ได้รับคำถามจากผู้ที่กำลังเริ่มต้นเป็นเลขานุการ

ชื่อ: หนึ่งฤทัย ทั่งทอง
อีเมล: [email protected]
หัวเรื่อง: เลขาฯมือใหม่

ข้อความ:
สวัสดีค่ะ

อยากจะขอคำปรึกษาค่ะ

เพิ่งจะเรียนจบมา แล้วได้ทำงานเป็นเลขาฯสายการแพทย์ในรพ.เอกชน แต่ว่าไม่ได้มีประสบการณ์ทางด้านเลขาฯ มาเลยค่ะ
ทำมาได้ประมาณ 5 เดือนแล้ว แต่ตอนนี้เครียดและเป็นกังวลมากเลยค่ะ เพราะความรู้เกี่ยวกับระบบในรพ.ไม่ได้รู้เรื่องมาก่อน
และการจัดทำรายงานการประชุมนั้นก็ยังทำได้ไม่ค่อยดี
เพราะว่าเป็นเรื่องที่เข้าใจยากสำหรับดิฉัน เป็นเรื่องเกี่ยวกระบวนการหรือขั้นตอนในการรักษาคนไข้ทั้งนั้น ดังนั้นจึงเป็นอุปสรรคในการทำงานมากเลยค่ะ ดังนั้นจึงอยากจะได้รับคำแนะนำที่ดีด้วยนะคะ ขอบคุณค่ะ

เพื่อแลกเปลี่ยนกับผู้สนใจคนอื่น  จึงขอให้ข้อมูลเพิ่มเติมนะคะ

เรียน คุณเลขาฯ มือใหม่

 

ก่อนอื่น ต้องขอให้กำลังใจคุณก่อนนะคะ  คณก็เหมือนดิฉัน  ทีจบปริญญาตรีมาแล้วมาทำงานงานในตำแหน่งเลขานุการเลย  และหนำซ้ำ ไม่ได้เรียนเลขานุการมาซะด้วย

ดิฉันมีประสบการณ์ในการเป็นเลขานุการแบบเต็มตัว ประมาณ 5  ปี  และหลังจากนั้นก็มาเป็นอาจารย์สอนควบคู่กับงานบริหารและเป็นเลขานุการบางเรื่องสำหรับนายคนเดิมอยู่

ต้องบอกว่า ทักษะเกิดจากประสบการณ์  สิ่งที่สำคัญที่สุด  คือ  ใจ  คุณต้องมีความเต็มใจ  จริงใจ ใส่ใจ เพื่อให้ได้ใจนาย(ไม่ใช่ประบประแจง)   มุ่งมั่นในส่งที่ได้รับผิดชอบ  ทุกสิ่งทุกอย่างไม่ยากอย่างที่คิดหากรู้จักเรียนรู้ หาแบบอย่าง  แรกๆ อาจมีความผิดพลาด  ไม่ได้ดังใจเจ้านาย  แต่หากแสดงให้เห็นถึงความรับผิด  และรีบแก้ไข  ปรับปรุงพัฒนา  ก็จะได้ใจนายในที่สุด 

 

สำหรับการจัดทำรายงานการประชุม  หลักการง่าย คือคุณต้องรู้ Concept ของเรื่องที่นำเข้าที่ประชุม  สาระสำคัญของรายงานการประชุมมีไม่มาก  หลักๆ  คือ

1.  ประเด็นหัวข้อเรื่อง  แล้วแต่ระเบียบวาระที่กำหนดไว้ในการประชุม

2.  ความเป็นมาของเรื่อง  มีที่มาที่ไปอย่างไร  ทำไมจึงต้องนำเสนอเรื่องนี้ต่อที่ประชุม  หากเป็นเรื่องที่มีความเกี่ยวข้องกับระเบียบ กฎหมาย ก็ให้อ้างข้อกฎหมายด้วย

3.  ประเด็นพิจารณา  ระบุให้ชัดว่าจะให้ที่ประชุมพิจารณาอะไร

4.  มติที่ประชุม  ระบุสิ่งที่ต้องได้จากการพิจารณา  อาจมีข้อเสนอแนะจากที่ประชุมปิดท้ายมติที่ประชุมด้วย  เพื่อป้องกันคำกล่าวที่ว่า  ที่ประชุมเป็นตรายาง

หากต้องการดูรูปแบบการจัดทำรายงานการประชุม  สามารถ link ไปที่www.kpru.ac.th  ต่อไปที่ สภามหาวิทยาลัย  มีรายงานการประชุมที่น่าจะเป็นแบบอย่างได้ค่ะ