การจัดการแฟ้มประวัติพนักงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด
แม้ว่าในปัจจุบันได้มีการพัฒนาเทคโนโลยีการจัดเก็บข้อมูลทะเบียนประวัติพนักงานในระบบโปรแกรมซอฟแวร์
ทั้งชนิด ยี่ห้อหรือรุ่นต่างๆ มากมาย
เพื่อใช้ในการจัดเก็บเป็นฐานข้อมูลซึ่งเป็นการประหยัดพื้นที่และลดการใช้เอกสารการจัดเก็บข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน
แต่ในยามที่จำเป็น
เอกสารที่เกี่ยวกับประวัติของพนักงานก็ยังมีความสำคัญ
ไม่ว่าจะเป็นพยานหลักฐานสืบค้นตัวบุคคล หลักฐานทางคดี
รวมทั้งยังเป็นความจำเป็นทางด้านกฎหมายแรงงานที่บังคับให้มีการจัดทำทะเบียนลูกจ้าง
และถ้าหากหน่วยงานหรือองค์กรมีการจัดเก็บแฟ้มประวัติที่ดีก็สามารถดึงนำไปใช้ประโยชน์ได้ง่ายคะ
“คุณอภิชัย
ศรีเมือง”
วิทยากรที่ปรึกษาการบริหารทรัพยากรบุคคล
ได้ชี้ให้เห็นถึงประโยชน์เอาไว้ว่า
1. การสรรหาพนักงานจากภายในองค์การ เพื่อเลือกบุคคลเข้ามาทำงานในหน่วยงานของตนเองจากพนักงานภายใน หรือในกรณีที่ต้องดูประกอบการสัมภาษณ์ในการสอบคัดเลือกพนักงานภายใน
2. การประเมินผลงาน ก่อนการประเมินผลงานหัวหน้างาน โดยเฉพาะหัวหน้างานที่มารับตำแหน่งในหน่วยงานใหม่ ควรที่จะศึกษาผลการบันทึกการทำงานในรอบระยะเวลาที่ผ่านมาของพนักงานผู้ใต้บังคับบัญชาที่เพิ่งรู้จักกันเป็นครั้งแรกประกอบด้วย เพื่อให้ได้ข้อมูลข้อเท็จจริงที่ถูกต้องและทำความรู้จักลูกน้องของตนเองให้มากขึ้น
3. การเลื่อนระดับตำแหน่ง หัวหน้าควรศึกษาข้อมูลผลการทำงานย้อนหลัง ในด้านการประเมินผลงาน ค่าจ้างเงินเดือน หรือศักยภาพของพนักงานคนนั้นๆ ในรอบระยะเวลาก่อนๆ เปรียบเทียบกับอีกหลายคน
4. การดำเนินการทางวินัย ในกรณีที่จะต้องศึกษาดูประวัติพนักงานเกี่ยวกับการทำผิดในอดีต หรือการทำความดีอื่นๆ ที่อาจจะนำมาประโยชน์ในการพิจารณาโทษ
5. การมอบหมายงานหรือการคัดเลือกพนักงานเพื่อประโยชน์เกี่ยวกับการทำงาน อย่างใดอย่างหนึ่ง
ดังนั้น
การใช้ประโยชน์จากแฟ้มประวัติพนักงานจึงเป็นการนำมาใช้งานร่วมกันระหว่าง
หัวหน้างานกับฝ่ายบุคคล
แต่ก็จะต้องมีความเคร่งครัดในเรื่องความรับผิดชอบ
เพราะประวัติของพนักงานแต่ละบุคคลเป็นเรื่องของความลับ
การนำไปใช้ควรมีความเคร่งครัด เช่น กำหนดว่าหัวหน้างานในระดับใด
มีอำนาจในการศึกษา
เปิดดูได้
และการเปิดดูควรจะทำในสำนักงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล
หรืออยู่ในความรับผิดชอบของหัวหน้าฝ่าย
จะนำไปวางไว้ให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องหรือบุคคลที่มีฐานะตำแหน่งต่ำกว่าได้แอบเปิดดู
ก็ไม่ควรอย่างยิ่ง แม้กระทั่ง
บุคคลที่เป็นเจ้าของแฟ้มประวัติหากไม่มีเหตุจำเป็นจริงๆ
ก็ไม่ควรให้เปิดดูโดยพลการ
เพราะข้อมูลหรือการบันทึกเหตุผลบางอย่างในแฟ้มประวัติเป็นความเห็นที่อยู่ในอำนาจของนายจ้าง
หัวหน้างานหรือฝ่ายบุคคลเท่านั้น
สำหรับข้อคิดและแนวทางปฏิบัติที่ดี
เช่นนี้ของคุณอภิชัย
ศรีเมือง
ทำให้เราสามารถนำไปปรับปรุงระบบการบริหารจัดการแฟ้มประวัติพนักงานได้มากขึ้น
และทำให้หัวหน้างานได้เข้าใจในบทบาทหน้าที่ทางด้านการบริหารงานบุคคลและมีข้อมูลที่จะใช้ในการพิจารณาดำเนินการด้านบุคคลได้อย่างถูกต้องอีกด้วยนะคะ
การเลื่อนหรือลด การปลดหรือย้าย ต้องใช้เหตุผลและหลักฐานหลายประการในการประกอบนะครับ
มีทั้งคุณและโทษนะจ๊ะ ระวังข้อมูลจะรั่วไหล ถ้าใช้ให้ดีเกิดประโยชน์อนันต์เลยล่ะ ใครเห็นด้วยยกมือขึ้น
เรียนท่านอาจารย์โมเมย์ มาเยี่ยมเช้าเลยหละ แฟ้มประวัติ นี่ ขุมทรัพย์เลยครับ ได้เรียนรู้ "ตำนานชีวิต ของ ฅ ฅน เลย ท่าน"
มาชม
มีข้อมูลชวนติดตามดีนะครับ
เห็นด้วยอย่างยิ่งค่ะ เพราะไม่ว่าจะทำอะไรก็จะต้องยึดที่แฟ้มพนักงาน หรือแฟ้มพัฒนางานเป็นหลัก ทั้งที่จริงอาจจะไม่ใช่ในสิ่งที่เห็นก็ได้
มาเยี่ยมและให้กำลังใจในการทำงานค่ะ
ขอบคุณท่านอาจารย์ JJ นะคะ สำหรับน้ำพริกที่สุดจะแซบ ตามด้วยฟักแม้วปลาสลิด และ ไก่ทอด แถว ๆ ซอยมหาวิทยาลัยภาคตะวันออกเฉียงเหนือ นะคะ แซบ หลาย ๆ คะ
มาทักทายก่อนนะครับ
อิ อิ อิ