คือระบบที่ใช้ในการจัดส่งและอนุมัติเอกสารตามเส้นทางนโยบายการอนุมัติเอกสารที่กำหนด ดังนั้นบริการ SiamHR Outsourcing เป็นบริการที่พัฒนาด้วยแนวความคิด Employee Self Service (ESS) จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องผนวกเอา Workflow System เข้ามาเป็นความสามารถพื้นฐานหลัก เพราะเมื่อทุกคนบันทึกใบคำร้องขอบริการต่าง ๆ จาก HR เอกสารทุก ๆ ฉบับจะต้องถูกตรวจสอบและอนุมัติผ่านผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจตามนโยบายที่องค์กรกำหนดและเส้นทางการอนุมัติเอกสารแต่ละประเภทหรือแต่ละใบอาจจะมีเส้นทางเดินที่แตกต่างกันด้วยเช่น ใบลาป่วยถ้าลาไม่เกิน 3 วันหัวหน้างานสามารถอนุมัติได้ แต่ถ้าเกินจากนั้นต้องให้ผู้จัดการอนุมัติเป็นต้น
การที่จะทำให้ Workflow ทำงานได้มีองค์ประกอบหลักอยู่หลายส่วนเช่น เอกสาร, นโยบายการอนุมัติเอกสารและสายการบังคับบัญชา ซึ่ง Siam HR Outsourcing นั้นได้จัดเตรียมเอกสารต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกับงานบริหารทรัพยากรบุคคลไว้ ดังนั้นสิ่งที่ท่านต้องจัดเตรียมคือนโยบายการอนุมัติเอกสาร และสายการบังคับบัญชา จากนั้นเราจะมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่จะสามารถบันทึกนโยบายการอนุมัติเอกสาร และสายการบังคับบัญชาขององค์ท่านเข้าสู่ระบบได้หลังจากนั้นระบบจะส่งเอกสารไปตามนโยบาย และสายการบังคับบัญชาที่กำหนดให้อัตโนมัตินอกจากนั้นบริการ SiamHR Outsourcing มีการกำหนดความสามารถอื่น ๆที่ทำให้การทำงานสมบูรณ์ยิ่งขึ้นดังนี้
ติดตามเอกสารที่ได้สร้างขึ้นมาว่ามีสถานะภาพอย่างไรเช่นได้รับการอนุมัติหรือไม่, เอกสารถูกส่งถึงใครบ้างเป็นต้น
สามารถแนบแฟ้มข้อมูลอื่น ๆที่เกี่ยวข้องไปกับเอกสารได้
สามารถบันทึกหมายเหตุในเอกสารได้
สามารถโอนงานเอกสารไปให้คนอื่นได้
สามารถแจ้งเตือนเมื่อมีเหตุที่เกิดขึ้นกับเอกสารได้เช่นเมื่อมีเอกสารมาถึง, เอกสารถึงเวลาอนุมัติ หรือเอกสารถูกยกเลิกเป็นต้น
สามารถค้นหาเอกสารเก่า ๆที่เคยอนุมัติ หรือสร้างได้
สามารถกำหนดสถานะของเอกสารได้ เช่น ปกติ, สำคัญ และสำคัญมาก
เอกสารต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในระบบ Workflow นั้น จะยังคงไม่มีผลใด ๆต่อการให้บริการทั้งสิ้นจนกว่าเอกสารนั้นจะได้รับการอนุมัติเสร็จสิ้นตามนโยบายที่กำหนดขององค์กรเพื่อมิให้เกิดความสับสนเพราะบางครั้งเอกสารดังกล่าวอาจจะไม่ได้รับการอนุมัติแต่ถ้าเอกสารได้รับการอนุมัติข้อมูลต่าง ๆจะถูกส่งผ่านไปยังฐานข้อมูลของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ให้อัตโนมัติโดยไม่ต้องบันทึกซ้ำอีกครั้งจากจุดนี้เองทำให้เป็นการลดขั้นตอน, เวลาและกำลังคนในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารในทุก ๆฝ่าย
ประวัติของ Workflow Workflow เริ่มมีมาตั้งแต่ปี ค.ศ. 1987 โดยมีแนวคิดมุ่งเน้นไปที่การส่งมอบแบบอัตโนมัติ (Automated Delivery) ต่อมาได้มีการก่อตั้งกลุ่มความร่วมมือการจัดการด้าน Workflow กันขึ้นในปี ค.ศ. 1993 ซึ่งเรียกว่า Workflow ManagementCoalition (WfMC) หลังจากนั้นในปี ค.ศ. 1996 จึงได้มีการอ้างถึงรูปแบบของ Terminology & Workflow อย่างเป็นทางการ และท้ายที่สุดจึงได้เกิดเป็น Workflow Reference Model ในปี ค.ศ. 1998 ซึ่ง ณ ปัจจุบันนี้มีแนวคิดมุ่งเน้นไปที่การทำให้เกิดกระบวนอย่างเป็นอัตโนมัติ (Automated the Process) ดังคำกล่าวที่ว่า ”The automation of business process” ซึ่ง Workflow นี้จะเปรียบเสมือนเครื่องยนต์ที่ทำหน้าที่ขับเคลื่อนกระบวนการทำงาน และจะมี Workflow Management System (WMS) เป็นระบบที่คอยควบคุม Workflow อีกทีหนึ่ง Workflow Components(องค์ประกอบของ Workflow) Workflow นั้นประกอบไปด้วย ”ขั้นตอน” ต่างๆในการปฏิบัติงาน โดยแต่ละขั้นตอนถูกเรียกว่า ”กิจกรรม” หรือ Activity ซึ่ง Activity นี้จะมีผลต่อ User หรือ Workflow ที่เกี่ยวข้อง และจะถูกจัดการให้สำเร็จด้วยการใช้ทรัพยากรที่เป็นตัวจักรกล (Machine Resource) ก่อนที่จะมีการใช้ Workflow นั้น กระบวนการทำงานจะเป็นแบบ Manual ซึ่งผลก็คือ งานดำเนินไปอย่างล่าช้า การทำงานเป็นลักษณะเชิงเส้นกล่าวคือจะมีการทำงานที่เป็นขั้นตอนหากขั้นตอนก่อนหน้ายังไม่แล้วเสร็จจะไม่สามารถเริ่มทำงานในขั้นตอนต่อไปได้ เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และยากในการติดตามสถานะของงาน แต่เมื่อมีการนำ Workflow เข้ามาใช้แล้วกระบวนการทำงานจะเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ส่งผลให้งานดำเนินไปได้อย่างรวดเร็วขึ้น มีการทำงานควบคู่กันไปในลักษณะคู่ขนานข้อผิดพลาดที่จะอาจเกิดขึ้นลดลง และสามารถติดตามสถานะงานได้อย่างสะดวก ซึ่งข้อแตกต่างระหว่างการทำงานแบบ Manual และการทำงานแบบใช้ Workflow นั้น แสดงดังตารางที่ 3.1 ตารางที่ 3.1 แสดงการเปรียบเทียบระหว่างการทำงานแบบ Manual และการทำงานโดยนำ Workflow เข้ามาใช้ Manual Process Automated Process · ช้า · รวดเร็ว · ทำการเป็นขั้นบันได (Linear)ถ้า Step ก่อนหน้ายังไม่เสร็จจะไม่สามารถเริ่มทำ Step ถัดไปได้ · สามารถทำพร้อมๆ กันได้ (Parallel) · เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย · ลดความผิดพลาด (Effective) · ยากในติดตามตรวจสอบสถานะ · สามารถติดตามตรวจสอบสถานะได้ง่าย
Improvement Summary
ผลที่ได้จากการนำ Workflow เข้ามาใช้นั้นสามารถสรุปได้เป็น 2 ลักษณะ ดังตารางที่ 3.2
ตารางที่ 3.2 แสดงประโยชน์ที่ได้จากการนำ Workflow เข้ามาใช้
|
Tangible Benefit |
Intangible Benefit |
|
· Reduce Operation Costs · Improvement Productivity · Faster Processing Time |
· Improve Service · Improve Conditions for Employees · Improve Change Management · Quality · Improve Communication · Decision Support · Improve Planning Capability |
ประเภทของ Workflow
Workflow นั้นสามารถแบ่งประเภทออกได้เป็น 4 ประเภทหลักๆ ดังต่อไปนี้
1. Product : เหมาะสำหรับงานประจำที่มีปริมาณมากๆ และไม่มีความซับซ้อนเท่าไรนัก ซึ่ง Product Workflow นี้ยังแบ่งย่อยออกได้เป็น 2 แบบดังนี้
· Autonomous Workflow Engines : คือ Software หลายๆ ตัวที่ทำงานร่วมกันซึ่งแต่ละตัวจะทำงานเฉพาะทางโดยมี Workflow เป็นตัวควบคุม
· Embedded Workflow : คือ Workflow ที่ฝังตัวอยู่ใน Program อื่น ดังนั้น Embedded Workflow จึงไม่สามารถ Run ด้วยตัวมันเองได้ แต่จำเป็นต้องทำงานร่วมกับ Software ที่เรียกว่า Surrounding เช่น ERP เป็นต้น
2. Administrative : เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณน้อยๆ และไม่ใช่ Routine แต่ค่อนข้างมีความซับซ้อนมาก
3. Collaborative : เหมาะสำหรับงานที่มีการทำงานร่วมกัน เช่น Share Information หรือที่เรียกว่า Groupware
4. Ad-Hoc : เป็น Workflow ง่ายๆที่ User สามารถนำมาใช้งานเองได้ เช่น E-Mail เป็นต้น
Workflow Reference Model
WfMC ได้กำหนดรูปแบบมาตรฐานการอ้างอิงสำหรับ Workflow ที่ประกอบไปด้วย 5Interfaces ซึ่งมีหน้าที่หลักๆ ดังต่อไปนี้
· Interface 1 : Process Definition คือ การนำเอา Process ออกมาวิเคราะห์และแปลงให้เป็น Workflow ที่จะนำไปใช้ได้โดยใช้ Tool ต่างๆ ช่วย
· Interface 2 & 3 : Workflow Client Application and Invoked Applications มีส่วนที่สำคัญอยู่ 2 ส่วนดังนี้
1. Workflow Systems Integrators (WfSi) เป็นการดำเนินการทางด้าน Font-End ให้ Workflow Management Engine สามารถเข้าถึง Front-End Application Function ได้
2. The Workflow
