การจัดการแฟ้มประวัติพนักงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด

การจัดการแฟ้มประวัติพนักงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด

          แม้ว่าในปัจจุบันได้มีการพัฒนาเทคโนโลยีการจัดเก็บข้อมูลทะเบียนประวัติพนักงานในระบบโปรแกรมซอฟแวร์ ทั้งชนิด ยี่ห้อหรือรุ่นต่างๆ มากมาย เพื่อใช้ในการจัดเก็บเป็นฐานข้อมูลซึ่งเป็นการประหยัดพื้นที่และลดการใช้เอกสารการจัดเก็บข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน  แต่ในยามที่จำเป็น เอกสารที่เกี่ยวกับประวัติของพนักงานก็ยังมีความสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นพยานหลักฐานสืบค้นตัวบุคคล หลักฐานทางคดี รวมทั้งยังเป็นความจำเป็นทางด้านกฎหมายแรงงานที่บังคับให้มีการจัดทำทะเบียนลูกจ้าง และถ้าหากหน่วยงานหรือองค์กรมีการจัดเก็บแฟ้มประวัติที่ดีก็สามารถดึงนำไปใช้ประโยชน์ได้ง่ายคะ “คุณอภิชัย  ศรีเมือง” วิทยากรที่ปรึกษาการบริหารทรัพยากรบุคคล ได้ชี้ให้เห็นถึงประโยชน์เอาไว้ว่า
 

1.   การสรรหาพนักงานจากภายในองค์การ เพื่อเลือกบุคคลเข้ามาทำงานในหน่วยงานของตนเองจากพนักงานภายใน หรือในกรณีที่ต้องดูประกอบการสัมภาษณ์ในการสอบคัดเลือกพนักงานภายใน

2.   การประเมินผลงาน ก่อนการประเมินผลงานหัวหน้างาน โดยเฉพาะหัวหน้างานที่มารับตำแหน่งในหน่วยงานใหม่ ควรที่จะศึกษาผลการบันทึกการทำงานในรอบระยะเวลาที่ผ่านมาของพนักงานผู้ใต้บังคับบัญชาที่เพิ่งรู้จักกันเป็นครั้งแรกประกอบด้วย เพื่อให้ได้ข้อมูลข้อเท็จจริงที่ถูกต้องและทำความรู้จักลูกน้องของตนเองให้มากขึ้น

3.   การเลื่อนระดับตำแหน่ง  หัวหน้าควรศึกษาข้อมูลผลการทำงานย้อนหลัง ในด้านการประเมินผลงาน ค่าจ้างเงินเดือน หรือศักยภาพของพนักงานคนนั้นๆ ในรอบระยะเวลาก่อนๆ เปรียบเทียบกับอีกหลายคน

4.   การดำเนินการทางวินัย ในกรณีที่จะต้องศึกษาดูประวัติพนักงานเกี่ยวกับการทำผิดในอดีต หรือการทำความดีอื่นๆ ที่อาจจะนำมาประโยชน์ในการพิจารณาโทษ

5.   การมอบหมายงานหรือการคัดเลือกพนักงานเพื่อประโยชน์เกี่ยวกับการทำงาน อย่างใดอย่างหนึ่ง

    ดังนั้น การใช้ประโยชน์จากแฟ้มประวัติพนักงานจึงเป็นการนำมาใช้งานร่วมกันระหว่าง หัวหน้างานกับฝ่ายบุคคล แต่ก็จะต้องมีความเคร่งครัดในเรื่องความรับผิดชอบ เพราะประวัติของพนักงานแต่ละบุคคลเป็นเรื่องของความลับ การนำไปใช้ควรมีความเคร่งครัด เช่น กำหนดว่าหัวหน้างานในระดับใด มีอำนาจในการศึกษา เปิดดูได้ และการเปิดดูควรจะทำในสำนักงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล  หรืออยู่ในความรับผิดชอบของหัวหน้าฝ่าย จะนำไปวางไว้ให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องหรือบุคคลที่มีฐานะตำแหน่งต่ำกว่าได้แอบเปิดดู ก็ไม่ควรอย่างยิ่ง แม้กระทั่ง บุคคลที่เป็นเจ้าของแฟ้มประวัติหากไม่มีเหตุจำเป็นจริงๆ ก็ไม่ควรให้เปิดดูโดยพลการ เพราะข้อมูลหรือการบันทึกเหตุผลบางอย่างในแฟ้มประวัติเป็นความเห็นที่อยู่ในอำนาจของนายจ้าง หัวหน้างานหรือฝ่ายบุคคลเท่านั้น 
             สำหรับข้อคิดและแนวทางปฏิบัติที่ดี เช่นนี้ของคุณอภิชัย  ศรีเมือง ทำให้เราสามารถนำไปปรับปรุงระบบการบริหารจัดการแฟ้มประวัติพนักงานได้มากขึ้น และทำให้หัวหน้างานได้เข้าใจในบทบาทหน้าที่ทางด้านการบริหารงานบุคคลและมีข้อมูลที่จะใช้ในการพิจารณาดำเนินการด้านบุคคลได้อย่างถูกต้องอีกด้วยนะคะ