๓๐.การสื่อสาร


การสื่อสารให้ชัดเจน

การปฏิบัติงาน เพื่อให้งานสัมฤทธิ์ผลตามที่เราต้องการ การสื่อสารระหว่างผู้บังคับบัญชา กับ ผู้ปฏิบัติมีส่วนสำคัญไม่น้อย หากการสื่อสารชัดเจน ถูกต้อง ก็จะทำให้การปฏิบัติงานเป็นไปด้วยความรวดเร็ว ถูกต้อง ไม่เสียเวลา เสียอารมณ์ และเสียความรู้สึก

มีบ่อยครั้งที่สั่งงานให้ผู้ปฏิบัติไป ปรากฎว่าผลงานที่ออกมาไม่ตรงตามที่เราต้องการ จะต้องสั่งงานใหม่ และผู้ปฏิบัติก็ต้องเริ่มนับหนึ่งใหม่ งานที่ทำไปแล้ว เสมือนกับไม่ได้ทำอะไรลงไปเลย และบ่อยครั้ง ต้องมาแก้ไขงานหลายรอบ หลายครั้ง เป็นทีเบื่อระอาของคนสั่ง และคนทำอยู่ไม่น้อย

คนทำก็บ่นว่าจะเอาอย่างไรกันแน่ สั่งมาให้ชัดเจน จะเอาแบบไหน อย่างไร จะได้ไม้ต้องแก้ไขหลายครั้ง จะได้ไปทำงานอย่างอื่นอีก หากรอแต่แก้ไขกลับไป-มา เสียเวลาเปล่า บางครั้งพาลเสียอารมณ์ไปทั้งคนสั่ง และ คนทำ เสียอีก

จากประสบการณ์ที่ผ่านมา ถ้าจะให้การสื่อสารระหว่างผู้สั่ง กับ ผู้ทำ หรือผู้บังคับบัญชา กับ ผู้ปฏิบัติ เกิดสัมฤทธิ์ผล และไม่มีปัญหา  น่าจะมีหลักเกณฑ์ดังนี้

(๑) เรื่องที่จะทำ จะต้องบอกให้ชัดเจนว่า เรื่องที่สั่งไปให้ทำ ทำเรื่องอะไร  หากมีหลายเรื่องต้องบอกให้ชัดเจน

(๒) นำไปเพื่ออะไร การให้ทำเรื่องดังกล่าวต้องการอย่างไร ทำไปเพื่ออะไร บางครั้งต้องอธิบายให้ผุ้ปฏิบัติเข้าใจด้วย ยกเว้นแต่เป็นเรื่องเดิม ๆ ที่เคยปฏิบัติมาแล้ว หากเป็นเรื่องใหม่ นโยบายใหม่ ต้องพูดให้คนทำเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ด้วย

(๓) ใครให้ข้อมูล ข้อมูลที่เกี่ยวกับการงานที่ทำจะหาได้ที่ไหน คนทำจะแสวงหาอย่างไร หากคนทำมีอยู่แล้ว ก็ไม่ต้องแนะนำ ถ้ายังไม่มี เพื่อความรวดเร็วควรจะบอกแหล่งที่มา ที่มีด้วย เพื่อสะดวกในการนำมาประกอบการพิจารณา

(๔) อย่าลืมจุดสำคัญ หากมีหลายเรื่องที่จะต้องทำ ควรจะเรียงลำดับความสำคัญอันไหนก่อนหลัง สำคัญน้อย สำคัญมาก ด่วนที่สุด ด่วนมาก และด่วน ให้ผู้ปฏิบัติทราบถึงความเร่งด่วนด้วย

(๕) การกำกับและรับผิดชอบ จะต้องกำกับ และควบคุมให้ผู้ปฏิบัติมีความรับผิดชอบด้วย หากมีความผิดพลาดจะเกิดผลเสียหายอย่างไร ต่อองค์กร ต่อประชาชน ต่อหน่วยงาน และต่อตนเอง

หากผู้สั่งและผู้ปฏิบัติได้ดำเนินการให้การสื่อสารระหว่างกันมีความชัดเจนในเรื่องที่ทำ นำไปเพื่ออะไร ใครเป็นผู้ให้ข้อมูล อย่าลืมจุดสำคัญ  และการกำกับและความรับผิดชอบแล้ว ก็จะทำให้การปฏิบัติงานเกิดความรวดเร็ว ความถูกต้อง และเกิดผลสัมฤทธิ์ตามนโยบายขององค์กรต่อไปอย่างแน่นอน

คำสำคัญ (Tags): #การสื่อสาร
หมายเลขบันทึก: 282606เขียนเมื่อ 3 สิงหาคม 2009 12:42 น. ()แก้ไขเมื่อ 11 มิถุนายน 2012 00:04 น. ()สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน


ความเห็น (2)

มาเรียนรู้ทั้ง 5 ข้อครับ สบายดีไหมครับ

  • สวัสดีครับอาจารย์
  • ขอบพระคุณที่ท่านแวะมาเยี่ยม ช่วงนี้ไม่ค่อยได้เข้าweb ครับ
  • หวังว่าท่านคงสบายดี
พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ขอแนะนำ ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี