Benchmarking

Benchmarking  กับ TQA

 

                ความท้าทายประการหนึ่งในการจัดทำระบบประกันคุณภาพภายในตามแนวทางรางวัลคุณภาพแห่งชาติ (TQA:Thailand  Quality  Award)  ซึ่งในขณะนี้โรงเรียนพะตงวิทยามูลนิธิกำลังดำเนินการอยู่ คือการบริหารจัดการระบบของโรงเรียนให้อยู่ในสภาวะของคำว่ายั่งยืน    กล่าวได้ว่ามีเครื่องมือหลายประเภทด้วยกันที่สามารถตอบสนองความต้องการดังกล่าวได้  แต่ต้องอาศัยระดับความพร้อม (maturity) การบูรณาการ และการประสานของระบบภายในองค์กร  รวมทั้งคุณภาพของบทบาทผู้บริหารสูงสุดและแรงสนับสนุนอย่างต่อเนื่องในการนำ องค์กรไปสู่ความเป็นเลิศ ซึ่งจะอยู่ที่อุดมการณ์ของผู้บริหาร (ในเรื่องของค่านิยมความจริงใจ และความมุมานะ)

       นาย ลี กวน ยู ผู้นำประเทศสิงคโปร์จึงเป็นคนหนึ่งที่สามารถพิสูจน์ได้ว่าปัจจัยทางด้านผู้บริหารมีส่วนสำคัญเป็นอย่างยิ่งที่จะทำให้องค์กรเจริญก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว   Benchmarking  คือระบบการบริหารที่ นาย ลี กวน ยู   นำมาใช้ในการกำหนดวิสัยทัศน์ของประเทศโดยผ่านกระบวนทัศน์และการเปรียบเทียบกับประเทศอื่นอย่างเหนือชั้น กล่าวคือ  เช่น นำรายละเอียดของการจัดอันดับประเทศที่มีความสามารถในการแข่งขันสูงและมีความชำนาญเป็น Best ในเรื่องใด สิงคโปร์ก็จะทำการศึกษาและวิเคราะห์เปรียบเทียบถึงกระบวนการที่ทำให้ประเทศนั้นๆประสบความสำเร็จเช่น ประเทศที่มีระบบการจัดการดีเขาผลิตนักกฏหมายออกมาปีละกี่คน  แพทย์กี่คน  วิศวกรกี่คน  ระบบการค้าขายเป็นอย่างไร  ระบบการบริหารจัดการกิจการภายในประเทศเป็นอย่างไร  ฯลฯ หลังจากนั้นจึงนำมาพัฒนาในประเทศทำให้สิงคโปร์ในปัจจุบันขึ้นอันดับ TOP  10  ของโลกในด้านการพัฒนาประเทศ-เศรษฐกิจ ได้ในที่สุด  หรือแม้กระทั่งทีมฟุตบอลของประเทศสิงคโปร์โดยในระยะ 10 ปีที่ผ่านมาถือว่าเป็นหมูให้ประเทศอื่นคอยเก็บแต้มมาโดยตลอด แต่ในปัจจุบันเห็นว่าสิงคโปร์ประเทศเล็กนิดเดียวกลับชนะทีมฟุตบอลไทยหลายครั้งหลายครา  

                จากความชำนาญและการถ่ายทอดองค์ความรู้จากรุ่นสู่รุ่นในการทำ Benchmarking  ทำให้ในที่สุดประเทศสิงคโปร์มีบริษัทที่ได้รับรางวัลซึ่งเทียบได้กับ TQA ( สิงคโปร์ใช้ชื่อว่า SQA) ของไทย จำนวน      40 %  ของบริษัทชั้นนำที่ได้รับรางวัลในปี 1997 หลังจากมีการใช้ระบบรางวัลดังกล่าวมาแค่   2 ปี ในขณะที่ประเทศไทยซึ่งเริ่มระบบรางวัลดังกล่าวตั้งแต่ปี  2002 จนปัจจุบันได้รับรางวัลแค่ 12% จากบริษัทชั้นนำ  787 องค์กร

                Benchmarking    มิใช่ศัพท์ที่เพิ่งกำหนดมาแต่ต้น  แต่ใช้เป็นศัพท์ในการสำรวจทางธรณีวิทยาที่ใช้ในการวัดระยะโดยเปรียบเทียบกับจุดอ้างอิง  จึงถูกยืมมาใช้ในเรื่องของการบริหารจัดการที่ถูกพัฒนาขึ้นมาในทศวรรษที่ 1980 และต่อเนื่องมาจนถึงปัจจุบัน  บริษัทที่นำ Benchmarking  มาใช้และประสบความสำเร็จมากที่สุดรายหนึ่งคือ Xerox ประเทศสหรัฐอเมริกา  โดย Benchmarking   หมายถึง เก่งที่สุดหรือเก่งที่สุดระดับโลกอันจะเป็นแบบที่ใช้สำหรับการพัฒนาไปให้ถึงโดยวิธีการวัดและเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ เปรียบเทียบบริการ  เปรียบเทียบกระบวนการขององค์กรที่สามารถทำได้ดีกว่า   เพื่อนำผลที่ได้จากการเปรียบเทียบไปปรับปรุงกระบวนการของตนเอง และ Best  Practices คือวิธีการหรือ Activity  ที่สามารถทำให้องค์กรประสบผลสำเร็จนั่นเอง

             เมื่อมองเพียงผิวเผินอาจจะดูเหมือนว่า Benchmarking คือการแข่งขัน  แท้จริงแล้วไม่ใช่ เพราะBenchmarking คือการพัฒนาองค์กรของตนเองผ่านกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกันจากหน่วยงานที่ประสบผลสำเร็จในการทำงานทั้งในส่วนที่อาจจะเป็นอุตสาหกรรมเดียวกับองค์กรหรืออาจจะไม่ใช่อุตสาหกรรมเดียวกันแต่รูปแบบหรือกระบวนการคล้ายๆกัน 

             โดยประเภทของการ Benchmarking มี  3 ประเภทด้วยกันคือ

  1.  การ Benchmarking ภายใน อาจเป็นการเทียบเคียงระหว่างองค์กรในเครือ  ประเภทนี้เรียกว่าแบบปิด ข้อเสียของแบบนี้คือ องค์ความรู้ที่ได้จะแคบเกินไป
  2. การ  Benchmarking ภายนอก  เป็นการเทียบเคียงเพื่อพัฒนาตนเองอย่างแท้จริงซึ่งอาจจะเป็นการเทียบเคียงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของตนเองให้ดียิ่งขึ้นเพื่อประสิทธิภาพในการแข่งขัน อย่างไรก็ตามการเทียบเคียงภายนอกมักไม่ได้รับความร่วมมือเพราะองค์กรที่ต้องการเทียบเคียงมักจะเป็นคู่แข่ง วิธีการแก้ไขที่ดีที่สุดคือการเลือกที่จะเทียบเคียงกับองค์กรที่ไม่ใช่คู่แข่งแต่มีลักษณะกระบวนการที่ใกล้เคียงกับองค์กรของเรา
  3. การ Benchmarking  บางกระบวนการ  เป็นการเทียบเคียงลักษณะงานที่ใกล้เคียงกับเราแต่ไม่จำเป็นจะต้องมีลักษณะองค์กรที่เหมือนกันเช่น กระบวนการทางด้านบัญชี  ด้านการเงิน  การบำบัดน้ำเสียเป็นต้น

                  วิธีการทำ  Benchmarking   มีอยู่ด้วยกัน 4 ขั้นตอนคือ  1.  เราอยู่ตรงไหนของธุรกิจ( Where  are  we? )   ในขั้นตอนนี้เราต้องรู้จักวิธีวิเคราะห์ผลการดำเนินงานขององค์กรโดยใช้รูปแบบของตัวชี้วัดผลงานหลักหรือ KPI.   2. ใครเป็นผู้เก่งที่สุด( Who  is  the  best)  ในขั้นตอนนี้เราต้องวิเคราะห์ความแตกต่างระหว่าง KPI ขององค์กรกับองค์กรที่ทำ Benchmarking ว่า ระยะห่างมีมากเท่าใด    3. คนที่เก่งที่สุดเขาทำกันอย่างไร( How  do  they  do  it?)  โดยขั้นตอนนี้เราจะได้คำว่า Best  Practices  หรือวิธีการปฏิบัติที่มีส่วนทำให้องค์กรประสบความสำเร็จ  สุดท้ายเราจะทำอย่างไรให้เก่งกว่าเขา  ( How  can  we  do  it  better?)

                  ในระบบ TQA  การ  Benchmarking  นอกจากจะเป็นการพัฒนาแล้ว จะต้องหมายรวมถึงการแข่งขันด้วยเพราะแนวทางในการให้คะแนนของระบบ TQA ในหมวดที่ 7 ซึ่งว่าด้วยผลลัพธ์นั้นกล่าวว่าจะต้องเป็นการพัฒนาและมีผลการดำเนินงานในระดับดีเลิศ  (หมายถึงดีกว่าองค์กรที่ Benchmarking ) เป็นส่วนใหญ่  เพราะสุดท้ายการที่จะได้รับรางวัล TQA    องค์กรหรือโรงเรียนจะต้องตอบโจทย์ให้ได้ว่าเราแซงหน้า  Benchmarking  มาหรือยัง  ถ้าแซงมาแล้วแสดงว่าองค์กรเกิดการพัฒนาและได้รับรางวัลในที่สุด

                 สรุป   ในการทำ  Benchmarking จะต้องอาศัยหลักการใหญ่ๆ 5 หลักการด้วยกันเพื่อที่จะส่งผลให้การทำประสบความสำเร็จกล่าวคือ

  1.   การทำ Benchmarking ต้องมีผู้บริหารระดับสูงให้การยอมรับและสนับสนุน
  2.   พยายามทำโดยมีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจนอย่าสับสน
  3.  การทำ Benchmarking ต้องคำนึงถึงวิสัยทัศน์ขององค์กรด้วย  เช่น  เมื่อองค์กรต้องการไปถึงระดับประเทศอย่าทำ  Benchmarking กับองค์กรระดับจังหวัด   เพราะจะทำให้มีสภาพเหมือนคนตาบอดคลำช้างไปไม่ถูกรู้ไม่จริง
  4. ต้องล้างสมองคนในองค์กรให้มีวัฒนธรรมที่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ขององค์กรอาจจะต้องใช้ รูปแบบของสมรรถนะ(Competency) มาใช้เพื่อเป็นการบริหารจัดการวัฒนธรรมองค์กรที่ชัดเจนมีเป้าหมาย
  5. พยายามเน้นอยู่ตลอดว่างานที่บุคลากรในฝ่ายต่างๆทำนั้นเขาเป็นเจ้าของ

                     

                     

บรรณานุกรม

พีรศักดิ์  วรสุนทโรสถ  (2542)   วัดรอยเท้าช้าง Benchmarking   พิมพ์ครั้งที่ 2   กรุงเทพมหานคร   พีระเซล แอนเซอร์วิส