เรื่องเล่าบางเรื่องแม้เป็นเรื่องที่เล็กน้อย แต่ก็เปี่ยมไปด้วยประโยชน์ที่ไม่ควรละเลย

       ผ่านพ้นไปแล้วกับกิจกรรม “การเสวนาเครือข่ายการจัดการความรู้ระหว่างมหาวิทยาลัยครั้งที่ 16 (3/2552) เรื่อง การบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance Management)” ที่ ม.วลัยลักษณ์เป็นเจ้าภาพจัดขึ้นเมื่อวันที่ 27 – 28 พฤศจิกายน 2552 ณ โรงแรมขนอมโกลเด้นบีช อ.ขนอม จ.นครศรีธรรมราช แต่ผมก็จะขอย้อนความทรงจำเพื่อกลับไปบันทึกเรื่องราวที่เกิดขึ้นทั้งหมดอีกครั้ง

1

       หลังจากที่มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ได้จัดให้มีกิจกรรม “เพื่อนช่วยเพื่อน” เมื่อวันที่ 16 พฤศจิกายน 2552 และได้มีการประชุมคณะทำงานเพื่อตรียมความพร้อมสำหรับจัดกิจกรรม “การเสวนาเครือข่ายการจัดการความรู้ระหว่างมหาวิทยาลัยครั้งที่ 16 (3/2552) เรื่อง การบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance Management)” ไปแล้ว คราวนี้ก็มาถึงสถานการณ์จริง ซึ่งจัดขึ้นในวันที่ 27 – 28 พฤศจิกายน 2552 ณ โรงแรมขนอมโกลเด้นบีช อ.ขนอม จ.นครศรีธรรมราช เครือข่ายมหาวิทยาลัยที่เข้าร่วมเสวนาครั้งนี้ มี 6 สถาบัน คือ ม.นเรศวร ม.มหิดล ม.ขอนแก่น ม.สงขลานครินทร์ ม.ราชภัฏมหาสารคาม และ ม.วลัยลักษณ์ เจ้าภาพ ส่วน ม.มหาสารคาม ไม่สามารถมาเข้าร่วมได้ในครั้งนี้ รวมจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมเสวนากว่า 130 คน

       บทบาทของผมของการเข้าไปเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมการจัดการความรู้ในครั้งนี้ คือ “คุณลิขิต” ทำหน้าที่สรุปประเด็นเรื่องเล่า บันทึกเรื่องราวที่ผู้แทนสมาชิกในแต่ละกลุ่มสถาบันเครือข่ายมาถ่ายทอดประสบการณ์ความสำเร็จหรือแนวปฏิบัติที่ดี (Good Practice) เกี่ยวกับ “การบริหารผลการปฏิบัติงาน”

       ผมออกเดินทางจาก ม.วลัยลักษณ์ (อ.ท่าศาลา) โดยรถตู้ของมหาวิทยาลัยในเช้าตรู่ของวันที่ 27 พฤศจิกายน 2552 มุ่งสู่โรงแรมขนอมโกลเด้นบีช (อ.ขนอม) ใช้เวลาเดินทาง 1 ชั่วโมง ไปถึงในเวลา 08.30 น. ระหว่างนั้นผู้เข้าร่วมเสวนาบางส่วนทยอยกันลงทะเบียน และบางส่วนก็เข้าไปนั่งในห้องประชุมแล้ว

 

2

กิจกรรมวันที่ 27 พฤศจิกายน 2552

       เมื่อผู้เข้าร่วมเสวนาพร้อมกันใน “ห้องวังทอง” แล้ว พิธีกรคนเก่ง มากความสามารถของเรา “คุณนิรันดร์ จินดานาค” ได้มากล่าวต้อนรับและทักทายในเบื้องต้น...ต่อจากนั้น ดร.กีร์รัตน์ สงวนไทร รองอธิการบดีฝ่ายวางแผนและพัฒนา ได้กล่าวรายงานถึงความเป็นมา วัตถุประสงค์ของโครงการ และมี รศ.ดร.ไทย ทิพย์สุวรรณกุล อธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ได้ให้เกียรติมากล่าวเปิดการจัดเสวนาเครือข่ายการจัดการความรู้ระหว่างมหาวิทยาลัยครั้งนี้ ใจความสรุปได้ว่า “ในองค์กรมีองค์ความรู้ต่างๆ ที่มีอยู่ในตัวคนหลากหลาย หากได้นำมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ขยายผลไปสู่ผู้อื่นก็จะประโยชน์เป็นอย่างมาก การจัดการความรู้ระหว่างมหาวิทยาลัยเป็นกิจกรรมที่ดีและมีประโยชน์ ทำให้เกิดการรวมตัวกันเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ ทำให้เกิดการพัฒนาไปในทางที่ดีขึ้น กิจกรรมเช่นนี้ควรดำเนินการต่อเนื่องต่อไป และหากขยายผลไปสู่มหาวิทยาลัยอื่นๆ ก็จะเป็นประโยชน์มากขึ้น”

พิธีเปิดการเสวนา

       ผ่านจากพิธีเปิด ทีนี้ก็เริ่มเข้าสู่กิจกรรมแรก คือ “การแนะนำตัว” เริ่มต้นตามเวลาที่กำหนดคือ 09.00 น. พิธีกรที่มาสร้างสีสรรสำหรับช่วงนี้ มาแพ็คคู่ คนแรกยังคงเป็นคุณนิรันดร์ จินดานาค และคนที่สองคือ “คุณมณเทียร สุขกุล” พิธีกรทั้งคู่ช่างเหมาะเจาะลงตัวเข้าขากันได้ดี ยิงมุขรับมุขกันได้ทัน ฟังแล้วต้องมีหัวเราะตามมา กิจกรรมสนุกๆ ที่ทุกคนทำร่วมกัน เช่น การปรบมือเป็นจังหวะ การเล่นเกม การแนะนำตัว โดยเฉพาะการแนะนำตัว เป็นเทคนิคหนึ่งที่สามารถช่วยจดจำชื่อคนได้อย่างดี โดยมีเงื่อนไขว่าทุกคนต้องแนะนำตัวคนละ 3 พยางค์ และต้องมีคำในพยางค์ใดพยางค์หนึ่งมีชื่อของตัวเองซ่อนอยู่ พิธีกรเลยนำชื่อของตัวเองมาตั้งให้ดูเป็นตัวอย่าง คือ “มณดูดี” ทำเอาผู้ฟังหัวเราะลั่นห้อง และตั้งคำถามว่า..ใช่หรือ? เมื่อถึงเวลาที่แต่ละคนจะต้องแนะนำตัวโดยการบอกชื่อของตนเอง 3 พยางค์ สามารถเรียกเสียงฮาได้อย่างดี เพราะแต่ละชื่อที่คิดกันมานั้นช่างสรรหาคำมาร้อยเรียง แต่ก็ง่ายต่อการจดจำ เช่น บอยไม่ดื่ม ต้อยตีวิด สาวศูนย์คอม เป็นต้น

พิธีกรคู่ขวัญ และกิจกรรมการทำความรู้จัก

       ช่วงกิจกรรมทบทวนก่อนการเรียนรู้ (Before Action Review, BAR) มี ผศ.ดร.วัลลา ตันตโยทัย คณบดีสำนักวิชาพยาบาลศาสตร์ ม.วลัยลักษณ์ มาแนะนำกิจกรรม (อ่านเพิ่มเติมที่นี่) โดยหลักแล้วช่วง BAR ทุกคนควรที่จะได้พูดหรือบอกสิ่งที่คาดหวังของการมาเข้าร่วมเสวนาครั้งนี้ แต่เนื่องจากมีข้อจำกัดด้านเวลา กิจกรรมจึงปรับมาใช้วิธีการแจกกระดาษเป็นรูปหัวใจให้แต่ละคน และให้เขียนสิ่งที่คาดหวังของการมาเข้าร่วมกิจกรรม พร้อมด้วยชื่อของตนเอง (3 พยางค์) และสิ่งต่างๆ ที่สื่อถึงตัวเอง...เมื่อแต่ละคนเขียนเสร็จ ก็เอามาคละกัน และแจกให้คนอื่นๆ เพื่อตามหาเจ้าของ ผลปรากฏว่า “เจอบ้าง ไม่เจอบ้าง” ทำเอาชุลมุนวุ่นวาย แต่ก็เป็นไปด้วยความสนุกสนานครื้นเครง ใครที่หากันเจอ ก็จะมีของรางวัลเล็กๆ น้อยๆ มอบให้ และสุดท้าย กระดาษรูปหัวใจทุกดวง ถูกนำไปแปะติดไว้ที่ต้นไม้แห่งความหวัง เพื่อให้ทุกคนได้อ่านร่วมกัน...จากนั้นในช่วงเวลา 10.00 น. เป็นการแนะนำกิจกรรม อาจารย์วัลลาหยิบยกเอา “กิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist)” มาบอกเล่าให้ผู้เข้าร่วมเสวนาได้รู้และเข้าใจ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการเรียนรู้ร่วมกันระหว่างหน่วยงานได้ รวมถึงเทคนิค How to เกี่ยวกับการเล่าเรื่องให้น่าสนใจเป็นอย่างไร และผู้ฟังที่ดีควรฟังอย่างไร แบบไหนที่เรียกว่า “ฟังอย่างลึกซึ้ง” ผมเห็นว่า การนำเสนอของอาจารย์ในวันนั้น เป็นแบบอย่างของการเป็นผู้เล่าที่ดีได้เลย เพราะระหว่างที่อาจารย์เล่า ผู้ฟังก็ฟังอย่างตั้งใจ นัยน์ตาเป็นประกายวาบๆ และไม่ขุ่นมัว

กิจกรรมทบทวนก่อนการเรียนรู้

       เวลา 11.00 น. หลังอิ่มจากอาหารว่าง พวกเรากลับเข้ามาในห้องประชุมอีกครั้ง คราวนี้เป็นช่วงของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ “รู้เขา รู้เรา” ในเบื้องต้น โดยกำหนดให้ผู้แทนสถาบันเครือข่ายทั้ง 6 แห่ง มาบอกเล่าประสบการณ์ความสำเร็จของการนำเครื่องมือ “การบริหารผลการปฏิบัติงาน” ไปใช้ในมหาวิทยาลัย โดยมีกรอบเวลาในการนำเสนอไม่เกินสถาบันละ 10 นาที เสียดาย...ที่เวลาค่อนข้างจำกัด เลยทำให้เห็นภาพความสำเร็จของแต่ละสถาบันโดยสังเขป ซึ่งรายละเอียดจริงๆ คงต้องติดตามตอนต่อไปในการแบ่งกลุ่มย่อยในภาคบ่าย ....

ภาพการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ "รู้เขา รู้เรา"

       กิจกรรมในช่วงภาคบ่าย หลังจากรับประทานอาหารกลางวัน เริ่มตั้งแต่เวลา 13.00 – 16.00 น. เป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ผ่านเรื่องเล่าเร้าพลัง เรื่อง “การบริหารผลการปฏิบัติงาน โดยแบ่งกลุ่มผู้เข้าร่วมเสวนาออกเป็น 6 กลุ่มย่อย มีสัญลักษณ์ดอกไม้ชนิดต่างๆ แทนชื่อกลุ่ม เช่น ดอกบัว ดอกทิวลิป สำหรับกลุ่มของผมคือ “ดอกชบา” มีจำนวนสมาชิกในกลุ่มจากผู้แทนสถาบันต่างๆ รวม 14 คน ผู้ที่ทำหน้าที่เป็น “คุณอำนวย” คือ อาจารย์จงสุข คงเสน อาจารย์ประจำสำนักวิชาสารสนเทศศาสตร์/รองผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ม.วลัยลักษณ์ อาจารย์อารมณ์ดีตลอดเวลา น้ำเสียงเจื้อยแจ้ว ฟังแล้วไม่เครียด และมี คุณปรียาภัทร ทองน้อย เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป ส่วนสารบรรณและอำนวยการ ม.วลัยลักษณ์ เป็น “คุณวิศาสตร์” หรือผู้ที่มีหน้าที่พิมพ์ประเด็นเรื่องเล่าลงในคอมพิวเตอร์ ส่วนผมทำหน้าที่ “คุณลิขิต” ที่ต้องฟังและขมวดเป็นประเด็นสำคัญ และเขียนลงในแผ่นกระดาษ Flip Chart ให้ทุกคนได้อ่านไปพร้อมกัน เพื่อไม่ให้ประเด็นที่บันทึกผิดเพี้ยนไป งานนี้ผมมีเครื่องเล่น MP3 เป็นเครื่องช่วยจำ แต่...ผิดพลาดอย่างไรก็ไม่รู้ ผลออกมาบันทึกไม่ได้เลย “ตัวช่วย” กลับ “ช่วยไม่ได้” จึงต้องหันมาสรุปเรื่องจากสิ่งที่ได้บันทึก...แต่ก็โชคดีที่ผู้เล่าหลายท่านได้เขียนเรื่องเล่ามาแล้ว จึงทำให้ประเด็นไม่ผิดเพี้ยนมากนัก...ผู้ที่มาถ่ายทอดเรื่องเล่าในกลุ่มผมมีทั้งหมด 11 คน แต่ละคนนำเสนอด้วยเทคนิคต่างๆ กัน บ้างเอาตัวระบบมาสาธิตให้ดู ทำให้เห็นกระบวนการขั้นตอน บ้างเอาเอกสารมาใช้ประกอบการเล่าเรื่อง บางเรื่องก็หยิบยกความสำเร็จมาเพียงเสี้ยวหนึ่งที่เล็กน้อย แต่ก็เปี่ยมไปด้วยประโยชน์ที่เราอาจละเลย เช่น การใช้คำพูด “ไม่เป็นไร” แทนคำว่า “ทำไม” ก็จะทำให้บรรยากาศในที่ทำงานดีขึ้น จากลบกลายเป็นบวก หรือแม้แต่การให้กำลังใจซึ่งกันและกัน ก็จะเป็นปัจจัยที่สำคัญที่จะทำให้งานสำเร็จได้

       เมื่อเสร็จสิ้นจากภารกิจการแบ่งกลุ่มย่อยเล่าเรื่องในเวลา 16.00 แล้ว ในกลุ่มผู้บริหารได้ประชุม “Business Meeting” กันต่อ เพื่อกำหนดประเด็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของการจัดการความรู้ระหว่างมหาวิทยาลัยในครั้งต่อไป และมีการบันทึกวีดิทัศน์สัมภาษณ์ผู้บริหาร ส่วนในกลุ่มย่อยต่างๆ ก็สลายตัวกันไปพักผ่อนตามอัธยาศัย ผมกับกลุ่มเพื่อนเลือกที่จะสัมผัสบรรยากาศยามเย็นบริเวณชายหาดติดกับโรงแรม เพลิดเพลินกับการเก็บภาพ เวลาที่เหลือก่อนที่จะทานอาหารมื้อเย็น ขอเอนกายพักผ่อนนอนบนเก้าอี้ริมหาด มองทอดสายตาไปยังทะเลกว้าง ลมก็พัดมาเรื่อยๆ พอให้รู้สึกหนาว เคล้าด้วยเสียงคลื่น ช่างสุขสบายเสียจริงๆ

 

       อาหารมื้อเย็น เริ่มเวลา 1 ทุ่ม จัดในรูปแบบ “งานเลี้ยงต้อนรับ” ภายใต้ Theme “ชื่นฉ่ำบรรยากาศภายใต้ สายลม เกลียวคลื่น แสงดาว และอ่าวไทย” แต่...สถานที่จัดกลับมาอยู่ในห้องอาหารภายในโรงแรม ไม่ได้สัมผัสบรรยากาศริมทะเลโดยตรง...ระหว่างที่ทุกคนกำลังเอร็ดอร่อยเพลิดเพลินกับอาหารมื้อค่ำ มีการแสดงสลับกับการร้องเพลงคาราโอเกะเพื่อเพิ่มสีสัน พิธีกรคนเก่งยังคงเป็นคุณนิรันดร์ จินดานาค ที่มาสร้างบรรยากาศให้งานเลี้ยงคืนนี้เป็นไปด้วยความสนุกสนาน หลายคนประทับใจ...การแสดงชุดแรกเริ่มด้วย “ระบำตุมปัง” แสดงโดยนักศึกษา ม.วลัยลักษณ์ ต่อด้วยความน่ารัก ใสๆ ของหนูๆ ระดับอนุบาล ที่มาในการแสดงชุด “การรำมโนราห์” ดูไปก็ลุ้นไป เพราะน้องๆ บางคนรำกันไปคนละทาง แต่ก็เป็นไปด้วยความสนุกและชื่นชอบ...ส่วนการร้องเพลงคาราโอเกะ มีกติกาให้ผู้แทนเครือข่ายของแต่ละสถาบันต้องขึ้นมาร้องเพลง ผู้แทนของ ม.วลัยลักษณ์ คือ “ผศ.พญ.มยุรี วศินานุกร” คณบดีสำนักวิชาแพทยศาสตร์ ที่มากับบทเพลง “ก้อนหินก้อนนั้น” อาจารย์ร้องได้ไพเราะเหลือเกิน แถมแฟนคลับก็เยอะ ต่างช่วยกันร้อง และปรบมือตามจังหวะกันอย่างสนุก

       ผมใช้เวลาอยู่ในงานเลี้ยงถึง 2 ทุ่มครึ่ง ได้เวลาต้องกลับที่พัก เนื่องจากตั้งแต่เช้ายังไม่ได้นำสัมภาระเข้าที่พักเลย เพราะที่พักเต็ม จึงถูกจัดให้ไปพักที่ “ตาลคู่ รีสอร์ท” อยู่ห่างจากโรงแรมขนอมโกลเด้นบีช ประมาณ 3 กิโลเมตร ผมพักกับ “คุณเอกราช แก้วเขียว” หัวหน้าฝ่ายสหกิจศึกษา ม.วลัยลักษณ์ เป็นเพื่อนกันมานานและเป็น Roommate สมัยเรียนด้วยกันในระดับปริญญาตรี เมื่อมาทำงานก็ยังโคจรมาพบกันอีก

       คืนนี้ผมหอบเอาโน๊ตบุ้คและงานมาทำด้วย จำเป็นต้อง “สรุปเรื่องเล่าของแต่ละคน” ให้เสร็จภายในคืนนี้ เพราะต้องนำไปรวมกับเรื่องเล่าของคนอื่นๆ ในวันพรุ่งนี้ ซึ่งกว่างานจะเสร็จเรียบร้อยก็ปาเข้าไปตี 2 และที่แย่ไปกว่านั้น เมื่อถึงเวลานอน...กลับนอนไม่หลับ เพราะเสียงลมหายใจของเพื่อนดังไปหน่อย เมื่อมากระทบกับโสตประสาท ทำให้ไม่สามารถข่มตานอนได้ สรุปว่าคืนนั้นได้พักผ่อนจริงๆ ไม่เกิน 1 ชั่วโมง

3

กิจกรรมวันที่ 28 พฤศจิกายน 2552

        แม้ว่าเมื่อคืนจะพักผ่อนได้ไม่เต็มที่ แต่วันนี้ผมก็ยังอุตส่าห์ตื่นเช้ามาสูดอากาศบริสุทธิ์ เก็บภาพบรรยากาศที่สวยงามภายในรีสอร์ท บ้านพักที่นี่ขนาดกะทัดรัด ดูดี ลงตัวด้วยสวนสวยๆ เหมาะแก่การมาพักผ่อน ชาร์จแบต เดินไปอีกหน่อยเป็นชายหาดและทะเล เมื่อเต็มอิ่มกับธรรมชาติแล้ว ก็มาทานมื้อเช้าของทางรีสอร์ท อาหารที่นี่จัดไว้ไม่มากไม่น้อย เหมาะสมกับจำนวนแขกที่มาพัก รสชาติก็อร่อยใช้ได้

ภาพสถานที่ภายใน "ตาลคู่ รีสอร์ท"

       08.30 น. ผมและเพื่อนเดินทางกลับมายังโรงแรมขนอมโกลเด้นบีชอีกครั้ง เพื่อเข้าร่วมกิจกรรมในอีกครึ่งวันสุดท้าย หลังจากทุกคนพร้อมกันในห้องประชุมแล้ว กิจกรรมแรกเป็นการให้ตัวแทนของแต่ละกลุ่มมานำเสนอ “เรื่องเล่า” ที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในกลุ่มย่อย โดยมีกรอบเวลาของการเสนอคนละไม่เกิน 10 นาที จึงเป็นเรื่องเล่าโดยสังเขป กลุ่มผมมอบหมายให้ “พี่เขียว” คุณสมพร บุญเกียรติเดชากุล เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป ส่วนการเจ้าหน้าที่ ม.วลัยลักษณ์ เป็นผู้ถ่ายทอดเรื่องราว ซึ่งทำได้ดีมาก สั้นกระชับ ได้ใจความ ภายในเวลาที่กำหนด...

ภาพตัวแทนของแต่ละกลุ่มมานำเสนอ

       กิจกรรมช่วงสำคัญที่ไม่ควรพลาดเป็นอย่างยิ่ง ในช่วงเวลา 09.30 – 12.30 น. คือ การเสวนาหัวข้อ “การนำเครื่องมือการบริหารผลการปฏิบัติงานไปใช้ในองค์กร” โดยมี ดร.สุรพงษ์ มาลี จากสำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน (กพ.) คุณขนิษฐา สุดกังวาล จากสำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) คุณฉัตรพงษ์ วงษ์สุข จากบริษัท ปตท.เคมิคอล จำกัด (มหาชน) และอาจารย์บัณฑิต หิรัญวิวัฒน์กุล ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารผลการปฏิบัติงาน มาร่วมเป็นวิทยากรเสวนาถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์ ซึ่งทำให้เราได้รับทราบแนวคิด หลักการ และประสบการณ์ที่ดีที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ต่อไป

ภาพการเสวนาหัวข้อ “การนำเครื่องมือการบริหารผลการปฏิบัติงานไปใช้ในองค์กร”

 

       เวลา 12.30 น. เป็นกิจกรรม “After Action Review, AAR” โดยเปิดโอกาสให้ผู้แทนเครือข่ายแต่ละสถาบันกล่าวแสดงความรู้สึก และบอกเล่าสิ่งที่ได้จากการเข้าร่วมกิจกรรม คำพูดหนึ่งจริงใจ ฟังง่ายๆ แต่จำได้แม่น คือ “หากมาไม่ได้ เสียดายตายเลย” โดยภาพรวม ผู้เข้าร่วมเสวนาให้ความชื่นชมกับการเตรียมพร้อมของผู้จัด ประทับใจคณะทำงาน พิธีกร และเห็นถึงประโยชน์ของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ถึงแนวปฏิบัติที่ดีในด้านการบริหารผลการปฏิบัติงานในครั้งนี้...

       กิจกรรมช่วงท้ายก่อนที่จะพักรับประทานอาหารกลางวัน และแยกย้ายกันเดินทางกลับโดยสวัสดิภาพ คือ การกล่าวขอบคุณ โดยมี ดร.กีร์รัตน์ สงวนไทร ได้ขึ้นมากล่าวแสดงความขอบคุณทุกฝ่ายที่มีส่วนร่วมในกิจกรรม พร้อมทั้งได้มอบของที่ระลึกเป็น “ภาพถ่าย วีดิทัศน์ และข้อมูลขุมความรู้” ที่เกิดขึ้นภายในกิจกรรมแก่ทุกสถาบันเครือข่าย พร้อมทั้งส่งมอบกิจกรรมดีๆ ให้แก่ ม.ขอนแก่น ในการเป็นเจ้าภาพจัดในครั้งต่อไป

.................................

 

หมูอวย
3 ธันวาคม 2552