อิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Mail : E-mail )

อิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Mail : E-mail )

ความหมายและความเป็นมา  

     E-mail หรือ จดหมายอิเล็กทรอนิคส์เป็นบริการอย่างหนึ่งที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายมาก จนทำให้บางคนคิดว่า E-mail คือ อินเตอร์เน็ต และอินเตอร์เน็ตคือ E-mail วิธีใช้งานอีเมลล์ก็ง่ายและมีประโยชน์มาก การทำงานของ E-mail มีลักษณะคล้ายกับระบบไปรษณีย์ปกติ

      ในปัจจุบันการติดต่อสื่อสารมีการพัฒนามากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากโทรคมนาคม และระบบคอม พิวเตอร์ มีประสิทธิภาพมากขึ้น การส่งจดหมายเป็นการติดต่อสื่อสารที่มีมานานแล้ว จนถึงปัจจุบันได้มีการ พัฒนาให้สามารถส่งจดหมายข้ามทวีปโดยใช้เวลาไม่ถึงนาที ค่าใช้จ่ายต่ำ, รวดเร็ว จดหมายชนิดนี้เรียกว่า จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail) โดยใช้เครือข่ายอินเตอร์เน็ต เป็นเส้นทางในการส่งข้อมูล ทั้งนี้ การที่จะส่ง จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ได้นั้นต้องมี ที่อยู่ของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail Address) โดย อาจเป็นสมาชิก ของผู้ให้บริการอินเตอร์เน็ต แต่กระนั้นก็ดี ยังมีคนอีกจำนวนมากที่ไม่ได้เป็นสมาชิก ของผู้ ให้บริการอินเตอร์เน็ต แต่สามารถใช้อินเตอร์เน็ตได้ ดังนั้น จึงมีผู้คิดให้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ฟรี โดยผู้สมัครต้องกรอกข้อมูล และอ่านข้อตกลง ของผู้ให้บริการให้ดีก่อนเพื่อกันการเกิดปัญหาภายหลังหาก เรายอมรับ ก็สมัครเป็นสมาชิกได้ นอกจากบริการฟรีแล้วผู้ให้บริการบางแห่ง จะช่วยในการรักษาความปลอด ภัยให้เราด้วย เช่น มีฟังก์ชันในการไม่รับ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ขยะมีการตรวจเช็ค หรือ Scan Virus และ ให้บริการแนบไฟล์ไปกับจดหมายเป็นต้น

     ในอินเตอร์เน็ตสิ่งที่ทำหน้าที่คอยรับส่งจดหมายคือบรรดาคอมพิวเตอร์ทั้งหลายที่ทำหน้าที่เป็น E-mail Server (คอมพิวเตอร์ที่ทำหน้าที่ให้บริการด้านจดหมายอิเล็กทรอนิคส์) ดังนั้นถ้าท่านต้องการใช้ E-mail สิ่งแรกที่ท่านต้องทำคือไปสมัครเป็นสมาชิกหรือไปทำการลงทะเบียนกับอีเมลล์เซิร์ฟเวอร์ จะเป็นเซิร์ฟเวอร์ใดก็ได้ บรรดาอีเมลล์เซิร์ฟเวอร์ทั้งหลายนี้สามารถจัดแบ่งออกได้เป็นสามประเภทดังนี้

     1. อีเมลล์เซิร์ฟเวอร์ของหน่วยงานที่ท่านทำการศึกษาอยู่หรือทำงานอยู่ เช่น นิสิต อาจารย์ ข้าราชการ ของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ก็สามารถลงทะเบียนหรือสมัครเป็นสมาชิกได้กับคอมพิวเตอร์ที่เป็นอีเมลล์เซิร์ฟเวอร์ของจุฬา ฯ ได้

     2. อีเมลล์เซิร์ฟเวอร์ของ ISP ( Interner Service Provider - หน่วยงานที่ให้บริการอินเตอร์เน็ต ) เช่น KSC เป็นต้น ท่านสามารถสมัครหรือลงทะเบียนกับหน่วยงานประเภทนี้ได้ แต่ต้องเสียค่าสมาชิกให้แก่หน่วยงานประเภทนี้ด้วย

     3. อีเมลล์เซิร์ฟเวอร์ของหน่วยงานที่ให้บริการฟรี เป็นบริการฟรีที่เปิดโอกาสให้ผู้ที่สนใจสามารถเข้าไปลงทะเบียนหรือสมัครเป็นสมาชิกได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย เช่น hotmail เป็นต้น

     ภายหลังจากที่ท่านลงทะเบียนกับอีเมลล์เซิร์ฟเวอร์แล้ว ท่านก็สามารถใช้อีเมลล์ได้   ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการเขียนจดหมาย ส่งจดหมาย และรับจดหมาย มีอยู่หลายตัวด้วยกัน ยกตัวอย่างเช่น pine, Netscape, Outlook เป็นต้น ท่านจะเลือกใช้ซอฟต์แวร์ตัวไหนก็ได้แล้วแต่ความชอบใจของตัวท่านเอง ท่านไม่จำเป็นต้องรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์ด้านอีเมลล์ทุกตัว ท่านรู้เพียงตัวเดียวก็พอ

     ตัวจดหมายอิเลคทรอนิคส์แบ่งออกเป็นสองส่วนใหญ่คือ

1. Heading ส่วนนี้ใช้ระบุ E-mail address ของผู้รับจดหมาย และ Attachment (สิ่งที่ส่งมาด้วย)

2. Body ส่วนนี้เป็นส่วนที่เป็นเนื้อความจดหมาย

     อีเมลล์แอดเดรส์ของผู้รับจดหมายประกอบด้วยสองส่วนคือ ส่วนที่เป็นรหัสบัญชี( user account) ของผู้รับจดหมาย และส่วนที่เป็นชื่อของอีเมลล์เซิร์ฟเวอร์ของผู้รับ ทั้งสองส่วนนี้ถูกคั่นด้วยเครื่องหมาย @

     ตัวอย่าง E-mail address

[email protected] รหัสบัญชีคือ vapisit และอีเมลล์เซิร์ฟเวอร์คือ pioneer.chula.ac.th

[email protected] รหัสบัญชีคือ kpeter และอีเมลล์เซิร์ฟเวอร์คือ yahoo.com

attachment (สิ่งที่ส่งมากับอีเมล์)อาจเป็นไฟล์ประเภทไหนก็ได้ เช่น ไฟล์ที่เป็นข้อความล้วน ๆ (text) ไฟล์ที่ข้อมูลรูปภาพ กล่าวคือเป็นสื่ออะไรก็ได้

 

การเลือกใช้และการเรียกใช้

- การเช็ค e-mail หรือใช้งาน e-mail ที่ง่ายที่สุดหลังจากท่านสร้าง account e-mail เรียบร้อยแล้ว คือการเช็ค e-mail ผ่าน Web Mail เพราะท่านไม่ต้อง setup ค่าอะไรให้ยุ่งยาก สามารถใช้งานได้เลย และสามารถใช้ได้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่ต่ออินเตอร์เน็ตอยู่ ทำให้สะดวกมากขึ้นเมื่อท่านมีการเดินทางบ่อยๆ และต้องเช็ค e-mail จากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น

- การเข้าไปใช้งาน Web Mail ให้เข้าไปที่ control pannel หรือhttp://www.yourdomain.com/tmenu แล้วคลิ๊กที่ไอคอน "Web Mail" จะปรากฏไดอะล็อกให้ป้อนชื่อ e-mail และ password เพื่อเข้าไปอ่าน e-mail ดังแสดงในรูปข้างล่างนี้ เมื่อ Login เข้าไปได้แล้ว ท่านก็สามารถใช้งาน web mail ได้เลย ซึ่งการใช้งานส่วนใหญ่จะเหมือนกับโปรแกรม Outlook Express ของ Microsoft  อีเมล์แอดเดรส(E-mail Address) คือที่อยู่ในอินเตอร์เนทหรือที่อยู่ของตู้จดหมายของผู้ใช้อินเตอร์เนท

 

ส่วนประกอบของ E-mail Address

1. ชื่อบัญชีสมาชิกของผู้ใช้ (User Name)

2. เครื่องหมาย @ (at sign) อ่านว่า "แอท"

3. ที่อยู่ของอินเตอร์เนทเซิร์ฟเวอร์ที่เราสมัครเป็นสมาชิก (Domain Name)

4. รหัสบอกประเภทขององค์กรและประเทศ

รหัส ความหมาย องค์กร

.com Commercial กลุ่มธุรกิจการค้า

.edu,.ac Educational สถาบันการศึกษา

.org,.or Non-commercial Organizations องค์กรที่ไม่แสวงผลกำไร

.gov,go Government หน่วยงานรัฐบาล

.net Network หน่วยงานบริการเครือข่าย

.mil Military หน่วยงานทางทหาร

.us United States สหรัฐอเมริกา

.th Thailand ประเทศไทย

.jp Japan ประเทศญี่ปุ่น

 

ประโยชน์ของการใช้อีเมลล์

                1.ท่านสามารถส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์เมื่อไรก็ได้ตามที่ท่านต้องการ จะเป็นกลางคืนหรือกลางวันก็ได้

                2.จดหมายจะถึงมือผู้รับภายในเวลาอันรวดเร็ว อาจภายในไม่กี่นาที หรือภายในไม่กี่ชั่วโมง ไม่ว่าผู้รับจดหมายนั้นจะอยู่ใกล้หรือไกล

                3.ผู้รับจดหมายก็สามารถรับและเปิดอ่านจดหมายได้เมื่อไรก็ได้ตามที่เขาต้องการ

                4.ท่านสามารถส่งจดหมายไปยังผู้รับคนเดียว หลายคน หรือจำนวนมากเป็นร้อยคน เป็นพันคนได้ ซอฟต์แวร์ของอีเมล์ส่วนใหญ่จะมีวิธีช่วยให้ท่านเก็บรายชื่อพร้อมทั้งอีเมลล์แอดเดรสของผู้ที่ท่านต้องการส่งจดหมายไปหา และช่วยจัดเป็นกลุ่มด้วย ถ้าท่านส่งจดหมายไปยังกลุ่มก็หมายความว่าทุกคนในกลุ่มก็ได้รับจดหมายนั้น

                 5.ท่านสามารถเก็บจดหมายที่ได้รับ(จากเพื่อน ผู้ร่วมงาน หรือหัวหน้า)บางฉบับไว้ได้ ถ้าท่านเห็นว่าจดหมายนั้นมีความสำคัญ เช่น ไว้เตือนความจำว่ามีงานอะไรต้องทำ หรือ ได้ตกลงเรื่องอะไรไว้กับใครบ้าง

 

ปัญหาที่ท่านอาจพบในการใช้อีเมลล์

1.จดหมายหาย ปัญหานี้อาจเกิดได้จากหลายสาเหตุ เช่น ความผิดพลาดของคน ความผิดพลาดของซอฟต์แวร์ ความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์ เป็นต้น

2.จดหมายส่งไปผิด คือไปยังผู้รับผิดคน ปัญหานี้อาจเกิดการที่ระบุอีเมลล์แอดเดรสของผู้รับผิด