การวางแผนงานพิพิธภัณฑฯ

การวางแผนงานพิพิธภัณฑฯ

ประภัสสร โพธิ์ศรีทอง

          ที่ผ่านมาการถือกำเนิดของพิพิธภัณฑสถาน มักมาจากการมีสิ่งของเก็บสะสม ที่ต้องการจัดแสดงต่อสาธารณชน  หรือ การมีอาคารเก่าที่ชุมชนเห็นความสำคัญในการอนุรักษณ์และร่วมมือกันจัดตั้งเป็นพิพิธภัณฑฯ เพื่อแสดงเรื่องราวเกี่ยวกับท้องถิ่นหรือชุมชน  พิพิธภัณฑสถานจึงถูกมองว่าเป็น การรักษาอดีตเพื่อ คนรุ่นต่อไป   และ ค่อนข้างจะมีแนวทางการดำเนินงานที่มุ่งเก็บรวบรวมวัตถุที่เป็นหลักฐานจากอดีตเป็นส่วนใหญ่

        ในปัจจุบันทัศนคติและความคาดหวังต่อพิพิธภัณฑสถานได้เปลี่ยนแปลงไปอยู่ตลอดเวลา  นอกจากเรื่องภาระหน้าที่หลักของพิพิธภัณฑฯ ที่ประกอบไปด้วย  การเก็บรวบรวม  การทำทะเบียนและอนุรักษ์วัตถุ   การศึกษาค้นคว้าหาความหมายของวัตถุ  การนำเสนอองค์ความรู้ด้านต่าง ๆแก่สาธารณชนผ่านนิทรรศการและกิจกรรมทางการศึกษา  รวมไปถึงการเป็นแหล่งพักผ่อนหย่อนใจแล้ว   เรื่องสำคัญที่ท้าทายให้คนทำงานพิพิธภัณฑฯ ต้องคิดทบทวนถึงแนวทางที่ผ่านมาและการพัฒนาให้เกิดความยั่งยืนในอนาคตก็ คือ การบริหารจัดการ   ซึ่งเป็นประเด็นสำคัญที่คนทำงานพิพิธภัณฑฯในวันนี้  ต้องตั้งคำถามกับตัวเองว่า  พิพิธภัณฑฯของเราถูกคาดหวังในเรื่องต่อไปนี้หรือไม่

-  การอยู่ได้ด้วยตนเอง  ( self-sufficient )  คือ การหารายได้ด้วยตนเองมากขึ้น และรับการสนับสนุนจากรัฐบาลน้อยลง  หรือไม่รับการสนับสนุนจากภาครัฐเลย

- ดำเนินงานโดยตอบสนองความต้องการของตลาด   มากกว่า มุ่งเน้นแต่พันธกิจหลักขององค์กรเพียงอย่างเดียว  ( more "market driven" and less "mission driven )

- มีการดำเนินงานซึ่งเป็นที่เชื่อถือของผู้ให้เงินทุนสนับสนุนการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นภาครัฐหรือเอกชน ( more accountable to funders )

- พิพิธภัณฑฯของท่าน เป็นส่วนหนึ่งของแผนพัฒนาเศรษฐกิจของชุมชนหรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการ  พัฒนาเป็นแหล่งท่องเที่ยวทางวัฒนธรรม ( part of a community's economic development strategy )

- มีการดำเนินงานไปในเชิงธุรกิจมากขึ้น ( operated more "like a business )

   ด้วยความคาดหวังเหล่านี้ที่พิพิธภัณฑสถานต้องเผชิญอยู่  ทำให้การวางแผนเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการดำเนินงานพิพิธภัณฑฯปัจจุบัน

การวางแผนงานพิพิธภัณฑฯ ก็เหมือนการวางแผนการเดินทาง

เพื่อให้ถึงจุดหมาย จำเป็นต้องมีแผนที่ และเข็มทิศนำทาง  รวมไปถึงผู้นำทางที่มีความรับผิดชอบ

-  การวางแผนงานพิพิธภัณฑสถาน ควรจะต้องคำนึงถึงปัจจัยต่าง ๆ ดังนี้  - 

1. สำรวจความต้องการของชุมชนต่อพิพิธภัณฑฯ ที่จะเกิดใหม่ ( museum institutional context )  โดยการสำรวจว่าพิพิธภัณฑฯที่จะจัดตั้งขึ้นใหม่ตอบสนองความต้องการของท้องถิ่นหรือไม่  และช่วยเพิ่มเติมคุณค่าอะไรมากกว่าพิพิธภัณฑฯหรือองค์กรทางวัฒนธรรมที่มีอยู่แล้ว   และจะทำอย่างไรให้พิพิธภัณฑฯเกิดประโยชน์กับชุมชนให้มากที่สุด    นอกจากนี้ควรศึกษาโอกาสในการสร้างความร่วมมือ  การเป็นหุ้นส่วน หรือ การร่วมทุน  ในการจัดตั้งพิพิธภัณฑฯ กับ องค์กรอื่น ๆ  ด้วย

       การสำรวจความต้องการนี้ สามารถทำได้โดยการสัมภาษณ์ผู้บริการพิพิธภัณฑฯหรือองค์กรที่มีลักษณะคล้ายคลึงกับพิพิธภัณฑฯ และแหล่งท่องเที่ยวอื่น ๆในพื้นที่   รวมไปถึงการพูดคุยกับกลุ่มองค์กรทางสังคม ในชุมชน  เช่น  ศูนย์เยาวชน   ผู้มาพักผ่อนหย่อนใจในพื้นที่สาธารณประโยชน์   เพื่อทราบถึงความต้องการด้านสิ่งอำนวยความสะดวก และอื่นๆ    แล้วนำผลการสำรวจที่ได้มาวิเคราะห์และประเมินเพื่อเป็นข้อมูลในการจัดตั้งพิพิธภัณฑฯ ต่อไป

2. การวิเคราะห์ตลาด  (market analysis ) ถึงแม้ว่าคำว่า การตลาด จะเกี่ยวข้องกับองค์กรทางธุรกิจ และทำให้หลายคนมองไปถึงการสร้างผลกำไร   แต่สำหรับพิพิธภัณฑสถาน แล้ว การวิเคราะห์ตลาด หมายถึง  การรู้ถึงจำนวน  ข้อมูลส่วนตัว   ความสนใจ และรูปแบบกิจกรรมของกลุ่มคนที่จะเป็นกลุ่มเป้าหมายของพิพิธภัณฑฯ  เพื่อที่จะหาแนวทางการทำงานที่ตอบสนองความต้องการนั้นและดึงดูดให้พวกเขาเข้ามาใช้บริการของพิพิธภัณฑฯ

          การวิเคราะห์ตลาด สามารถทำได้จากการเรียนรู้ประสบการณ์จากพิพิธภัณฑฯอื่น ๆ ที่มีลักษณะเดียวกัน หรือคล้ายคลึงกับพิพิธภัณฑฯที่เราจะจัดตั้งหรือจากพิพิธภัณฑฯรูปแบบอื่น ๆและองค์กรที่ให้บริการเช่นเดียวกับพิพิธภัณฑฯ ในพื้นที่ที่จะจัดตั้ง     โดยการหาข้อมูลสถิติผู้เข้าชมพิพิธภัณฑฯแบบแยกประเภท เช่น กลุ่มนักเรียน  กลุ่มนักท่องเที่ยว  จากหน่วยงานที่เก็บข้อมูลด้านนี้ หรือ เป็นการสัมภาษณ์บุคคลที่มีความรู้ด้านการตลาดของหน่วยงานที่มีรูปแบบการให้บริการเช่นเดียวกับพิพิธภัณฑฯ    หรือ การทำแบบสอบถามคนในพื้นที่   เป็นต้น   ผลที่ได้จากการสำรวจตลาด เมื่อนำมาวิเคราะห์จะทำให้ทราบถึง   กลุ่มเป้าหมายหลักของพิพิธภัณฑฯ    ช่วงการใช้เวลาในพิพิธภัณฑฯ  ความพึงพอใจ   การใช้จ่าย  รวมไปถึงความถี่ของการเยี่ยมชมพิพิธภัณฑฯ ข้อมูลเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนทางการตลาด และวางกลยุทธ์การ ดำเนินงานที่ดึงดูดผู้เข้ามาใช้บริการได้มาก  ตัวอย่าง เช่น สามารถช่วยเรื่องการกำหนดอัตราค่าเข้าชมและช่วงเวลาการเปิดให้บริการที่เหมาะสมต่อความต้องการของผู้ชม    การวางแผนการหารายได้รูปแบบต่าง ๆ ที่นอกเหนือไปจากค่าเข้าชม  เป็นต้น

          ยิ่งพิพิธภัณฑฯมีแผนงานที่ดี และตอบสนองความต้องการของผู้เข้าชมอย่างเป็นรูปธรรมมากเท่าไร   ความเป็นไปได้ของการสนับสนุนโครงการก็ยิ่งเพิ่มมากขึ้นเท่านั้น 

3. การวิเคราะห์ที่ตั้งพิพิธภัณฑฯ  ( site analysis )

        หลายครั้งที่การก่อตั้งพิพิธภัณฑฯ มีโอกาสในการเลือกทำเลที่ตั้งหลายแห่ง   แต่หากจะให้ดีควรเลือกที่ตั้งที่มีศักยภาพ ในการดึงดูดผู้เข้าชม  ส่งเสริมการการดำเนินงาน และสร้างรายได้โดยการเลือกที่ตั้งของพิพิธภัณฑฯ ควรพิจารณาปัจจัยดังนี้

- อยู่ในทำเลที่มองเห็นได้ง่าย

- เข้าถึงได้ง่าย  คือ มีเส้นทางคมนาคมที่สะดวกต่อ ผู้ที่ขับรถมาเองผู้ใช้รถบริการสาธารณะและมีทางเดินเข้าถึงตัวพิพิธภัณฑฯ

-    มีที่จอดรถ

-    ราคาที่ดิน

-     ขนาดของพื้นที่ และลักษณะทางกายภาพอื่น ๆ ของที่ตั้ง หรือตัวอาคาร

-     ภาพลักษณ์ของพื้นที่

-    แหล่งท่องเที่ยว หรือ อำนวยความสะดวกอื่น ๆ ในบริเวณใกล้เคียง  เช่น   ร้าน  อาหาร   สถานีรถโดยสาร

-   การใช้พื้นที่ร่วมกับหน่วยงานอื่น

  4. การวางแผนรูปแบบการบริหารองค์กร และ บุคลากร ( governance and staff plan )

        จากการศึกษาตลาด จะช่วยให้ทราบว่าจะต้องดำเนินงานอย่างไรและกิจกรรมอะไรบ้างที่พิพิธภัณฑฯ จะทำเพื่อตอบสนองความต้องการของตลาด  จากนั้นจึงพิจารณาว่ารูปแบบองค์กรลักษณะไหน   โครงสร้างการบริหารงานแบบใด  จะส่งเสริมการดำเนินงานพิพิธภัณฑฯให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด ซึ่งในงานพิพิธภัณฑฯมีรูปแบบองค์กร และโครงสร้างการบริหารงานที่หลากหลาย   แต่ในปัจจุบันการบริหารงานโดยใช้ระบบคณะกรรมการบริหารพิพิธภัณฑฯ  ( governance by a Board of Directors, sometimes called "Trustees")  ภายใต้องค์กรแบบไม่หวังผลกำไร ( non-profit )  เป็นรูปแบบที่นำมาใช้กันมากในหลายประเทศ

        อย่างไรก็ตามโครงสร้างการบริหารงานของแต่ละพิพิธภัณฑฯ ต่างก็มีลักษณะเฉพาะตัว ตามความจำเป็นและ พันธกิจของตน  โดยทั่วไปมักจะมีคณะกรรมการบริหารอยู่ขั้นบนสุด   ตามด้วยผู้อำนวยการบริหารที่ควบคุมการดำเนินงานของแผนกต่าง ๆ  3 – 5 ฝ่าย  เช่น  ฝ่ายบริหารงานทั่วไป ฝ่ายวิชาการ  ฝ่ายการศึกษา  ฝ่ายวิจัยและพัฒนา เป็นต้น  และแต่ละฝ่ายก็มีหัวหน้าฝ่ายกำกับดูแล

 และเนื่องจากโดยทั่วไปการจ้างบุคลากรในพิพิธภัณฑฯเป็นยอดรายจ่ายที่ค่อนข้างสูง   ดังนั้นพิพิธภัณฑฯหลายแห่งจึงให้ความสำคัญกับการจัดตั้งงานอาสาสมัครพิพิธภัณฑฯ ขึ้น โดยเฉพาะพิพิธภัณฑฯที่จัดตั้งขึ้นใหม่   และหลายแห่งก็ดำเนินงานได้อย่างดี จนมีอัตราส่วนของอาสาสมัครมากกว่าเจ้าหน้าที่ที่รับเงินเดือน

  5.  การกำหนดแนวคิดของนิทรรศการและกิจกรรม ( exhibit concept and program plan )

       นิทรรศการและกิจกรรมของพิพิธภัณฑฯ เป็นสิ่งบ่งชี้ถึงภาพลักษณ์ของพิพิธภัณฑฯ  โดยแสดงผ่านเรื่องราว เนื้อหา และวิธีการสื่อสาร ผ่านนิทรรศการถาวรและนิทรรศการชั่วคราว รวมไปถึงกิจกรรมสำหรับสาธารณชน  ไม่ว่าจะเป็นสถานศึกษาหรือชุมชม  แนวคิดของนิทรรศการและการดำเนินกิจกรรมอื่น ๆ ที่จะให้ได้ผลดี  ควรจะต้องเป็นการบูรณาการเพื่อนำไปสู่ประสบการณ์ที่มีความเกี่ยวเนื่องกับตัวผู้ชม  มีความน่าจดจำ และมีความหมาย  โดยต้องสอดคล้องกับพันธกิจและขอบข่ายงานของพิพิธภัณฑฯ   และ ควรจะต้องนำเสนอแง่มุมของพื้นที่ที่พิพิธภัณฑฯตั้งอยู่ด้วย

     บางครั้งการวางแผนนิทรรศการที่บอกเล่าเรื่องราวทางด้านการเกษตร  อุตสาหกรรม หรือ การค้าในพื้นที่  อาจจะไม่ได้มีความหมายเฉพาะต่อผู้เข้าชมเท่านั้น  แต่อาจเป็นที่สนใจของภาคเอกชนที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจจะให้การสนับสนุนกิจกรรมในรูปแบบของเงินทุนหรือความช่วยเหลืออื่น ๆ

     ในกระบวนการการวางแผนนิทรรศการและกิจกรรม   พิพิธภัณฑฯอาจจะต้องมีแผนอื่น ๆ เพิ่มเติมคู่ขนานกันไป  เช่น  แผนงานการจัดหาวัตถุจัดแสดง  ตามความต้องการของแต่ละนิทรรศการ  เป็นต้น

  6. การวางแผนการใช้พื้นที่  (space plan)

          การวางแผนการใช้พื้นที่จะช่วยให้พิพิธภัณฑฯรู้ว่าจะสร้างสิ่งที่อำนวยประโยชน์ในการดำเนินงานและให้บริการที่มีประสิทธิภาพได้อย่างไร  ไม่ว่าจะเป็นพิพิธภัณฑฯที่ใช้พื้นที่ของอาคารที่มีอยู่แล้ว หรือ พื้นที่ของอาคารที่จะสร้างขึ้นใหม่ก็ตาม

      สิ่งสำคัญเกี่ยวกับการวางแผนการใช้พื้นที่ ก็คือ  ขนาด  ซึ่งหากพื้นที่มีขนาดเล็กไปก็ไม่สามารถตอบสนองความต้องการในการจัดนิทรรศการหรือกิจกรรมที่น่าสนใจให้กับผู้เข้าชมได้    แต่หากพื้นที่มีขนาดใหญ่มากเกินไปก็จะเป็นภาระในการดูแลรักษา   และต้องเสียงบประมาณในการจัดการพื้นที่เกินความจำเป็น  เช่น  การรักษาความปลอดภัย  การประกันภัย  เป็นต้น

    ในปัจจุบันการวางแผนพื้นที่ในพิพิธภัณฑฯ  มักจะพิจารณารวมไปถึงการใช้ประโยชน์ของผู้ชมที่มีความหลากหลายมากขึ้น  เช่น พื้นที่สำหรับเด็ก  พื้นที่สำหรับผู้ใหญ่  หรือแม้กระทั่งส่วนจัดกิจกรรมสำหรับชุมชน   ทั้งยังรวมไปถึงการจัดสรรพื้นที่สำหรับการหารายได้ของพิพิธภัณฑฯ เช่น ร้านค้า   ร้านอาหาร   พื้นที่ให้เช่าจัดงาน   เป็นต้น

7. การประมาณการค่าใช้จ่าย เริ่มต้น ( Capital Costs )

    ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นในการจัดตั้งพิพิธภัณฑฯ คือ  การก่อสร้างอาคาร  ซึ่งสามารถประมาณการได้โดยสถาปนิก หรือสถาปนิกที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้านอาคารพิพิธภัณฑฯ    นอกจากนี้การจัดทำนิทรรศการถาวรยังถูกจัดรวมเข้าไว้ด้วยกับค่าใช้จ่ายเริ่มต้นของพิพิธภัณฑ ฯที่สร้างใหม่   ซึ่งสามารถประมาณการได้โดยการว่าจ้างบริษัทที่รับวางแผนและออกแบบนิทรรศการ   

  8. การประมาณจำนวนผู้เข้าชม  การทำแผนหารายได้ และ วางแผนค่าใช้จ่าย (Attendance, Operating Revenue, and Expense Projection )

      การคาดการณ์จำนวนผู้เข้าชม  โดยทั่วไปสามารถทำได้โดย การวิเคราะห์สัดส่วนการตลาดของกลุ่มเป้าหมายของพิพิธภัณฑฯ    การกำหนดประเภทของราคาบัตรเข้าชม   โดยการวิเคราะห์จากพิพิธภัณฑฯ รูปแบบเดียวกันในพื้นที่ใกล้เคียง

    การวางแผนการหารายได้  เป็นสิ่งจำเป็นในการดำเนินงานพิพิธภัณฑฯในปัจจุบัน   โดยรายได้เหล่านี้จะมาจาก  ค่าเข้าชม   การจัดกิจกรรมและเทศกาลพิเศษ  ร้านค้า   ร้านอาหาร  การหาสมาชิกพิพิธภัณฑฯ    การให้เช่าพื้นที่และสิ่งอำนวยความสะดวก    นอกจากนี้บางพิพิธภัณฑฯ อาจคิดวิธีการหารายได้อื่น ๆ เช่น  กล่องรับเงินบริจาค      ค่าธรรมเนียมการขอถ่ายภาพหรือบริการอัดภาพ ตู้น้ำดื่มหรือขนมแบบหยอดเหรียญ    การขอรับบริจาคหรือขอรับการสนับสนุนจากบริษัท  กลุ่มองค์กร  หรือ ประชาชนทั่วไป   รวมไปถึงการหางบประมาณสนับสนุนจากองค์กรภาครัฐอื่น ๆด้วย

        การจัดทำงบประมาณรายจ่าย จำเป็นต้องสมเหตุสมผล และอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลที่ได้จากการศึกษาวิจัยโครงการ  และควรมีการวางแผนประมาณการค่าใช้จ่ายที่ครอบคลุมระยะเวลา 3 – 5 ปีแรกของโครงการ  เพราะยิ่งพิพิธภัณฑฯแสดงว่าได้ใช้จ่ายอย่างคุ้มค่ามากเท่าไร  ก็จะได้รับความเชื่อถือและโอกาสจากผู้ให้เงินสนับสนุนมากเท่านั้น

 9. การวางแผนงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง และ แผนการจัดหาวัตถุจัดแสดง ( Forward planning and the cost  of collecting ) 

     นอกเหนือไปจากแผนงานด้านต่าง ๆที่กล่าวถึงแล้ว  พิพิธภัณฑฯ ยังอาจต้องมีแผนอื่น ๆที่เพิ่มเติมขึ้น   เช่น  แผนการจัดหาวัตถุจัดแสดง  เพื่อการจัดนิทรรศการในพิพิธภัณฑฯ  เป็นต้น

 

_______________________________________