เลขาคณะกรรมการทำหน้าที่ประสานงาน สรุปรายงาน จัดหาอุปกรณ์สนับสนุนการทำงาน เป็นทักษะที่ต้องใช้ความสามารถหลายอย่าง

สวัสดีครับ

วันนี้ของนำเรื่องเล่าเว้าแบบเคเอ็ม ที่เกี่ยวข้องกับงานด้านเลขานุการ เมื่อผมต้องมารับหน้าที่เลขานุการ คณะกรรมการดำเนินการ Share & Learn ประจำปี 2553 คณะแพทยศาสตร์

 

รศ.นพ.สุรพล วีระศิริ รองคณบดีฝ่ายพัฒนาคุณภาพ เป็นหนึ่งในผู้นำหลักของงานนี้ ผมได้ทำงานร่วมกับ คุณวิริยา แซ่ลี้ ที่เป็นเลขานุการประจำของฝ่ายพัฒนาคุณภาพ  

 

หน้าที่เลขานุการ เป็นหน้าที่ที่มีความสำคัญ

บุคลากรที่มีหน้าที่ทำงานนี้ต้องมีความสามารถหลายด้าน เป็นเสมือนฟันเฟื่องหนึ่งที่ช่วยเหลือสนับสนุนงานให้บรรลุสู่ความสำเร็จ

 

ตัวผมเองและคุณวิริยา(ไข่เจียว) เป็นมือใหม่ ต้องพบกับความท้าทายหลายอย่าง

 

 

หน้าที่ ของเลขานุการ

ต้องทำงานด้านเอกสาร การบันทึกและสรุปรายงานการประชุม

ความท้าทาย จะทำอย่างไร?

- ให้สามารถเก็บข้อมูลการประชุมได้ครบ

- เข้าใจและสรุปสาระสำคัญในการประชุม 

- ใช้ภาษาที่เหมาะสม เข้าใจง่าย

- ทำงานทำได้ทันเวลา รวดเร็ว ว่องไว ถูกต้อง

- สามารถถอดบทเรียน ที่นำไปใช้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ต่อได้  

 

 

หน้าที่ ของเลขานุการ

ประสานงานกับบุคลากรหน่วยงานอื่นๆ

ความท้าทาย จะทำอย่างไร?

- ต้องสามารถสื่อสารที่ทำให้เกิดความเข้าใจ สร้างความร่วมมือ และตอบสนองความต้องการได้ถูกต้อง

- สามารถทำงานเป็นทีมกับบุคลากรที่เกี่ยวข้อง 

 

หน้าที่ ของเลขานุการ

ต้องจัดหา จัดเตรียม จัดเก็บ และใช้อุปกรณ์ได้อย่างเหมาะสม

ความท้ายทาย จะทำอย่างไร?

- คิดวิเคราะห์ คิดอย่างสร้างสรรค์ช่วยลดภาระการทำงานของหัวหน้า

- เรียนรู้เทคโนโลยี สามารถเลือกใช้ จัดหา ได้อย่างเหมาะสมกับกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง

- บริหารจัดการได้อย่าง ถูกต้อง พอเหมาะ พอเพียง   

 

 

 

จากที่ยกตัวอย่างมานี้ จะเห็นได้ว่า... ภาระของเลขานุการ ยุ่งยาก ท้าทายมากเพียงใด?

 

   

ท่านละครับ มีเรื่องแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เพื่อการพัฒนางานแต่ละด้านเหล่านี้อย่างไร?

 

 

ช่วยแนะนำด้วยครับ