การจัดการความรู้ ณ มหาวิทยาลัยขอนแก่น ตอน 1

การบริหารจัดการองค์กรและการจัดการความรู้ (14)

มหาวิทยาลัยขอนแก่นในฐานะส่วนราชการหนึ่ง ดำเนินการเรื่องการจัดการความรู้ที่เป็นผลสืบเนื่องจาก คือ จากพระราชกฤษฎีการว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ. 2546 ที่กำหนดว่า ให้ส่วนราชการพัฒนาความรู้เพื่อให้มีลักษณะเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้อย่างสม่ำเสมอ โดยสำนักงาน ก.พ.ร.ได้กำหนดเป็นตัวชี้วัดตามคำรับรองการปฏิบัติราชการตั้งแต่ปีงบประมาณ 2548 เช่นเดียวกับส่วนราชการอื่น ในครั้งนั้นได้กำหนดตัวชี้วัด “การบริหารความรู้ในองค์กร” หมายถึง การนำความรู้มาใช้พัฒนาขีดความสามารถขององค์กรให้ได้มากที่สุด โดยมีกระบวนการในการสรรหาความรู้ เพื่อถ่ายทอดและแบ่งปันไปยังบุคลากร เป้าหมายได้อย่างถูกต้องเหมาะสม และมีเป้าหมายเพื่อพัฒนางานให้มีคุณภาพและผลสัมฤทธิ์ยิ่งขึ้น พัฒนาคน คือ พัฒนาผู้ปฏิบัติงาน และพัฒนาฐานความรู้ขององค์กรหรือหน่วยงาน  ทั้งนี้ให้ความหมายของความรู้ว่ามี 2 ประเภท ได้แก่ ความรู้ฝังลึก และความรู้ชัดแจ้งเช่นเดียวกัน ในฐานะรองอธิการบดีฝ่ายพัฒนาบุคลากรในสมัยนั้นที่ได้รับมอบหมายจากอธิการบดี ศาสตราจารย์เกียรติคุณ ดร.สุมนต์  สกลไชย ให้เป็นผู้รับผิดชอบในฐานะ “คุณเอื้อ” โดยมี รศ.นพ.จิตเจริญ ไชยาคำ ผู้อำนวยการศูนย์บริการวิชาการในขณะนั้น ในฐานะ “คุณอำนวย” ซึ่งได้เล่าเรื่องความคืบหน้าการดำเนินงานเรื่องการจัดการความรู้ สิ่งที่ดำเนินการในขณะนั้น คือ ต้องจัดทำแผนการจัดการความรู้ และแผนปฏิบัติการตามแบบฟอร์มที่ ก.พ.ร. กำหนด ซึ่งในขณะนั้นได้ให้สถาบันเพิ่มผลผลิตเป็นผู้รับผิดชอบ ซึ่งเห็นพ้องต้องกันว่ามหาวิทยาลัยขอนแก่น กำลังปรับระบบการเงินและพัสดุให้สามารถบริการคณะ หน่วยงาน และผู้รับบริการต่างๆ ตลอดจนระบบ GFMIS ของรัฐบาล ด้วยความถูกต้องและรวดเร็ว จึงระบุเป้าหมายที่จะพัฒนาศักยภาพบุคลากรด้านการเงิน และพัสดุ สนับสนุนให้เกิดชุมชนคนการเงิน และชุมชนพัสดุ สร้างเครือข่ายระหว่างหน่วยงาน ซึ่งได้ปรึกษาหารือกับผู้อำนวยการกองคลัง ว่าจะดำเนินการเกี่ยวกับเรื่องนี้ ซึ่งผู้อำนวยการกองคลังเห็นด้วยอย่างยิ่งกับการใช้การจัดการความรู้ เพื่อพัฒนางานดังกล่าว ภารกิจอีกเรื่องหนึ่งที่ได้รับการแนะนำจาก รศ.นพ.จิตเจริญ ไชยาคำ (JJ) ผู้อำนวยศูนย์บริการวิชาการในขณะนั้นที่สนใจแนวทางและเป็นเครือข่ายการจัดการความรู้ระหว่างมหาวิทยาลัย (UKM) ให้ใช้กระบวนการจัดการความรู้ตามแนวทางที่ สคส. ที่ศูนย์บริการวิชาการเป็นเครือข่ายดังกล่าว จึงเข้าร่วมและสนับสนุนกิจกรรมเครือข่ายการจัดการความรู้ระหว่างมหาวิทยาลัยอย่างเต็มที่ ทั้งในส่วนของการเป็นเจ้าภาพ UKM ครั้งที่ 9 และการรวมทีม “คุณกิจ” เพื่อไปแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับเพื่อนเครือข่าย แม้ต่อมาจะไปดำรงตำแหน่งรองอธิการบดีฝ่ายแผนและสารสนเทศในปัจจุบัน ท่านอธิการบดียังมอบหมายภารกิจเรื่องการจัดการความรู้ให้รับผิดชอบต่อไป

การจัดการความรู้ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น ใช้การจัดการความรู้ทั้ง 2 แนวทาง ดำเนินการผสมผสานกันไป ด้วยเหตุที่สนใจแนวทางการจัดการความรู้ตามธรรมชาติ ที่เหมาะสำหรับการเริ่มจาก เรื่องเล็กๆ ให้ขยายผลในวงกว้างได้ ขณะที่เรื่องที่เป็นโครงการใหญ่ จะประยุกต์ใช้แนวทางการจัดการความรู้ตามแบบฟอร์ม ซึ่งต่อมาในปี พ.ศ. 2550 มหาวิทยาลัยขอนแก่นได้เลือกตัวชี้วัด เรื่อง การพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ (PMQA) ทำให้เรื่องการจัดการความรู้จึงไม่ถูกกำหนดเป็นตัวชี้วัดบังคับ อย่างไรก็ตามการจัดการความรู้เป็นเกณฑ์หนึ่งใน PMQA อยู่แล้ว จึงสามารถดำเนินการเรื่องการจัดการความรู้ได้อย่างต่อเนื่อง และเห็นประโยชน์ในการนำเครื่องมือการจัดการความรู้นี้มาใช้ให้เกิดประโยชน์จึงได้กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมายในภาพใหญ่ของการดำเนินงานนี้ว่า

1. เพื่อพัฒนาบุคลากรให้มีสมรรถนะในการพัฒนาตนเอง พัฒนางาน และพัฒนาองค์กร
2. เสริมสร้างบรรยากาศในการทำงานร่วมกันอย่างมีความสุข
3. สนับสนุนและส่งเสริมการจัดการความรู้ระหว่างมหาวิทยาลัย (UKM) ให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์การณ์อย่างต่อเนื่อง
4. เพื่อเสริมสร้างเครือข่ายแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ประสบการณ์ ความสำเร็จระหว่างหน่วยงานภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย

กิจกรรมการจัดการความรู้ที่ดำเนินการตามแผนการจัดการความรู้ครั้งแรก ได้แก่เรื่อง การเงินและงบประมาณ เนื่องจากเริ่มมีการนำระบบ GFMIS มาใช้  จึงนำวิธีการใช้ความรู้เพื่อการแก้ไขปัญหาความเข้าใจที่ไม่ตรงกันระหว่างผู้ปฏิบัติงานในระดับสำนักงานอธิการบดี และระดับคณะ  โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ลดความผิดพลาด  และเพิ่มความรวดเร็วในการเบิกจ่าย ทั้งด้านงบประมาณแผ่นดินและงบประมาณเงินรายได้ โดยการระดมและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นจากผู้ปฏิบัติงาน และผู้ใช้บริการจากคณะและหน่วยงานต่างๆ เพื่อระบุปัญหาสำคัญเร่งด่วน วิธีการแก้ไขปัญหาในระยะสั้นและระยะยาว แล้วทำแผนปฏิบัติการเสนอต่อ สำนักงาน ก.พ.ร. ถือว่าเป็นตัวชี้วัดหนึ่งที่ต้องดำเนินการให้สำเร็จ  สาระสำคัญของแผนปฏิบัติการ คือ การเชิญวิทยากร ผู้รู้ จากส่วนกลางมาชี้แจงทำความเข้าใจ การซักซ้อมความรู้ความเข้าใจเรื่องระเบียบและวิธีปฏิบัติระหว่างผู้ปฏิบัติด้วยกัน จัดกระบวนการสื่อสารภายในกลุ่ม การสร้างเว็บไซต์ เว็บบอร์ด ของกองคลัง การสร้างเครือข่ายเจ้าหน้าที่การเงินจากทุกคณะ หน่วยงาน มีการจัดทำแนวทางและวิธีปฏิบัติ  การฝึกอบรมความรู้ความสามารถของเจ้าหน้าที่และการใช้โปรแกรม GFMIS และ KKUFMIS จัดให้มีการสอบถามปัญหาและพบปะสังสรรค์กันเป็นประจำ ผลการประเมินเบื้องต้นพบว่า  เจ้าหน้าที่ทั้งในระดับสำนักงานอธิการบดีและคณะมีความเข้าใจกัน และปรึกษาหารือแลกเปลี่ยนแนวทางปฏิบัติที่ดีระหว่างกันมากขึ้น  ภายในสำนักงานอธิการบดีมีการปรับกระบวนการทำงานที่มุ่งเน้นผู้รับบริการ  จัดช่องและที่พักสำหรับผู้รับบริการ  ลดการใช้เอกสารโดยการใช้ระบบอัตโนมัติมากขึ้น  แม้ว่าในปีต่อมาจะไม่กำหนดให้เป็นตัวชี้วัดแล้วก็ตาม แต่กิจกรรมนี้ก็ยังดำเนินการต่อเนื่องจนถึงปัจจุบัน ปัจจัยความสำเร็จเรื่องนี้ คือ ผู้อำนวยการกองคลัง และ “คุณกิจ” ผู้ปฏิบัติงาน มีความตระหนักเห็นปัญหาและต้องการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น ในฐานะ “คุณเอื้อ” ทำหน้าที่แค่เพียงสนับสนุนงบประมาณซึ่งไม่มาก และคอยเดินไปให้กำลังใจ สอบถามความต้องการในการสนับสนุนเพิ่มเติมเท่านั้น

ภาพบรรยากาศกิจกรรมการจัดการความรู้สำหรับกลุ่มการเงินและพัสดุ

กิจกรรมเครือข่ายการตรวจสอบภายใน เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ “คุณกิจ” ประสบปัญหาไม่เข้าใจแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้อง หัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายในเห็นว่า สิ่งที่ดีที่สุดน่าจะใช้เวทีประชุมและสร้างเครือข่าย จึงสนับสนุนอย่างเต็มที่ และสร้างแรงจูงใจด้วยการแจกรางวัลผู้เข้ามาประชุมคนแรก ด้วยเสื้อทีมการจัดการความรู้ และจับสลากแจกเพิ่มเติมสำหรับผู้ร่วมประชุมทั้งวัน การประชุมในครั้งต่อมาผู้เข้าร่วมประชุมมาครบ อย่างน่าประหลาดใจ ผลที่ได้รับในเรื่องนี้ คือ มีทัศนคติ ความรู้ความเข้าใจในกระบวนการทำงานของหน่วยตรวจสอบภายในมากขึ้น ไม่มองว่าหน่วยตรวจสอบภายในเป็นหน่วยที่คอยจับผิด เกิดความร่วมมือในการให้ข้อมูล และเตรียมเอกสารเพื่อการตรวจสอบภายในดีขึ้น ขณะนี้การสร้างเครือข่ายไปไกลถึงมีเว็บไซต์เพื่อการสื่อสารด้วย

นอกจากนี้ยังนำหลักการการจัดความรู้ตามธรรมชาติ โดยจัดงาน KM สำหรับผู้เกษียณอายุราชการ สำหรับกลุ่มผู้ปฏิบัติงาน ด้วยการจัดเวทีเชิญผู้ที่จะเกษียณอายุราชการมาเล่าเรื่องความภาคภูมิใจในชีวิตการทำงานในมหาวิทยาลัยขอนแก่น  แบ่งเป็นประเด็น คือ ด้านการครองตน และครองงานด้วยกระบวนการเล่าเรื่องความสำเร็จทำให้ผู้เข้าร่วมงานเปิดเผยเคล็ดลับความสำเร็จและความภาคภูมิใจของตนทั้งที่เป็นข้าราชการชั้นผู้น้อย แต่สามารถดำรงตนและครอบครัว สามารถส่งเสียให้บุตรศึกษาต่อในสถานศึกษาและอุดมศึกษาได้  บางเรื่องเช่นเป็นเรื่องที่ผู้เล่าไม่เคยเล่าให้ใครฟังมาก่อนแม้กระทั่งภรรยาของตนเอง  เช่น  เทคนิคการซ่อนเงินไม่ให้ภรรยาจับได้โดยซ่อนไว้ที่เข็มขัด  ในถุงเท้า  เป็นต้น ผู้เข้าร่วมงานมีความรู้สึกแปลกใหม่ในกิจกรรมดังกล่าวและเต็มใจเล่าเรื่องอย่างจริงใจ โดยมีทีมงานจัดทำบันทึก และเผยแพร่ผ่านทางเว็บไซด์อีกทางหนึ่งด้วย  กรณีดังกล่าวหากประยุกต์ใช้ในกรณีอาจารย์น่าจะได้ผลดีเช่นเดียวกัน  โดยเฉพาะเคล็ดลับเรื่องการสอน การอบรมดูแลนักศึกษาตลอดจนเรื่องการวิจัย

ภาพบรรยากาศกิจกรรมการจัดการความรู้สำหรับผู้เกษียณอายุราชการ

การจัดเวทีเพื่อซักซ้อมและชี้แจงทำความเข้าใจ โดยใช้กระบวนการเล่าเรื่องความสำเร็จที่ภาคภูมิใจในประเด็นว่า “มีสิ่งที่ทำได้ดีและสิ่งที่ยังทำได้ไม่ดี”  รวมทั้งระบุปัจจัยความสำเร็จ ซึ่งได้ดำเนินการมาอีกหลายกลุ่ม ตามประเด็นที่เห็นว่าน่าจะช่วยแก้ปัญหาของกลุ่ม กระบวนการทำงาน ตลอดจนส่งเสริมความเข้าใจอันดีต่อกัน  อาทิเช่น เรื่องการจัด KM สำหรับอาจารย์ที่เป็นหัวหน้าโครงการบริการวิชาการแก่สังคม ที่มักประสบปัญหาในการจัดทำโครงการ  และการเบิกจ่ายเงินของโครงการบริการวิชาการแก่สังคมที่ได้ดำเนินการอยู่  ซึ่งเป็นภาระแก่หัวหน้าโครงการมาก  ทั้งที่เป็นผู้เสียสละจัดทำโครงการให้แก่กลุ่มเป้าหมายต่างๆ โดยหาโอกาสในช่วงที่อาจารย์ปลอดจากงานสอนและงานวิจัย  ซึ่งผลการดำเนินงานช่วยลดปัญหาไปได้เกือบทั้งหมด  และยังช่วยให้มีความเข้าใจซึ่งกันและกัน  ระหว่างผู้ปฏิบัติงานในระดับคณะ กับมหาวิทยาลัยด้วย  สามารถสร้างระบบและกลไกให้เป็นที่ยอมรับในทุกฝ่าย

ภาพบรรยากาศกิจกรรมการจัดการความรู้สำหรับหัวหน้าโครงการบริการวิชาการ

กิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์ของหัวหน้าศูนย์วิจัยเฉพาะทาง เป็นกิจกรรมหนึ่งที่ศูนย์บริการวิชาการดำเนินงานในฐานะ “คุณอำนวย” ที่เชิญหัวหน้าศูนย์วิจัยที่จะเป็นพลังสำคัญในการขับเคลื่อนยุทธศาสตร์ มหาวิทยาลัยแห่งการวิจัย ว่าประสบปัญหาและการดำเนินงาน และต้องการการสนับสนุนจากมหาวิทยาลัยในประเด็นใดบ้าง เป็นอีกกิจกรรมหนึ่งเห็นได้อย่างชัดเจนว่า ความรู้เรื่องการวิจัยของหัวหน้าศูนย์วิจัย และทีมงาน ในสาขาต่างๆ เป็นที่ชัดเจนน่าเชื่อถือ แต่ยังขาดความรู้เรื่องการบริหารจัดการโครงการ การเบิกจ่ายงบประมาณที่มีจากหลายแหล่ง การประสานงานกับกองคลังในระดับมหาวิทยาลัย และประสานงานกับงานการเงินในระดับคณะ หากไม่ซักซ้อมแนวทางหรือวิธีปฏิบัติที่ดีที่ถูกต้องแล้ว นักวิจัยทั้งหลายจะประสบปัญหาติดขัดในเรื่องนี้อย่างมาก จนส่งผลถึงผลงานวิจัยได้ ผลการซักซ้อมทำให้แต่ละฝ่ายได้รับทราบหน้าที่และแนวทางปฏิบัติของตนเอง ทราบระบบการติดต่อประสานงานอย่างเป็นทางการ และไม่เป็นทางการ ปัจจุบันปัญหานี้ได้รับการแก้ไขดีขึ้นมาก

การบริหารจัดการองค์กรและการจัดการความรู้ (รวมบท)

การจัดการความรู้ ณ มหาวิทยาลัยขอนแก่น  ตอน 1  ตอน 2