การบริหารด้วยกลยุทธ์เชิงรุก
การบริหารงานบุคคลด้วยกลยุทธ์เชิงรุกการบริหารงานบุคคลในยุคปัจจุบันได้เปลี่ยนแนวคิดและรูปแบบไปจากเดิมที่ไม่ได้พูดกันแต่เรื่องของงานบุคคลแบบที่เรียกว่า Personal ซึ่งเป็นรูปแบบของการบริหารที่ผู้บริหารมักใช้เวลาไปกับทำงานด้านเอกสาร หรืองานบุคคลเชิงธุรการเกือบ 60 % งานส่วนใหญ่จะหมดไปกับการแก้ไขปัญหาประจำวันมากกว่าการคิดวิเคราะห์ การวางแผนเพื่อปรับระบบงานบุคคลให้สอดคล้องกับกลยุทธ์และเป้าหมายขององค์การและจากกระแสการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีสารสนเเทศ การแข่งขัน ความพยายามที่จะสร้างความได้เปรียบทางการค้า จึงเป็นเหตุให้แนวโน้มของการบริหารงานบุคคลเริ่มเปลี่ยนไปโดยเปลี่ยนจาก Personal มาเป็น Human Resource งานบุคคลเริ่มมีบทบาทการทำงานที่เชื่อมโยงกับกลยุทธ์ เป้าหมาย และวิสัยทัศน์ที่องค์การกำหนดขึ้น พบว่าเวลาส่วนใหญ่ของงานบุคคลจะใช้ในการวางแผนการทำงานทั้งแผนแม่บท (Master Plan) และแผนปฏิบัติการ (Action Plan) โดยใช้เวลาประมาณ 60 % ของเวลาทั้งหมดในแต่ละวัน การจัดระบบงานบุคคลจะเน้นกลยุทธ์เชิงรุก (Proactive Strategy) ที่ปรับเปลี่ยนรูปแบบของงานบุคคลในเรื่องต่าง ๆ ให้สามารถทำงานรองรับกับนโยบาย กลยุทธ์และเป้าหมายธุรกิจมากขึ้น เป็นการวางแผนการทำงานเพื่อตอบสนองความพึงพอใจของพนักงานที่เป็นกลุ่มลูกค้าของตน โดยไม่ต้องรอให้เกิดปัญหาถึงจะเข้าไปดำเนินการให้การบริหารงานบุคคลด้วยกลยุทธ์เชิงรุกต้องเริ่มจากการประเมินสถานการณ์ ปัญหา และความพร้อมในการนำระบบหรือแนวทางการบริหารงานบุคคลใหม่ ๆ มาใช้ในองค์การ (Organizational Assessment) และเมื่อเราทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นแล้ว ขั้นต่อไปจะเป็นการวิเคราะห์และสรุปผลว่าควรจะเตรียมแผนงานหรือวิธีการอย่างไรเพื่อลดปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น พบว่ามีหลายต่อหลายองค์การได้ปรับเปลี่ยนรูปแบบของงานบุคคลในแต่ละฟังก์ชันที่เน้นกลยุทธ์เชิงรุกมากขึ้น โดยการปรับเปลี่ยนการทำงานของงานในแต่ละ ฟังก์ชั่น ดังต่อไปนี้งานสรรหาและคัดเลือก (Recruitment and Selection Function)ผู้บริหารที่ดูแลรับผิดชอบกับงานบุคคลจะต้องมีส่วนร่วมในการประชุมกับคณะกรรมการของบริษัท เพื่อรับทราบแนวคิด และรูปแบบการดำเนินงาน รวมทั้งนโยบายหรือกลยุทธ์ของบริษัท เพราะจะได้เตรียมความพร้อมของกำลังคนให้เป็นไปตามทิศทางขององค์การมากขึ้น เช่น หากรับรู้ว่าบริษัทฯ กำลังจะมีโครงการก่อสร้างใหม่ ๆ เพิ่มขึ้นในปีหน้าประมาณ 10 โครงการครอบคลุมทั้งกรุงเทพฯ และต่างจังหวัด - ผู้บริหารหน่วยงานบุคคลต้องเริ่มคิดและวางกลยุทธ์ในการสรรหาและคัดเลือกคนทั้งจากภายในและภายนอกองค์การ มิใช่รอให้หน่วยงานขอคนก่อนถึงเริ่มสรรหาให้ เพราะอาจทำให้ไม่สามารถหาคนได้ทันกับความต้องการของแต่ละหน่วยงานบทบาทหน้าที่ของผู้ที่ทำงานด้านสรรหาและคัดเลือกต้องเริ่มคิดแล้วว่าจะสรรหาคนได้จากแหล่งไหนบ้างให้เหมาะสมกับระดับตำแหน่งงานที่ต้องการ ไม่ใช่รอให้ผู้สมัครเข้ามากรอกใบสมัครเพียงอย่างเดียวเท่านั้น แหล่งที่จะสามารถสรรหาคนนั้นมีมากมายหลายแหล่ง เช่น ติดประกาศหรือออกบูธที่มหาวิทยาลัยหรือตาม Job Fair ต่าง ๆ ที่จัดขึ้น ถามเพื่อนหรือสมาชิกที่เป็นเครือข่าย ประกาศผ่านทางเว็ปไซด์หรืออินทราเน็ตของบริษัท ใช้เว็ปไซด์ของบริษัทภายนอก ติดต่อ Head Hunter แจกใบปลิว ติดต่อกรมแรงงาน เป็นต้นกระบวนการคัดเลือกผู้สมัครถือว่าเป็นขั้นตอนหรือกระบวนการที่สำคัญที่สุด โดยการคัดเลือกคนเก่ง คนดีมีฝีมือ หรือที่เรียกว่า Talent เข้ามาทำงานกับบริษัท ซึ่งต้องผ่านกระบวนการต่าง ๆ เพื่อให้ได้คนที่มีบุคลิกลักษณะให้สอดคล้องกับความสามารถหลัก (Core Competency) และความสามารถในการทำงาน (Job Competency) ที่องค์การต้องการ ดังนั้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินงานในขั้นตอนนี้ ผู้ที่ทำงานด้านการสรรหาและคัดเลือกต้องกำหนดก่อนว่าอะไรคือความสามารถหลักขององค์การ และอะไรคือความสามารถในงานของตำแหน่งงานนั้น ๆ พบว่าความสามารถหลักที่กำหนดขึ้นใช้สำหรับพนักงานทุกคนทุกระดับตำแหน่งงานนั้นไม่ควรเกิน 5 ตัว ทั้งนี้การกำหนดความสามารถหลัก หรือ Core Competency บางแห่งจะเรียกว่า Organization Competency ต้องกำหนดให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ ภารกิจ และเป้าหมายขององค์การที่อยากจะให้คนในองค์การมีพฤติกรรมอย่างไรที่เหมือน ๆ กัน ตัวอย่างของความสามารถหลัก เช่น การมีจิตสำนึกของงานบริการ (Service Mind) การติดต่อสื่อสาร (Communication) ความคิดสร้างสรรค์ (Creativity) การทำงานเป็นทีม (Team Working) เป็นต้นสำหรับความสามารถในงาน หรือ Job Competency นั้นเป็นความสามารถที่ถูกกำหนดขึ้นให้เหมาะสมและสอดคล้องกับลักษณะงานที่ปฏิบัติ ทั้งนี้ Job Competency อาจแบ่งได้เป็น 2 หมวดหมู่ ได้แก่
การหาความสามารถของตำแหน่งที่เราจะสรรหาจึงใช้เป็นแนวทางในการคัดเลือกผู้สมัครที่มีความสามารถตรงกับความสามารถที่ระบุไว้ในตำแหน่งงานที่ต้องการ การเตรียมคำถามที่จะสัมภาษณ์จึงเป็นอีกขั้นตอนหนึ่งที่สำคัญเพื่อใช้ในการคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสม ทั้งนี้การเตรียมคำถามจะอยู่บนพื้นฐานของลักษณะพฤติกรรมของความสามารถที่ระบุหรือต้องการให้มี ซึ่งจะครอบคลุมถึงความสามารถหลัก ความสามารถด้านการบริหาร/จัดการงาน และความสามารถเฉพาะงาน ลักษณะของการตั้งคำถามขอให้พิจารณาตามตัวอย่างต่อไปนี้
สำหรับประโยชน์ที่ได้จากการดำเนินกลยุทธ์เชิงรุกด้านการสรรหาและคัดเลือกตามที่ได้กล่าวไว้แล้ว จะทำให้หน่วยงานมีเวลาเตรียมความพร้อมในการหาคน รวมถึงการคัดเลือกคนให้เหมาะสมกับลักษณะพฤติกรรมที่องค์การต้องการ และพฤติกรรมที่ตำแหน่งงานนั้น ๆ ควรจะมีตามความสามารถที่กำหนดขึ้นในสัปดาห์หน้าดิฉันจะนำเสนอการบริหารงานบุคคลด้วยกลยุทธ์เชิงรุกในฟังก์ชั่นอื่น ๆ ที่ครอบคลุมถึงลักษณะงานของงานบุคคล ได้แก่ การบริหารประสิทธิภาพการดำเนินงาน (Performance Management) การฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร (Training and Development) แรงงานสัมพันธ์ (Human Relation) และการบริหารค่าตอบแทน (Compensation Management)ในความคิดขอวข้าพเจ้า การนำกลยุทธิ์ไปสู่การปฏิบัติเป็นมาตรการที่เป็นรูปธรรมเพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์จำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารทุกฝ่าย กลยุทธิ์ที่ประสบความสำเร็จจะต้องมีความสอดคล้องกับโครงสร้างและกิจกรรมสนับสนุนที่เป็นไปในทิศทางเดียวกันและเสริมแรงซึ่งกันและกัน การปรับความสอดคล้องและเหมาะสมเป็นสภาวะที่โครงสร้างองค์กร ระบบสนับสนุนต่างๆ กระบวนการภายใน ทักษะของบุคคากร ทรัพยากรและสิ่งเสริมแรงต่างๆ จะช่วยสนับสนุนและส่งเสริมให้องค์การบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธิ์ได้ และสนับสนุนที่เป็นไปในทิศทางเดียวกันและเสริมแรงซึ่งการนำกลยุทธิ์ไปสู่การปฏิบัติ ในแง่ของการบริหารงานบุคคลด้วยกลยุทธิ์เชิงรุก เป็นกลยุทธิ์ที่สำคัญในการพัฒนาองค์กรที่ช่วยในการดำเนินงานสามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นอย่างสร้างสรรค์ และเป็นประโยชน์ต่อองค์การซึ่งจะสามารถดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล สามารถสร้างคุณค่าเพิ่มทางการบริหาร และธุรกิจตลอดจนมีพัฒนาการก้าวหน้าอย่างไม่หยุดยั้ง |
