เรื่องเล่าเว้าแบบเคเอ็ม : ถอดบทเรียน เรื่อง สายสนับสนุนงานบริการ หัวใจก้าวไกลสู่ LO

แนวทางการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการทำงานของบุคลากรสายสนับสนุน ที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการข้อมูลแต่ละหน่วยงานไม่เหมือนกัน

สวัสดีครับ วันนี้ขอนำเสนอ

เริ่มต้นจาก รศ.นพ.สรุพล วีระศิริ รองคณบดีฝ่ายพัฒนาคุณภาพ คณะแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น ได้เกริ่นนำให้ผู้เข้าร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้รับทราบว่า ในคณะแพทยศาสตร์แห่งนี้ มีบุคลากรสายสนับสนุนที่มีคุณภาพ ที่ได้ปฏิบัติงานอยู่ในภาควิชาและในหน่วยงานต่างๆหลายคน ซึ่งแต่ละคนนั้นมีประสบการณ์ชีวิตในการทำงานที่ยาวนาน มีความเชี่ยวชาญในการทำงาน มีเรื่องที่น่าภูมิใจ มีคุณค่าหลายอย่าง แต่ยังไม่ค่อยได้มีโอกาสนำเรื่องราวที่ดีๆเหล่านี้มาแลกเปลี่ยน มาเล่าสู่กันฟัง เพื่อให้บุคลากรคนอื่นๆทั้งเก่าและใหม่ได้รับรู้ รับฟัง แล้วนำมาสร้างองค์กรแห่งการเรียนรู้ร่วมกัน 

จากนั้นคุณ อังคณา หิรัญเกิด เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป ภาควิชาเภสัชวิทยา คณะแพทยศาสตร์ ได้นำเสนอการใช้โปรแกรม Mindmaneger มาใช้ในการสนับสนุนการทำงานด้านการเรียนการสอน การวิจัย และการบริการ

ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการทำงาน คือ

1.การเก็บสำรองของข้อมูลที่ใช้ประจำ

เนื่องจากในการทำงานมีบ่อยครั้งที่คณาจารย์หรือบุคลากรผู้ปฏิบัติงานต้องการข้อมูล สถิติ เอกสารต้นฉบับ เพื่อนำไปใช้ในการปฏิบัติงาน แต่เนื่องจากตนเองเก็บข้อมูลดังกล่าวไว้ในคอมพิวเตอร์ของตนเองเพียงเครื่องเดียว ทำให้ตนเองต้องใช้เวลาในการค้นหาข้อมูลต่างๆ ทำให้เสียเวลา แต่เมื่อนำโปรแกรมดังกล่าวมาใช้ รวมถึงได้มีการถ่ายทอดความรู้การใช้งานของโปรแกรมให้แก่ทีมงาน ทำให้บุคลากรในทีมสามารถสร้างเครือข่าย เชื่อมโยงข้อมูลที่สำคัญเข้าด้วยกัน ทำให้บุคลากรมีความสะดวกในการทำงาน ลดระยะเวลาในการทำงานลงได้อย่างมาก

2.สร้างเครือข่ายเจ้าหน้าที่บริการธุรการ

เนื่องเจ้าหน้าที่บริการธุรการแต่ละภาควิชา รวมถึงหน่วยงานอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับงานด้านธุรการในคณะแพทย์ มีการทำงานในการให้การสนับสนุนที่คล้ายคลึงกัน เช่น การทำงานด้านการเงิน งบประมาณ พัสดุ สารบรรณ เลขานุการ บริการวิชาการ เป็นต้น ดังนั้นจึงได้มาร่วมมือกันจัดกลุ่ม จัดทำฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ด้วยโปรแกรมนี้ในส่วนที่ต้องเกี่ยวข้องและใช้งานร่วมกัน ทำให้มีฐานข้อมูล มีคลังข้อมูลที่มากขึ้น มีที่ปรึกษาและเครือข่ายความร่วมมือ ช่วยทำงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ลดระยะเวลาในการทำงานลงได้

 

ข้อเสนอแนะ : จากการนำในครั้งนี้ ทำให้เกิดแนวคิดที่จะการต่อยอดและแลกเปลี่ยนความรู้ในทีมบุคลากรสายสนับสนุน คือ มีผู้สนใจอยากทราบถึงเทคนิคและวิธีการใช้งานของโปรแกรมดังกล่าว รวมถึงอยากให้มีการจัดการอบรม เพื่อพัฒนาตนเองของบุคลากรสายสนับสนุนในการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์มากขึ้น

ต่อมา คุณเชิดศักดิ์ เจริญศักดิ์ขจร หัวหน้างานคลัง ได้นำเสนอว่า ทางหน่วยได้เตรียมจัดทำโครงการ สร้างความร่วมมือระหว่างบุคลากรสายสนับสนุนที่ทำงานด้านการเงิน โดยการเชิญมาประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนและเล่าถึงปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการทำงานและเอกสารด้านการเงิน เพื่อรวบรวมข้อมูล ใช้เป็นแนวทางในการลดขั้นตอนการทำงาน ลดระยะเวลา ลดจำนวนเอกสารที่ใช้ในด้านการเงิน เกิดความสะดวก รวดเร็วในการรับจ่ายเงิน เช่น การปรับเปลี่ยนเอกสารที่ใช้การเบิกเงินสำหรับการเดินทางไปราชการ โครงการจัดเงินหมุนเวียนในภาควิชาหรือหน่วยงาน

ส่วนผลการดำเนินจะเป็นอย่างไร?

โปรดติดตามตอนต่อไป...

แต่สิ่งที่เกิดขึ้นในวันนี้ องค์การแห่งการเรียนรู้สำหรับบุคลากรสายสนับสนุน เริ่มเห็นเป็นรู้ร่างมากขึ้น จุดเริ่มต้นของการได้มาร่วมรับรู้ ร่วมแลกเปลี่ยนข้อมูลร่วมกัน การจัดการความรู้เป็นเป็นส่วนหนึ่งของการเดินทาง เป็นส่วนหนึ่งของชีวิตในการทำงาน ไม่ใช่เป้าหมายปลายทางที่แท้จริง

หากไม่บอก ก็ไม่รู้

หากไม่ได้ดู ก็ไม่ได้เห็น ว่า...

ใคร? ทำอะไร? ที่ไหน? อย่างไร?

เรียนรู้ แลกเปลี่ยนที่ละนิด ที่ละหน่อย ความรู้ไม่ใช่แค่รู้ แต่ต้องลงมือกระทำ จึงจะเห็นผลงาน  

[สุ-มหาวิทยาลัยชีวิต ที่ไม่มีวันปิดทำการ]

มาเยี่ยมวิธีการ รักษาเอกสารข้อมูล พร้อมทำเป็นเครือข่าย เพื่อให้คนอื่นได้รับทราบด้วยไม่ใช่คนเดียว หัวยุ่งหัวฟู กว่าจะได้เอกสารแต่ละชิ้น เป็นความคิดที่ดีคะ สำหรับหน่วยงานต่างๆๆ ควรจะทำกัน บางแห่งคงทำบ้างแล้ว แต่เป็นสิ่งที่ดีคะ ถ้าหากมีการร่วมมือกัน เพื่อผู้รู้ได้บอกผู้ไม่รู้ งานจะได้รวดเร็วขึ้น

-และเมื่อมีเครือข่าย เหมือน GTK ก็คงได้คุยหรือสอบถามกันได้ หลายทาง เพื่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และเพื่อลดขั้นตอนการทำงาน ให้กระชับขึ้น ทุกแผนก