การจัดซื้อสมัยใหม่

โลกปัจจุบันในยุกต์เศรษฐกิจใหม่มีการแข่งขันอย่างรุนแรง การบริหารจัดการองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพถือเป็นหัวใจที่สำคัญขององค์กร การจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์นี้ (e-Procurement) ก็เป็นระบบที่ช่วยในการการจัดการระบบหนึ่ง ที่เปรียบเสมือนประตูไปสู่โลกธุรกิจที่ไร้พรหมแดน หรืออีกนัยหนึ่งคือบริษัทใดๆที่เข้าสู่ระบบการจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์จะสามารถทำธุรกรรมกับบริษัทต่างๆได้ทั่วโลก โดยผ่านตลาดกลางอิเล็กทรอนิกส์ (e-Marketplace) ที่คอยอำนวยความสะดวกให้นั่นเอง

 

การทำงานในแต่ละขั้นตอนของระบบ e-Procurement นั้น ข้อมูลจะถูกจัดส่งและจัดเก็บในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งข้อมูลเหล่านี้พร้อมที่จะถูกนำไปวิเคราะห์ต่อไป โดยข้อมูลครอบคลุมตั้งแต่การค้นหาและเลือกสินค้าจาก e-Catalog  การออกใบขอสั่งซื้อ การรับและการอนุมัติใบขอสั่งซื้อ  การออกใบสั่งซื้อ การติดตามการสั่งซื้อ การตรวจรับสินค้าและการชำระเงิน ข้อมูลในแต่ละขั้นตอนจะถูกถ่ายทอดไปอย่างต่อเนื่องจนจบกระบวนการ โดยไม่ต้องใช้เอกสารที่เป็น Manual เลย ทำให้มีความรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ และเกิดความโปร่งใส และที่สำคัญข้อมูลจะถูกถ่ายทอดไปยังส่วนต่างๆที่เกี่ยวข้องส่งผลให้เกิดการประสานงานอย่างสอดคล้องภายในองค์กรและระหว่างองค์กรกับผู้ขายอีกด้วย

 

 

 

                   การจัดซื้อจัดจ้างแบบเดิม โดยมากเป็นการจัดซื้อจัดจ้างแบบกระจายอำนาจการสั่งซื้อ (Decentralize) ให้กับแต่ละจุดสั่งซื้อบริหารจัดการเอง ซึ่งมีข้อดีคือสะดวกต่อการสั่งซื้อ แต่ข้อเสียคือฝ่ายจัดซื้อไม่สามารถต่อรองกับผู้ขายได้  ส่วนการจัดซื้อจัดจ้างแบบรวมอำนาจการสั่งซื้อ (Centralize) จะมีข้อดีและข้อเสียสลับกันกับแบบ Decentralize นั่นเอง

 

                แต่ด้วยระบบ e-Procurement สามารถรวมข้อดีของทั้งสองแบบได้ คือ ปรับเปลี่ยนลักษณะการจัดซื้อจัดจ้างขององค์กร โดยให้ฝ่ายจัดซื้อเป็นฝ่ายที่บริหารควบคุมข้อมูล และรูปแบบ รวมถึงการวางกลยุทธ์สำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง แต่ให้แต่ละจุดจัดซื้อดำเนินการสั่งซื้อตามขั้นตอนเดิม ซึ่งก็จะไปสัมพันธ์กับการปรับเปลี่ยนโครงสร้างของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง กล่าวคือเป็นการรวบรวมความต้องการเพื่อการจัดซื้อจัดจ้างรวมและวางแผนการจัดซื้อจัดจ้าง แทนการจัดซื้อจัดจ้างกันเองในแต่จุดจัดซื้อ จึงทำให้สามารถสร้างอำนาจการต่อรองกับผู้ขายได้

 

นอกจากนี้ยังรวมไปถึงการปรับเปลี่ยนบทบาทของเจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อที่มุ่งเน้นไปในด้านการจัดหา คัดเลือก และการเจรจาต่อรองกับผู้ขายมากขึ้น แทนการจัดการด้านการสั่งซื้อ งานเอกสารและการคอยตามแก้ปัญหา ทำให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อมีเวลาในการวิเคราะห์และวางแผนจัดซื้อจัดจ้างมากขึ้น

 

                การบริหารจัดการข้อมูลและเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นองค์ประกอบที่สำคัญในการรองรับการปรับเปลี่ยนองค์กรเข้าสู่ระบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ความสามารถในการเชื่อมต่อและถ่ายโอนข้อมูลต่างๆ จากระบบเดิม เช่น ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP), ระบบ Inventory, และระบบบัญชี เป็นต้น เข้ากับระบบ e-Procurement ในการบริหารจัดการข้อมูลทั้งภายในและระหว่างองค์กร และที่สำคัญข้อมูลจะถูกถ่ายทอดไปยังส่วนต่างๆที่เกี่ยวข้องส่งผลให้เกิดการประสานงานทั้งภายใน และระหว่างองค์กรอย่างใกล้ชิดและมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิม

 

                ระบบ e-Procurement จะช่วยให้องค์กรสามารถลดงานที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่ากับองค์กรลง และทำให้ฝ่ายจัดซื้อมีเวลาวางแผนในส่วนของการจัดซื้อเชิงกลยุทธ์ (Strategic sourcing) ซึ่งเป็นหน้าที่ที่สำคัญมากขึ้น นอกจากนั้นการที่ข้อมูลการทำธุรกรรมต่างๆอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทำให้บริษัทสามารถนำข้อมูลไปเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ เพื่อการวางแผนที่ดีขึ้น เช่น เมื่อนำข้อมูลจากระบบ e-Procurement เชื่อมกับระบบ Inventory เมื่อถึงจุดสั่งซื้อ สามารถกำหนดให้ระบบสร้างใบ PO และส่งไปยังผู้ขายโดยอัตโนมัติได้  หรือการนำไปเชื่อมกับระบบ e-Payment เมื่อผู้ขอซื้อได้รับสินค้าและทำบันทึกรับในระบบ e-Procurement แล้วสามารถกำหนดให้ระบบจ่ายเงินให้กับผู้ขายโดยอัตโนมัติได้ เป็นต้น