ระบบการบริหารการปฏิบัติงาน

ระบบการบริหารงาน

                               ระบบการบริหารการปฏิบัติงาน

          

                ระบบการบริหารผลการปฏิบัติงาน  (Management  System: PMS)  มีวัตถุประสงค์เพื่อการพัฒนาองค์การ  ซึ่งมีกระบวนการคิดอย่างมีระบบ  4  ขั้นตอน  คือ

                1.  การคิดโดยเริ่มต้นที่เป้าหมายเสมอ (Start  from the  end)  เพื่อให้เห็นภาพขององค์การที่ต้องการในอนาคต

                2.  การสำรวจสภาพปัจจุบันขององค์การหรือการวินิจฉัยองค์การ (Organization  Diagnosis)  ด้วยเครื่องมือบริหารต่างๆ  เช่น  SWOT  Analysis  ,  PMQA  เป็นต้น  เพื่อทราบสถานะปัจจุบันขององค์การ

                3.  การวางแผนยุทธศาสตร์ด้วยแผนที่ยุทธศาสตร์  (Strategy  Map)  และการกำหนดตัวชี้วัดระดับองค์การ

                4.  กระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงานระดับองค์การ  (Corporate  Performance  Evaluation)  และการให้ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback)  ไปยังการวินิจฉัยองค์การในครั้งต่อไป

                ขั้นตอนที่สำคัญในการบริหารผลการปฏิบัติงานระดับองค์การ   คือ  การวางแผนยุทธศาสตร์  ซึ่งทำหลังจากกำหนดเป้าหมายหรือสิ่งที่สถานศึกษาต้องการจะเป็น (วิสัยทัศน์)  และทำการวิจัยองค์การเพื่อรู้สภาพความเป็นจริงในปัจจุบันของสถานศึกษาแล้ว  ซึ่งการวางแผนยุทธศาสตร์มีองค์ประกอบหลายๆ  องค์ประกอบที่ต้องกำหนดได้แก่  วิสัยทัศน์ (Vision)  ประเด็นยุทธศาสตร์ (Strategic  Issues)  เป้าประสงค์ (Goals)  แผนที่ยุทธศาสตร์ (Strategy  Map)  ตัวชี้วัด  (Key  Performance  Indicators: KPIs)  โครงการ(Initiatives)  และรายละเอียดตัวชี้วัด (Measurement  Template)  โดยแต่ละประเด็นมีความหมายดังนี้

                วิสัยทัศน์  (Vision)  หมายถึง  จินตนาการเกี่ยวกับอนาคตของสถานศึกษา  เป็นการบ่งชี้ถึงทิศทางที่สถานศึกษาต้องการที่จะมุ่งไป  วิสัยทัศน์จะอธิบายถึงความปรารถนา  หรือ  ความทะเยอทะยานสำหรับอนาคตของสถานศึกษา

                ประเด็นยุทธศาสตร์ (Strategic  Issure)    หมายถึง  ประเด็นหลักในการพัฒนาหรือประเด็นหลักที่สถานศึกษาจะต้องดำเนินการเพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์  ประเด็นยุทธศาสตร์มักจะมีที่มาจาก

                -   แนวทางหลักในการบรรลุวิสัยทัศน์

                -   นโยบายหรือความจำเป็นเร่งด่วนจากภายนอกที่มีผลกระทบต่อการบรรลุ

วิสัยทัศน์

                -   ความคาดหวังจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ( Stakeholders) 

 

      เป้าประสงค์ (Goals)  หมายถึง  เป้าหมายต่างๆ  ที่ต้องการบรรลุในแต่ละประเด็น

ยุทธศาสตร์ภายใต้กรอบการประเมินผล  ซึ่ง  กพร.  ใช้กรอบในการประเมินผลการปฏิบัติงาน  ประกอบด้วยมุมมอง  4  มิติ  ดังนี้

            มิติที่  1  มิติด้านประสิทธิผล

            -  ผลสำเร็จตามแผนฯ กระทรวง

            -  ผลสำเร็จตามแผนฯ กลุ่มภารกิจ

            -  ผลสำเร็จตามแผน / ภารกิจหลัก / เอกสาร งบประมาณของส่วนราชการระดับกรมหรือเทียบเท่า

            มิติที่  2  มิติด้านคุณภาพการให้บริการ

            -  ประสิทธิภาพการบริหารงบประมาณ

            -  ประสิทธิภาพของการใช้พลังงาน

            -  การรักษามาตรฐานระยะเวลาการให้บริการ

            -  การพัฒนากฎหมาย  กฎ  ระเบียบ

            มิติที่  3  มิติด้านประสิทธิภาพของการปฏิบัติราชการ

            -  ความพึงพอใจของผู้รับริการ

            -  การมีส่วนร่วมของประชาชน

            -  ความเปิดเผย โปร่งใส

            มิติที่  4  มิติด้านการพัฒนาองค์การ

            -  การบริหารจัดการองค์การ

 

      แผนที่ยุทธศาสตร์  (Strategy  Map)  หมายถึง  แผนภาพแสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างเป้าประสงค์ในแต่ละมิติที่มีความเชื่อมโยงกันในลักษณะของเหตุและผล (Cause  and Effect  Relationship)  แผนที่ยุทธศาสตร์  จะประกอบด้วย  วิสัยทัศน์  ประเด็นยุทธศาสตร์  และเป้าประสงค์ 

      ตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงาน (Key  Performance  Indicators:  KPIs)  หมายถึง  เครื่องมือหรือดัชนีที่ใช้ในการวัดความก้าวหน้าของการบรรลุแต่ละเป้าประสงค์  ซึ่งจะต้องสามารถวัดผลและกำหนดเป้าหมายของความสำเร็จได้  โดยทุกเป้าประสงค์ต้องมีตัวชี้วัด

     โครงการ (Initiatives)  หมายถึง  สิ่งต่างๆ  ที่สถานศึกษาจะต้องดำเนินการเพื่อให้เป้าประสงค์ต่างๆ  บรรลุผลได้ตามเป้าหมายของตัวชี้วัดที่กำหนดไว้  คำว่าโครงการในที่นี้หมายความรวมถึง  นโยบาย  โครงการ  กิจกรรม  มาตรการต่างๆ  หรือการดำเนินการใดๆ  ภายใต้บทบาทภารกิจของสถานศึกษา

     เป้าประสงค์  ตัวชี้วัด  เป้าหมายและโครงการ  มีความสัมพันธ์กัน คือ  เป้าประสงค์นั้นจะต้องมีตัวชี้วัดเป็นเครื่องมือที่บ่งชี้ว่า  เป้าประสงค์สำเร็จหรือไม่จะประเมินจากสิ่งใด  ส่วนเป้าหมายจะเป็นเครื่องมือบอกระดับของความสำเร็จตามที่ตัวชี้วัดกำหนดไว้   ส่วนโครงการ คือสิ่งที่จะต้องทำเพื่อให้เป้าประสงค์นั้นบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมาย

      รายละเอียดตัวชี้วัด (Measurement  Template)  หมายถึง  คำอธิบายตัวชี้วัด  ซึ่งควรจะประกอบด้วย  นิยามความหมายของตัวชี้วัด  ซึ่งรวมถึงหลักเกณฑ์ในการวัดผลวัตถุประสงค์ของตัวชี้วัด  สูตรในการคำนวณ  หน่วยวัด  ความถี่ในการรายงานและเก็บข้อมูล  กระบวนการจัดเก็บข้อมูล  ผู้รับผิดชอบในด้านต่างๆ  ประกอบด้วย ผู้จัดเก็บข้อมูล  ผู้ตั้งเป้าหมาย  ผู้รับผิดชอบตัวชี้วัด

       คุณลักษณะของตัวชี้วัดที่ดี

       ตัวชี้วัดที่ดีควรจะประกอบด้วยปัจจัยต่างๆ  ดังนี้

1. มีความสอดคล้องกับ วิสัยทัศน์  ภารกิจ  และยุทธศาสตร์ขององค์การ
2. ควรแสดงถึงสิ่งที่มีความสำคัญเท่านั้น  ซึ่งตัวชี้วัดที่มีความสำคัญนั้นจะมี  2  ลักษณะได้แก่  ตัวชี้วัดที่แสดงถึงผลการดำเนินงานที่สำคัญขององค์การ  และตัวชี้วัดกิจกรรมหรืองานที่มี่ความสำคัญ
3. ประกอบด้วยตัวชี้วัดที่เป็นเห็น (Lead  Indicators)  และผล (Lag  Indicators)
4. ประกอบด้วยมิติหรือมุมมองที่หลากหลาย 
5. ตัวชี้วัดที่สร้างขึ้นจะต้องมีบุคคลหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบทุกตัวชี้วัด
6. ตัวชี้วัดที่สร้างขึ้นมา  ควรเป็นตัวชี้วัดที่องค์การสามารถควบคุมได้อย่างน้อยร้อยละ 80
7. เป็นตัวชี้วัดที่สามารถวัดได้และเป็นที่เข้าใจของบุคคลทั่วไป
8. จะต้องช่วยให้ผู้บริหารและบุคลากรสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงต่างๆ  ได้ดี
9. ตัวชี้วัดที่ดีจะต้องไม่ก่อให้เกิดความขัดแย้งภายในองค์การ

                                    .....................................

 

                                           อ้างอิง

             คณะครุศาสตร์  จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย, สพฐ., กพร. . 2553. การนำแผนยุทธศาสตร์สู่การปฏิบัติ. จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.