ผชช.ว.ตาก (19): วิทยากรฝึกปฏิบัติ "การใช้เครื่องมือชุดธารปัญญาในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้"
การฝึกปฏิบัติจัดการความรู้ของสถาบันวิจัยวิทยาศาสตร์สุขภาพ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่เมื่อ 15-16 มกราคม ที่ผ่านมา ช่วยให้ผมได้เคาะสนิมความรู้ทักษะเดิมๆกลับมาอีกครั้ง หลังจากที่ไม่ค่อยได้ออกบรรยายหรือจัดทำเวอร์คช็อปมากนัก และงานนี้ถือว่าเป็นของ มช. ซึ่งผมตั้งใจไว้เลยว่า ถ้าเป็นเรื่องของ มช. ถ้าผมช่วยได้ ผมจะช่วยเต็มที่โดยเฉพาะที่เป็นเรื่องแรงใจ แรงกายหรือแรงสมอง เพราะผมไม่ค่อยมีเงิรนมากพอที่จะช่วยบริจาคให้มหาวิทยาลัย แต่ก็ปวารณาตัวที่จะช่วยในเรื่องอื่นๆแทน รวมทั้งพยายามเป็นคนดีให้ได้ตามที่ครูบาอาจารย์เคยพร่ำสอนมา ไม่ให้เสียชื่อมหาวิทยาลัย
การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ มีจุดเริ่มต้นได้ 2 แบบคือ แบบแรก ให้ใช้เทคนิคการค้นหาสิ่งดีรอบๆตัว (Appreciative inquiring) เพื่อหาความดี คนดีมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เหมาะสำหรับงานหรือสิ่งที่มีความเป็นนามธรรมสูง วัดได้ยาก ต้องใช้ความรู้สึกหรือจิตใจมาช่วยวัด ช่วยบอก หรือเป็นจุดเริ่มต้นง่ายๆของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ภายในแผนก ภายในหน่วยงานที่ผลงานแยกไม่ออกว่าเป็นของใครเพราะช่วยกันทำ ข้อดี คือหาหัวข้อหรือประเด็นแลกเปลี่ยนได้ง่าย จัดเวทีแลกเปลี่ยนได้ง่าย แต่มีข้อด้อยคือ ขาดการเปรียบเทียบกันอย่างเป็นรูปธรรม และไม่ได้วัดผลที่ชัดเจน จะทำให้การยอมรับฟังหรือรับเอาเทคนิคจากผู้เล่าไปใช้ประโยชน์กันน้อย และเมื่อแลกเปลี่ยนไปสักสองสามรอบก็อาจจะจนแต้ม รู้สึกว่าวน อยู่ที่เดิม การยกระดับมาตรฐานปฏิบัติจะทำได้น้อย แต่จะมีความสุข ความชื่นชมในการแลกเปลี่ยนสูง
อีกแบบหนึ่งคือ การเริ่มต้นด้วยการเปรียบเทียบมาตรฐานปฏิบัติ (Benchmarking) กันก่อน เพื่อจะได้เห็นกันชัดๆว่าใครมีฝีมือหรือผลงานอยู่ในระดับไหน จะได้กำหนดตัวผู้ให้ ผู้รับได้ง่ายขึ้น และรู้ว่าระดับการพัมนาจะพัฒนาขึ้นไปมากน้อยเท่าไร รู้เขา รู้เรา จะทำให้ยอมรับฝีมือกันได้ง่าย แต่ข้อด้อยคือ ทำได้ยาก ต้องหารูปธรรมของการวัดที่ต่างฝ่ายต่างยอมรับ การกำหนดเกณฑ์ต้องเข้าใจตรงกัน แต่จะมีประโยชน์ในการพัฒนาและยกระดับมาตรฐานการทำงานได้ดีมาก เครื่องมือเปรียบเทียบแบบไทยๆที่ดีมากตัวหนึ่งคือเครื่องมือชุดธารปัญญา ที่คิดขึ้นโดยสถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม (สคส.) ที่ประกอบด้วย ตารางแห่งอิสรภาพ แผนภูมิแม่น้ำ แผนภูมิขั้นบันได ขุมความรู้ และพื้นที่ประเทืองปัญญา
ผมคิดว่า คนสนใจนำการเปรียบเทียบไปใช้ในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันน้อยลง เพราะความยุ่งยาก ต้องมีการประชุมระดมสมองเพื่อกำหนดตารางประเมิน ต้องค้นคว้าวิเคราะห์อย่างมากจึงจะได้ตารางที่ดี ที่เหมาะสมจริง ซึ่งไม่เหมาะกับจริตของคนไทย รวมทั้งคนไทยไม่ชอบประเมินเพราะมีความเกรงใจ ขี้อายและมีความกลัวเสียหน้าสูง (ขี้อวด) แต่ถ้าทำได้จะยกระดับBest practice ได้ดีมากๆ
ตารางแห่งอิสรภาพ เป็นจุดเริ่มต้นของการเปรียบเทียบงาน ผลงานหรือฝีมือ (สมรรถนะ) กัน ทำให้เห็นฝีมือของแต่ละคนที่มาร่วมกลุ่มแลกเปลี่ยนได้ดี แต่การกำหนดตารางและปัจจัยให้ได้ดีก็เป็นเรื่องยากเช่นกัน ในการทำกลุ่มต่างๆจึงมักได้ตารางแต่ไม่แน่ใจว่าตารางนั้นจะดีพอหรือไม่ ตารางอิสรภาพ กำหนดให้มีหัวข้อตารางหรือKnowledge vision คือประเด็นที่จะพูดคุยกัน แล้วก็ให้กำหนดปัจจัยหรือองค์ประกอบสำคัญที่จะนำไปสู่ความสำเร็จหรือภาพสะท้อนของความสำเร็จตามประเด็นนั้นๆ การกำหนดปัจจัยจึงอาจกำหนดได้เป็นปัจจัยนำเข้า กิจกรรม กระบวนการ ผลลัพธ์และสมรรถนะ (Input, Activity, process, result, competency)
การกำหนดปัจจัยเป็นปัจจัยนำเข้า เช่น เครื่องมือ งบประมาณ จำนวนคน นั้น เป็นเรื่องง่ายที่สุด แต่มีความเหมาะสมน้อยที่สุดเพราะการมีจำนวนของปัจจัยนำเข้ามากๆ อาจไม่ได้ส่งผลลัพธ์ที่ดีเสมอไป เช่น แพทย์ 3 คน อาจไม่ได้ตรวจคนไข้ได้ดีกว่าแพทย์ 2 คน เสมอไป
การกำหนดด้วยตัวกิจกรรม จะมีกิจกรรมจำนวนมากที่มีผลเกี่ยวข้องกับประเด็นที่เรากำหนด แต่จะมีความยุ่งยากว่าจะใช้ตัวกิจกรรมไหนบ้าง จะใช้ทั้งหมดหรือจำนวนมากมาเขียนเป็นปัจจัยในตารางก็เป็นเรื่องยากและไม่ค่อยเหมาะสม
สิ่งที่ช่วยในการกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จในตารางฯได้ดีควรเริ่มจากกระบวนการ ผลลัพธ์ และสมรรถนะ เพราะสอดคล้องกับแนวคิดการบริหารสมัยใหม่ที่เป็นการบริหารแบบมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์ ที่จะเน้นผลลัพธ์ การบริหารคุณภาพที่เน้นกระบวนการในการทำการประกันคุณภาพหรือQA และการบริหารสมรรถนะ เพราะตารางแห่งอิสรภาพก็คือ Self assessment นั่นเอง
การกำหนดปัจจัยด้วยกระบวนการนั้นต้องระลึกเสมอว่า กระบวนการนั้นต้องเป็นกระบวนการหลัก หรือเป็นกระบวนการที่ปฏิบัติแล้ว ทำแล้ว ช่วยให้บรรลุประเด็นหรือKV ได้จริง มีความแรงมีผลกระทบให้เกิดKVจริง ซึ่งหลายๆงาน กิจกรรม องค์การ มีการวิเคราะห์กระบวนการหลัก (Core process) แต่พบว่าอีกหลายหน่วยงานก็ยังไม่มี และมองไม่ออกด้วยซ้ำว่า กระบวนการหลักของงานตนเองคืออะไร เช่น การบริการตรวจรักษาที่ดี ควรมีกระบวนการหลักคือการรับ การประเมิน การดูแล การจำหน่าย การติดตาม หรือ การบริหารหน่วยงานที่มีประสิทธิภาพประสิทธิผล ควรมีกระบวนการหลักคือการวางแผน การจัดองค์กร การนำองค์กร และการประเมินติดตามกำกับ เป็นต้น
การกำหนดปัจจัยด้วยผลลัพธ์นั้น ก็ต้องดูว่า KV เรานั้นมีประเด็นสำคัญๆที่ต้องบรรลุคืออะไร จะได้กำหนดตัวประเด็นเหล่านั้นมาเป้นปัจจัยได้หรือเป็นCritical success factor ได้ เช่น การดำเนินงานเอกสารที่มีคุณภาพ ปัจจัยหลักที่เป็นผลลัพธ์ก็คือความถูกต้อง ความทันเวลา ความคุ้มค่า เป็นต้น หรือ การบริการยานพาหนะที่ดี มีปัจจัยหลักที่เป็นผลลัพธ์คือปลอดภัย ทันเวลาและประทับใจ
ส่วนการกำหนดปัจจัยด้วยสมรรถนะ ก็ควรเป็นสมรรถนะที่สำคัญในการปฏิบัติงานนั้นๆ อาจเป็นสมรรถนะหลักของหน่วยงานหรือสมรรถนะตามตำแหน่งหน้าที่ก็ได้
เมื่อกำหนดปัจจัยหรือองค์ประกอบในตารางแล้ว แต่ละปัจจัยก้ต้องกำหนดค่าระดับคะแนนที่จะประเมิน อาจแบ่งออกเป็น 3, 4, 5, 6, 7 หรือ 10 ระดับก็ได้ แต่ถ้าจะให้ดหมาะสมไม่หยาบหรือละเอียดเกินไปควรใช้ 5 ระดับคือ 1-5 โดยที่เราต้องช่วยกันนิยามให้เข้าใจตรงกันตั้งแต่ 1-5 เพื่อให้ทุกคนเมื่อนำตารางไปประเมินแล้วเมื่อตอบ 1 หรือ 5 ก้มีความหมายเดียวกัน
การกำหนดระดับคะแนน อาจกำหนดเป็นตัวเลข หรือคำอธิบายความก็ได้ การกำหนดนิยามของระดับคะแนนควรดูบริบทของกลุ่มหรือองค์กรด้วยเพื่อจะได้ใช้ระดับคะแนนแยกแยะความแตกต่างของผลงานหรือฝีมือได้ เช่น ถ้าใช้ระดับความพึงพอใจ เป็นปัจจัยโดยให้ความพึงพอใจตั้งแต่ร้อละ 80 ขึ้นไปได้คะแนน 5 ในขณะที่ทุกฝ่ายในองค์กร มีคะแนนประเมินความพึงพอใจเกิน 80% พอเอาไปใช้วัด ทุกฝ่ายก็ได้ 5 หมดโดยไม่สามารถแยกแยะความแตกต่างกันได้
อีกประการหนึ่ง การกำหนดระดับคะแนน 1-5 เราต้องสร้างความมั่นใจว่า ระดับสูงกว่า ดีกว่าระดับต่ำกว่าแน่ๆ เช่น 5 สูงกว่า 4, 3, 2,1 จริง ในการกำหนดเราอาจเริ่มกำหนดที่ดีที่สุดก่อนคือ 5 แล้วค่อยๆลดมาตรฐานลงมา หรือเริ่มจากแย่ที่สุดคือ 1 ก่อนแล้วเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ หรือเริ่มจาก 3 เป็นระดับกลางๆก่อนแล้วเพิ่มหรือลดไปตามระดับ
ในความเห็นผมการกำหนดตารางอิสรภาพที่ดีควรกำหนดปัจจัยเป็นกระบวนการหลักและกำหนดตัวนิยามหรือวัดค่าคะแนนประเมินเป็นผลลัพธ์ ซึ่งจะช่วยสื่อให้ผู้เข้าร่วมแลกเปลี่ยนรู้ว่า เขาทำอะไร และได้ผลอย่างไร จะช่วยให้เกิดความีเหตุมีผลของตารางมากขึ้นและยกระดับการทำงานได้มากขึ้น
เมื่อกำหนดหัวข้อหรือKV ปัจจัยและระดับคะแนนได้แล้ว ก็เอาตารางนี้ไปให้ผู้ที่จะมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ได้ประเมินตนเองตามที่เป็นอยู่จริง (ค่าปัจจุบัน) แห้ใส่ค่าที่คาดหวังจะพัฒนาขึ้นในอนาคต (ค่าคาดหวัง) ไว้ด้วย แล้วส่งมาให้ผู้ประสานหรือคุณอำนวย จัดการทำแผนภูมิแม่น้ำและแผนภูมิขั้นบันไดต่อไป จะได้วิเคราะห์ว่า จะจัดให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้หรือพื้นที่ประเทืองปัญญา อย่างไร แบบไหน ใช้เครื่องมือตัวใด กับใครบ้าง
การที่เรียกว่า ตารางแห่งอิสรภาพ ก็เพราะว่า เป็นตารางที่ไม่ถูกใครบังคับให้สร้าง ผู้ที่เกี่ยวข้องทุกคนมีส่วนร่วมคิด ร่วมสร้าง ร่วมกำหนดประเด็น ร่วมกำหนดปัจจัย ร่วมกำหนดค่าระดับการประเมิน และอีกอย่างหนึ่งคือ ให้เป็นตารางแห่งอิสรภาพที่ผู้ประเมินต้องประเมินด้วยตัวเองตามความเป็นจริง ไม่หลอกตนเอง ไม่หลอกผู้อื่น นั่นคือหลุดพ้นจากการกลัวเสียหน้า (จึงประเมินเวอร์เกินทำจริง) หลุดพ้นจากความหวง (จึงประเมินต่ำกว่าที่ทำจริง) หลุดพ้นจากการดูถูกตนเอง (จึงประเมินต่ำกว่าที่ทำจริง) และหลุดพ้นจากความไม่รู้ โดยการประเมินแบบวิเคราะห์หรือหาข้อมูลหลักฐานที่ตนเองทำจริง ไม่นั่งเทียนในการประเมิน
แผนภูมิแม่น้ำ ช่วยบอกว่า เราอยู่ในระดับไหนของแม่น้ำ และช่วยบอกด้วยว่า แม่น้ำที่กว้างแสดงว่ามีองค์ความรู้ที่น่าแลกเปลี่ยนกันมาก มีความแตกต่างของผู้รู้มากและผู้รู้น้อย หากมีความแคบของแม่น้ำแสดงได้ว่า คนในกลุ่มมีฝีมือหรือรู้พอๆกัน หรืออีกนัยหนึ่งคือ ตารางแห่งอิสรภาพนั้นกำหนดนิยามและสเกลในการประเมินไม่ดีพอที่จะแยกความแตกต่างของสมาชิกในกลุ่มได้
แผนภูมิขั้นบันได เป็นตัวบอกว่า ใครเป็นกลุ่มผู้รู้ที่ไม่หวงวิชา อยากให้คนอื่นๆได้รู้ด้วยและดำรงความรู้ของตนเองไว้อย่างต่อเนื่องเรียกว่า "กลุ่มผู้ให้" ส่วนอีกกลุ่มหนึ่งเป็นกลุ่มที่ยอมรับว่าตัวเองรู้น้อย แต่อยากพัฒนาตนเอง มีความใฝ่ในจะพัฒนาตนเอง เรียกว่า "กลุ่มใฝ่รู้" คุณอำนวยหรือคุณประสานก็จะได้จับคนสองกลุ่มมาเข้า "พื้นที่ประเทืองปัญญา" เพื่อขุดค้นหา "ขุมทรัพย์ความรู้" มาใช้และพัฒนาร่วมกันไป
จะมีกลุ่มอีกกลุ่มหนึ่งที่อยู่บันไดกลางๆ ไม่ใฝ่รู้ ไม่พร้อมให้ กลุ่มนี้ อาจยังไม่เหมาะที่จะนำมาเข้าเวทีแลกเปลี่ยนอาจจจะต้องไปจัดกิจกรรมให้เกิดการเรียนรู้หรือใฝ่รู้ซะก่อน หรือบางทีหัวหน้าหน่วยงาน อาจต้องไปช่วยดูว่า ที่เขายังไม่อยากพัฒนานั้นอาจเป็นเพราะว่าเขามีอุปสรรคในการพัมนางานมากจนเขาเองก็แก้ไขไม่ได้ จึงกำหนดการพัฒนาแค่นี้หรือระดับเดิมนี้ก็ดีมากแล้ว หัวหน้าจึงต้องลงไปดูเพื่อที่จะได้ช่วยฉุดเขาให้ขึ้นมาจากอุปสรรคนั้นๆก่อน
เครื่องมือชุดธารปัญญา มีประโยชน์อย่างมาก ถ้าใช้เป็นจริง พิถีพิถันกับการใช้และการตีความ ไม่ใช่สักๆให้มีตาราง มีการประเมินก็พอเท่านั้น ก็จะไม่ได้ช่วยอะไรเลยแต่กลับจะเป็นอุปสรรคของการพัฒนาด้วยซ้ำไป วิทยากรกลุ่มจะมีบทบาทอย่างมากในการช่วยชี้แนะ (ไม่ใช่ชี้นำ) ให้ทีมที่มาแลกเปลี่ยนได้มองเห็นทางในการกำหนดตารางให้ได้อย่างเหมาะสม
ความเห็น (2)
เรียน คุณหมอพิเชฐ
พี่ได้ค้นคว้าเอกสารเก่าๆเหมือนกัน ตั้งแต่สมัยที่คุณหมอเป็นวิทยากรให้กรมควบคุมโรค แล้วพี่ก็นำมาตีโจทย์ทั้งการใช้เครื่องมือชุดธารปัญญา และสิ่งที่แต่ละจังหวัดต้องการ รวมทั้งเรื่องของมาตรฐานงานที่สำนักตรวจราชการกำหนดขึ้น และนโยบายต่างๆด้วย พยายามจะให้ออกมาเป็นสมรรถนะและงานหลักและอื่นๆ กำลังใช้ความพยายามจัดการความรู้ให้ออกมาง่ายๆ ใช้ได้จริงและเป็นประโยชน์ให้กับผู้ที่ต้องการใช้ ขอบพระคุณคุณหมอที่เขียนBlog ที่จุดประกายให้พี่เช่นกัน ใช้ได้ผลอย่างไร ได้กรอบแนวคิดอย่างไรจะส่งข่าวให้ทราบค่ะ "การศึกษาที่แท้จริง คือ การเรียนรู้วิธีคิด"
ขอเรียนถามเรื่อง องค์ความรู้ค่ะ ว่า มีวิธีในการวัดอย่างไรค่ะ ขอคำแนะนำด้วยค่ะ ขอบคุณค่ะ