การจัดระบบข้อมูลสารสนเทศของโรงเรียน

การจัดระบบข้อมูลสารสนเทศ แต่ละโรงเรียนมีรายละเอียด ขั้นตอนแตกต่างกันไปตามสภาพและตามความต้องการ แต่ลำดับขั้นตอนที่เป็นหลักสำคัญ ซึ่งต้องมีการเก็บข้อมูล ได้ข้อมูลมีการประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลได้สารสนเทศ มีการนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจมีการปรับปรุงข้อมูลและพัฒนาระบบสารสนเทศให้ถูกต้องเป็นปัจจุบันและเหมาะสมอยู่เสมอ

      1. การจัดเก็บข้อมูล (data collecting) เป็นขั้นตอนแรกที่โรงเรียนจะต้องดำเนินการโดยต้องมีการวิเคราะห์สภาพของโรงเรียน ความต้องการข้อมูลสารสนเทศเพื่อใช้ในการดำเนินงานและเพื่อการบริหารงาน

     2. ข้อมูล (data) คือ สภาพความเป็นจริงที่ได้จากการเก็บรวบรวมด้วยเครื่องมือต่าง ๆดังกล่าวแล้วในข้อ 1 ซึ่งอาจอยู่ในรูปของตัวอักษร ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ โดยที่ยังไม่ผ่านกระบวนการวิเคราะห์และประมวลผล3. การประมวลผลและการวิเคราะห์ข้อมูล (processing) เป็นการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้ ซึ่งมีจำนวนมากและหลากหลายประเภทไปจัดกระทำโดยการประมวลผลและวิเคราะห์ให้เห็นประเด็นที่ชัดเจนเพื่อให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจหรือนำไปใช้ได้4. ระบบสารสนเทศ (information system) เป็นผลผลิตจากการประมวลผลและการวิเคราะห์ข้อมูลและจัดทำให้อยู่ในรูปแบบที่พร้อมจะนำไปใช้ได้ โดยอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ ตามความเหมาะสมขอบข่ายและภารกิจข้อมูลสารสนเทศของโรงเรียน

     สารสนเทศงานกิจการนักเรียน อาจแบ่งออกเป็น 4 กลุ่มงาน ดังนี้ 1) สารสนเทศด้าน พ.ร.บ. ประถมศึกษาเขตบริการโรงเรียน การจัดทำสำมะโนนักเรียนการเกณฑ์การรับนักเรียนเข้าเรียน การปฐมนิเทศผู้ปกครอง/ปัจฉิมนิเทศ และการแก้ปัญหานักเรียน2) สารสนเทศด้านให้บริการนักเรียนการบริการสุขภาพอนามัย การบริการอาหารกลางวันการบริการแนะแนว แผนการดำเนินการ ข้อมูลผู้เรียน สถิติการให้บริการ และการช่วยเหลือนักเรียนขาดแคลน

    3) สารสนเทศด้านกิจกรรมพัฒนาผู้เรียนกิจกรรมประชาธิปไตย กิจกรรมเสริมสร้างวินัยกิจกรรมสหกรณ์โรงเรียน กิจกรรมทัศนศึกษา กิจกรรมการกีฬา กิจกรรมส่งเสริมคุณธรรมจริยศึกษา กิจกรรมดนตรี นาฏศิลป์ กิจกรรมบำเพ็ญประโยชน์ ลูกเสือ เนตรนารี กิจกรรมวันสำคัญโดยพิจารณา:การเข้าร่วมกิจกรรม (จำนวน/ชมรม/ชุมนุม) ผลการจัดกิจกรรม ร้อยละของผู้เรียนที่สนใจเข้าร่วมกิจกรรม และกิจกรรมการอนุรักษ์ศิลปวัฒนธรรมและสิ่งแวดล้อม และ 4)แฟ้มข้อมูลนักเรียนจัดทำเป็นทะเบียนประวัตินักเรียนเป็นรายบุคคล

     งานวิชาการ สารสนเทศงานวิชาการอาจแบ่งออกเป็น 9 กลุ่มงาน ดังนี้ 1)สารสนเทศระบบข้อมูลสารสนเทศด้านวิชาการ ด้านบุคลากร ด้านกิจการนักเรียน ด้านอาคารสถานที่ ด้านธุรการ การเงิน พัสดุ ด้านความสัมพันธ์กับชุมชน และด้านโครงการพิเศษ 2)สารสนเทศด้านแผนงาน/โครงการด้านวิชาการ ด้านบุคลากร ด้านกิจการนักเรียน ด้านอาคารสถานที่ ด้านธุรการ การเงิน พัสดุ ด้านความสัมพันธ์กับชุมชน และด้านโครงการพิเศษ 3)สารสนเทศด้านหลักสูตรก่อนประถมศึกษา ประถมศึกษา มัธยมศึกษาตอนต้น มัธยมศึกษาตอนปลาย การพัฒนาหลักสูตรท้องถิ่น แผนการสอน การจัดตารางสอน และการจัดบัญชีชั้นเรียน 4)สารสนเทศด้านการจัด กิจกรรมการเรียนการสอนจัดเก็บข้อมูล และเนื้อหาสาระกิจกรรมในห้องเรียนแต่ละชั้นให้ ครอบคลุมเกณฑ์มาตรฐานตรงตามจุดหมายของหลักสูตร (ทุกรายวิชา) 5)สารสนเทศการวัดผลประเมินผลเป็นการจัดแฟ้มการวัดจุดประสงค์การเรียนรู้การวัดผลประเมินผลในระดับชั้นประถมศึกษาและมัธยมศึกษาระดับค่าเฉลี่ยผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนแต่ละชั้น แต่ละวิชาร้อยละของผู้เรียนที่ได้รับผลการเรียนในแต่ละชั้น แต่ละวิชา แต่ละระดับ ร้อยละของผู้เรียนที่ผ่านและร้อยละของ ผู้เรียนที่จบการศึกษาและศึกษาต่อ ฯลฯ 6) สารสนเทศด้านการนิเทศ ติดตามผล แบ่งออกเป็น 5 เรื่องการนิเทศภายใน การนิเทศการศึกษา การติดตามผล การปรับปรุงคุณภาพการเรียนการสอน และการฝึกสอน/การฝึกงานของนิสิตนักศึกษา 7) สารสนเทศด้านสื่อการเรียนการสอน แบ่งออกเป็น 5 เรื่อง ทะเบียนสื่อการเรียนการสอน ระบบการจัดเก็บสื่อการเรียนการสอนระบบการให้บริการสื่อการเรียนการสอน การพัฒนาสื่อการเรียนการสอน และงานที่เกี่ยวข้องกับสื่อการเรียนการสอน 8) สารสนเทศด้านห้องสมุดโรงเรียน แบ่งออกเป็น 6 เรื่อง ทะเบียนคุมหนังสือห้องสมุด ทะเบียนคุมการจัดระบบห้องสมุด กิจกรรมส่งเสริมความรู้ของห้องสมุด การใช้บริการห้องสมุด การจัดหา ซ่อมแซม บำรุง ตกแต่ง และงานที่เกี่ยวข้องกับห้องสมุด และ 9)สารสนเทศด้านการวิจัยในชั้นเรียน วิธีดำเนินงานวิจัย ผลงานวิจัยของครู จำนวน และร้อยละของครูที่ทำวิจัย

     การจัดทำระบบสารสนเทศในสถานศึกษาจึงมีความสำคัญและเป็นประโยชน์สำหรับบุคลากรทุกคนในองค์กร มีข้อมูลประกอบการพัฒนางานสร้างทางเลือกใหม่ ๆ ในการดำเนินงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้บริหารทั้งในระดับสูงและระดับหัวหน้าหมวด กลุ่มวิชา/ระดับสายชั้น มีความจำเป็นที่จะต้องใช้ข้อมูลและสารสนเทศประกอบการวางแผนตัดสินใจกำหนดนโยบายและทิศทางการพัฒนาคุณภาพการศึกษาของสถานศึกษา ดังนั้น ผู้ใช้ระบบสารสนเทศจึงหมายถึงทุกคนไม่เฉพาะแต่ผู้บริหารเท่านั้น สารสนเทศที่แสดงถึงผลการปฏิบัติงานย่อมทำให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถตรวจสอบการทำงานของตนเอง ตลอดจนข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น สามารถนำมาวิเคราะห์ปัญหาและนำมาปรับปรุงงานของตนให้ดียิ่งขึ้น ผู้บริหารสามารถศึกษาผลการทำงานของบุคลากรในหน่วยงาน ชี้แนะ หรือช่วยเหลือแก้ปัญหานั้น ๆ ได้ง่ายขึ้น ดังนั้นการใช้ข้อมูลและสารสนเทศของบุคลากรแต่ละระดับจึงมีลักษณะและปริมาณที่แตกต่างกันไป การใช้ระบบสารสนเทศในสถานศึกษา เกี่ยวข้องกับบุคคลในองค์กรทุกระดับ

ผู้ใช้ระบบสารสนเทศ	ระดับการนำไปใช้
คณะกรรมการสถานศึกษา ที่ปรึกษา	วางแผนยุทธศาสตร์
ผู้บริหารสถานศึกษาและผู้ช่วยผู้บริหาร	วางแผนการบริหารทั้งองค์กร
หัวหน้ากลุ่มวิชา / งาน / โครงการ	วางแผนปฏิบัติการ
ผู้สอน ผู้สนับสนุนการสอน	วางแผนปฏิบัติการสอน

ที่มา : กระทรวงศึกษาธิการ, กรมวิชาการ, แนวทางการจัดระบบสารสนเทศ (กรุงเทพฯ : โรงพิมพ์คุรุสภาลาดพร้าว), 2545, 17.