ในรายงานสรุปผลการเสวนา Office KM ตั้งแต่ครั้งที่ 1 ถึง ครั้งที่ 3 เราได้ข้อสรุปสำหรับการจัดทำองค์ประกอบที่ 10 ภารกิจหลัก (ของสำนักงานเลขานุการคณะ) ไปพอสมควรแล้ว แต่ยังไม่ครบสมบูรณ์ทีเดียว ครั้งล่าสุด เราได้ช่วยกันจำแนกงานย่อยของแต่ละภารกิจหลักในสำนักงานเลขานุการ  พบว่า แต่ละภารกิจ มีงานย่อยมากมาย และมีความจำเพาะในลักษณะงาน เช่น

ภารกิจ เรื่อง งานธุรการ  ประกอบไปด้วย

  1. หน่วยสารบรรณ
  2. หน่วยบุคคล
  3. หน่วยอาคารสถานที่และยานพาหนะ
  4. หน่วยประชาสัมพันธ์ 

ดังนั้น  แต่ละงานย่อย ดังเช่น ข้อ 1 ถึงข้อ 4 ถ้าจะประเมินคุณภาพของงาน ควรจะต้องมีมาตรฐานของงานนั้นๆ เป็นเครื่องเทียบด้วย ซึ่งตอนนี้ เรายังไม่มี

ในการเสวนา Office KM ครั้งที่ 4  ดิฉัน ปรารถนาจะตั้งก๊วนย่อยของสำนักงานเป็นอย่างยิ่ง อยากให้มีผู้นำชุมชนในแต่ละก๊วนย่อย  จะได้ช่วยกันระดมความรู้ มาพัฒนางานในแต่ละงานย่อยให้ได้มาตรฐาน ส่วนหนึ่งก็โดยการเสวนากันแบบ B2B : Blog to Blog ในชุมชนสำนักงานเลขานุการ เช่น เป็น Blogสารบรรณ Blogบุคคล ฯลฯ  จึงพยายาม โปรโมทเรื่อง Blog และกระตุ้นให้ท่านสรรหาผู้นำชุมชนกันในวันนั้น

เมื่อมี Blog ย่อย ก็จะเป็นการง่ายที่จะเปิดประเด็นที่ตรงใจในแต่ละงาน

วันนี้ ดิฉันขอเปิดประเด็น เรื่องมาตรฐานงานธุรการ  หรือตามแนวการประกันคุณภาพของ มน. เราเรียกกันว่า ปฏิบัติการที่ดี  ดังนี้นะค่ะ

หน่วยสารบรรณ

ปฏิบัติการที่ดี

มีขั้นตอนในการรับ ส่ง หนังสือราชการที่ถูกต้อง รวดเร็ว ทันเวลา สามารถติดตามงานได้ตั้งแต่จุดเริ่มต้นเอกสารถึงจุดสิ้นสุด มีระบบจัดเก็บเอกสารที่สามารถสืบค้นได้รวดเร็ว และถูกต้อง ไม่มีการสูญหายของหนังสือในรอบปีงบประมาณ การให้บริการเป็นที่พึงพอใจของผู้รับบริการ

หน่วยบุคคล

ปฏิบัติการที่ดี

มีการวางแผนกำลังคนที่เหมาะสมกับงานและเพียงพอ มีระบบการสรรหาบุคลากรใหม่ที่มีคุณภาพ โดยใช้ระยะเวลาในการสรรหาและค่าใช้จ่ายน้อย บุคลากรในหน่วยงานได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถและประสิทธิภาพในการทำงานอย่างต่อเนื่องด้วยต้นทุนการพัฒนาที่ต่ำ มีการบริหารค่าตอบแทนที่จูงใจบุคคลากรทั้งภายนอกและภายใน บุคลากรมีคุณภาพชีวิตที่ดีและมีความสัมพันธ์อันดีต่อกัน

หน่วยอาคารสถานที่และยานพาหนะ

ปฏิบัติการที่ดี

มีระบบและกลไกในการบำรุงรักษาอาคารสถานที่ สภาพแวดล้อม สาธารณูปโภค และยานพาหนะให้มีคุณภาพ และปลอดภัย มีระบบตรวจสอบและรักษาความปลอดภัยในทรัพย์สินของทางราชการที่รัดกุม มีการควบคุมค่าใช้จ่ายด้านสาธารณูปโภค อาทิ ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ค่าเชื้อเพลิง ที่ประหยัดและคุ้มค่า มีขั้นตอนการให้บริการยานพาหนะเพื่อเอื้อต่อการบริหารงานด้านต่างๆของคณะอย่างมีประสิทธิภาพ การให้บริการเป็นที่พึงพอใจของผู้รับบริการ

หน่วยประชาสัมพันธ์

มีระบบให้บริการงานด้านประชาสัมพันธ์เพื่อภารกิจของคณะ มีกลไกในการประชาสัมพันธ์ที่หลากหลายและน่าสนใจ สะดวก รวดเร็ว นำเสนอข้อมูล / ข่าวสาร อย่างถูกต้อง ทันเวลา ข้อมูล / ข่าวสาร เข้าถึงผู้รับบริการและผู้เกี่ยวข้องได้อย่างทั่วถึง

คุณอนุวัฒน์  (คุณบอย) หัวหน้าแก๊งชุมชนสำนักงาน เล่าว่า พรรคพวกน่ารักมาก ว่ายังงัยก็ว่าตามกัน โดยไม่ยอมปฏิเสธอะไรเลย  ยังงัยก็เสนอข้อคิดเห็นกันใน Blog นี้บ้างนะค่ะ อย่างน้อย จะได้ทราบว่ามีคนสนใจ  ไม่ปล่อยให้เพ้อเจ้ออยู่แต่ฝ่ายเดียว