การนำไปปฏิบัติและการดำเนินการ
การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (Business impact analysis)
องค์กรจะต้องมีการพิจารณาถึงผลกระทบของการหยุดชะงักที่มีต่อกิจกรรมต่างๆ ซึ่งสนับสนุนต่อผลิตภัณฑ์และบริการหลักขององค์กร โดยจะต้องมีการจัดทำกระบวนการ แนวทางในการค้นหา และการจัดทำข้อสรุปไว้เป็นเอกสารอย่างชัดเจนด้วย ทั้งนี้ขั้นตอนหลักๆ ของการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ จะประกอบด้วย
· การระบุถึงกิจกรรมที่ให้การสนับสนุนต่อผลิตภัณฑ์และบริการหลัก
· การระบุถึงผลกระทบที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมเหล่านั้น
· การประเมินเวลาส่วนเกินของกิจกรรมที่ได้รับผลกระทบ
· การกำหนดช่วงเวลาที่มากที่สุดของการหยุดชะงักที่สามารถยอมรับได้ ในแต่ละกิจกรรม
· การระบุถึงความเกี่ยวข้องกันของกิจกรรมต่างๆ รวมถึงผู้ส่งมอบ และที่มีการจ้างงานจากภายนอก
· ประเภทของกิจกรรมที่มีความสอดคล้องกันกับลำดับความสำคัญในการฟื้นฟูสภาพ
· การคาดการณ์ทรัพยากรในแต่ละกิจกรรมที่จะต้องใช้ตามความต้องการของผู้มีส่วนได้เสีย
· การกำหนดเป้าหมายของเวลาที่ใช้ในการฟื้นฟูแก้ไขสำหรับกิจกรรมหลัก ภายในช่วงเวลาที่มากที่สุดที่ยอมรับได้
· การทบทวนถึงความเพียงพอของการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจเป็นระยๆ หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญเกิดขึ้นกับองค์กร
การประเมินความเสี่ยง
ในการประเมินความเสี่ยง จะต้องมีการกำหนดไว้เป็นกระบวนการ และมีการจัดทำเป็นเอกสารอย่างชัดเจนด้วย โดยการประเมินความเสี่ยงจะช่วยให้องค์กรมีความเข้าใจในภัยอันตรายต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นกับกิจกรรมหลักๆ ขององค์กร รวมถึงทรัพยากรที่ต้องใช้ในการสนับสนุน นอกจากนั้น องค์กรจะต้องทำความเข้าใจถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้นจากภัยอันตรายที่ได้ระบุไว้ ซึ่งจะนำไปสู่เหตุการณ์ความไม่ต่อเนื่อง (Incident) และเป็นสาเหตุทำให้เกิดการหยุดชะงักทางธุรกิจได้
ในขั้นตอนต่างๆ ของการประเมินความเสี่ยง จะประกอบด้วย
· การระบุถึงภัยอันตราย (Treat)
· การระบุถึงจุดอ่อนของกิจกรรม หรือกระบวนการที่จะทำให้เกิดภัยอันตรายนั้นๆ
· การจัดทำเอกสารแสดงถึงผลกระทบที่เกี่ยวกับการระบุภัยอันตราย และจุดอ่อน รวมถึงความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง
· การขึ้นทะเบียนความเสี่ยง
· การระบุและจัดทำเป็นเอกสาร สำหรับแนวทางในการขจัดความสูญเสีย และการจัดการกับความเสี่ยงต่างๆ
· การทบทวนถึงความเพียงพอของการประเมินความเสี่ยงที่ได้ดำเนินการไปแล้ว รวมถึงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญเกิดขึ้นกับกิจกรรมขององค์กร
การพิจารณาทางเลือก
เมื่อทำการประเมินความเสี่ยงแล้ว ขั้นตอนถัดไป องค์กรจะต้องทำการพิจาณาถึงทางเลือกต่างๆ ที่จะใช้ในการขจัดความเสี่ยงที่สำคัญที่ได้จากการประเมิน รวมถึงแนวทางในการบรรเทาความสูญเสียต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นด้วย ทั้งนี้แนวทางที่จะใช้ ประกอบด้วย
· ลดโอกาสของการหยุดชะงักลง
· ทำให้ช่วงเวลาในการหยุดชะงักเกิดขึ้นน้อยที่สุด และ
· ควบคุมผลกระทบของการหยุดชะงักที่มีต่อผลิตภัณฑ์และบริการหลักขององค์กรให้เกิดขึ้นน้อยที่สุด
การกำหนดกลยุทธ์ความต่อเนื่องทางธุรกิจ
นอกจากนั้น องค์กรจะต้องกำหนดแนวทางในการฟื้นฟูสภาพ (Recovery) สำหรับกิจกรรมที่สำคัญ (Critical) จากแนวทางการจัดการความเสี่ยงที่ได้เลือกไว้ โดยแนวทางในการฟื้นฟูจะต้อง
· กำหนดให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ และโครงสร้างการตอบสนองต่อเหตุการณ์ ที่จะช่วยให้การตอบสนองเป็นไปอย่างมีประสิทธิผล และสามารถฟื้นฟูสภาพจากการหยุดชะงักได้
· พิจารณาแนวทางในการฟื้นฟูกิจกรรมสำคัญแต่ละรายการ ภายในเป้าหมายของเวลาในการฟื้นฟู (Recovery time objective)
· การกำหนดแนวทางในการจัดการกับความสัมพันธ์กับผู้มีส่วนได้เสียหลัก และหน่วยงานภายนอกที่เกี่ยวข้องกับการฟื้นฟูสภาพ
การพัฒนาและการดำเนินการตอบสนอง
ในขั้นตอนนี้ จะต้องทำการระบุถึงผู้ที่ทำหน้าที่ในการตอบสนองต่อเหตุการณ์ต่างๆ ที่ไม่ต้องการให้เกิดขึ้น โดยผู้ที่รับผิดชอบจะต้องมีความอาวุโสพอสมควร มีอำนาจหน้าที่และความสามารถในการดำเนินการควบคุมสถานการณ์ และสื่อสารไปยังผู้มีส่วนได้เสียขององค์กรได้เป็นอย่างดี
ทั้งนี้ผู้ที่ทำหน้าที่ในการตอบสนองต่อเหตุการณ์ จะต้อง
· มีความสามารถในการยืนยันสภาพและขอบเขตของเหตุการณ์ และการจัดการต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
· รับผิดชอบในการกระตุ้น และส่งเสริมให้เกิดการตอบสนองต่อความต่อเนื่องทางธุรกิจได้อย่างเหมาะสม
· จัดทำแผนงาน กระบวนการ และวิธีการปฏิบัติงานในการจัดการกับเหตุการณ์ต่างๆ
· จัดทำแผนในการกระตุ้น การดำเนินงาน การประสานงานและการสื่อสารการตอบสนอง
· จัดให้มีทรัพยากรอย่างเพียงพอต่อการสนับสนุนแผนงาน กระบวนการ และวิธีการปฏิบัติงาน
การวางแผน
นอกจากนั้น องค์กรจะต้องมีการจัดทำเอกสารการวางแผน ที่ระบุรายละเอียดแนวทางที่องค์กรจะใช้ในการจัดการเหตุการณ์ความไม่ต่อเนื่องต่างๆ ที่เกิดขึ้น รวมถึงแนวทางในการฟื้นฟูสถานการณ์ หรือการดูแลรักษากิจกรรมต่างๆ ทั้งนี้แผนการดำเนินการ จะต้อง
· สามารถเข้าถึงได้โดยผู้รับผิดชอบที่มี่การระบุไว้ในแผน
· ได้รับการเห็นชอบโดยผู้บริหารระดับสูง และสร้างความเข้าใจในแผนงานให้กับบุคคลที่ต้องนำแผนไปปฏิบัติ
· มีการระบุถึงชื่อของผู้รับผิดชอบในการทบทวน ปรับปรุง และอนุมัติแผน
· ได้รับการควบคุมตามแนวทางในการควบคุมระบบเอกสาร การเปลี่ยนแปลง และบันทึกการแจกจ่าย
· ได้รับการทบทวนตามช่วงเวลาที่กำหนด รวมถึงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญเกิดขึ้นกับองค์กร
· สอดคล้องกับการจัดเตรียมเหตุฉุกเฉินจากภายนอกองค์กร
เนื้อหาในแผนการดำเนินงาน จะประกอบด้วย
· การระบุถึงช่องทาง บทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบ ในการสื่อสาร รวมถึงข้อมูลสารสนเทศที่ใช้ในการอ้างอิง
· การกำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขต
· การกำหนดบทบาท อำนาจหน้าที่ และความรับผิดชอบ สำหรับบุคลากรและทีมงาน ทั้งในระหว่าง และภายหลังการเกิดเหตุการณ์ขึ้น
· แนวทางและเกณฑ์ที่ระบุถึงการเรียกใช้แต่ละแผน ภายใต้สถานการณ์ต่างๆ
· การอ้างอิงถึงการติดต่อที่จำเป็นกับผู้มีส่วนได้เสียหลักๆ
· รายละเอียดในการจัดการกับเหตุการณ์ความไม่ต่อเนื่อง ประกอบด้วย
o ผลที่เกิดขึ้นโดยทันทีที่มีต่อการหยุดชะงักทางธุรกิจ
o การดำเนินการจัดการ ในระหว่างการเกิดเหตุการณ์
o กระบวนการ และวิธีการปฏิบัติงาน ในการรักษาความต่อเนื่อง และการฟื้นฟูกิจกรรมหลัก
· รายละเอียดของการจัดการกับผลที่เกิดขึ้นโดยทันทีของการหยุดชะงักทางธุรกิจ ที่เกี่ยวกับ สวัสดิการของพนักงานแต่ละคน ทางเลือกกลยุทธ์ และกลวิธี รวมถึงการป้องกันความสูญเสียเพิ่มเติม หรือความไม่พร้อมของกิจกรรมที่สำคัญ
· รายละเอียดของแนวทาง และสถานการณ์ ในการสื่อสารกับพนักงาน และบุคคลที่เกี่ยวข้อง ผู้มีส่วนได้หลักๆ รวมถึงการติดต่อในกรณีฉุกเฉิน
· รายละเอียดในการตอบสนองต่อสื่อ (Media) ต่างๆ ขององค์กร ตามลักษณะของความไม่ต่อเนื่องที่เกิดขึ้น รวมถึงกลยุทธ์ในการสื่อสารความไม่ต่อเนื่อง การติดด่อประสานงานกับสื่อมวลชน แนวปฏิบัติในการร่างคำแถลงการณ์สำหรับสื่อมวลชน และบุคคลที่ทำหน้าที่ในการให้ข้อมูลกับสื่อ
· วิธีการในการบันทึก ข้อมูลสำคัญที่เกี่ยวกับความไม่ต่อเนื่อง การดำเนินการ และการตัดสินใจ
· รายละเอียดของการดำเนินการและภารกิจที่จำเป็น
· รายละเอียดของทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับความต่อเนื่องทางธุรกิจ และการฟื้นฟูธุรกิจ
· วัตถุประสงค์ตามลำดับความสำคัญในรูปของกิจกรรมหลักที่จะต้องได้รับการฟื้นฟู กรอบระยะเวลา รวมถึงระดับการฟื้นฟูที่จำเป็นของแต่ละกิจกรรมที่สำคัญ
· บุคลากรที่รับผิดชอบในการจัดการความต่อเนื่องและการฟื้นฟูทางธุรกิจ
การฝึกปฏิบัติ (Exercising) และ การดูแลรักษาระบบ
องค์กรจะต้องมั่นใจว่าในการจัดเตรียมระบบบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ ได้ผ่านการยืนยันความถูกต้อง โดยมีการฝึกซ้อมปฏิบัติ (Exercising) และได้รับการทบทวน รวมถึงปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ ทั้งนี้ องค์กรจะต้อง
· กำหนดแนวทางในการฝึกซ้อม ที่สอดคล้องกับขอบเขตของการวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
· จัดทำโปรแกรม เพื่อให้มั่นใจว่าการฝึกซ้อมปฏิบัติ ได้รับการดำเนินการตามช่วงเวลาที่กำหนดโดยผู้บริหารระดับสูง รวมถึงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญเกิดขึ้นในองค์กร
· ดำเนินการฝึกซ้อมด้วยแนวทางที่แตกต่างกันไป เพื่อยืนยันความถูกต้องของการจัดเตรียมความต่อเนื่องทางธุรกิจ
· วางแผนการฝึกซ้อม โดยที่ มีความเสี่ยงต่อการหยุดชะงัก (Disruption) และเกิดความไม่ต่อเนื่อง (Incident) ขึ้นน้อยที่สุด
· กำหนดเป้าหมายของการฝึกซ้อมปฏิบัติในทุกๆ ครั้ง
· จัดทำรายงานของการฝึกซ้อม ผลลัพธ์ และข้อมูลป้อนกลับ รวมถึงข้อเสนอแนะ และกรอบระยะเวลาในการดำเนินการ และ
· ดำเนินการทบทวนภายหลังการฝึกซ้อมในแต่ละครั้ง รวมถึงการประเมินถึงความสำเร็จของเป้าหมายในการฝึกซ้อม
องค์กรจะต้องดูแลความสมบูรณ์ของระบบบริหารความต่อเนื่อง รวมถึงการรักษาความมีประสิทธิผลของระบบให้เหมาะสมต่อวัตถุประสงค์ และปรับปรุงให้ทันสมัยตรงตามความต้องการที่ได้กำหนดไว้
