เทคนิคในการประสานงาน
เรื่อง : เทคนิคในการประสานงาน
(เรื่องเล่าจากประสบการณ์ในการประสานงานหน่วยงานต่างๆทั้งภายในและภายนอก)
ผู้เล่า คุณวรรณา ปทีปอมรรัตน์
วันที่ 29 กรกฎาคม 2553
เทคนิคการประสานงาน คือ การจัดระเบียบวิธีการทำงาน เพื่อให้งานและเจ้าหน้าที่ฝ่ายต่างๆ ร่วมมือปฎิบัติงานเป็นแนวทางเดียวกัน ไม่ทำให้งานซ้ำซ้อน ขัดแย้งกัน หรือเหลื่อมล้ำกัน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น และมีประสิทธิภาพ
ก่อนประสานงาน เราควรรู้ว่า ความต้องการให้แน่ชัดว่าเราจะประสานงานให้เกิดผลลัพธ์ที่เราต้องการได้อย่างไร เช่น เพื่อแจ้งให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทราบ เพื่อขอคำยินยอมหรือความเห็นชอบ เพื่อขอความช่วยเหลือ เพื่อขจัดข้อขัดแย้งที่อาจจะเกิดขึ้น เพื่อรักษาสัมพันธภาพต่อกัน ซึ่งรูปแบบ ในการประสานงาน คือ แบบทางการและไม่เป็นทางการ
การประสานงานทั้งแบบทางการและไม่เป็นทางการนั้น จะมีลักษณะและข้อดีข้อเสียต่างๆกันไป เช่น การประสานงานแบบเป็นทางการ จะมีหนังสือติดต่อเป็นลายลักษณ์อักษร มีการเสนอรายงานเป็นขั้นตอนซึ่งมีข้อดีคือ มีหลักฐานอ้างอิงที่แน่นอน ส่วนข้อเสียคือทำให้ล่าช้าขาดความคล่องตัว ส่วนการประสานงานแบบไม่เป็นทางการนั้น เป็นแบบ ไม่มีพิธีรีตรอง เพียงแต่ทำความตกลงกันให้ทราบ ไม่มีระเบียบแบบแผน มีการเผชิญหน้ากัน สามารถสื่อสารให้ตรงและชัดเจนที่สุด สามารถซักถามได้ เช่นการประสานงานทางโทรศัพท์ ซึ่งจะมีข้อดีคือสามารถยืดหยุ่นตามสถานการณ์ สะดวก คล่องตัว ส่วนข้อเสีย อาจจะเกิดการเลือกปฏิบัติ เกิดความสับสนและไม่มีหลักฐานอ้างอิง
พูดถึงเรื่องเทคนิคในการประสานงาน นั้นหลักๆเราจะใช้วิธีการ ผูกมิตรในโอกาสแรก เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความรู้สึกเป็นปรปักษ์ หรือกินแหนงแคลงใจกัน อีกทั้งไม่ควรใช้อำนาจในการสั่งการเพียงอย่างเดียว ควรใช้สัมพันธภาพที่ดี หรือใช้การขอร้อง และไม่โยนความผิดให้ผู้อื่น หากเกิดข้อผิดพลาดในการประสานงาน ควรจะยอมรับในความผิด อีกทั้งการชื่นชมหน่วยงานอื่นเมื่อเขาทำดี อย่าคิดว่าเราทำดีอยู่ฝ่ายเดียว เพื่อให้รู้สึกดีทั้งสองฝ่าย ส่วนทางด้านผู้ประสานเองต้องให้ความช่วยเหลือ เมื่อมีสิ่งใดที่จะช่วยเหลือในการประสานงานได้ก็อย่าลังเล และการรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่นก็เป็นเทคนิคอันหนึ่งที่สำคัญ คือต้องเปิดใจพร้อมรับฟัง ถึงแม้ว่าจะไม่เห็นด้วยก้อต้องรับฟังไว้ก่อน อย่าแสดงปฏิกริยาโต้ตอบ เพื่อให้สามารถทำงานได้สำเร็จ
ปัญหาและอุปสรรคในการประสานงาน ที่เราพบบ่อยคือการขาดมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีในระหว่างผู้ร่วมงาน มักจะมีปัญหาความขัดแย้ง ไม่ให้ความร่วมมือในการประสานงาน อีกทั้งในส่วนของวัฒธรรมของสำนักที่ต่างกัน เป็นเหตุให้แต่ละสำนักปฎิบัติงานไม่เหมือนกัน จึงทำให้การประสานงานระหว่างสำนักไม่สอดคล้องกัน และยังมีอีกสิ่งหนึ่งคือการกำหนดอำนาจหน้าที่ไม่ชัดเจน ทำให้การปฏิบัติงานซ้ำซ้อนกัน จึงยากที่จะประสานงานกันได้ ตลอดจนทัศนคติที่แตกต่างกัน เป็นเหตุให้การร่วมมือประสานงานระหว่างสำนักลดน้อยลง ประสิทธิภาพของสำนักที่แตกต่างกันก็เช่นกัน บางสำนักบุคลากรเยอะประสิทธิภาพในการทำงานสูง ทำงานได้รวดเร็ว แต่บางสำนักบุคลากรน้อยกว่า การทำงานค่อนข้างล่าช้า จึงทำให้การประสานงานระหว่างสำนักประสานกันลำบาก เรื่องสุดท้ายเกิดจากปัญหาส่วนตัว สาเหตุส่วนตัว ความไม่ลงรอยกัน ไม่ชอบกันเป็นการส่วนตัว เคยมีปัญหาส่วนตัวกันมาก่อน
หลักในการประสานงาน คือ การจูงใจให้เห็นประโยชน์ร่วมกัน หรือประโยชน์โดยรวม โดยอาศัยสัมพันธภาพที่ดีจากการพูดคุย ความใกล้ชิด ความเข้าใจและคุ้นเคย และความจริงใจให้เกิดความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น ต้องดึงทุกฝ่ายเข้าร่วมประสานงานและขอความร่วมมือเพื่อมุ่งสู่จุดหมายเดียวกัน
ความเห็น (2)
- น่าสนใจมากเลยครับ
- มนุษย์สัมพันธ์เป็นสิ่งสำคัญมาก
- มาเขียนอีกนะครับ
ชอบประโยคนี้ค่ะ ^^
".... จะประสานหน่วยงานต้องประสานคน .... จะประสานคนต้องประสานใจ...."