นปส.55 (16): เวทีนักพูด

กาลิเลโอ กล่าวว่า “เราไม่สามารถสอนผู้คนในเรื่องใดๆได้ เราทำได้เพียงช่วยให้เขาค้นพบมันด้วยตนเองเท่านั้น: You cannot teach a man anything, you can only help him discover it for himself”

เข้าสู่สัปดาห์ที่ 5 ของการฝึกอบรม ช่วงวันที่17-19 พฤษภาคม 2553 เรียนวิชาเทคนิคการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ โดยทีมงานบริษัทพีแอนด์พี คอนซัลแทนท์ จำกัด ใครสนใจติดต่อได้ที่ 02-362-5380-3 โปรแกรมทั้งสามวันนี้ มีวิทยากรมา 3 คนคืออาจารย์ถิระโรจน์ เหลืองจริยากุล อาจารย์ธิดารัตน์ เกตุแก้วและอาจารย์ไชยวัฒน์ เหลืองจริยากุล

วันจันทร์ที่ 17 พฤษภาคม 2553 เริ่มด้วยการบรรยายหลักการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพต่อด้วยการวางแผนและการเตรียมการนำเสนอ การใช้อวัจนะภาษาในการนำเสนออย่างได้ผลและบุคลิกภาพสำหรับผู้นำ และมีการมอบหมายให้แต่ละคนไปเตรียมการนำเสนอเพื่อนำเสนอในวันพรุ่งนี้ให้อาจารย์ช่วยวิพากษ์และแนะนำในสิ่งที่ควรปรับปรุงและจะมีการถ่ายวีดีโอเปิดให้ดูด้วย

การนำเสนอ เป็นการสื่อความหมายซึ่งอาจเป็นข้อมูล ความรู้ข่าวสาร รายงานหรือชข้อเสนอต่างๆไปยังผู้ฟังหรือกลุ่มผู้ฟังเพื่อให้เกิดความเข้าใจ สามารถโน้มน้าวให้เกิดความคิดเห็นคล้อยตามนำไปสู่การปฏิบัติหรือตัดสินใจ

การนำเสนอแบ่งออกได้เป็นหลายประเภท แตกต่างกันไปตามบทบาทหน้าที่ โอกาสและสถานการณ์ เช่น การนำเสนอนโยบาย การกล่าวรายงาน การนำเสนอแผน การขออนุมัติ การอภิปราย การแก้ปัญหา การอธิบายหรือชี้แจง การสาธิต การแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การเจรจา และการกล่าวในโอกาสต่างๆ

คนเราจะนำเสนอได้อย่างมีประสิทธิภาพจะต้องมีความมั่นใจในการนำเสนอ สื่อสารได้ชัดเจน ตรงประเด็น สามารถโน้มน้าวผู้ฟังให้คล้อยตามและปฏิบัติตาม และนำเสนออยู่ในกรอบเวลาที่กำหนด อาจารย์ธิดารัตน์กล่าวว่า สิ่งที่ผู้ฟังบ่นมากที่สุดเกี่ยวกับการนำเสนอ คือ ผู้พูดไม่สามารถนำเสนอตรงกับสิ่งที่ต้องการ การนำเสนอยาวเกินไป มีรายละเอียดหรือเทคนิคมาก การนำเสนอไม่เป็นไปตามขั้นตอน วกไปวนมา ผู้พูดไม่ได้เตรียมตัว ดูไม่น่าเชื่อถือ วิธีการนำเสนอน่าเบื่อ และเสียงเบา/ค่อย ไม่เร้าใจ

ปัจจัยสำคัญที่ทำให้การนำเสนอประสบความสำเร็จนั้น ผู้นำเสนอต้องรู้ความต้องการและมุมมองของผู้ฟัง (Perspective) ว่าเขาต้องการหรือสนใจอะไร พูดในสิ่งที่มีประโยชน์ต่อผู้ฟังและจำได้ สามารถทำให้ผู้ฟังปฏิบัติตามที่ต้องการ ต้องสามารถโน้มน้าวและชักชวนผู้ฟังได้ (Persuasion) อาจทำให้เกิดความเพลิดเพลิน ทำให้รู้สึกภาคภูมิใจ มีกำลังใจหรือพลังอำนาจ มองเห็นผลประโยชน์ สามารถปฏิบัติได้หรือมีเป้าประสงค์ชัดเจน และต้องทำให้เกิดการยอมรับและการรับรู้ของผู้ฟัง (Perception) โดยมีความถูกต้อง น่าเชื่อถือ มีความรู้ความสามารถ มีความมั่นใจ ความเอาใจใส่ดูแลและสามารถโน้มน้าวชักจูง

ปัญหาที่มักเกิดขึ้นกับผู้นำเสนอคือเตรียมตัวไม่พร้อม มีข้อมูลมากหรือน้อยเกินไป ไม่มั่นใจหัวข้อที่จะนำเสนอ ประหม่าตื่นเต้น นำเสนอวกวนจบไม่ลง ตอบคำถามไม่ตรงจุด เราจะรู้ได้ว่าเราประหม่าจากอาการต่อไปนี้คือสั่น หัวใจเต้นเร็ว เหงื่อออก พูดรัว พูดเร็ว เครียด ไม่ยิ้ม วิธีลดอาการประหม่าก็คือการยิ้มทั้งใจ แววตา สีหน้า การผ่อนคลายกล้ามเนื้อ การหายใจยาวๆลึกๆ การมีบันทึกช่วยจำ การเคลื่อนไหวหรือฟุตเวิร์ค และการให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม (Ice breaking)

อาจารย์ธิดารัตน์ พูดถึงองค์ประกอบสำคัญในการนำเสนอ 3 ปัจจัยคือการสื่อสารที่เป็นคำพูด การสื่อสารที่เป็นอวัจนะภาษา และการใช้สื่ออุปกรณ์ต่างๆ ในการพิจารณาความน่าเชื่อถือ (Believability) ในการนำเสนอวิจัยโดย Dr. Albert Meharbian สรุปได้ว่า ขึ้นอยู่กับคำพูด (Verbal) 7% น้ำเสียง (Vocal) 38% และ บุคลิกและภาพลักษณ์ (Visual) 55%

มีการอภิปรายเรื่องความน่าเชื่อถือกันพอสมควร บางคนในชั้นบอกว่าไม่น่าเป็นไปได้ โดยอ้างว่า กว่าจะเป็นความเชื่อ (Believe) ต้องผ่านการรับรู้และกาลเวลา แต่ผมคิดว่า ความน่าเชื่อถือได้ (Believability) คือเห็นแล้วฟังแล้วจะเชื่อมากน้อยแค่ไหน น่าฟังแค่ไหน เป็นคนละอย่างกับความเชื่อ (Believe) ของคน และเป็นคนละเรื่องกับความเชื่อถือได้ (Credibility) และความถูกต้องเป็นจริง (Validity) แต่ผมก็ไม่ได้ร่วมอภิปรายแต่อย่างใด

ขั้นตอนในการนำเสนอที่อาจารย์สอนเราประกอบไปด้วย 2 กระบวนการที่สำคัญคือการวางแผน ที่ต้องพิจารณา 4 ปัจจัยสำคัญ (The Four cornerstone) กับกฎ 3 ประเด็น (The Rule of Three) และการเตรียมการ ที่ต้องพิจารณาสถานที่และเวลา วิธีการและเทคนิคการนำเสนอ สื่ออุปกรณ์และเอกสารต่างๆและการฝึกซ้อม

4 ปัจจัยสำคัญในการวางแผนนำเสนอประกอบด้วย 1) การกำหนดวัตถุประสงค์สิ่งที่จะนำเสนอ เหตุผลที่ต้องนำเสนอ วิธีการและเวลาที่ใช้รวมทั้งความคิดเห็นของเรากับเรื่องที่นำเสนอ 2) รู้จักและเข้าใจผู้ฟัง 3) เนื้อหาข้อมูลที่จะนำเสนอ (เราหวังอะไรจากผู้ฟัง รายละเอียดข้อมูลสำคัญ ขั้นตอนแผนงานและระยะเวลา สรุปสาระสำคัญ) และ 4) ผลประโยชน์ที่ผู้ฟังจะได้รับ

ผมนั่งฟังบรรยายไปถึงตอนนี้แล้วก็รู้สึกว่าการรับรู้ของผมหายไปพักใหญ่ กลายเป็นว่าผมนั่งหลับไปอย่างไม่รู้ตัว ตื่นมาอีกทีก็ถึงเวลาพักกินข้าวกลางวันพอดี ทำให้ผมพลาดหัวข้อสำคัญที่จะต้องใช้ในการเตรียมการนำเสนอในวันพรุ่งนี้ไป นั่นคือเรื่องกฎ 3 ประเด็นของการนำเสนอและเรื่องอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการนำเสนอ ส่งผลให้ผมไม่ได้เตรียมการในการนำเสนออย่างดีพอ และอีกอย่าง ผมเป็นคนไม่ชอบเตรียมการนำเสนอ ชอบออกไปพูดสดๆเลย ซึ่งอาจเป็นการประมาทไปก็ได้เพราะเท่าที่ผมเคยไปบรรยายในหัวข้อต่างๆก็สามารถดึงความสนใจของผู้ฟังไว้ได้ไม่ว่าจะเป็นช่วงเช้าหรือบ่าย

กฎ 3 ประเด็นของการนำเสนอ ประกอบด้วย กล่าวนำ เนื้อเรื่อง (3 ประเด็นหลัก 3 ประเด็นรอง) และสรุป โดยการกล่าวนำเป็นขั้นตอนแรกที่จะกล่าวถึงวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ รวมไปถึงการแนะนำตนเอง วัตถุประสงค์และเหตุผลของการนำเสนอ ระยะเวลาในการนำเสนอ ขั้นตอนนี้เป็นการเตรียมความพร้อมให้กับผู้ฟังและต้องสามารถกระตุ้นความสนใจผู้ฟัง (สำคัญ ตื่นเต้น อยากฟัง)

เนื้อเรื่อง เป็นหัวใจสำคัญของการนำเสนอที่จะบอกเรื่องราวและรายละเอียดต่างๆ จะต้องสามารถทำให้ผู้ฟังเข้าใจ สามารถโน้มน้าวให้เกิดความคิดคล้อยตามและสนใจติดตามการนำเสนอตลอดเวลา (สำคัญ สนใจ เข้าใจ จำได้)

การสรุป เป็นขั้นตอนต่อจากที่เรานำเสนอข้อมูลรายละเอียดเรื่องราวต่างๆจนหมดแล้ว เราจะต้องสรุปเนื้อหาสาระสำคัญๆที่จะนำไปสู่การปฏิบัติหรืออนุมัติ ที่สำคัญจะต้องโน้มน้าว ชักจูง ทำให้เกิดแรงบันดาลใจ (สำคัญ โน้มน้าว และตกลงที่จะปฏิบัติตาม)

วันอังคารที่ 18 พฤษภาคม 2553 แบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม กลุ่ม 1 เลขคี่อยู่กับอาจารย์ธิดารัตน์ กลุ่ม 2 เลขคู่อยู่กับอาจารย์ไชยวัฒน์ ผมไปอยู่กลุ่มที่สอง เป็นการนำเสนอด้วยการพูดเรื่องที่แต่ละคนเตรียมมาคนละ 10 นาที มีการถ่ายวีดีโอไว้ให้ดูประกอบการวิพากษ์วิจารณ์ของอาจารย์ด้วยและอาจารย์ทั้งสองกลุ่มจะเลือกคนที่นำเสนอได้ดีที่สุดกลุ่มละ 2 คน มาประกวดการนำเสนอพร้อมสื่อในวันพรุ่งนี้ อย่างที่เกริ่นไว้แล้ว ด้วยความประมาท ความขี้เกียจเตรียมการและการเผลอหลับในห้องเรียนทำให้พลาดหลักการสำคัญในการนำเสนอไป

ผมนำเสนอเป็นคนที่ 3 เรื่องสร้างสุขคนตาก ก่อนนำเสนอผมลองร่างเนื้อหาคร่าวๆในใจ ผมใช้เวลาราว 10 นาที รู้สึกว่าตัวเองพูดฝืดๆ ไม่ค่อยยิ้ม เกร็งๆ แม้จะเสียงดังฟังชัดดีก็ตาม ไม่มีการเขียนกระดาษโน้ต และการต้องถือไมโครโฟนมือซ้าย ทำให้รู้สึกไม่ถนัด การพยายามจะเดินฟุตเวิร์คทำให้ขาดความคุ้นเคย การมองผู้ฟังก็เป็นการมองผ่านๆเหมือนไม่ได้สบตากันจริง ขาดการทำให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม สรุปว่าผมนำเสนอได้ไม่ดีเท่าไหร่ หลังการนำเสนอจนครบทุกคนแล้วอาจารย์ก็ได้คัดเลือก ดร.พีรพงศ์ กับ คุณพีรพลเป็นตัวแทนกลุ่มเพราะทั้งสองคนนำเสนอได้ดีที่สุดและเป็นไปตามหลักการกฎ 3 ประเด็นมากที่สุด

ผมกลับมาอ่านเอกสารทบทวน ลำดับการนำเสนอตามกฎ 3 ประเด็น ซึ่งเรียงลำดับการนำเสนอไว้ดังนี้ ทักทาย/สวัสดี แนะนำตัว ขอบคุณ บอกหัวข้อและวัตถุประสงค์ (Ice breaking) ประเด็นหลัก (1-3) ลงรายละเอียดประเด็นรองในแต่ละประเด็นหลัก (1-3) ประโยชน์ที่ผู้ฟังได้รับ สรุป ถาม-ตอบ ข้อคิดสุดท้าย และขอบคุณ-สวัสดี

ในระหว่างการนำเสนอต้องรู้จักใช้อวัจนะภาษาประกอบด้วย ให้หลีกเลี่ยงการจ้อง/การอ่าน/การมองเป็นรูปสามเหลี่ยม ให้มองตรงไปยังผู้ฟัง มองผู้ฟังไปรอบๆเหมือนกำลังพูดกับผู้ฟัง ทำให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมและมีความเชื่อมั่น แต่ถ้าไม่อยากสบสายตาให้มองที่หน้าผาก ให้ถือไมโครโฟนไว้มือซ้าย ยิ้มบ่อยๆ แสดงสีหน้ามั่นใจไม่เครียดหรือกังวล วางมือไว้ด้านข้างลำตัว อย่าใช้ท่าทางที่มากเกินไป หลีกเลี่ยงการวางมือในตำแหน่งที่ไม่จำเป็น อย่าแสดงท่าทางที่ไม่เป็นธรรมชาติ พยายามค้นหาท่าทางที่ไม่ดีของตัวเอง พยายามคิดถึงเรื่องสนุกๆ หลีกเลี่ยงการใช้นิ้วชี้ชี้ไปที่ผู้ฟังหรือแสดงอากัปกิริยาไม่สุภาพ อย่าใช้มือล้วงกระเป๋า

การยืน ยืนให้สง่า ยืนในตำแหน่งที่พร้อม หลีกเลี่ยงการยืนบิดตัว ยืนเอียง หมุนไปมา เดินเข้าหาผู้ฟังบ้าง เดินและเคลื่อนไหวอย่างหนักแน่น มั่นใจ ไม่วอกแวก การพูดและน้ำเสียงให้หลีกเลี่ยงการพูดระดับเสียงเดียวหรือเสียงต่ำเกินไป ไม่พูดค่อยจนฟังไม่ได้ยินหรือดังเกินไปจนแสบแก้วหู อย่าพูดเร็วจนผู้ฟังตามไม่ทันหรือพูดช้าจนน่าง่วงนอน หยุดหรือเงียบแทนคำ “อือๆ อาๆ” หรือคำที่ใช้ซ้ำซาก เช่น ครับผม นะครับ นะคะ การหยุดหรือเงียบใช้เวลา 2-3 วินาที หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะที่ผู้ฟังไม่เข้าใจและใช้คำพูดตรงประเด็น สั้นๆและเข้าใจง่าย

วันพุธที่ 19 พฤษภาคม 2553 เป็นการประกวดตัวอย่างการพูดและนำเสนอประกอบสื่อโดยพี่พีรพงศ์ พี่พีรพน พี่อุกฤษฎ์และพี่อ้อย (อารยา) ผมฟังแล้วทั้ง 4 คนก็นำเสนอได้ดีทุกคน ตัดสินได้ยากว่าใครเด่นกว่าใคร ผลสรุปการให้คะแนนแล้วพี่อ้อยได้รางวัลชนะเลิศ

ช่วงบ่ายอาจารย์ถิระโรจน์มาช่วยสรุปประเด็นสำคัญๆเกี่ยวกับการนำเสนอที่ประสบความสำเร็จคือภาพลักษณ์ บุคลิกภาพและความศรัทธา ข้อมูลถูกต้องเป็นประโยชน์และถูกกาลเทศะ พูดตรงประเด็นและกระชับ การใช้อวัจนะภาษาและสื่อช่วยสนับสนุนการนำเสนอ และให้เกียรติผู้ฟังและการให้มีส่วนร่วม

นอกจากนี้ต้องนำเสนอโดยให้ผู้ฟังเป็นศูนย์กลาง รู้ลักษณะสไตล์การตัดสินใจของบุคคล (เน้นผลลัพธ์ เน้นการแสดงออกความคิด เน้นข้อมูลจริง เน้นความสัมพันธ์) ผมลองประเมินตนเองพบว่า สไตล์หลักเป็นแบบเน้นผลลัพธ์ สไตล์รองเป็นแบบเน้นความคิด มีค่าความยืดหยุ่นของสไตล์ 72 (ถ้าน้อยกว่า 70 จะปรับตัวยืดหยุ่นได้น้อย) และผู้นำเสนอต้องเตรียมการเผชิญกับสถานการณ์ต่างๆจากผู้ฟัง (เบื่อ อคติ ท้าทาย ชอบถามตลอด ก่อกวน ต่อต้าน ถามยากหรือถามนอกเรื่อง)

อาจารย์เสริมเรื่องขั้นตอนในการโน้มน้าวผู้ฟัง (AIDDA) คือตั้งใจ (Attention) สนใจ (Interest) อยากได้ (Desire) ตัดสินใจ (Decision) และปฏิบัติตาม (Action) ยิ่งเราสามารถสื่อสารได้ตรงกับความชอบในการรับรู้ของผู้ฟัง (เห็น ฟัง สัมผัส) การสื่อสารนั้นมีโอกาสประสบผลสำเร็จได้มาก ระดับของการฟังแบ่งได้ 6 ระดับคือไม่ฟัง แกล้งทำเป็นฟัง เลือกฟัง ฟังอย่างตั้งใจ ฟังอย่างเข้าอกเข้าใจ และฟังอย่างเห็นอกเห็นใจ เราต้องทำให้เขาฟังถึงระดับ 4 จึงจะเกิดการฟังอย่างเข้าใจได้

ปิดท้ายด้วยคำพูดของกาลิเลโอที่ว่า “เราไม่สามารถสอนผู้คนในเรื่องใดๆได้ เราทำได้เพียงช่วยให้เขาค้นพบมันด้วยตนเองเท่านั้น: You cannot teach a man anything, you can only help him discover it for himself”

มีข้อมูลที่น่าสนใจว่า ทุกๆ 10 วินาที ผู้ฟังอาจจะฟังคุณอย่างตั้งใจเพียง 3 วินาที ส่วนอีก 7 วินาทีจะหันไปคิดเรื่องอื่น ถ้าการพูดของเราไม่สามารถดึงดูดความสนใจของเขา เราสามารถพูดได้เฉลี่ยนาทีละ 100-120 คำ สามารถอ่านและคิดได้นาทีละ 800 คำ และฟังได้นาทีละ 400 คำ Malcolm Knowles กล่าวไว้ว่า คนที่เรียนรู้จากการอ่านหรือฟังเพียงอย่างเดียวจะลืม 50% ของเนื้อหาภายใน 48 ชั่วโมงและจะลืมมากขึ้นอีก 25% ภายใน 2 สัปดาห์