กิจกรรม 5 ส

กิจกรรม 5 ส
          กิจกรรม 5 ส เป็นรากฐานสำคัญของการพัฒนาทรัพยากรบุคคล จะมุ่งการพัฒนาคนในองค์การ คือ มุ่งให้พวกเขาพัฒนาตนเองก่อนเป็นอันดับแรก คือฝึกให้รู้จักจัดระเบียบให้กับตนเอง โดยพื้นฐาน กิจกรรม 5 ส จะพูดถึงการปรับพฤติกรรมแบบง่ายๆ การปรับพฤติกรรมดังกล่าว แบ่งเป็น 5 เรื่องใหญ่ๆ คือ
          - การแยกแยะสิ่งของต่างๆ ให้ชัดเจน คือ "สะสาง"
          - การจัดหมวดหมู่สิ่งของให้ง่ายต่อการใช้ คือ "สะดวก"
          - การรักษาความ "สะอาด" สิ่งของเครื่องใช้ของตนเองอย่างทั่วถึง
          - หมั่นทำ 3 ประการแรก โดยยึดหลัก "สุขลักษณะ" เป็นสำคัญ
          - ทำกิจกรรมทั้งหมดอย่างต่อเนื่องจนเคยชิน กลายเป็นการ "สร้างนิสัย" ให้มีระเบียบวินัย

ความหมายของกิจกรรม 5 ส
          มีนักวิชาการหลายท่านได้นิยามความหมายของ 5 ส ไว้ สรุปได้ดังนี้
          กิจกรรม 5 ส คือ กิจกรรมแห่งการสร้างวินัย สร้างระเบียบชีวิต นิสัยความรับผิดชอบ และนิสัยที่เอื้อให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง ว่าเป็นรากฐานของทั้งการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์เอง และเป็นรากฐานที่จะนำไปสู่การปรับปรุงเพิ่มผลผลิตและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
          กิจกรรม 5 ส คือ การสร้าง "นิสัย" นิสัยของความมีระเบียบ นิสัยความรับผิดชอบต่อตนเอง และนิสัยที่เอื้อให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อเสริมสร้างคนให้มีคุณภาพไปเกื้อหนุนองค์การ
          สรุป ความหมายของกิจกรรม 5 ส คือ การจัดระเบียบภายในองค์การอย่างสร้างสรรค์ให้ทุกคนรู้จักตัวเอง ดูแลรับผิดชอบตัวเอง อันจะนำไปสู่ความเข้มแข็งขององค์การในภาพรวม

วัตถุประสงค์ของ 5 ส
          1.   5 ส ถูกคิดค้นขึ้นมาเพื่อปูพื้นฐานในการปรับปรุงและสร้างคุณภาพให้เกิดกับงานต่าง ๆ ในองค์การ โดยการยึดหลักที่ให้พนักงานในองค์กรทุกคนเริ่มพัฒนาเรื่องใกล้ตัวที่สุด คือสิ่งของรอบ ๆ ตัว ในสถานประกอบการ
          2.   5 ส เป็นการปลูกฝังให้บุคลากรในองค์การมีวินัยในตนเอง และละเอียดรอบคอบ ไม่มองข้ามขั้นตอนเล็กน้อยในการจัดการสถานประกอบการรวมไปถึงสภาพแวดล้อมในการทำงาน
          เนื่องจากการเริ่มต้นของกิจกรรม 5 ส มีพื้นฐานอยู่ที่การเน้นประสิทธิภาพในการผลิต โดยการพัฒนาปัจจัยการผลิตนั้น จะมุ่งพัฒนาองค์ประกอบหลักที่สำคัญ ดังนี้
          1. คุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่ดีต่อลูกค้า และงานที่ทำได้อย่างถูกต้อง
          2. ต้นทุนในการผลิต คือถ้าจะเสียต้องสูญเสียในสิ่งที่จำเป็นต้องเสียเท่านั้น
          3. การจัดส่ง ต้องถูกต้องทั้งจำนวน เวลา และสถานที่ รวมถึงถูกต้องตามที่ลูกค้าต้องการ
          4. ความปลอดภัยต่อผู้ปฏิบัติงานและลูกค้า
          5. ขวัญและกำลังใจของพนักงานให้เกิดความมุ่งมั่นที่จะสร้างผลงาน

จุดกำเนิด 5 ส
          5 ส เริ่มขึ้นครั้งแรกโดยสันนิษฐานว่ามีมาตั้งแต่โบราณกาลแล้ว เพราะเรื่องการปลูกฝังระเบียบวินัยเป็นสิ่งที่มนุษย์ให้ความสำคัญเสมอมา ซึ่งจุดเริ่มต้นของ 5 ส น่าจะมาจากทางตะวันตกก่อน แต่ที่เริ่มนำมาใช้อย่างชัดเจน คือ ในประเทศญี่ปุ่น โดยชาวญี่ปุ่นได้ปรับเปลี่ยนแนวคิดของทางตะวันตกในเรื่องสร้างระเบียบวินัย และการเพิ่มผลผลิตให้มีความเหมาะสมกับวัฒนธรรมที่มีลักษณะเฉพาะมากยิ่งขึ้น
          การเกิด 5 ส ในญี่ปุ่นไม่ได้เกิดเป็น 5 ส ในรูปแบบที่ชัดเจน แต่พัฒนามาจากแนวคิดในเรื่องการควบคุมคุณภาพ (Quality Control : QC) กล่าวคือ หลังจากที่ญี่ปุ่นแพ้สงครามโลกครั้งที่ 2 กองกำลังฝ่ายสัมพันธมิตรโดยการนำของสหรัฐอเมริกาที่เข้ายึดครองญี่ปุ่น ได้เรียกร้องให้มีการรักษาคุณภาพของชิ้นส่วนอุปกรณ์โทรคมนาคมในประเทศญี่ปุ่น เพราะขณะนั้นสินค้าของญี่ปุ่นด้อยคุณภาพมาก
          การทำ 5 ส ปรากฏให้เห็นในช่วงที่การควบคุมคุณภาพมีการพัฒนารูปแบบ กล่าวคือ หน่วยงานต่าง ๆ ต้องการแนวทางพื้นฐานที่เป็นเหมือนแรงผลักให้ผู้ปฏิบัติงาน และสภาพแวดล้อมในการทำงานเอื้อประโยชน์ต่อกระบวนการผลิตมากที่สุดโดยการควบคุมคุณภาพเป็นหลักการที่มุ่งควบคุมที่ตัววัตถุมากกว่าดังนั้นจึงมีผู้คิดค้นหลักการง่าย ๆ จะมาสนับสนุนกิจกรรม QC รวมไปถึงกิจกรรมอื่น ๆ โดยกิจกรรมที่จะต้องมารองรับนี้จะต้องเป็นกิจกรรม "รากฐาน" ที่มุ่งไปที่ตัวคนและสภาพแวดล้อม ซึ่งหลักการนั้นก็คือหลัก 5 ส ที่ทางญี่ปุ่นเรียกว่า 5 S นั่นเอง

การเข้ามาสู่ประเทศไทยของ 5 ส

          สำหรับประเทศไทยนั้น บริษัทเอ็นเอชเค สปริง (ประเทศไทย) จำกัด เป็นแห่งแรกที่นำกิจกรรม5 ส มาใช้ในปี พ.ศ. 2522 โดยตอนนั้นเรียกกันว่า 5 S ในครั้งแรกนั้น Mr. Shigemi Morita ประธานกรรมการบริษัทได้นำมาใช้เฉพาะ 3 ส แรกเพื่อเป็นพื้นฐานในการบริหารบริษัท จากนั้นในปี พ.ศ. 2524 จึงประกาศใช้5 ส เป็นนโยบายในการบริหารงาน โดยให้ระดับผู้จัดการเป็นแกนนำ และสร้างความเข้าใจในกิจกรรม 5 ส ให้แก่บรรดาพนักงานทั่ว ๆ ไป
          จากนั้นในช่วงปี พ.ศ. 2526 บริษัทคูโบตา อุตสาหกรรม จำกัด (กลุ่มบริษัทในเครือซีเมนต์ไทย)ได้นำ 5 ส มาดำเนินการในโรงงาน และเผยแพร่ความรู้นี้ให้แก่บริษัทที่สนใจ ทั้งบริษัทในเครือซีเมนต์ไทยและจากภายนอก ต่อมาวิศวกรและเจ้าหน้าที่ของบริษัทในเครือซีเมนต์ไทยได้ประชุมปรึกษาและได้บัญญัติศัพท์ โดยแปลงความหมายของคำว่า 5 S เดิมในภาษาญี่ปุ่นมาเป็นภาษาไทยให้สอดคล้องเสียงกันกับ 5 S และได้เผยแพร่กิจกรรม 5 ส ไปยังบริษัทอื่น ๆ
          แนวคิดกิจกรรม 5 ส ประกอบด้วย
         1. สะสาง (Seiri)
         2. สะดวก (Seiton)
         3. สะอาด (Seiso)
         4. สุขลักษณะ (Seikesu)
         5. สร้างนิสัย (Shitsuke)
          3 ส แรก เป็นขั้นตอนการกระทำที่ส่งผลต่อวัตถุที่เราได้เข้าไปจัดการ ส่วน 2 ส หลัง เป็นผลพวงจากการกระทำของ 3 ตัวแรก แล้วเกิดประโยชน์ต่อผู้กระทำกิจกรรม 5 ส ซึ่งมีรายละเอียดสรุปได้ดังนี้

"ส" แรก ให้สะสาง (Seiri) ของที่ใช้ได้กับใช้ไม่ได้
          ความหมายของการ "สะสาง" คือแยกให้ชัด ให้เป็นหมวดหมู่ อันจะทำให้การทำงานหรือหยิบสิ่งจำเป็นมาใช้ได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น รวมถึงเกิดประโยชน์แฝง ที่มาจากการสะสาง คือ การมีพื้นที่ว่างที่จะนำมาใช้ประโยชน์ในการเก็บของอื่นๆ ส่วนของที่ไม่ต้องการ ต้องทิ้งไป หรือนำกลับคืนมาใช้ซ้ำ (Recycle) ก็เป็นอีกทางหนึ่งที่จะก่อประโยชน์ได้

จุดสำคัญของขั้นตอนการสะสาง
          1. ผู้บริหารต้องกำหนดนโยบายให้ชัดเจนว่าอะไรคือของที่ไม่ต้องการ เพราะสิ่งสำคัญของการสะสางคือ การแยกของที่ต้องการและไม่ต้องการออกจากกัน
          2. การแลกเปลี่ยนความคิดระหว่างผู้บริหารและพนักงาน เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การที่ผู้บริหารลงไปสัมผัสและเข้าไปตรวจสภาพความเป็นจริงเพื่อรับทราบว่า ที่ผู้บริหารคิดว่าไม่ต้องการนั้น พนักงานอาจเห็นเป็นสิ่งจำเป็น หรือผู้บริหารอยากเก็บไว้ แต่พนักงานอาจมองว่าเกินความจำเป็น และผลที่ได้ตามมาคือ จะสามารถกำหนดหรือวางแนวทางต่อไป

ประโยชน์ที่ได้รับจากการสะสาง
        1. สามารถทราบจำนวนของที่ยังใช้ได้ว่าเหลืออยู่จำนวนเท่าใด
        2. มีพื้นที่ว่างเพิ่มมากขึ้นในการเก็บของที่ยังใช้ได้ และยังเป็นการประหยัดอีกด้วย
        3. ไม่ก่อให้เกิดข้อผิดพลาดในการทำงานและการหยิบใช้ของ

"ส" ที่ 2 คือ สะดวก (Seiton) หยิบก็ง่าย หายก็รู้ ดูก็งามตา
          ขั้นตอน "สะดวก" ที่สำคัญคือ การนำของออกมาใช้ได้ง่าย วิธีปฏิบัติโดยพื้นฐานจะประกอบไปด้วย
          1. จัดแยกของที่ใช้งานออกเป็นประเภทต่าง ๆ
          2. เมื่อแยกประเภทแล้วให้จัดเก็บให้เป็นระเบียบ
          3. ติดป้ายว่าเป็นประเภทใด ทั้งนี้อาจรวมถึงคุณสมบัติ น้ำหนัก และวันหมดอายุการใช้งาน อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญของขั้นตอน "สะดวก" คือ การทำแผนผังรวมสำหรับกำหนดแนวทางในการจัดวาง ซึ่งจะแสดงสถานที่วางสิ่งของหรือเครื่องมือ การทำขั้นตอนสะดวกก็จะส่งผลในแง่คุณภาพ ประสิทธิภาพ และความปลอดภัยได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

"ส" ที่ 3 คือ สะอาด (Seiso) เพื่อความพร้อมในการทำงาน
          ขั้นตอนนี้สืบเนื่องมาจากเมื่อทำการสะสางแล้ว แบ่งแยกเพื่อความสะดวกแล้วตรงนี้จะง่ายในการนำมาทำความสะอาด อาจมีคำถามว่าทำไมต้องทำความสะอาดด้วย ในเมื่อสะสางจนเกิดความสะดวกในการใช้สอยแล้ว จุดสำคัญในขั้นตอนการสะสางคือความสะอาดที่เกิดขึ้นตามมานั้น จะทำให้สถานที่ทำงานน่าอยู่ น่าทำงาน และมีผลอย่างมากในการให้ผู้ทำงานอยู่ในสถานที่นั้น สภาพแวดล้อมสะอาด จิตใจของคนที่ทำงานอยู่ก็ปลอดโปร่ง สดชื่น และกระตือรือร้นที่จะปฏิบัติหน้าที่อย่างเต็มกำลัง
          นอกจากนี้ความสำคัญของการทำความสะอาดที่เกิดขึ้นตามมาก็คือเป็นการตรวจสอบเครื่องมือและอุปกรณ์ต่าง ๆ ทำให้รู้ถึงข้อบกพร่องที่มีอยู่ ซึ่งปกติข้อบกพร่องเหล่านี้มักจะถูกมองผ่านไป

แนวทางปฏิบัติของขั้นตอนการทำความสะอาด

1. ปัด กวาด และเช็ดถูทุกวัน
2. มุ่งแก้ปัญหาในเรื่องฝุ่นผง ซึ่งเป็นต้นตอของการเสื่อมสภาพของวัสดุอุปกรณ์หลายประเภท
3. ยึดมั่นเสมอว่าต้องทำ ส สะอาด อย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง

ประโยชน์ของการรักษาความสะอาด
          1. กับคน คือ ความปลอดภัย ความสดชื่น และความกระตือรือร้นที่จะปฏิบัติหน้าที่
          2. กับเครื่องจักร คือ ความเที่ยงตรง ยืออายุการใช้งาน และป้องกันสภาพแวดล้อมเป็นพิษ
          3. กับผลิตภัณฑ์ คือ ช่วยขจัดฝุ่น และป้องกันปัญหาสนิม เพิ่มคุณค่าในการใช้งานและสร้างความน่าเชื่อถือ ความพีงพอใจให้แก่ลูกค้า

"ส" ที่ 4 คือถูกสุขลักษณะ (Seiketsu) เพื่อความแจ่มใส สุขกายสุขใจ
           "ส" สุขลักษณะ เป็นผลพวงมาจากการทำ 3 ส ที่ผ่านมา สุขลักษณะที่ดีของพนักงานก็เกิดขึ้น การหมั่นรักษา 3 ส ดังกล่าวมาแล้วอย่างสม่ำเสมอ "ส" ที่ 4 จึงเป็นเรื่องของนิสัยเป็นหลัก เรื่องของสุขลักษณะนั้นเป็นเรื่องที่มุ่งเน้นพฤติกรรมของคนเป็นหลัก โดยที่ทุกคนจะต้องช่วยกันสร้างที่ทำงานให้มีสภาพและบรรยากาศที่มีลักษณะก่อให้เกิดความสุขทั้งกายและใจ ปราศจากสิ่งและเสียงรบกวนต่าง ๆ อันมีผลต่อสมาธิในการทำงานซึ่งจะมีผลต่อประสาททั้ง 3 คือ หู ตา จมูก
          สรุป จุดสำคัญที่สุดของการรักษาสุขลักษณะในที่ทำงานนั้น ต้องเกิดจากความร่วมมือของทุก ๆ ฝ่าย ตั้งแต่ผู้บริหารสูงสุด ไปจนถึงระดับล่าง ที่จะต้องช่วยกันปฏิบัติก็คือ การทำสะสาง สะดวก และสะอาดอยู่เป็นนิจ รวมถึงการหาแนวทางปรับปรุงวิธีปฏิบัติ 3 ส แรกอยู่เสมอ

"ส" ที่ 5 สร้างนิสัย (Shitsuke) ให้รักที่จะทำ 5 ส
          "ส" ที่ 5 นี้มุ่งไปที่การสร้างระเบียบวินัย สร้างนิสัยที่ดีให้เกิดขึ้น เป็นขั้นตอนสุดท้ายในการทำ 5 ส เป้าหมายสำคัญของขั้นตอนนี้คือ ให้ผู้ปฏิบัติรักที่จะทำกิจกรรม 5 ส อย่างเต็มที่
          เรื่องการสร้างนิสัย เป็นเรื่องศิลปะเฉพาะตัวของแต่ละบุคคล บางคนก็สร้างง่าย บางคนก็สร้างยาก ในการสร้างพนักงานให้เป็นคนมีระเบียบวินัยนั้น จะต้องทำการฝึกอบรมพนักงานให้มีความรู้ ความเข้าใจ ต่อกฎระเบียบ มาตรฐานการทำงานต่าง ๆ เพื่อให้สามารถปฏิบัติจนเป็นนิสัย
จุดสำคัญของขั้นตอนการสร้างนิสัย คือ
          1. การสร้างนิสัยเป็นเรื่องสำคัญ ซึ่งจะช่วยพัฒนาคน พัฒนางาน การปฏิบัติขั้นตอนสะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ จนกลายเป็นเรื่องติดตัวและการปฏิบัติเป็นประจำโดยไม่มีใครบังคับ
          2. หน่วยงานต้องตอกย้ำเรื่องนี้อยู่เสมอและให้มีความต่อเนื่องในกิจกรรม
          3. ควรมีการประชุมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นของระดับต่าง ๆ เพื่อหาแนวทางและพูดคุยถึงปัญหาที่เกิดขึ้น อันจะนำไปสู่การกำหนดเทคนิควิธีที่เหมาะสมกับแต่ละหน่วยงานมากที่สุด

การนำ 5 ส ไปประยุกต์ใช้
          ด้วยเหตุที่ทรัพยากรมีอยู่อย่างจำกัด ในขณะที่การเรียนรู้และการพัฒนาของคนนั้นดำเนินไปอย่างไม่รู้จบ หนทางหนึ่งในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง คือ วิธีการเพิ่มผลผลิต(Productivity) ซึ่งมี 5ส เป็นกิจกรรมพื้นฐาน เข้ามาเป็นเทคนิคในการพัฒนาคุณภาพคนและคุณภาพงาน (วิเศษ จูภิบาล. 2542 : คำนำ) ทั้งนี้อาจกล่าวได้ว่าสำหรับองค์การธุรกิจแล้ว 5 ส เป็นบันไดสู่กิจกรรมเพิ่มผลผลิตอื่น ๆ เนื่องจากการเริ่มต้นของกิจกรรม 5 ส มีพื้นฐานอยู่ที่การเน้นประสิทธิภาพในการผลิต โดยการพัฒนาปัจจัยการผลิตนั้นจะมุ่งพัฒนาองค์ประกอบหลัก ๆ ซึ่งสามารถนำ 5 ส ไปประยุกต์ใช้ได้ดี โดยพื้นฐานแล้ว การนำกิจกรรม 5 ส ไปประยุกต์ใช้แต่ละองค์การนั้นไม่ได้มีความแตกต่างจากหลักการทั่วไปมากนักคือยังยึดหลัก สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ สร้างนิสัย เพียงแต่ทุกองค์การต้องเข้าใจธรรมชาติ และวัฒนธรรมของตน และนำ 5 ส มาประยุกต์ใช้ได้อย่างเหมาะสม กระบวนการพื้นฐานของการทำ 5 ส ให้ประสบความสำเร็จ ประกอบด้วย

ต้องประกาศเป็นนโยบายขององค์การ
           5 ส เป็นกิจกรรมที่ต้องอาศัยความเป็นหนึ่งเดียวของพนักงาน ต้องชี้แจงให้พนักงานให้เข้าใจถึงกิจกรรม 5 ส ว่าไม่ใช่เป็นเสริม แต่ให้ถือเป็นกิจกรรมหลัก ทั้งนี้เพื่อเป็นระเบียบนำไปสู่ความสำเร็จ ก่อนจะเริ่มทำ 5 ส ต้องสร้าง "ความสำคัญ" ขึ้นมาให้ได้ คือต้องเป็นกิจกรรมที่ดูหนักแน่นจริงจังในความรู้สึกของพนักงาน และมีผลได้ผลเสียกับทุกคน
          การที่จะดำเนินกิจกรรม 5 ส ให้เป็นไปอย่างราบรื่นและต่อเนื่อง ผู้บริหารต้องผลักดันให้กิจกรรมเข้าไปฝังรากอยู่ในหน่วยงานให้ได้ ซึ่งแน่นอนต้องมีการตั้งกลุ่มคนสักกลุ่มหนึ่งขึ้นมาดูแลและติดตามผล คือควรมีคณะกรรมการ 5 ส ขึ้นมา และการที่หน่วยงานใดนำกิจกรรม 5 ส ไปประกาศเป็นนโยบาย ก็เท่ากับได้เน้นว่าให้พนักงานทุกคน ทุกระดับต้องเห็นความสำคัญและการสนับสนุนกิจกรรมนี้ ดังนั้น ผู้บริหารในหน่วยงานต้องเป็นแกนนำ เพื่อให้พนักงานทั้งหมดรวมพลังกัน ร่วมแรงร่วมใจกัน ดำเนินกิจกรรมอย่างต่อเนื่อง และมีจุดยืนที่แน่ชัด

ต้องให้ความรู้แก่พนักงานทุกระดับ
          ส่วนหนึ่งของความสำเร็จในการนำ 5 ส มาใช้ในองค์การคือ บุคคลากรทุกคนในองค์การจะต้องมีความรู้ในเรื่อง 5 ส เป็นอย่างดี ให้เกิดความเป็นหนึ่งเดียวในการทำแล้ว ความเข้าใจในเรื่อง 5 ส จะต้องถูกต้องตามหลักเกณฑ์ด้วย การอบรมหรือให้ความรู้แก่พนักงานจึงเป็นขั้นตอนหนึ่งที่มีความจำเป็นในการประกอบกิจกรรม
          ในการอบรมและพัฒนาพนักงาน นอกจากจะจัดอบรมเป็นกลุ่มมีวิทยากรมาบรรยายแล้วอาจทำได้โดยการนำพนักงานเข้าเยี่ยมหน่วยงานอื่นที่ได้ดำเนินกิจกรรม 5 ส มาก่อนหน้านี้แล้ว ซึ่งจุดนี้จะเป็นตัวชี้แนะพนักงานบางคนที่ยังไม่เข้าใจถึงขั้นตอนการดำเนินงานที่ได้รับฟังมา หากมีใครไม่เข้าใน ก็ต้องมีสักคน เช่น หัวหน้างาน ซึ่งพร้อมที่จะให้คำแนะนำคำปรึกษาแก่พวกเขา รวมไปถึงต้องสร้างความเข้าใจ
เกี่ยวกับ 5 ส ที่ถูกต้องและเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันทั้งหน่วยงานได้ด้วย

ทำโปสเตอร์เพื่อประชาสัมพันธ์
          โปสเตอร์ที่จัดทำขึ้นต้องสื่อความหมายและผลดีของการทำ 5 ส ได้อย่าถูกต้อง ไม่สร้างความสับสนในเป้าหมาย ขณะเดียวกันก็ต้องมีความดึงดูดใจเชิญชวนให้อ่าน แบะต้องง่ายต่อการจดจำ นอกจากนี้ การจัดให้มีการประกวดโปสเตอร์ 5 ส ในหน่วยงานก็เป็นทางเลือกที่ดีทางหนึ่ง ที่จะช่วยสร้างความเข้าใจในกิจกรรม 5 ส และถือเป็นการประชาสัมพันธ์งานไปในตัว

จัดตั้งคณะกรรมการกลางเพื่อดำเนินกิจกรรม
          กรรมการกลางในที่นี้มีหน้าที่หลักคือ กำหนดแผนปฏิบัติการหลัก เพื่อให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน มีการติดตามเพื่อประเมินผลการปฏิบัติ ตลอดจนประสานงานติดต่อในการอบรมให้ความรู้กับพนักงานและแก้ปัญหาหากเกิดขึ้นในการปฏิบัติ คณะกรรมการดังกล่าวย่อมมีความสำคัญและเป็นกลไกหนึ่งที่สามารถนำกิจกรรม 5 ส ในองค์การนั้น ๆ สู่ผลสำเร็จได้ในที่สุด "คณะกรรมการกลาง" หรืออาจเรียกว่าคณะกรรมการตรวจพื้นที่ 5 ส มีหน้าที่หลัก ๆ คือ
          1. ตรวจให้คะแนนและตัดสิน
          2. ให้คำปรึกษาและความรู้เรื่อง 5 ส
          3. ให้คำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษร
          4. อธิบายแนวทางการตรวจ การประเมินผล การให้คะแนนแก่พนักงาน
          5. ส่งเสริมกิจกรรม 5 ส ร่วมกับกิจกรรมเพิ่มผลผลิตอื่น ๆ

         ทั้งนี้ เพื่อให้คณะกรรมการกลางสามารถส่งเสริมการทำ 5 ส ของหน่วยงานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด ผู้ที่จะมาเป็นกรรมการควรมีคุณสมบัติดังนี้
1. เป็นผู้ที่มีความรู้ในกิจกรรม 5 ส
2. มีความเที่ยงธรรมเป็นที่ยอมรับของพนักงานทั่วไป
3. มีเวลาในการตรวจพื้นที่ 5 ส แต่ละครั้ง
4. มีความเข้าใจแนวทาง และหลักเกณฑ์การให้คะแนนเป็นอย่างดี
5. มีความเข้าใจและรู้อย่างละเอียดของเนื้อหาแบบฟอร์มการตรวจเป็นอย่างดี
6. เข้าใจถึงเป้าหมาย และนโยบายของคณะกรรมการและขององค์การ
7. สามารถให้คะแนนและตัดสินผลการประกวด 5 ส ได้เป็นอย่างดี
8. ประสานงาน ติดตามผล และรายงานผลการดำเนินงานร่วมกับสำนักงานใหญ่ได้
9. สามารถเข้าร่วมตัดสินผลหรือประเมินการจัดกิจกรรม 5 ส ระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ได้

แบ่งพื้นที่ในการรับผิดชอบ
          ถือเป็นขั้นแรกของการปฏิบัติงานจริง การเริ่มต้นที่ดีเป็นการสร้างความเชื่อมั่น สร้างขวัญและกำลังใจให้พนักงาน ดังนั้นควรพิถีพิถันเป็นอย่างมากในขั้นตอนนี้ ทั้งนี้ เพื่อให้พนักงานทั้งหมดได้มีส่วนร่วมในการรับผิดชอบ การกำหนดพื้นที่ให้พนักงานทุกคนมีพื้นที่ในความดูแลของตนเอง และจัดการควบคุมพื้นที่ดังกล่าวให้อยู่ในกฎเกณฑ์ของ หลัก 5 ส
          การแบ่งพื้นที่รับผิดชอบนั้นจำเป็นอย่างยิ่ง ซึ่งจะต้องสร้างผังตำแหน่งการปฏิบัติงานของพนักงานแต่ละคน เพื่อสร้างเป็นพื้นที่จำเพาะในการดูแล ซึ่งการจัดแบ่งกลุ่มตามลักษณะพื้นที่ดังกล่าวอาจแบ่งเป็นแผนก ๆ ก็ได้ อาจกำหนดขอบเขตโดยยึดแนวเสาในที่ทำงาน หรือแนวโต๊ะแนวตู้
          การแบ่งพื้นที่นั้นอาจแบ่งเป็นพื้นที่เป็นส่วนย่อย ๆ และแบ่งกลุ่มพนักงานเพื่อประจำพื้นที่ ตั้งหัวหน้าเพื่อดูแลพื้นที่ดังกล่าว ซึ่งหัวหน้าก็จะไปแบ่งหน้าที่หรือบทบาทพนักงานในเขตตนอีกที และกลยุทธ์ซึ่งเกือบทุกหน่วยงานต้องนำไปใช้ คือการตั้ง พื้นที่ตัวอย่าง (Sample Area) ในหน่วยงานของตนเสียก่อน จากนั้นนำนโยบายและขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม 5 ส มาจำลองใช้ในพื้นที่เฉพาะจุดเหล่านี้ และดำเนินการไปจนกว่าพื้นที่นั้น ๆ ประสบความสำเร็จในระดับหนึ่ง คือสามารถบริหารกิจกรรม 5 ส ได้ด้วยตนเอง และเป็นแบบอย่างให้หน่วยงานอื่นนำไปทำได้

การตรวจและประเมินผลเพื่อปรับปรุงแก้ไข
          เมื่อระยะเวลาในการดำเนินกิจกรรม 5 ส ผ่านพ้นไปในระยะเวลาหนึ่ง จะต้องมีการตรวจและให้คะแนนโดยคณะกรรมการและหัวหน้ากลุ่ม โดยดูว่าพื้นที่ใดได้ทำ 5 ส สำเร็จแล้วบ้าง และได้ผลอย่างไร ต้องปรับปรุงอะไรอีกหรือไม่ คณะกรรมการและหัวหน้ากลุ่มจะต้องกระตุ้นหรือหามาตรการเพื่อผลักดันให้กลุ่มดังกล่าวประสบผลสำเร็จให้ได้