การสื่อสาร (Communications)

                 การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญในการบริหารงาน เพราะเป็นเครื่องมือที่สร้างความเข้าใจระหว่างผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง การสื่อสารที่ดีทำให้การถ่ายทอดข้อมูลข่าวสารมีความถูกต้องครบถ้วน ซึ่งจะส่งผลให้ภารกิจบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมาย การสื่อสารเป็นได้ทั้ง 2 รูปแบบคือ แบบเป็นทางการและแบบไม่เป็นทางการ การรายงานถือเป็นการสื่อสารที่เป็นแบบทางการอย่างหนึ่ง แต่การสื่อสารผ่านการรายงานเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอสำหรับความซับซ้อนของงานที่ต้องการความสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ บางครั้งการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการจึงมีความสำคัญในการประสานงานให้เกิดความราบรื่นเป็นประโยชน์ต่อการบริหารงาน

                การสื่อสารมีกระบวนการที่สำคัญอยู่ 2 ส่วนคือ การส่งสารและการรับสาร ซึ่งสารในที่นี้อาจหมายถึงข้อมูลข่าวสารหรือคำสั่งใดๆ ที่เกิดจากการสร้าง เก็บรวบรวมหรือจากการบันทึกแล้วนำมาถ่ายทอดให้ผู้อื่นได้รับทราบ การสื่อสารที่ดีต้องเริ่มต้นจากสารที่ดี มีเนื้อหาสาระถูกต้องครบถ้วน เชื่อถือได้ ส่วนผู้ส่งสารและผู้รับสารก็ต้องมีเทคนิคในการสื่อสารที่เหมาะสมในแต่ละประเด็นที่ต้องการสื่อสาร อย่างไรก็ตามผู้ส่งสารไม่สามารถรับประกันได้ว่าผู้รับสารได้มีความเข้าใจถูกต้องตรงตามเจตนารมณ์ของการสื่อสารแล้วหรือไม่ จนกว่าผู้รับสารจะได้แสดงปฏิกิริยาอย่างใดอย่างหนึ่ง ดังนั้นการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีการตรวจสอบยืนยันว่าทั้งสองฝ่ายมีความเข้าถูกต้องตรงกันในเรื่องราวที่ต้องการสื่อสาร

                บุคคลที่มีการสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพจะต้องมีความเข้าใจในความต้องการของผู้อื่น รู้จักรับฟังอย่างตั้งใจ  กำหนดรูปแบบการสื่อสารที่ถูกต้อง  ทบทวนความเข้าใจซึ่งกันและกัน ตลอดจนการเลือกใช้กาลเทศะที่เหมาะสม นอกจากนั้นการกำหนดข้อมูลข่าวสารที่ต้องการสื่อ ก็มีความสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นโครงการขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ความซับซ้อนจะมากน้อยเพียงใดก็ตาม ซึ่งข้อมูลข่าวสารที่ดีจะต้องมีลักษณะดังนี้

                ความเกี่ยวข้อง(Relevant) ข้อมูลข่าวสารจะต้องเป็นสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานหรือมีความสัมพันธ์กับกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งตามวัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้

                ความชัดเจน(Clear) การสื่อสารหรือการนำเสนอข้อมูลจะต้องมีความชัดเจน ทั้งด้านภาษาและรูปแบบที่สามารถเข้าใจได้ง่าย

               ความถูกต้องแม่นยำ(Accurate) ข้อมูลข่าวสารมีความถูกต้องแม่นยำ ไม่มีความผิดพลาดและไม่ทำให้เกิดความสับสน

               ความสมบูรณ์(Complete) ข้อมูลข่าวสารจะต้องมีความสมบูรณ์ครบถ้วน ไม่สูญหาย ขาดตกบกพร่องในส่วนใดส่วนหนึ่ง

               ทันต่อเวลา(Timely) เมื่อเวลาเปลี่ยน สิ่งต่างๆก็จะเปลี่ยนแปลงตามกาลเวลา ข้อมูลข่าวสารจึงต้องทันต่อสถานการณ์ปัจจุบัน สามารถนำมาใช้ได้ตามสถานการณ์จริง

               ความเหมาะสม(Appropriate) ข้อมูลข่าวสารที่ถูกต้องเหมาะสมจะต้องถูกถ่ายทอดและรับโดยบุคคลที่มีความเหมาะสมสำหรับข้อมูลดังกล่าว

               ดังนั้น หากต้องการให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ จะต้องมีการฝึกทักษะการรับส่งสาร ทั้งผู้ส่งและผู้รับ ตลอดจนสร้างเครื่องมือเพื่อช่วยในการสื่อสารและกำหนดข้อมูลข่าวสารที่ต้องการจะสื่อให้มีคุณสมบัติที่ถูกต้องเหมาะสมดังที่ได้กล่าวแล้วข้างต้น