ปฏิบัติการที่ดีของงานธุรการ

ในรายงานสรุปผลการเสวนา Office KM ตั้งแต่ครั้งที่ 1 ถึง ครั้งที่ 3 เราได้ข้อสรุปสำหรับการจัดทำองค์ประกอบที่ 10 ภารกิจหลัก (ของสำนักงานเลขานุการคณะ) ไปพอสมควรแล้ว แต่ยังไม่ครบสมบูรณ์ทีเดียว ครั้งล่าสุด เราได้ช่วยกันจำแนกงานย่อยของแต่ละภารกิจหลักในสำนักงานเลขานุการ  พบว่า แต่ละภารกิจ มีงานย่อยมากมาย และมีความจำเพาะในลักษณะงาน เช่น

ภารกิจ เรื่อง งานธุรการ  ประกอบไปด้วย

1. หน่วยสารบรรณ
2. หน่วยบุคคล
3. หน่วยอาคารสถานที่และยานพาหนะ
4. หน่วยประชาสัมพันธ์ 

ดังนั้น  แต่ละงานย่อย ดังเช่น ข้อ 1 ถึงข้อ 4 ถ้าจะประเมินคุณภาพของงาน ควรจะต้องมีมาตรฐานของงานนั้นๆ เป็นเครื่องเทียบด้วย ซึ่งตอนนี้ เรายังไม่มี

ในการเสวนา Office KM ครั้งที่ 4  ดิฉัน ปรารถนาจะตั้งก๊วนย่อยของสำนักงานเป็นอย่างยิ่ง อยากให้มีผู้นำชุมชนในแต่ละก๊วนย่อย  จะได้ช่วยกันระดมความรู้ มาพัฒนางานในแต่ละงานย่อยให้ได้มาตรฐาน ส่วนหนึ่งก็โดยการเสวนากันแบบ B2B : Blog to Blog ในชุมชนสำนักงานเลขานุการ เช่น เป็น Blogสารบรรณ Blogบุคคล ฯลฯ  จึงพยายาม โปรโมทเรื่อง Blog และกระตุ้นให้ท่านสรรหาผู้นำชุมชนกันในวันนั้น

เมื่อมี Blog ย่อย ก็จะเป็นการง่ายที่จะเปิดประเด็นที่ตรงใจในแต่ละงาน

วันนี้ ดิฉันขอเปิดประเด็น เรื่องมาตรฐานงานธุรการ  หรือตามแนวการประกันคุณภาพของ มน. เราเรียกกันว่า ปฏิบัติการที่ดี  ดังนี้นะค่ะ

<p align="justify">หน่วยสารบรรณ</p><p>ปฏิบัติการที่ดี</p><p align="justify">มีขั้นตอนในการรับ – ส่ง หนังสือราชการที่ถูกต้อง รวดเร็ว ทันเวลา สามารถติดตามงานได้ตั้งแต่จุดเริ่มต้นเอกสารถึงจุดสิ้นสุด มีระบบจัดเก็บเอกสารที่สามารถสืบค้นได้รวดเร็ว และถูกต้อง ไม่มีการสูญหายของหนังสือในรอบปีงบประมาณ การให้บริการเป็นที่พึงพอใจของผู้รับบริการ</p><p align="justify">หน่วยบุคคล</p><p>ปฏิบัติการที่ดี</p><p align="justify">มีการวางแผนกำลังคนที่เหมาะสมกับงานและเพียงพอ มีระบบการสรรหาบุคลากรใหม่ที่มีคุณภาพ โดยใช้ระยะเวลาในการสรรหาและค่าใช้จ่ายน้อย บุคลากรในหน่วยงานได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถและประสิทธิภาพในการทำงานอย่างต่อเนื่องด้วยต้นทุนการพัฒนาที่ต่ำ มีการบริหารค่าตอบแทนที่จูงใจบุคคลากรทั้งภายนอกและภายใน บุคลากรมีคุณภาพชีวิตที่ดีและมีความสัมพันธ์อันดีต่อกัน</p><p align="justify">หน่วยอาคารสถานที่และยานพาหนะ</p><p>ปฏิบัติการที่ดี</p><p align="justify">มีระบบและกลไกในการบำรุงรักษาอาคารสถานที่ สภาพแวดล้อม สาธารณูปโภค และยานพาหนะให้มีคุณภาพ และปลอดภัย มีระบบตรวจสอบและรักษาความปลอดภัยในทรัพย์สินของทางราชการที่รัดกุม มีการควบคุมค่าใช้จ่ายด้านสาธารณูปโภค อาทิ ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ค่าเชื้อเพลิง ที่ประหยัดและคุ้มค่า มีขั้นตอนการให้บริการยานพาหนะเพื่อเอื้อต่อการบริหารงานด้านต่างๆของคณะอย่างมีประสิทธิภาพ การให้บริการเป็นที่พึงพอใจของผู้รับบริการ</p><p align="justify">หน่วยประชาสัมพันธ์</p><p>มีระบบให้บริการงานด้านประชาสัมพันธ์เพื่อภารกิจของคณะ มีกลไกในการประชาสัมพันธ์ที่หลากหลายและน่าสนใจ สะดวก รวดเร็ว นำเสนอข้อมูล / ข่าวสาร อย่างถูกต้อง ทันเวลา ข้อมูล / ข่าวสาร เข้าถึงผู้รับบริการและผู้เกี่ยวข้องได้อย่างทั่วถึง</p><p>คุณอนุวัฒน์  (คุณบอย) หัวหน้าแก๊งชุมชนสำนักงาน เล่าว่า พรรคพวกน่ารักมาก ว่ายังงัยก็ว่าตามกัน โดยไม่ยอมปฏิเสธอะไรเลย  ยังงัยก็เสนอข้อคิดเห็นกันใน Blog นี้บ้างนะค่ะ อย่างน้อย จะได้ทราบว่ามีคนสนใจ  ไม่ปล่อยให้เพ้อเจ้ออยู่แต่ฝ่ายเดียว</p><p>   </p>