เทคนิคการบริหารเวลาของขงเบ้ง
ขงเบ้งกล่าวไว้ว่า “ทุกวัน ทุกคนบนโลกนี้มีเวลาเท่าเทียมกันคือ 24 ชม.”
อย่างไรก็ดี มองจากมุมของเศรษฐศาสตร์ เวลาของทุกคนมีคุณค่าไม่เท่ากัน
การบริหากเวลาของแต่ละคนจึงมีหมายถึงความแตกต่าง ระหว่างความสำเร็จ กับความพ่ายแพ้
ค่าของเวลาของแต่ละคน จึงหมายถึงความแตกต่าง ระหว่างความสำเร็จกับความพ่ายแพ้
ค่าของเวลาเกี่ยวข้อมกับสมรรถภาพ ซึ่งในแง่ธุรกิจคือต้นทุน
ฉะนั้นสถาบันศึกษาทุกแห่งที่สอนวิชาการบริหารธุรกิจจึงมีหลักสูตรเกี่ยวกับการบริหารเวลา
ครั้งหนึ่ง เล่าปี่ ขอขงเบ้งให้แนะนำวิธีสร้างตนเป็นอภิมหาเศรษฐีแห่งดินแดน
ขงเบ้ง ว่างานใหญ่เช่นนี้ต้องวางแผนและรู้จักบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
เล่า ปี่ กล่าวว่า
“ข้าเห็นด้วยในหลักการแต่ทว่าข้า มีงานมากมายที่ต้องทำทุกวัน จนเวียนเกล้าเวียนศีรษะไม่เคยมีเวลาพอที่จะจัดการกับทุกสิ่งทุกอย่างได้เลย”
ขงเบ้ง บอกให้ลูกน้องไปเตรียมก้อนหิน ก้อนกรวด ก้อนทราย และน้ำจำนวนหนึ่ง พร้อมถังเหล็กใหญ่หนึ่งใบ
เล่าปี่ถามด้วยความแปลกใจ
“ท่านเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้เพื่ออะไร”
ขงเบ้งยิ้มอย่างมีเลศนัย พร้อมกับตอบด้วยคำถามว่า
“ท่านบริหารเวลาด้วยวิธีใด?”
เล่า ปี่ตอบว่า
“ข้าเคยคิดว่า ข้ามีเทคนิคที่ดีอยู่แล้ว คือใช้วิธีมอบหมาย ข้ามีผู้ช่วยอยู่รอบด้านตั้งแต่กวนอู เตียวหุย เจ้าหยุน ฯลฯ ซึ่งช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่ด้านต่างๆ แต่งานทั้งหลายก็ยังพันกันอีรุงตุงนัง ไม่สามารถปรับให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลดีขึ้นได้ เดิมข้าฯคิดว่าคือแมลงวันไม่มีหัวอยู่ตัวเดียว แต่หลังการใช้ระบบมอบหมายงาน กลับกลายเป็นว่าปัจจุบันบริษัทมีแมลงวันหัวขาดเป็นฝูง!! ”
ขงเบ้งฟังแล้วจึงเริ่มอธิบายว่า
เทคนิคการบริหารเวลาสามารถแบ่งเป็นสามขั้น สูง กลาง และต่ำ
ขั้นต่ำ เน้นการใช้เศษกระดาษบันทึก
ขั้นกลาง ใช้ตารางและโปรแกรมประจำวันซึ่งสะท้อนความสำคัญของการวางแผน
ส่วนขั้นสูง เน้นการจัดการโดยแบ่งแยกประเภทของหน้าที่การงานตามดีกรี ควรเน้นการใช้แผนดำเนินงาน ตามสำคัญของงานเพื่อพิจารณาลำดับความเร่งด่วนในการจัดการงานดังกล่าว
ทั้งสามขั้นอันดับ ต่างมีเรื่องการมอบหมายงานเกี่ยวข้องอยู่ด้วยตามความต้องการของปริมาณและลักษณะเฉพาะของงานแต่ละชิ้น
เล่าปี่สารภาพว่า
“หากพิจารณาตามการแบ่งขั้นของเทคนิคการบริหารเวลาแล้ว ข้ายอมรับว่าวิธีของข้าอยู่ที่ขั้นต่ำ เพราะใช้แค่การส่งใบ slip บันทึก”
ขงเบ้ง ชี้ไปที่ถังเหล็กกับกองวัสดุที่ผู้ช่วยได้เตรียมเสร็จ ไว้มุมห้องพร้อมกล่าว ว่า
“คำตอบของการบริหารขั้นสูงอยู่ในถังเหล็กใบใหญ่นี้แหละ!
ความจุของถังนี้เปรียบเสมือนขีดความสามารถของคนๆ หนึ่งในช่วงเวลาหนึ่ง
ก้อนกรวด เปรียบได้กับงานที่สำคัญและเร่งด่วน
ก้อนหิน คือ ภาระที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
เม็ดทรายเปรียบได้กับภาระที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
และน้ำ คือหน้าที่ที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน”
ขงเบ้งอธิบายพรางวาดผังประกอบคำอธิบาย ดังในตารางประกอบ
“ปกติท่านเน้นงานประเภทใด?”
ขงเบ้งถาม
“ก็ต้องเป็นประเภท ก.” เล่าปี่ตอบอย่างไม่ลังเล
“แล้วงานประเภท ข. ล่ะ?” ขงเบ้งถามต่อไป
เล่าปี่ตอบว่า
“ข้าตระหนักถึงความสำคัญของงานประเภท ข. แต่ก็ไม่มีเวลาพอที่สนใจมัน
เป็นอย่างนี้ใช่ไหม “ขงเบ้งถาม พรางใส่กรวดลงไปในถังเหล็กจนเต็ม
แล้วพยายามใส่ก้อนหินเข้าไปซึ่งใส่ไม่ได้ เล่าปี่ตอบว่า ” ใช่ !”
“และหากเปลี่ยนวิธีบรรจุใหม่ล่ะ?” ขงเบ้งถามต่อ
พลางใส่ก้อนหินทีละก้อนเข้าไปในถังก่อนจนใส่ไม่ได้แล้ว
จึงถามเล่าปี่อีกว่า
“ตอนนี้ถังเหล็กเต็มแล้วจะใส่อะไรลงไปอีกไม่ได้ใช่ไหม?”
ซึ่งเล่าปี่ตอบว่า “ใช่” “จริงหรือ?” ขงเบ้งถามแล้วหยิบก้อนกรวดใส่เข้าไปข้างบนถังแล้วเขย่า
ให้ก้อนกรวดตกลงไปในถังจนหมด
“บัดนี้ถังเหล็กใบนี้ใส่อะไรลงไปอีกได้หรือไม่?” ขงเบ้งพูดพรางเทเม็ดทรายลงไปอีก
จนหมด “แล้วทีนี้ละ? ใส่อะไรลงไปอีกได้ไหม?” ขงเบ้งถามต่อไป
แต่ก่อนที่เล่าปี่มีโอกาสตอบ ขงเบ้งก็ตักน้ำที่เตรียมไว้ใส่ลงไปในถังเหล็กอีกจนหมด
“ตอนนี้ท่านเข้าใจความหมายของการทดลองนี้แล้วหรือยัง?” เล่าปี่ตอบว่า “เข้าใจแล้ว”
พร้อมกับถามต่อว่า
“นี่คือสิ่งที่ท่านกล่าวถึงเมื่อสักครู่เกี่ยวกับการจัดการแบบแยกประเภท และเลือกการจัดการก่อนหลังใช่ไหม?”
ขงเบ้งตอบว่า
“ใช่แล้ว การทดลองชี้ให้เห็นว่าหากถังเหล็กตั้งแต่แรกก็เติมเต็มไปด้วยก้อนกรวด ทราย และน้ำ
ก็คงไม่มีโอกาสใส่ก้อนหินลงไปได้ แต่ถ้าใส่ก้อนหินลงไปก่อนในถังยังมีเนื้อที่ที่จะใส่สิ่งอื่นๆ เข้าไปได้อีก
ดังนั้น การบริหารเวลาที่ได้ผลต้องดูว่า อะไรคือก้อนหิน อะไรคือก้อนกรวด เม็ดทราย และน้ำฯลฯ และไม่ว่าจะเป็นประการใดก็ต้องใส่ก้อนหินลงไปในถังเป็นอันดับแรก”
ขงเบ้งสอนต่อไปว่า
“คนที่อิงเรื่องประเภทก้อนหินเป็นคนมีประสิทธิภาพเพราะเขาจะเก่งในการ วิเคราะห์สถานการณ์ เวลา และสิ่งแวดล้อม
สามารถจับประเด็นหลักของปัญหา สามารถจัดการกับเรื่องเร่งด่วน และควบคุมสถานการณ์ไม่ให้เกินกว่าเหตุ กล้าฟันธงและใช้มาตรการป้องปราม
บุคคลจำพวกนี้จะมีวิสัยทัศน์ มีอุดมการณ์ เคารพระเบียบ สามารถควบคุมตัวเอง ดำเนินชีวิตอย่างมีวินัย และสามารถทำงานชิ้นใหญ่ได้”
เล่าปี่ชื่นชอบ ทฤษฎี “วัตถุในถัง” ของขงเบ้งเป็นอย่างมาก พร้อมกับสารภาพว่า
“มาวันนี้ข้าฯถึงเข้าใจอย่างถ่องแท้แล้วว่า การต่อสู้ของข้าฯทำไมจึงยังลุ่มๆ ดอนๆ
เพราะแม้ว่าข้ามีขุนพลเก่งๆ เช่น กวนอูและเตียวหุย แต่พวกเขาจะก้าวหน้าได้อย่างไรตราบใดที่คนที่มีประสิทธิภาพสูงอย่างพวกเขาจม ปลักอยู่กับเรื่องจิ๊บจ๊อย
กับทำงานลักษณะ ” เก็บเม็ดงาแต่ทิ้งแตงโม” (เจี่ยนเลอจือหมาติวเลอซีกวา) ขืนดำเนินตามวิธีนี้ต่อไป ความพยายามของข้าฯที่จะเป็นอภิมหาเศรษฐีนัมเบอร์วันในแผ่นดินก็คงเป็นได้แค่ ความฝัน !”
แล้วคุณละ..จัดการกับตัวเองและงานที่ทำแบบไหน?
แนะนำพี่บ้างนะค่ะ...เป็นกำลังใจให้นะ...สู้ๆๆ
ขอบคุณมากครับ เดี๋ยวนำไปปรับใช้งานดู
...เป็นข้อคิดที่ดี ผมต้องขจัดงานไร้สาระ งานที่เสียเวลา(เม็ดทราย และน้ำ) บ้างแล้วครับ...