หน่วยการเรียนที่ 2 การสำรวจความต้องการจำเป็นในการฝึกอบรม
ความจำเป็นในการฝึกอบรม
การฝึกอบรมเป็นการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์เพื่อให้มีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน
ทำให้งานมีมาตรฐาน และประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ในการดำเนินการฝึกอบรมจำเป็นต้องกระทำอย่างรอบคอบเพื่อให้เกิดประโยชน์กับองค์การมากที่สุด และ คุ้มค่าใช้จ่ายที่ได้เสียไป จึงต้องมีการศึกษาความต้องการความจำเป็นที่ต้องดำเนินการฝึกอบรมเพื่อให้ทราบปัญหาที่แท้จริงที่สามารถแก้ไขได้ด้วยการฝึกอบรมดังนี้
1. ความหมายของความจำเป็นในการฝึกอบรม
ความจำเป็นในการฝึกอบรมเป็นสิ่งที่ผู้ดำเนินการฝึกอบรมจะต้องทำความเข้าใจและศึกษาถึงรายละเอียด เพื่อให้การดำเนินการฝึกอบรมมีประสิทธิภาพซึ่งมีนักวิชาการได้กล่าวถึงความหมายของความจำเป็นในการฝึกอบรมไว้ดังนี้
ขจรศักดิ์ หาญณรงค์ (2527 อ้างถึงใน นิรชรา ทองธรรมชาติและคณะ 2544 : 52)
กล่าวว่า ความจำเป็นในการฝึกอบรม หรือ Training Needs หมายถึง สภาพการณ์หรือปัญหาที่เป็นอุปสรรคต่อความสำเร็จของงานที่อาจจะแก้ไขได้ด้วยการฝึกอบรม เพื่อให้บุคคลแต่ละคน ทำงานตามหน้าที่ของตนให้มีประสิทธิผลมากขึ้น
พัฒนา สุขประเสริฐ (2540 อ้างถึงใน เรวัตร มีสถิตย, 2549 : 25) ได้กล่าวว่า
ความจำเป็นในการฝึกอบรมหมายถึง สภาพการณ์หรือปัญหาอุปสรรคข้อขัดข้องต่าง ๆ ที่ต้องการดำเนินการหรือแก้ไขด้วยการฝึกอบรม เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้
สมคิด บางโม (2545 : 20) กล่าวว่า ความจำเป็นในการฝึกอบรมหมายถึง การที่องค์การมีปัญหาและอุปสรรคอย่างหนึ่งอย่างใดแล้วสามารถแก้ไขได้ด้วยการฝึกอบรม
เรวัตร มีสถิตย์ (2549 : 25) กล่าวว่า ความจำเป็นในการฝึกอบรมเป็นการวิเคราะห์
หาสาเหตุที่จะต้องนำการฝึกอบรมไปใช้แก้ปัญหาให้สอดคล้องกับ ความจำเป็นที่เกิดขึ้นใน เรื่องนั้น ๆ
สมชาติ กิจยรรยง และอรจรีย์ ณ ตะกั่วทุ่ง (2550 : 42) ได้กล่าวไว้ว่า ความจำเป็น
ในการฝึกอบรมก็คือปัญหาที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skill) ทัศนคติ
(Attitude) ของเจ้าหน้าที่พนักงาน ท่าทีความรู้สึกต่อการทำงานที่ไม่ดี ซึ่งปัญหานี้จะมีอยู่ในทุกระดับของคนทำงาน และมักเป็นปัญหาพื้นฐานของความจำเป็นในการฝึกอบรมของงาน ใน การรวบรวมข้อมูล ความจำเป็นของการฝึกอบรมต้องพิจารณาว่าจะเน้นส่วนใดมากน้อยเพียงใด ก่อน-หลังและอย่างไรด้วย
จากความหมายที่ได้กล่าวมาจึงพอสรุปได้ว่า ความจำเป็นในการฝึกอบรมหมายถึง สภาพการณ์ สาเหตุ ข้อขัดข้อง หรือปัญหาที่เป็นอุปสรรคต่อความสำเร็จของงานที่อาจแก้ไข ได้ด้วยการฝึกอบรมเพื่อให้บุคคลสามารถทำงานตามหน้าที่ของตนให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. ความต้องการจำเป็นในการฝึกอบรม
การดำเนินการฝึกอบรมสิ่งที่มีอิทธิพลต่อความสำเร็จของโครงการฝึกอบรมประการสำคัญประการหนึ่งก็คือ ความจำเป็นที่ต้องมีการฝึกอบรมซึ่งได้มีผู้ให้รายละเอียดไว้ดังนี้
2.1 ความหมายของความต้องการจำเป็นในการฝึกอบรม
สมชาติ กิจยรรยง และอรจีย์ ณ ตะกั่วทุ่ง (2539 อ้างถึงใน รุ่ง ดีรูป, 2548 : 30) กล่าวถึงความต้องการจำเป็นในการฝึกอบรมกับปัญหาการปฏิบัติงานว่า เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมจำเป็นต้องแยกแยะปัญหาการปฏิบัติงานที่จัดเป็นความต้องการในการฝึกอบรมและที่ไม่เป็น ความต้องการในการฝึกอบรมให้ได้ ความต้องการในการฝึกอบรมเกิดขึ้นเมื่อบุคลากรขาดความรู้ ทักษะ ความเข้าใจหรือทัศนคติในการปฏิบัติงานในหน้าที่ของตนให้ได้ตามเกณฑ์ที่หน่วยงานกำหนด
2.2 กระบวนการหาความต้องการจำเป็นในการฝึกอบรม
การศึกษาขั้นตอนการหาความต้องการจำเป็นในการฝึกอบรมเป็นกระบวนการที่สำคัญ ทั้งนี้เพราะก่อนจะจัดให้มีการฝึกอบรมนั้น จำเป็นต้องศึกษาให้ถ่องแท้ก่อนว่าปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นเพราะอะไร จำเป็นต้องใช้วิธีการฝึกอบรมเพื่อเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมบุคคล เพื่อนำไปสู่การทำงานที่เกิดประสิทธิผลมากที่สุดหรือสามารถแก้ไขได้ด้วยวิธีการอื่นซึ่งได้มีผู้กล่าวถึงกระบวนการหาความต้องการจำเป็นในการฝึกอบรมไว้ดังนี้
สาขาวิชารัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (2532 อ้างถึงใน รุ่ง ดีรูป, 2548 : 32) ได้เสนอข้อพิจารณาสำหรับขั้นตอนในการค้นหาความต้องการจำเป็นใน การฝึกอบรมดังนี้
1. การวิเคราะห์องค์การหรือระบบ การวิเคราะห์ในขั้นนี้จะเริ่มด้วยการพิจารณาวัตถุประสงค์ขององค์การทั้งระยะสั้นและระยะยาว และการพิจารณาแนวโน้มทั้งหลายที่จะมี ส่วนกระทบต่อวัตถุประสงค์ดังกล่าว การวิเคราะห์องค์การจึงมีส่วนเกี่ยวข้องกับการพิจารณาองค์ประกอบขององค์การทั้งระบบที่อาจจะมีส่วนกระทบต่อโครงการฝึกอบรม เมื่อใดก็ตามที่ การวิเคราะห์องค์การถูกละเลยการวางแผนการฝึกอบรมก็อาจจะประสบปัญหา ทั้งนี้เพราะ การฝึกอบรมนั้นจะต้องกระทำขึ้นเพื่อแก้ปัญหาขององค์การหรือช่วยให้องค์การดำเนินไปตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้นั่นเอง นอกจากจะต้องวิเคราะห์วัตถุประสงค์ขององค์การแล้ว ยังจะต้องวิเคราะห์ความขัดแย้งและปัญหาอื่น ๆ เพื่อว่าจะได้รู้ถึงบรรยากาศของการทำงานในองค์การจะได้แก้ปัญหาได้ถูกต้อง ทั้งนี้เพราะปัญหาบางปัญหาไม่อาจแก้ได้ด้วยวิธีการฝึกอบรม นอกจากนั้น ยังจำเป็นต้องวิเคราะห์ปัจจัยภายนอกองค์การที่มีส่วนกระทบโดยการฝึกอบรมซึ่งได้แก่ ผลกระทบทางด้านกฎหมาย เศรษฐกิจ สังคมและการเมืองเป็นต้น
2. การวิเคราะห์งานนับเป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญมาก ซึ่งจะต้องพิจารณาว่า งานนั้น ๆ มีภาระหน้าที่และความรับผิดชอบประการใดมีการแบ่งขั้นตอนการทำงานอย่างไรบ้างและแต่ละขั้นตอนมีวิธีการทำงานอย่างไร ต้องใช้ความรู้ ความสามารถ ทักษะ และประสบการณ์มากน้อยเพียงใดต้องใช้เครื่องมือ เครื่องจักร เครื่องยนต์ประเภทใด นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องคำนึงถึงสิ่งแวดล้อมและสภาพการทำงาน การกำหนดระดับความรู้ ความสามารถ ทักษะ และทัศนคติที่จำเป็นสำหรับปฏิบัติงานก็เพื่อจะได้รู้ว่างานนั้นต้องการคนประเภทไหนและคนนั้นจะต้องมีความรู้ ความสามารถ ทักษะ และทัศนคติอย่างไรจึงจะทำงานนั้นได้ผลดีที่สุด
3. การวิเคราะห์ความรู้ ความสามารถ ทักษะ และทัศนคติของผู้ปฏิบัติงานนั้น ๆ เมื่อได้วิเคราะห์งานแล้วก็จะรู้ว่างานนั้นต้องการคนประเภทใด ระดับความรู้ ความสามารถ ทักษะและทัศนคติขนาดไหน ซึ่งจะทำงานนั้นสำเร็จไปด้วยดีแล้วขั้นตอนต่อมาก็คือจะต้องวิเคราะห์ว่าคนที่ทำงานนั้น ๆ อยู่มีความรู้ ความสามารถ ทักษะ และทัศนคติได้ระดับความต้องการของงานนั้น ๆ หรือไม่ นั่นก็คืองานต้องการคนที่มีความรู้ความสามารถ ทักษะ และทัศนคติ ระดับหนึ่ง แล้วคนที่ปฏิบัติอยู่จริงมีศักยภาพอยู่ในระดับเดียวกันหรือไม่ถ้าอยู่ในระดับเดียวกันก็ไม่จำเป็นต้องฝึกอบรม ถ้าแตกต่างกันมากก็จำเป็นต้องฝึกอบรม เพื่อให้การปฏิบัติงานได้ผลเต็มที่และบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การในที่สุด
กระบวนการหาความจำเป็นในการฝึกอบรม กระทำโดยการวิเคราะห์องค์การหรือระบบโดยพิจารณาจากวัตถุประสงค์ขององค์การ การวิเคราะห์งานซึ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากเพราะจะต้องวิเคราะห์ภาระหน้าที่ความรับผิดชอบ และขั้นตอนการทำงาน ตลอดจนความรู้ความสามารถ ทักษะ และทัศนคติที่จะต้องใช้ในการปฏิบัติงาน แล้วจึงทำการวิเคราะห์ความรู้ ความสามารถ ทักษะ และทัศนคติว่ามีเพียงพอหรือเหมาะสมกับการปฏิบัติงานตามภาระหน้าที่ดังกล่าวหรือไม่ เพื่อตัดสินใจดำเนินการฝึกอบรมต่อไป
ประเภทของความจำเป็นในการฝึกอบรม
ความจำเป็นในการฝึกอบรม แบ่งออกได้เป็นหลายประเภทตามคุณลักษณะหรือหลักเกณฑ์ที่นักวิชาการได้ให้ความหมายไว้ต่าง ๆ ดังนี้
ดูแกน แลร์ด (Dugan Laird มปป. อ้างถึงใน ฐีระ ประวาลพฤกษ์ 2538 : 79-80) ได้ให้แนวทางการค้นหาและกำหนดความต้องการจำเป็นในการฝึกอบรมไว้ 2 ประเภท ดังนี้
1. ความต้องการที่ปรากฏแจ้งชัด จำเป็นที่จะต้องจัดให้มีการฝึกอบรมคือ
1.1 ผู้ปฏิบัติงานเข้าทำงานใหม่ (New Positions) ต้องมีความเข้าใจและรู้วิธีทำงานที่ต้องรับผิดชอบ
1.2 เมื่อมีการย้าย โอน หมุนเวียนการปฏิบัติงาน (Transfers)
1.3 การเข้าสู่ตำแหน่งใหม่ (Promotions)
1.4 เมื่อลักษณะงานเปลี่ยนแปลง เช่น
1.4.1 ต้องการให้ได้ผลผลิตใหม่ (New Products)
1.4.2 เปลี่ยนวิธีการผลิต (New Equipment of Machinery)
1.4.3 รายละเอียดของงานที่ทำ (Job Descriptions) ปรับปรุงใหม่
1.4.4 มีการมอบงานพิเศษเพิ่มขึ้น (Special Assignment)
1.5 เมื่อมีการวางแผนอาชีพให้แก่เจ้าหน้าที่ (Career Planning Programs)
1.6 เมื่อมีการบริหารตามวัตถุประสงค์ (Management by-Objective Goals)
1.7 ความเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีและระบบการสื่อสารมีผลกระทบต่อการทำงาน
ขององค์การ
1.8 เมื่อมีการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Appraisals)
2. ความต้องการที่ไม่ปรากฏแจ้งชัด แต่สามารถนำมากำหนดเป็นความต้องการจำเป็นได้ด้วยวิธีการศึกษาวิเคราะห์คือ
2.1 การปฏิบัติงานมีอุบัติเหตุเกิดขึ้น (An Accident) บ่อย ๆ
2.2 ผลผลิตหรือผลงานขององค์การลดลง หรือมีคุณภาพไม่เป็นที่พึงพอใจ (Quality Control Records) ซึ่งวิเคราะห์แล้วเป็นผลมาจากการปฏิบัติงาน
2.3 มีการวิพากษ์วิจารณ์ และมีการร้องทุกข์มากขึ้น (Grievances)
2.4 การปฏิบัติงานล่าช้า อันเนื่องมาจากขาดการประสานงานและร่วมมือในการปฏิบัติงาน
2.5 ผู้ปฏิบัติงานไม่ปฏิบัติงานเต็มความสามารถ มีการหลีกเลี่ยงการทำงาน
2.6 งานเสร็จไม่ทันตามกำหนดอยู่เนือง ๆ
2.7 แนวโน้มที่บ่งบอกว่ามีความจำเป็นต้องหาความจำเป็นของการฝึกอบรม เช่น คนงานมาสาย ขาดงานมาก มีการลาป่วย ลากิจผิดปกติ ตลอดจนมีการเข้าออกงานมากผิดปกติ
มัลลี เวชชาชีวะ (มปป. อ้างถึงใน ชาญ สวัสดิ์สาลี, 2542 : 35-36) ได้แบ่งประเภทของความจำเป็นในการฝึกอบรมไว้ดังนี้
1. ความจำเป็นที่แบ่งโดยวิธีค้นหาเป็นหลักแบ่งออกเป็น 2 อย่างคือ
1.1 ความจำเป็นที่เห็นเด่นชัด
1.2 ความจำเป็นที่ต้องค้นหา
2. ความจำเป็นที่แบ่งโดยพิจารณาถึงผู้มีความจำเป็นแบ่งออกเป็น 2 อย่างคือ
2.1 ความจำเป็นของบุคคล
2.2 ความจำเป็นขององค์การ
3. ความจำเป็นที่แบ่งโดยพิจารณาจากช่วงเวลา แบ่งออกเป็น 2 อย่างคือ
3.1 ความจำเป็นในปัจจุบัน
3.2 ความจำเป็นในอนาคต
เริงลักษณ์ โรจนพันธ์ (2529 : 16-17) กล่าวถึงการแบ่งประเภทความจำเป็นใน การฝึกอบรมไว้หลายแบบแล้วแต่ว่าจะยึดอะไรเป็นเกณฑ์ ซึ่งพอสรุปได้เป็น 3 แบบดังนี้
1. แบ่งโดยใช้วิธีการค้นหาเป็นเกณฑ์ซึ่งแยกความจำเป็นในการฝึกอบรมไว้เป็น
2 ประเภทคือ
1.1 ความจำเป็นในการฝึกอบรมที่แจ้งชัด ประเภทนี้สามารถรู้ได้ถึงความจำเป็น
โดยอาศัยเพียงสามัญสำนึก ประสบการณ์ หรือการนึกคิดตามเหตุผลธรรมดาเท่านั้น ไม่ต้องทำการสำรวจวิเคราะห์ หรือวิจัยอย่างจริงจัง เพราะความจำเป็นเหล่านี้สามารถเห็นได้อย่างชัดแจ้ง เนื่องจากมีความเปลี่ยนแปลง เช่น การรับคนเข้าทำงานใหม่ การโยกย้ายเจ้าหน้าที่ การขยายงาน การเปลี่ยนแปลงปรับปรุงเครื่องมือทำงานการนำเครื่องมือเครื่องใช้ วิธีการทำงาน หรือกรรมวิธีใหม่ ๆ มาใช้ในการทำงาน สิ่งเหล่านี้แสดงให้เห็นความจำเป็นในการฝึกอบรมได้อย่างชัดแจ้งไม่ต้องค้นหา แต่อย่างไรก็ตามก็ยังต้องทำการสำรวจเพื่อให้ทราบปริมาณและลักษณะของความต้องการที่แท้จริง
1.2 ความจำเป็นในการฝึกอบรมที่ต้องค้นหาความเปลี่ยนแปลงบางประการที่ทำให้
เกิดปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นบางอย่างไม่สามารถจะบอกได้ด้วยอาศัยสามัญสำนึกเพ
