เมื่อวันที่ 20 มค. 53 ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชาให้ไปฟังบรรยยายเรื่อง "การสร้างและพัฒนาคู่มือการปฏิบัติงาน" ที่อาคาร HS03 คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ จัดโดยสถาบันพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น มีนายเรืองชัย จรุงศิรวัฒน์ เป็นวิทยากร
ก็คงเป็นที่รู้กันดีว่า คู่มือนั้น เป้นสิ่งที่ดี มีประโยชน์ เพราะ
1. เป็นแนวทางการปฏิบัติงาน ช่วยทำให้
1.1 ผู้ปฏิบัติงานไม่เกิดความสับสน
1.2 ได้งานที่มีคุณภาพตามที่กำหนด
1.3 ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานที่ไม่เป็นระบบ
2. แต่ละงาน แต่ละแผนก รู้จักงานซึ่งกันและกัน ทำให้เป็นข้อมูลพื้นฐานในการประสานงาน
3. เมื่อมีการโยกย้ายตำแหน่งบุคลากร มีการปฏิบัติงานใหม่ทดแทน จะสามารถเรียนรู้ได้อย่างรวดเร็ว โดยการเรียนรู้จากคู่มือ
4. ลดข้อผิดพลาดในการดำเนินงาย
5. บุคลากรสามารถทำงานแทนกันได้
6. เป้นเครื่องมือในการอบรม สอนงาน
7. เป็นเอกสารอ้างอิงในการทำงาน
8. ผู้บริหารสามารถติดตามการปฏิบีติงานในแต่ละลำดับขึ้นได้
9. ช่วยลดการตอบคำถามระหว่างการทำงาน
10. ลดข้อขัดแย้งที่อาจเกิดจากการทำงานได้
11. ช่วยให้เกิดความสม่ำเสมอหรือมาตรฐานในการทำงาน
คู่มือปฏิบัติงานนี้เป็นประโยชน์ต่อใครบ้าง
1. องค์กร : มีแนวทางการปฏิบัติงาน ทำให้การดำเนินงานบรรลุผลสัมฤทะ
2. บุคคล : สามารถนำไปใช้การขอเลื่อนวิทยาฐานะ ตำแหน่ง และความเชี่ยวชาญได้
ใคร? ควรจะเป้นผู้ทีคววามรู้เกี่ยวกับการจัดทำคู่มือ
- ผู้บังคับบัญชา เพราะต้องให้คำแนะนำในการจัดทำแก่บุคลากร และทำหน้าที่ประเมิน เมื่อมีการขอเลื่อนวิทยฐานะ ตำแหน่ง หรือความเชี่ยวชาญ
- เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล เพราะต้องให้คำแนะนำในการจัดเตรียมเอกสารประกอบการขอเลื่อนวิทยฐานะ ตำแหน่ง หรือความเชี่ยวชาญ แก่บุคลากรภายในองค์กร
- ตัวบุคลากร เพราะต้องจัดทำคู่มือ เพื่อใช้ประกอบการปฏิบัติงาน หรือขอเลื่อนวิทยฐานะ ตำแหน่ง หรือความเชี่ยวชาญ
ลักษณะของคู่มือ มี 3 ลักษณะ
1. Manual Book เป็นคำแนะนำการใช้งานเป้ฯลำดับขั้นตอน สั้นๆ กระชับ เช่น คู่มือการใช้กล้องดิจิตอล ที่ถมมาพร้อมกับกล้อง เป้นต้น
2. Cook Book เป็นการเพิ่มเติมจาก Manaul Book โดยมีขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Flow Chart)พร้อมคำอธิบายในส่วนต่างๆ อย่างละเอียด
3.Tips Book เป็นการเพิ่มเติมจาก Cook Book โดยมีประสบการณ์เข้ามาด้วย เช่น สิ่งที่ควรทำ ไม่ควรทำ สิ่งที่ทำได้ ทำไม่ได้ สิ่งที่ต้องระวัง กรณีศึกษาต่างๆ เป็นต้น
ในการขอเลื่อนวิทยฐานะนั้น คู่มือปฏิบัติงานในระดับ Cook Book หรือ Tips Book จึงจะมีคุณภาพ และเมื่อส่งพิจาณา จะมีโอกาสในการผ่านมากกว่า Manual Book
พี่สิริพร คะ
กำลังอยากทำคู่มือการปฏิบัติงานของหัวหน้าห้องสมุดอยู่พอดี พี่พอจะแนะนำได้ไหมคะ ว่าควรมีเนื้อหาครอบคลุมในเรื่องใดบ้าง เพราะทำงานในตำแหน่งหัวหน้างาน งานส่วนใหญ่เป็นด้านบริหารมากกว่าค่ะ รบกวนขอคำแนะนำด้วยค่ะ ขอบคุณค่ะ
เป็นคำถามที่ยากนค่ะ เพราะไม่เคยเป้นหัวหน้างาน...อิอิ
ถ้าเป็นพี่...พี่คงคิดว่าอะไรที่ ผู้อื่นจะทำแทนได้ กรณีพี่ไม่อยู่...เช่น ผู้ที่รักษาราชการแทน หรือย้ายมาแทน แต่ต้องแสดงให้เห็นความเชี่ยวชาญในทางวิชาการด้วยนะคะ
แลกเปลี่ยนนะคะ...
- ด้านการบริหารงบประมาณ งบแผ่นดิน งบรายได้ ใช้ทำอะไร ในสัดส่วนเท่าใด...ใช้ไปในการใด มีสูตรอะไรบ้าง เช่น ห้องสมุด ม.แห่งหนึ่ง ได้เงินรายได้มาเท่านี้ นำมาจัดสรรให้ห้องสมุดสาขาตามรายหัว นศ.เพื่อให้ในการซื้อทรัพยากรห้องสมุด
- ด้านการประเมินบุคลากร ใช้แบบวัดอะไรบ้าง เพื่ออะไร คิดเกณฑ์อย่างไร
- การบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศมีอะไรบ้าง มีแผนอย่างไร ใช้งบอย่างไร
ซึ่งเรื่องเหล่านี้จะเป็นพียงงานบริหาร ไม่แสดงให้เห็นความเชี่ยวชาญในวิชาชีพบรรณารักษ์
ถ้าเขียนเกี่ยวกับวิชาชีพได้ จะดีมั่กมาก เช่น
- การประเมินติดตามการดำเนินงานห้องสมุด ใช้เกณฑ์อะไร มีดัชนีอะไร เพื่ออะไร ระยะเวลาในการประเมิน ขั้นตอน การรายงานผล
- การดำเนินงานห้องสมุดร่วมกับเครือข่ายต่างๆ (ถ้ามี) เป็นกรรมการอะไร ทำหน้าที่อะไร หมายเลข/บุคคลที่ติดต่อ ห้องสมุดได้ประโยชน์อะไร
จากการแลกเปลี่ยน...ไม่ทราบเป้ฯประโยชน์บ้างหรือป่าวคะ
พี่สิริพร ค่ะ
ขอบคุณมากค่ะสำหรับข้อมูลที่พี่อธิบายเพิ่มเติมให้ มีประโยชน์มากเลยค่ะ แต่ก็เห็นด้วยกับพี่นะคะว่าเป็นงานยาก เพราะการเป็นหัวหน้างานนั้น จะทำงานเชิงบริหารจัดการมากกว่าการทำงานเชิงวิชาชีพบรรณารักษ์ เพราะหลักเกณฑ์การจัดการก็เป็นไปตามหลักการหรือนโยบายของการบริหารของคณะผู้บริหาร ซึ่งเขียนยากมากที่สุดเพราะบางทีทฤษฏีกับวิธีการปฏิบัติมันคนละเรื่องเลยค่ะ เฮ่อ
แต่ก็ต้องขอขอบพระคุณพี่สิริพรอีกครั้งค่ะ ที่ให้ข้อแนะนำ