(๑๖) สรุปการจัดประชุมที่มีประสิทธิผล (๑)


กิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่อง การเขียนรายงนการประชุม โดย คุณปรีดา ศิริรังษี หัวหน้างานสภามหาวิทยาลัย มหาวิทยาลัยเชียงใหม่

กิจกรรมแลกเปลี่ยนรู้ การเขียนหนังสือราชการ และรายงานการประชุม

สรุปได้ คือ

ความหมายของการประชุม 

               พจนานุกรมราชบัณฑิตยสถาน “มารวมกัน หรือเรียกให้มารวมกันเพื่อประโยชน์อย่างใดอย่างหนึ่ง”

               มังกร ชัยชนะดารา“การที่บุคคลกลุ่มหนึ่งนัดหมายกันมาเพื่อสังสรรค์อย่างมีจุดหมาย และมีระเบียบวิธี ณ สถานที่แห่งหนึ่งตามเวลาที่กำหนด”

องค์ประกอบของการประชุม

๑. มีกลุ่มคน คือ มีคนมาร่วมปรึกษาหารือกันตั้งแต่ ๓ คนขึ้นไป

๒. มีการพูดจาสังสรรค์กัน ซึ่งสมาชิกจะต้องรู้จักพูดและมีมารยาทในการประชุม เพื่อให้การประชุมสำเร็จตามวัตถุประสงค์

๓. เป็นการพบปะกันอย่างมีความมุ่งหมายที่จะประชุมเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใด มิใช่มารวมกันโดยบังเอิญ เช่น ผู้ที่มามุงดูไฟไหม้หรืออุบัติเหตุ

๔. มีระเบียบแบบแผน เช่น มีข้อบังคับ มีประธาน มีเลขานุการ มีระเบียบพิธีการประชุมตั้งแต่อย่างง่ายจนถึงระเบียบที่ซับซ้อน

๕. สมาชิกของกลุ่มยอมรับความคิดเห็นของกลุ่ม คือ การรับหลักการและข้อเสนอ โดยถือเสียงข้างมากเป็นเกณฑ์ เมื่อเสียงส่วนมากเห็นดีด้วย เสียงข้างน้อยก็ยอม  ปฏิบัติตามนั้น 

ลักษณะของการประชุมที่มีประสิทธิผล

๑. บรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุม เช่น มีวัตถุประสงค์ว่าต้องการแก้ปัญหานี้มติก็จะออกมาว่าจะแก้ปัญหาได้อย่างไร เป็นต้น

๒. มติของที่ประชุมต้องสามารถนำไปปฏิบัติให้เกิดผลได้ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่ง มติ       ของที่ประชุมนั้นก่อให้เกิดผลในทางปฏิบัติ

๓. ผู้เข้าประชุมส่วนใหญ่มีความพึงพอใจในการประชุมนั้น เช่น ถ้าเป็นเรื่องแจ้งให้ที่ประชุมทราบ ก็หมายความว่าผู้เข้าประชุมได้ทราบและเข้าใจข้อมูลอย่างแจ่มแจ้ง

๔.  ใช้เวลาและงบประมาณอย่างประหยัดและเหมาะสมกับการประชุม

              

 

ประเภทของการประชุม

. จำแนกตามลักษณะของการนำมาใช้งาน

(๑) การประชุมที่เป็นเครื่องมือในการบริหารงาน ประชุมคณะกรรมการบริหาร คณะกรรมการอำนวยการ

(๒) การประชุมที่เป็นเครื่องมือด้านวิชาการและการฝึกอบรมได้แก่ การสัมมนา การบรรยาย การประชุมเชิงปฏิบัติการ การอภิปรายกลุ่ม การระดมสมอง เป็นต้น

(๓) การประชุมฝ่ายนิติบัญญัติ การประชุมประเภทนี้มีแบบอย่างเฉพาะของตนเอง เป็นการประชุมที่มีระเบียบเคร่งครัด เช่น การประชุมของรัฐสภา สภาจังหวัด สภาเทศบาล การจัดประชุมจะต้องเป็นไปตามกฎหมาย และข้อบังคับที่เกี่ยวข้องอย่างเคร่งครัด ทั้งในส่วนที่เกี่ยวกับการเชิญประชุม องค์ประชุม ระเบียบวาระการประชุม ตลอดจนหลักเกณฑ์การเสนอญัตติ การอภิปรายและการลงมติ  

. จำแนกตามวัตถุประสงค์ของการประชุม

(๑) การประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบ  การประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบอาจเป็นเรื่องหลักของการประชุมครั้งนั้น เช่น การปฐมนิเทศนักศึกษาใหม่ หรือการชี้แจงซักซ้อมทำความเข้าใจเกี่ยวกับกฎเกณฑ์หรือระเบียบใหม่ ๆ เป็นต้น โดยทั่วไปแล้วการประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบมักจัดไว้เป็นระเบียบวาระหนึ่งของการประชุมที่มีระเบียบพิธีการ     

ลักษณะสำคัญ   ผู้ส่งข้อความและผู้รับข้อความเด่นชัด เพราะว่าผู้พูดก็จะพูดแต่เพียงอย่างเดียว ส่วนผู้ฟังก็จะฟังอย่างเดียว ผู้ชี้แจงคือ ประธานหรือประธานอาจมอบหมายให้ผู้อื่นชี้แจง  ผู้ชี้แจงต้องเตรียมเรื่องที่จะชี้แจงให้เข้าใจอย่างเด่นชัด

หน้าที่ของผู้ฟัง  ต้องตั้งใจฟัง สงสัยให้ซักถาม แต่ไม่มีหน้าที่แสดงความคิดเห็น ถ้าเข้าใจแล้วก็ถือว่ายุติการประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบมีทั้งในการประชุมทางวิชาการซึ่งได้แก่การบรรยาย การประชุมทางการบริหาร ได้แก่เรื่องที่ชี้แจงให้ทราบหรือเรื่องที่แจ้งให้ทราบ

(๒) การประชุมเพื่อขอทราบข้อคิดเห็น   ในทางวิชาการอาจจะเรียกว่า การสัมมนาวิชาการในทางบริหารก็อาจใช้การประชุมลักษณะนี้เป็นเครื่องมือในการบริหารได้ เช่น ฝ่ายบริหารต้องการข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการบริหารจัดการการประชุมลักษณะนี้ก็จัดเป็นระเบียบวาระหนึ่งของการประชุมที่มีระเบียบพิธีการด้วย เช่นกัน  

วัตถุประสงค์  คือต้องการฟังความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อประธานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องจะนำไปประกอบการตัดสินใจ การประชุมแบบนี้ความเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมไม่มีผลผูกพันต่อการตัดสินใจของผู้ที่เป็นประธาน หน้าที่ของประธานคือจะต้องแจ้งให้ที่ประชุมทราบว่าเป็นการประชุมเพื่อขอความคิดเห็นเกี่ยวกับเรื่องอะไร

หน้าที่ของผู้เข้าร่วมประชุม   มีหน้าที่ให้ความคิดเห็น        

จุดอ่อนของการประชุมแบบนี้ คือ ผู้เข้าร่วมประชุมบางคนไม่ยอมพูดในที่ประชุมแต่กลับไปพูดนอกห้องประชุม ความสามารถที่จำเป็น  คือ การพูด การฟัง และการใช้เหตุผล การประชุมแบบนี้ไม่มีการลงคะแนนเสียง

(๓) การประชุมเพื่อหาข้อตกลงร่วมกัน   มักใช้มากในทางการบริหาร เช่น การประชุมในการจัดทำนโยบายและแผนพัฒนาของหน่วยงาน การกำหนดกลยุทธในการบริหารจัดการหน่วยงาน การพิจารณางบประมาณ การประชุมของคณะกรรมการบริษัทในการดำเนินกิจการอย่างใดอย่างหนึ่ง ตัวอย่าง  เช่น การประชุมเพื่อระงับข้อพิพาท การประชุมเพื่อลดข้อขัดแย้ง การประชุมสภาผู้แทนราษฎร การประชุมระหว่างประเทศเพื่อหาข้อยุติหรือหาข้อตกลงร่วมกัน ฯลฯ

ลักษณะสำคัญ   ผู้เข้าประชุมมีส่วนได้ส่วนเสีย

วัตถุประสงค์    เพื่อหาข้อตกลงร่วมกัน ซึ่งผูกพันการกระทำของผู้เข้าร่วมประชุม

การประชุมแบบนี้มักมีบรรยากาศที่เคร่งเครียด จึงต้องการสร้างบรรยากาศของความร่วมมือ การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ และการใช้เหตุผลอย่างมีหลักเกณฑ์

ประธานจะต้องกำหนดประเด็นให้ชัดเจน และวางตัวเป็นกลางอย่างเคร่งครัด

เลขานุการต้องหารายละเอียดและข้อมูลต่าง ๆ มาประกอบการพิจารณา

ผู้เข้าร่วมประชุม  ถ้าตนเองมีส่วนได้ส่วนเสียต้องเตรียมเหตุผลที่จะสนับสนุนสิ่งที่ตนต้องการ ขณะเดียวกันต้องใจกว้างพอที่จะรับฟังความคิดเห็นของคนอื่นด้วย

การประชุมแบบนี้ถ้าตกลงกันไม่ได้มักจะใช้วิธีการลงคะแนนเสียง

(๔) การประชุมเพื่อแก้ปัญหา  การประชุมแบบนี้อาจเป็นแบบพิธีการ หรือไม่เป็นแบบพิธีการก็ได้ มักจะใช้ในเวลาเกิดเหตุการณ์ที่ไม่สามารถแก้ไขด้วยผู้บริหารคนเดียวได้ จำเป็นต้องใช้ความเชี่ยวชาญและความรู้ของผู้ที่เกี่ยวข้องหลายฝ่าย เช่น กรณีที่เกิดวิกฤตการณ์ครั้งสำคัญ ผู้รับผิดชอบจะต้องเรียกประชุมผู้ที่เกี่ยวข้องหลาย ๆ ฝ่ายเพื่อให้   ข้อมูลและเสนอทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการแก้ไขปัญหา ในกรณีที่ไม่สามารถหาฉันทานุมัติได้อาจต้องใช้วิธีการลงคะแนน

               ๓. จำแนกตามระเบียบวิธีการประชุม

(๑) การประชุมแบบเป็นทางการ คือการประชุมที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องปฏิบัติตามระเบียบการประชุมอย่างเคร่งครัด เช่น การประชุมรัฐสภา การประชุมคณะรัฐมนตรี การประชุมหน่วยราชการและสถาบันที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมาย เช่น กลุ่มเกษตรกร สหกรณ์ สมาคม บริษัท รัฐวิสาหกิจ มีส่วนประกอบโดยทั่วไปดังนี้

๑.๑  มีแบบแผน

๑.๒  มีพิธีการ

๑.๓  มีระเบียบวาระการประชุม

๑.๔  กำหนดรายละเอียดของประเด็น

๑.๕  กำหนดผู้เข้าร่วมประชุม

(๒) การประชุมแบบไม่เป็นทางการ  คือการประชุมแบบกันเอง ในบรรยากาศถ้อยทีถ้อยอาศัย เป็นการปรึกษาหารือกัน เช่น ประชุมการจัดงาน ประชุมกลุ่มเพื่อน การประชุมแบบนี้อาจใช้เสริมสำหรับการประชุมแบบเป็นทางการได้ เนื่องจากมีความเป็นกันเองจะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมกล้าแสดงความคิดเห็นได้ดีกว่าการประชุมอย่างเป็นทางการ เพราะไม่มีความเครียด มีบรรยากาศที่เป็นกันเอง ดังนั้นในการประชุมครั้งสำคัญ ๆ เพื่อหาข้อตกลง ไม่ว่าในระดับชาติหรือนานาชาติมักจะจัดให้มีการประชุมนอกรอบสำหรับผู้นำหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจได้หารือกันด้วยบรรยากาศที่ไม่เป็นทางการ สอดแทรกอยู่ในการประชุมด้วยเสมอ

บทบาทเฉพาะของผู้เข้าประชุม 

               บทบาทเฉพาะในการประชุม หมายถึง บทบาทซึ่งผู้ดำรงตำแหน่งใด ๆ ในที่ประชุมจะต้องแสดงบทบาทนั้นเป็นการเฉพาะของตนเอง ให้ผู้อื่นแสดงแทนไม่ได

               ประธานที่ประชุม  มีบทบาทและหน้าที่เฉพาะ ดังต่อไปนี้

ก. ระยะก่อนการประชุม

๑. จะต้องร่วมกับเลขานุการกำหนดระเบียบวาระในการประชุม     

๒. ศึกษารายละเอียดของระเบียบวาระที่ประชุม

๓. กำหนดแนวทางหรือเกณฑ์ในการทำการประชุม หรือ วางกลยุทธในการประชุม

               ข. ขณะประชุม

๑. กล่าวเปิดประชุมและสร้างบรรยากาศที่ดี

๒. ระบุประเด็นที่จะประชุมให้ที่ประชุมทราบ (อาจให้เลขานุการแจ้งแทนได้) พร้อมทั้งบอกด้วยว่าเป็นการประชุมแบบไหน เช่น แจ้งเพื่อทราบ, ขอความเห็น, หาข้อตกลงร่วมกัน หรือหาทางแก้ปัญหา

๓. กระตุ้นให้ผู้เข้าประชุมได้แสดงความคิดเห็น ถ้าเป็นการประชุมเพื่อขอความคิดเห็นหาข้อตกลงร่วมกัน หรือหาทางแก้ปัญหา

๔. ควบคุมให้ที่ประชุมอยู่ในประเด็นที่กำหนด      

๕. เป็นผู้คอยสรุปประเด็นหรือมติที่ประชุม

๖. กล่าวปิดประชุม

ค. ภายหลังการประชุม

๑. ร่วมกับเลขานุการทำการตรวจร่างมติที่ประชุม 

๒. ติดตามให้มีการปฏิบัติตามมติที่ประชุม

               เลขานุการที่ประชุม  มีบทบาทและหน้าที่เฉพาะดังต่อไปนี้

ก. ระยะก่อนการประชุม

๑. ร่วมกันกับประธานจัดทำระเบียบวาระการประชุม

๒.เตรียมรายละเอียดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการประชุมโดยตรงเพื่อแจกให้กับผู้เข้าประชุม

๓.เตรียมรายละเอียดที่มีความเกี่ยวพันกับมติที่ประชุมเพื่อแจกผู้เข้าประชุมหรือเอาไว้อ้างอิง

๔. เป็นผู้สรุปมติที่ต้องการ หรือสรุปชี้ประเด็นเพื่อให้ที่ประชุมพิจารณา

๕. จัดเตรียมสถานที่ประชุม

๖. ทำการเตือนผู้เข้าประชุมก่อนถึงเวลาประชุม

               ข. ขณะประชุม   

๑. ดูแลความเรียบร้อย เช่น โต๊ะ เก้าอี้ ม้านั่ง ที่เขี่ยบุหรี่ กระดาษ เครื่องเขียน                      เครื่องปรับอากาศ

๒. ช่วยเหลือประธานในการแจ้งระเบียบวาระในการประชุม

๓. เป็นผู้ชี้แจงรายละเอียดประกอบระเบียบวาระ

๔. ช่วยประธานทำการสรุปมติของที่ประชุม

๕. ทำการจดบันทึกการประชุม

               ค. ภายหลังการประชุม

๑.จัดทำมติของที่ประชุมเพื่อแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบและดำเนินการ ซึ่งโดยปกติสามารถดำเนินการได้เลยโดยไม่ต้องรอรับรองรายงานการประชุม

๒. จัดทำรายงานการประชุม เพื่อแจ้งเวียนให้ผู้เข้าร่วมประชุมแก้ไขก่อนที่จะทำรายงานฉบับจริง เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง แต่ถ้ามีการประชุมทุกสัปดาห์เลขานุการทำรายงานฉบับจริงเพื่อเสนอให้ที่ประชุมรับรองในการประชุมครั้งต่อไปได้เลย

๓. ร่วมมือกับประธานเพื่อควบคุมให้มีการปฏิบัติไปตามมติของที่ประชุม

๔. รวบรวมรายงานการประชุมและมติที่ประชุมจัดเก็บไว้เป็นหมวดหมู่เพื่อสะดวกในการอ้างอิง

               ผู้เข้าประชุม  มีบทบาทและหน้าที่ดังต่อไปนี้

ก. ระยะก่อนการประชุม

๑. ต้องศึกษาระเบียบวาระของการประชุม

๒. ทำการศึกษาและเตรียมตัวประชุมตามวาระต่าง ๆ

๓. เข้าประชุมตามเวลาที่กำหนด

               ข. ขณะประชุม

๑. แสดงบทบาทให้สอดคล้องกับระเบียบวาระของการประชุม และประเภทของการประชุมในระเบียบวาระนั้น

๒. ต้องรักษาบรรยากาศของที่ประชุม

๓. ต้องพร้อมที่จะรับมอบหมายงานตามมติของที่ประชุม

๔. ต้องพร้อมที่จะยอมรับมติของที่ประชุม

               ค. ภายหลังการประชุม

๑. ต้องตรวจร่างรายงานการประชุม

๒. ต้องพร้อมที่จะลงมือปฏิบัติตามมติของที่ประชุมอย่างจริงจัง

การประชุมของฝ่ายบริหาร (มช.)ระเบียบ/ข้อบังคับ ที่เกี่ยวข้อง

               ๑. ข้อบังคับมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ว่าด้วยการประชุมและวิธีดำเนินงานของสภามหาวิทยาลัย พ.ศ. ๒๕๕๑

               ๒. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ 

ยังมีต่อตอนต่อไปครับ

หมายเลขบันทึก: 422271เขียนเมื่อ 24 มกราคม 2011 15:49 น. ()แก้ไขเมื่อ 11 ธันวาคม 2012 13:35 น. ()สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการจำนวนที่อ่านจำนวนที่อ่าน:


ความเห็น (4)

เคล็ดวิชา การประชุม คือ การมีจิตว่าง

อ. JJ

ขอบคุณครับสำหรับเคล็ดไม่ลับ ส่วนมากที่เคยเจอผู้เข้าประชุมจะจิตไม่ว่าง

ชอบนอกประเด็นครับ

วันนี้ได้ความรู้เรื่องการประชุมเยอะเลยค่ะ

ขอบคุณค่ะ

ที่หน่วยงานก็มีประชุมแทบทุกวัน จนเจ้าหน้าที่บ่น

บางทีหาข้อตกลงร่วมกันไม่ได้

  • คุณ nana
  • ข้อสรุปขอการประชุมคือพรุ่งนี้ประชุมต่อครับ
  • ขอบคุณครับ
พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี
ClassStart Books
โครงการหนังสือจากคลาสสตาร์ท