เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการศึกษา
การบริหารการศึกษามีความสำคัญมากเพราะการศึกษาของเยาวชนหรือคนในประเทศจะดีหรือเลว จะทำให้คนในประเทศแข่งขันกับคนในประเทศอื่น ๆ ได้ดีหรือไม่ขึ้นอยู่กับการบริหารการศึกษา หรืออีกนัยหนึ่งก็คือขึ้นอยู่กับผู้บริหารการศึกษาของบ้านเมืองนั่นเอง หากประเทศใดได้นักบริหารการศึกษาที่มีความรู้ความสามารถอย่างแท้จริง มีวิสัยทัศน์ที่กว้างไกล มีความเข้าใจงานด้านการศึกษา และผลกระทบของการศึกษาต่อความก้าวหน้าของประชาชนและประเทศชาติแล้ว ประเทศนั้นก็จะมีความรุ่งเรืองในทุกๆ ทาง ในทางตรงกันข้าม หากประเทศใดไม่มีนักบริหารการศึกษาที่เก่ง และ ทำงานโดยกำหนดเอาความก้าวหน้าและความรุ่งเรืองของประเทศชาติเป็นธงชัยแล้ว ก็ยากที่ประเทศนั้นจะรุ่งเรืองได้
การบริหารงานใดๆ ในยุคนี้จำเป็นต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสม เครื่องมือที่รู้จักกันทั่วไปก็ได้แก่เครื่องมือที่ใช้ในสำนักงาน ซึ่งปัจจุบันนี้ก็ได้แก่ระบบคอมพิวเตอร์ ระบบฐานข้อมูล ฯลฯ นอกจากนั้นยังมีเครื่องมือทางปัญญาอีกหลายอย่าง เช่นBalanced Score Card, เครื่องมือการวางแผน, เครื่องมือการติดตามงาน ฯลฯ เครื่องมือเหล่านี้ขอรวมเรียกว่าเป็นเทคโนโลยีสำหรับบริหารการศึกษา บทความนี้ต้องการนำเสนอความรู้เกี่ยวกับความหมายและความสำคัญของเทคโนโลยีเหล่านี้ว่ามีอะไรบ้าง โดยยังไม่ได้กล่าวถึงเทคโนโลยีแต่ละประเภท
การบริหารการศึกษานั้นเป็นงานที่มีความซับซ้อนมาก และจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้บริหารจะต้องได้รับข้อมูลและสารสนเทศที่จำเป็นสำหรับใช้ในการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องตลอดเวลา นอกจากนั้นแล้วข้อมูลและสารสนเทศนั้นต้องเป็นปัจจุบันด้วย ยกตัวอย่างเช่น ผู้บริหารมหาวิทยาลัยแห่งหนึ่งได้รับข้อเสนอจากอาจารย์กลุ่มหนึ่งว่าต้องการจัดตั้งสาขาวิชาเทคโนโลยีชีวภาพ ผู้บริหารจึงได้แต่งตั้งกรรมการขึ้นจัดทำหลักสูตรนี้ขึ้น ในการตัดสินใจว่าสมควรจะจัดตั้งสาขาวิชานี้หรือไม่ ผู้บริหารจะต้องทราบว่าหลักสูตรนี้มีความจำเป็นต่อประเทศหรือไม่ บัณฑิตที่จบไปแล้วจะมีงานทำหรือไม่ การเปิดสาขานี้ต้องใช้อุปกรณ์และเครื่องมืออะไรบ้าง ค่าใช้จ่ายในการจัดหาเป็นเท่าใด จะหาอาจารย์มาสอนได้จากที่ใด ฯลฯ หากผู้บริหารไม่ได้รับข้อมูลและสารสนเทศที่ถูกต้องในเรื่องเหล่านี้แล้ว ผู้บริหารก็อาจจะตัดสินใจผิดพลาดได้
การตัดสินใจและการบริหารจัดการในเรื่องต่างๆ ให้มีประสิทธิผลนั้นอาจกล่าวได้ว่ามีปัจจัยที่สำคัญอยู่สองส่วน ส่วนแรกคือการมีข้อมูลและสารสนเทศที่เป็นปัจจุบันและถูกต้อง และส่วนที่สองก็คือความรู้ว่าในสถานการณ์นั้นๆ จะตัดสินใจอย่างไร หรือจะดำเนินการอย่างไรจึงจะเหมาะสม
การที่จะได้ข้อมูลและสารสนเทศที่เป็นปัจจุบันและถูกต้องมาใช้นั้นจำเป็นจะต้องอาศัยเครื่องมือที่เหมาะสมมาช่วย ในสมัยก่อนเครื่องมือเหล่านี้ก็คือแฟ้มและแบบฟอร์มกระดาษสำหรับจดบันทึกข้อมูลต่างๆ สำหรับจัดเก็บให้เป็นหมวดหมู่ในลักษณะที่จะเรียกค้นออกมาได้ เครื่องมือเหล่านี้รวมไปถึงสมุดบัญชี สมุดบันทึกการปฏิบัติงาน ทะเบียนรับจ่ายหนังสือ เครื่องคิดเลข พิมพ์ดีด ฯลฯ แต่ในปัจจุบันนี้แม้หน่วยงานการศึกษาหลายแห่งอาจจะยังคงใช้เครื่องมือเหล่านี้อยู่บ้าง แต่ส่วนใหญ่ได้เปลี่ยนไปใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีที่ทันสมัยขึ้น นั่นก็คือเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร(Information and Communication Technology) ทั้งนี้เพราะอุปกรณ์ที่ใช้เทคโนโลยีนี้สามารถอำนวยความสะดวกในการใช้งานได้ดีกว่าเครื่องมือแบบเดิมที่ได้กล่าวถึงไปแล้ว
สำหรับในกรณีของการที่จะมีความรู้และประสบการณ์ในการดำเนินการหลังจากได้รับข้อมูลและสารสนเทศแล้วนั้น เครื่องมือที่จะช่วยผู้บริหารได้ดีที่สุดก็คือการศึกษาทั้งจากในสถานศึกษา และ การศึกษาจากผลลัพธ์ของการปฏิบัติงานในอดีต อย่างไรก็ตามในบางครั้งผู้บริหารอาจจะต้องประสบปัญหาต้องตัดสินใจในเรื่องที่ไม่ได้เรียนรู้หรือไม่มีประสบการณ์มาก่อน ผู้บริหารก็อาจจะต้องใช้เครื่องมืออย่างอื่นมาช่วยตัดสินใจด้วย เครื่องมือที่น่าจะเป็นประโยชน์คือระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ซึ่งก็เป็นซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์และจัดอยู่ในกลุ่มของเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
จากที่กล่าวมาทั้งหมดนี้จะเห็นว่า เทคโนโลยีสำหรับบริหารการศึกษาก็คือเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารนั่นเอง นอกจากนั้นเราอาจจะให้ความหมายเทคโนโลยีบริหารการศึกษาได้กว้างๆ ว่า เป็นเครื่องมือและวิธีการสำหรับช่วยให้ผู้บริหารการศึกษาสามารถปฏิบัติงานในหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
ประโยชน์และความสำคัญของเทคโนโลยีบริหารการศึกษา
การใช้เทคโนโลยีบริหารการศึกษาของผู้บริหารการศึกษาระดับต่างๆ นั้นโดยทั่วไปก็เพื่อให้งานต่างๆ ที่ต้องรับผิดชอบสำเร็จลุล่วงด้วยดี ดังนั้นจึงอาจกล่าวได้ว่าเทคโนโลยีบริหารการศึกษามีประโยชน์ดังต่อไปนี้
- ช่วยในการจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษาเอาไว้เป็นหมวดหมู่ในฐานข้อมูลของหน่วยงาน โดยเฉพาะข้อมูลบางอย่างอาจจัดเก็บเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ได้โดยอัตโนมัติ เมื่อจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลแล้วก็สามารถสืบค้นข้อมูลต่างๆ มาใช้ได้อย่างรวดเร็วและครบถ้วน
- ช่วยในการประมวลผลข้อมูลที่จัดเก็บไว้เพื่อให้เป็นสารสนเทศรูปแบบต่างๆ เช่น จัดทำเป็นรายงาน ตาราง กราฟ และ แผนภาพต่างๆ ได้แบบอัตโนมัติ ทำให้ผู้บริหารได้รับทราบรายงานและเข้าใจสถานการณ์ที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว
- ช่วยในการประเมิน หรืองานประกันคุณภาพ เพื่อให้แน่ใจว่าการปฏิบัติงานจะได้ผลที่บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายจริง
- ช่วยในการส่งข้อมูลและรายงานที่ประมวลผลได้แล้วไปให้ผู้รับที่อาจจะอยู่ห่างไกลจากหน่วยงาน ทำให้ผู้รับได้รับข้อมูลและรายงานอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะส่วนที่เป็นข้อมูลนั้นหากผู้รับต้องการนำไปใช้ประมวลผลต่อก็สามารถทำได้ทันที ไม่ต้องบันทึกข้อมูลใหม่อีกครั้ง
- ช่วยในการนำเสนอรายงานหรือข้อเสนอต่างๆ ต่อผู้บังคับบัญชา หรือ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในระหว่างการประชุมสัมมนา
- ช่วยในการจัดเก็บความรู้และประสบการณ์ที่ได้รับระหว่างการปฏิบัติงาน และ การดูงาน เพื่อสร้างเป็นฐานความรู้สำหรับนำมาให้ผู้บริหารระดับล่างได้ศึกษาและนำไปใช้ประกอบการปฏิบัติงาน เช่น ความรู้จากการเปิดสาขาวิชาหรือหลักสูตรใหม่ว่ากำหนดแนวทางไว้อย่างไร การดำเนินงานได้ผลอย่างไร มีปัญหาอุปสรรคและแนวทางแก้ไขปัญหาอย่างไร ผลของการแก้ปัญหาเป็นอย่างไร
- ช่วยให้ผู้บริหารสามารถทดสอบการตัดสินใจของตนได้โดยอาศัยโปรแกรมสนับสนุนการตัดสินใจ จากนั้นก็อาจเลือกดำเนินงานโดยใช้แนวทางที่เห็นว่าดีที่สุดได้
- ช่วยในงานบริหารโดยตรงของผู้บริหาร เช่น การบริหารงานโครงการ การบันทึกตารางนัดหมาย การบันทึกข้อมูลส่วนตัว การจัดทำเอกสารที่ยังไม่ต้องการเปิดเผย การคำนวณหรือการประมวลผลบางอย่าง
จากประโยชน์ที่กล่าวมาข้างต้นนี้ จะเห็นว่าเทคโนโลยีบริหารการศึกษามีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการปฏิบัติงานและการบริหารงานในปัจจุบัน เราอาจสรุปความสำคัญของเทคโนโลยีบริหารการศึกษาได้ดังต่อไปนี้
- เทคโนโลยีบริหารการศึกษาทำให้การบริหารจัดการของผู้บริหารการศึกษามีความสะดวกรวดเร็วและมีคุณภาพ
- เทคโนโลยีบริหารการศึกษาทำให้การสื่อสารและการประสานงานด้านการบริหารการศึกษาและการปฏิรูปการศึกษาสะดวกรวดเร็ว
- เทคโนโลยีบริหารการศึกษาทำให้พัฒนาการด้านการศึกษาของประเทศดำเนินไปอย่างราบรื่นและมั่นคง
- เทคโนโลยีบริหารการศึกษาเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะทำให้สามารถผลิตผู้จบการศึกษาทุกระดับที่มีคุณภาพได้
