พบส่วนใหญ่ของแบ่งเป็นเรื่องย่อยประมาณ 3-4 ประเด็น
ประเด็นแรกคือ ระบบบริหารของการนำ 5ส มาใช้ ซึ่งการตรวจของเราพบเรื่องความเข้าใจ หน่วยงานบางแห่งต้องการเพียงให้สถานที่ดูสะอาด เรียบร้อย จึงเน้นการตรวจเฉพาะเรื่องความสะอาด พื้นที่ไหนสะอาดเป็นระเบียบก็ได้รับรางวัลพื้นที่ดีเด่น พื้นที่ไหนไม่สะอาดหรือเป็นระเบียบก็จะได้อันดับท้ายก็คงไม่ต้องบอกว่า
พื้นที่ใดจะได้ดีเด่นหรือพื้นที่ใดจะได้อันดับบ๊วยไปครอบครอง
     - แนวทางแก้ไข คงจะต้องปรึกษากันระหว่างทีมงานบริหารว่าต้องการทำในระดับขั้นไหน เพราะแนวคิดของ 5ส หากเป็นระบบแล้วก็ต้องปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง มีตัววัดที่ชัดเจน ทำแล้วต้องเห็นผลทั้ง Production และ Productivity เวลาที่เข้าโรงงานและพบลักษณะนี้มักจะให้ไม่ค่อยส่งเสริม เพราะถือว่าเรื่องความสะอาดและสวยงามเป็นสิ่งรองมาเมื่อทำ 5ส สำเร็จ แนวทางคือ การสร้างระเบียบวินัยและวัฒนธรรมการปรับปรุงงานของพนักงาน เพื่อนำสู่ระบบที่สูงขึ้นไป เช่น TPM,TQM
ประเด็น 2คือ การสร้างมาตรฐาน เพื่อสร้างและควบคุมระบบให้คงอยู่ พนักงานยังสับสนระหว่างมาตรฐาน 5สและมาตรฐานอื่นๆ ที่ใช้อยู่ปัจจุบัน
      - แนวทางแก้ไข การมีมาตรฐานขึ้นไม่ได้เป็นเรื่องเสียหายอะไร จุดสำคัญคือการลดความผันแปร เพื่อให้เกิดการพัฒนาในทุกคนมีส่วนร่วม และสำคัญที่สุดคือ ลูกค้าทั้งภายในและภายนอก ก็คงจะต้องทำความเข้าใจในพื้นที่ในการสร้างระบบนี้ขึ้น
ประเด็น 3 คือ การตรวจติดตาม คณะกรรมการหรือผู้รับผิดชอบในการตรวจมีความรู้และศึกษาในรายละเอียดของพื้นที่ค่อนข้างน้อย รวมทั้งพื้นที่ก็ไม่มีมาตรฐาน การตรวจเกือบ 90% ที่พบจะใช้ความรู้สึกมากกว่าข้อเท็จจริง และมักเกิดปัญหาการกระทบระหว่างพื้นที่และคนตรวจ 5ส แทนที่จะสร้างทีมกับเกิดการแตกแยก บางเรื่องผู้ตรวจก็ตึง บางเรื่องก็อ่อน
     - แนวทางแก้ไข มาตรฐานของพื้นที่ควรที่จะมีไว้และแบบฟอร์มการตรวจควรแยกตามพื้นที่ เพราะแต่ละพื้นที่มีจุดเด่นและจุดอ่อนแตกต่างกันไป เมื่อมาตรฐานเขียนเสร็จสิ้น ต้องมีการทดลองปฏิบัติกระทั่งได้ผล จึงส่งให้กรรมการกลางหรือผู้บริหารอนุมัติการใช้ เพราะมาตรฐานบางพื้นที่มีการคาบเกี่ยวกันและกัน หลังจากนั้นจึงกำหนดแบบฟอร์มการตรวจ การตรวจก็จะเน้นเรื่องของมูลค่าเพิ่มที่เกิดขึ้นดังที่กล่าวมาว่าเป้าหมายแต่ละปีของหน่วยงานจะเน้นเรื่องอะไรเป็นเกณฑ์ และทำได้เกณฑ์ตามนั้นหรือไม่ และการตรวจก็ต้องตรวจ 3 ระดับเช่นกัน
ประเด็น 4คือ ความคาดหวังของการเสร็จสิ้นโครงการแต่ละปีค่อนข้างสูง มีบางหน่วยงานภายใน 1 เดือนหรือ Big Cleaning 1 วันก็จะให้ออกดอกผลความสำเร็จแล้ว
     - แนวทางแก้ไข การทำความเข้าใจและการให้ความรู้เป็นส่วนสำคัญ ซึ่งหากผู้บริหารและพนักงานได้มีความเข้าใจในปัญหาภายในของตนเองและร่วมกันค่อยๆ ขจัดปัญหาที่เป็นจุดอ่อน อุปสรรค และวางแผนอย่างต่อเนื่องก็จะช่วยให้เกิดความเป็นทีมและวัฒนธรรมองค์กรในการปรับปรุง จึงมักจะให้กำลังใจกับทีมไม่ต้องหวังถึง 100% ,40-50% ก็ดีแล้ว และค่อยเพิ่มต่อไป
ประเด็นท้าย ก็คงเรื่องความต่อเนื่อง มักจะแบ่งแยกออกจากงานประจำ เร่งผลิต มีงานฉุกเฉินก็กลับคืนสภาพเดิม
     - แนวทางแก้ไข การตรวจติดตามของบริหารและความพยายามให้ถือเป็นภารกิจประจำ บางหน่วยงานงานยุ่งแค่ไหนจะมีเวลาเหลือให้พนักงานประมาณ 15-30 นาที ทำ 3 ส ทุกวัน รวมถึงแผนงานดำเนินการที่จะมีการตรวจติดตามของระดับบริหารที่ได้รับมอบหมายที่จะเข้าตรวจ ส่วนเรื่องอื่นๆ อาจจะต้องขอให้เปิดเอกสารอีกรอบเพราะได้แนวแนวทางแก้ไขอื่นๆไว้ด้วย เช่น การรณรงค์ประชาสัมพันธ์ การจัดวัน 5ส หรือ คู่มือ รวมทั้งการสร้างค่านิยมขององค์กร