การนำเสนอให้ประสบความสำเร็จ
ผมเชื่อว่า...มนุษย์ทำงานทุกท่าน ย่อมต้องการพัฒนางานให้ยอดเยี่ยมมากยิ่งขึ้น บางครั้ง บางท่านมีไอเดียเด็ดๆ หรือเมกะโปรเจ็คหลากหลาย อยากที่จะนำเสนอผู้บริหาร แต่ใจหนึ่งก็ไม่กล้า เพราะเคยนำเสนอแล้วไม่ผ่านเกณฑ์การพิจารณา หรืออาจจะไม่กล้าพูด เพราะขาดความมั่นใจในเนื้อหา ทำให้โครงการในหัว ที่กำลังจะเป็นรูปเป็นร่าง ต้องถูกแช่แข็งหรือเก็บเข้ากรุ พอนานๆ เข้า ก็ลืมไอเดียเด็ดๆ นั้นไป
ปัญหานี้เป็นปัญหาหลัก ที่มักเกิดขึ้นกับหลายๆ คน การที่จะให้ข้อเสนอของเรานั้น ได้รับการอนุมัติหรือเห็นชอบ จำเป็นที่จะต้องมีข้อมูลที่เราต้องการนำเสนอเชิงลึก และเตรียมข้อมูลมาค่อนข้างแน่นพอสมควร
ส่วนใหญ่ที่ตกม้าตาย ก็เพราะวางใจมากเกินไป เตรียมแต่เนื้อหาที่จะพูด แต่ลืมเตรียมเนื้อหาที่จะตอบ เมื่อถูกถาม ตอบไม่ได้หรืออึกอัก รับรองว่าเรื่องราวผ่านยากครับ
ผมเคยเกิดเหตุการณ์แบบนี้แล้วเช่นกันครับ คือ การนำเสนอโครงการหรือแนวปรับปรุง แต่ไม่ผ่าน พอกลับมานั่งพิจารณาว่า เราเสนอแล้วไม่ผ่านเพราะอะไร? จึงรวบรวมข้อมูลให้ชัดเจนมากขึ้น นำเสนอใหม่ ครั้งนี้ผ่านครับ นำเสนอ 2 ครั้ง และโครงการอื่นๆ ก็ใช้วิธีเดียวกับโครงการแรก ปรากฎว่าผ่านฉลุยตั้งแต่ครั้งแรก จึงอยากที่จะเสนอแนะ เพื่อเป็นแนวทางในการนำเสนอ เพราะบางท่านอาจจะเครียด และไม่มีทางออก ไม่ใช่เรื่องยากครับ...เราหาทางออกไม่ได้ เราก็ออกทางเข้า!!! แนวทางที่ผมใช้ มีดังนี้ครับ
1. ความสะดวกสบาย
เป็นการนำเสนอให้ทราบว่า โครงการหรือสิ่งที่เราคิดนั้น จะสามารถพัฒนาความสะดวกรวดเร็วของงานนั้น ได้อย่างไร? คือ การที่สามารถช่วยแบ่งเบาภาระงาน หรือสามารถเพิ่มปริมาณนั้นได้อย่างไร โดยที่ไม่ต้องเพิ่มจำนวนบุคลากร หรืออาจจะเป็นการลดจำนวนบุคลากรในงาน แต่งานนั้น ยังได้ผลเท่าเดิมหรือดีกว่าเดิม
2. เปรียบเทียบกับของเดิม
แน่นอนว่าโครงการใหม่ๆ ย่อมต้องได้รับการพิจารณามากเป็นพิเศษ ในข้อนี้ ผู้บริหารจะนึกในใจและเปรียบเทียบกับที่มีอยู่เดิม ว่าเป็นเช่นไร ก็เป็นหน้าที่ของเรา ที่จะต้องอธิบายเปรียบเทียบความเจ๋งของโครงการใหม่ หรือแนวความคิดใหม่ กับของเดิม หากสามารถเปรียบเทียบออกมาเป็นข้อๆ ได้ จะยิ่งสร้างความชัดเจนให้กับโครงการของเรามากขึ้น
3. งบประมาณค่าใช้จ่าย
เป็นเรื่องที่ละเลยไม่ได้อย่างเด็ดขาด เพราะการที่จะผุดโครงการใหม่ๆ ขึ้นมานั้น จำเป็นที่จะต้องเกิดการเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายหรือการลงทุน ว่าหากอนุมัติแล้วจะขาดทุนหรือกำไร คุ้มค่าหรือไม่? โดยเฉพาะหากโครงการที่เรานำเสนอนั้น ใช้งบประมาณไม่มาก หรือเป็นการต่อยอดสิ่งที่มีอยู่แล้ว รับรองว่าได้รับการอนุมัติแล้วในใจ
4. ผลกำไรที่จะได้รับ
จะเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าหรือไม่นั้น เราต้องสามารถแสดงให้เห็นว่า เมื่อได้อนุมัติโครงการนี้แล้ว จะเกิดผลกำไรด้านใดแก่องค์กรหรือบริษัท ไม่จำเป็นว่าต้องเป็นจำนวนเงินเพียงอย่างเดียวครับ แต่นั่นหมายถึงอัตรากำลังของคนด้วย แต่เรื่องเงินก็ยังเป็นเรื่องที่เราต้องฟันธงให้ชัดเจนที่สุด ว่าจะเติบโตกี่เปอร์เซ็นต์
5. รายละเอียดความชัดเจน
หลายโครงการ เนื้อหาภายในไม่ชัดเจน ยังมองไม่เห็นภาพ หากเป็นไปได้หรือมีเพื่อนๆ ที่สามารถสร้างงานกราฟฟิค ที่สามารถเห็นได้ชัดเจนเหมือนจริง ก็จะทำให้การพิจารณาชัดเจนมากขึ้น เราก็ไม่ต้องเกริ่นอะไรมากมายครับ เพราะทุกอย่างมีภาพประกอบ การถามคำถามก็จะน้อยลง
เพิ่มเติมอีกนิดครับ เป็น Trick เล็กๆน้อยๆ ในการนำเสนอให้สำเร็จ นั่นคือ พยายามอ่านใจผู้บริหารให้ออก โดยเฉพาะคำถามที่คาดว่าผู้บริหารจะต้องถาม ถึงจุดนี้ เรียกว่า “ต้องรู้เขา รู้เรา” เราต้องทราบในเบื้องต้นก่อนว่าผู้บริหารของเรา มีการบริหารงานแบบไหน?
บริหารเชิงรุก กล้าได้ กล้าเสีย กล้าเสี่ยง ชอบอะไรใหม่ๆ ท้าทายความสามารถ เปลี่ยนแปลงตามกระแสโลก
บริหารเชิงรับ คือ ต้องมีการทำงานเป็นขั้นตอน ต้องประหยัดที่สุด ไม่ค่อยชอบเปลี่ยนแปลงอะไร ชอบออกคำสั่งมากกว่าได้ยินการนำเสนออะไรใหม่ๆ
เมื่อเราวิเคราะห์ผู้ฟังในเบื้องต้นแล้ว ย่อมจะทำให้เราได้เปรียบและใส่ใจกับสิ่งที่จะนำเสนอให้มากขึ้น อย่ารอให้ผู้บริหารหรือผู้ฟังต้องถามคำถามครับ แต่เราควรบอกไปเลย ซึ่งขอเน้นย้ำในข้อที่ 2 คือการเปรียบเทียบกับของเดิม เพราะเชื่อว่าคำถามแรกที่เราจะได้ยิน คือ
“ดีกว่าของเดิมยังไง?”
เพราะฉะนั้น อย่ารอให้ถามครับ ควรถามเองและตอบเอง จะเป็นการแสดงให้เห็นว่า เรามีการเตรียมพร้อมมาเป็นอย่างดี และโครงการของเราจะสำเร็จได้ เมื่อได้รับการอนุมัติแล้วคือ การรีบลงมือทำ และรายงานความคืบหน้าให้ผู้บริหารทราบเป็นระยะๆ อย่าช้า เพราะความช้า จะทำให้โครงการนั้นถูกพับเก็บไป แม้ว่าจะดีเพียงใดก็ตาม
เพราะอารมณ์ของผู้บริหารท่านอาจจะเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา ที่กล่าวเช่นนี้ เพราะเป็นประสบการณ์ตรงที่ผมพบมาแล้ว การนำเสนอดี ได้รับการอนุมัติ แต่ผมยังไม่ลงมือทำจึงถูกพับโครงการนี้ไปอย่างน่าเสียดาย
เพราะผลงานที่ผมนำเสนอ เป็นโครงการเดิม ที่นำเสนอแล้ว แต่ไม่ผ่าน ผมนำมาปัดฝุ่น นำเสนอใหม่ ในแนวทางที่ผมแนะนำ แล้ว “ผ่าน” แต่ล่าช้า เลยขาดเพียง “ของจริง” ครับ
