ศิลปะการมอบหมายงาน
ศิลปะการมอบหมายงาน “ผู้นำ” จำเป็นที่จะต้องมีทักษะหลายอย่าง เพื่อนำองค์กรไปสู่ความสำเร็จ สิ่งหนึ่งนั้นก็คือทักษะในการพัฒนาหรือการสร้างผู้ตามที่มีประสิทธิภาพ วิธีการที่นำมาใช้นั้นมีหลากหลาย เช่น การสอนงาน การส่งไปอบรม รวมถึงการมอบหมายงาน เป็นต้น แต่ก่อนที่จะสามารถมอบหมายงานให้ผู้อื่นได้นั้น ผู้มอบหมายงานควรจะเข้าใจกับความหมายของการมอบหมายงานกันก่อน “การมอบหมายงาน” (Delegation) คือการที่บุคคลหนึ่งบุคคลใด มอบหมายงาน อำนาจ และความรับผิดชอบในทำงานให้แก่บุคคลอื่น โดยมั่นใจว่าผู้รับมอบหมายมีความสามารถ และทักษะที่จะทำงานนั้นๆได้บรรลุผลตามต้องการ โดยสิ่งสำคัญในการมอบหมายงาน คือ งานที่ถูกมอบหมายไปนั้นยังคงเป็นงานของผู้มอบหมายอยู่ ความรับผิดชอบในผลของงานที่เกิดขึ้นยังตกเป็นของผู้มอบหมายงาน ซึ่งแตกต่างจากการสั่งงาน (Assign) ที่ภาระงานและความรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจะเป็นของผู้ทำงานนั้นๆ วัตถุประสงค์ของการมอบหมายงาน ก็เพื่อการพัฒนาลูกน้องหรือทีมงาน ดังนั้นต้องทำความเข้าใจให้ชัดเจนว่าการมอบหมายงาน ไม่ใช่เกิดจากงานที่เราไม่ชอบ ไม่อยากทำ หรือทำไม่ไหว แต่เกิดเนื่องจากเราต้องการทำให้คนหรือทีมงานของเรา ได้เรียนรู้ทักษะใหม่ๆ และพัฒนาศักยภาพในการทำงานเพิ่มขึ้นต่อไป การมอบหมายงาน นอกจากเพื่อการพัฒนาแล้ว ยังเป็นกระบวนการที่ทำให้ทั้งลูกน้องและหัวหน้างานสามารถพัฒนาได้ทั้ง 2 ฝ่าย หรือทำให้เกิดสถานการณ์ที่เป็นประโยชน์ทั้ง 2 ฝ่าย โดย • ผู้มอบหมายงาน จะได้ประโยชน์ในการที่ไม่ต้องทำเองทุกเรื่อง สามารถนำเวลาที่มีอยู่ไปเรียนรู้หรือบริหารในเรื่องที่สำคัญและจำเป็นอื่นๆ ได้ • ผู้รับมอบหมายงาน จะได้เรียนรู้ในการบริหารจัดการ และการตัดสินใจต่างๆ ในการดำเนินงานทำให้สามารถพัฒนาความสามารถได้อย่างรวดเร็ว ข้อดีและประโยชน์จากการมอบหมายงานที่ดี 1) การประหยัดเวลาในการทำงาน ในการมอบหมายงานในครั้งแรก ผู้รับมอบหมายอาจต้องใช้เวลาในการทำค่อนข้างนาน แต่เมื่อชำนาญ ก็จะทำให้งานบรรลุผลภายในเวลาที่รวดเร็วขึ้น 2) การเรียนรู้ที่จะทำงานร่วมกับทีมงานอื่นๆ ซึ่งจะทำให้เกิดการพัฒนาความสัมพันธ์ที่ดี 3) การสร้างขวัญกำลังใจให้แก่ทีมงานได้เรียนรู้เรื่องใหม่ๆ สร้างโอกาสในการเติบโต ข้อเสียและจากการมอบหมายงาน 1) ทำให้พนักงานสับสน และเกิดความกังวลใจ หรือตระหนกกับงานที่ได้รับมอบหมาย 2) บั่นทอนกำลังใจ เมื่องานไม่สามารถบรรลุผลตามต้องการได้ 3) นำมาซึ่งผลเสียของงาน ทำให้ไม่บรรลุผลตามที่คาดหวัง ทำอย่างไรเมื่อต้องมอบหมายงาน เพื่อให้การมอบหมายงานเกิดผลลัพธ์ที่ดีทั้งต่อผู้รับมอบหมายงาน ผู้มอบหมายงาน ดังนั้น จึงต้องมีการวางแผนและมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้ การเตรียมการที่ดี 1. กำหนดลักษณะงานที่เฉพาะเจาะจงในการมอบหมาย ซึ่งสามารถประยุกต์ใช้หลัก ที่เรียกว่า “SMARTER” มาใช้ได้ โดยงานที่จะมอบหมายควรมีคุณสมบัติ ดังนี้ • Specific: เฉพาะเจาะจง มีการระบุขอบเขตการทำงานที่ชัดเจน • Measurable: วัดผลได้ โดยมีการกำหนดตัวชี้วัดความคืบหน้าหรือความสำเร็จของงานได้ • Agreed: ยอมรับ งานที่จะมอบหมายนั้น ควรได้รับการยอมรับจากผู้รับมอบหมาย • Realistic: เป็นงานที่สามารถบรรลุผลได้จริงในทางปฏิบัติ ไม่ใช่งานที่ยากเกินที่จะทำได้ • Time bound: มีการกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจนในการทำ • Ethical: ต้องเป็นงานที่ถูกต้องตามหลักจริยธรรม ศีลธรรม • Recorded: สามารถบันทึกรวบรวมข้อมูลในการทำงานได้อย่างชัดเจนและเป็นระบบ 2. การระบุถึงประสบการณ์ ความรู้ และทักษะต่างๆ ที่จำเป็น 3. คำนึงถึงวิธีการหรือแนวทางที่จะทำให้การทำงานเกิดผลลัพธ์ตามต้องการ 4. ภาระงานที่ผู้รับมอบหมายมีอยู่ในปัจจุบัน เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 5. ระยะเวลาและกำหนดแล้วเสร็จของงานที่ต้องการ 6. จัดเตรียมทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้งานสำเร็จ 7. ความคาดหวังหรือเป้าหมายของงาน 8. บทบาทหน้าที่ของผู้มอบหมายงาน เพื่อช่วยในการสนับสนุนเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง 9. การกำหนดเครื่องมือที่เหมาะสมในการควบคุมโครงการ การมอบหมายงานที่ดี 1. ชี้แจงให้ผู้รับมอบงานทราบชัดถึงเหตุผลในการเลือกบุคคลหรือทีมงานนั้นๆ 2. สร้างทัศนคติที่ดีในการรับมอบหมายงาน ว่าจะนำไปสู่การพัฒนา ไม่ใช่เป็นการสร้างภาระ 3. มีการประเมินความรู้ ความสามารถของผู้รับมอบงาน เพื่อนำไปสู่การใช้ความรู้นั้นๆ 4. สร้างความชัดเจนถึงหน้าที่ ขอบเขต และอำนาจที่มีในการทำงานนั้นๆ 5. กำหนดเป้าหมาย และความคาดหวังที่ต้องการในผลลัพธ์ของงานอย่างชัดเจน 6. พิจารณาและจัดสรรทรัพยากรเพื่อสนับสนุนการทำงานให้บรรลุผล 7. กำหนดระยะเวลาแล้วเสร็จของงานให้ชัดเจน รวมทั้งบอกถึงผลดีและผลกระทบจากงาน 8. การเตรียมการต่างๆ เพื่อสนับสนุนการทำงาน 9. วิธีการติดตามงานและการให้ข้อมูลป้อนกลับ เพื่อพัฒนาคุณภาพ ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงการสร้างสมดุล ระหว่างการติดตามงานและการเปิดโอกาสให้ผู้รับมอบงานได้ทำงานด้วยตนเองอย่างเต็มที่ การปฏิบัติหลังการมอบหมายงาน 1. การติดตามงานและสนับสนุนต่างๆ รวมทั้งการยกย่องชมเชยกรณีที่งานบรรลุผล 2. การให้ข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง กรณีไม่เป็นไปตามที่ต้องการ ทั้งนี้ ข้อพึงระวังในการมอบหมายงาน คือ ผู้มอบหมายงานต้องไม่รับมอบงานที่ไม่มีคุณภาพตามกำหนดไว้เพียงเพราะไม่ต้องการให้ทีมงานเสียกำลังใจ เนื่องจากจะทำให้ไม่ได้มีการพัฒนาอย่างแท้จริง จึงต้องสอนให้เข้าใจและหาทางแก้ไขเพื่อสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพต่อไป สิ่งสำคัญ คือ ต้องจำไว้ว่าการมอบหมายงานเป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยเวลา อดทน และใจเย็น เนื่องจากเป็นกระบวนการในการพัฒนาคน ความเหมาะสมในการมอบหมายงาน การมอบหมายงาน ต้องคำนึงถึงความเหมาะสมของงานที่จะมอบหมายด้วย งานที่จะมอบหมายต้องไม่ใช่งานที่เกี่ยวกับ ความปลอดภัย ไม่ชอบด้วยกฎหมาย หรือเสี่ยงต่อความเสียหาย ในการมอบหมายงาน ต้องคำนึงถึงระดับของการมอบหมายที่เหมาะสม ซึ่งในบทความเรื่อง “Delegating authority skills, tasks and the process of effective delegation” กล่าวถึงระดับของการมอบหมายงานไว้ ดังนี้ 1. “Wait to be told” หรือ “Do exactly what I say” หรือ “Follow these instructions precisely” เหมาะกับผู้ที่ไม่มีประสบการณ์ในการทำเรื่องนั้นๆ เลย จึงต้องมอบหมายโดยบอกให้ทำ ซึ่งผู้รับมอบจะไม่ได้รับอิสระในการทำงานอย่างเต็มที่ 2. “Look into this and tell me the situation. I’ll decide” โดยให้ผู้รับมอบได้วิเคราะห์งานและเสนอแนะว่าควรทำอย่างไรบ้าง แต่การตัดสินใจยังเป็นของผู้มอบหมายงานเท่านั้น 3. “Look into this and tell me the situation. We’ll decide together” เหมาะกับผู้ที่เริ่มมีประสบการณ์ในเรื่องนั้นๆ บ้าง โดยมีการแลกเปลี่ยนแนวคิด และร่วมกันในการตัดสินใจ 4. “Tell me the situation and what help you need from me in assessing and handling it. Then we’ll decide” เริ่มมีการให้อิสระในการวิเคราะห์และตัดสินใจ โดยจะต้องเห็นพ้องต้องกัน ผู้มอบหมายงานจะเน้นบทบาทในการเป็นผู้สนับสนุน ซึ่งการมอบหมายงานในระดับนี้จะทำให้การพัฒนา การสอนงาน และสร้างความสัมพันธ์ที่ดี 5. “Give me your analysis of the situation (reasons, options, pros and cons) and recommendation. I’ll let you know whether you can go ahead” มอบหมายงานโดยให้ผู้รับมอบ วิเคราะห์และเสนอแนะวิธีการดำเนินงานที่เหมาะสมได้ มีอิสระมากขึ้น หลังจากนั้นผู้มอบหมายงานจะตรวจสอบก่อนตัดสินใจ แต่หลังจากให้ทำแล้วจะไม่ไปยุ่งเกี่ยวหรือก้าวก่ายการทำงาน 6. “Decide and let me know your decision, and wait for my go-ahead before proceeding” เป็นการมอบหมายงานในระดับที่ให้ผู้รับมอบ เสนอวิธี และแนวทางการดำเนินงานให้ผู้มอบหมายงานทราบ และสามารถเริ่มดำเนินงานได้ทันที หลังจากได้รับอนุมัติจากผู้มอบหมายแล้ว 7. “Decide and let me know your decision, then go ahead unless I say not to” แจ้งให้ผู้มอบหมายงานได้ทราบถึงวิธีการที่จะทำ และให้ลงมือทำได้ถ้าไม่มีการโต้แย้งจากผู้มอบหมายงาน 8. “Decide and take action – let me know what you did (and what happened)” เป็นการมอบหมายงานให้ทำได้ แต่ผู้รับมอบต้องมารายงานความคืบหน้าหรือเมื่อมีเหตุการณ์ต่างๆ ให้ทราบ 9. “Decide and take action. You need not check back with me” เป็นการมอบหมายงานโดยให้ผู้รับมอบออกแบบและลงมือทำงานได้โดยไม่ต้องรอถามผู้มอบหมายงาน 10. “Decide where action needs to be taken and manage the situation accordingly. It’s your area of responsibility now” เป็นระดับสูงสุดของการมอบหมายงาน เหมาะกับการมอบงานให้แก่ผู้ที่มีประสบการณ์ความรู้ ทักษะ และแรงจูงใจในการทำงานนั้นๆ โดยจะให้อิสระอย่างเต็มที่ในการดำเนินงาน และให้รับผิดชอบเต็มที่ในการปรับเปลี่ยน หรือแก้ไขเพื่อให้งานบรรลุผล สรุป การมอบหมายงานที่ดี ต้องมีการวางแผน การเตรียมการ และดำเนินงานอย่างดี โดยคำนึงถึงทั้งตัวงานที่มอบหมาย ความรู้ ความสามารถและทักษะในการทำงานของผู้รับมอบ รวมทั้งการให้อำนาจในการดำเนินงานสนับสนุนทรัพยากรอย่างเต็มที่ และมีการติดตามผล อันจะนำไปสู่การทำงานที่บรรลุเป้าหมายตามต้องการ คือ “งานได้ผล คนมีการพัฒนา องค์กรเติบโตยั่งยืน”
ความเห็น (9)
แวะมาทักทายขอรับคุณครู
การทำงานร่วมกับผู้อื่นนั้นส่วนใหญ่มักเกิดปัญหาพิพาทบาดหมาง
เพราะเหตุว่าเราไม่ตั้งกฎเกณฑ์บางอย่าง ก็ถูกทำลายด้วยกฎ คือ
"กูจะทำอย่างนี้แล้วใครจะทำไม"
ผลที่สุดกูก็คือผู้สร้างปัญหาให้แก่ตัวของกูเอง
แล้วกูจะอยู่กับใครได้
เมื่อกูอยู่กับใครเขาไม่ได้ก็เลยหันไปโทษคนอื่นว่าแกล้งกู
ไล่กู ลงโทษกู กูก็เลยพาลคนอื่น....ใช่ใหม่ขอรับคุณครู
คาถาการมอนงาน ก่อนมอบงานร่ายคาถาบทนี้ 999 เที่ยวรับรอง เขาจะมอบกายถวายใจ ให้หมดตัว.....อิอิ.อิ ลองดูนะครับ ได้ผล โชคดีครับ
ดูคนให้ออก บอกคนให้ได้ ใช้คนให้เป็น เห็นใจคนอื่น
มาเยี่ยมชมผลงานครับ
ขอบคุณสำหรับบทความนี้ เพราะจะนำไปใช้ค่ะ
ถ้าทำได้อย่างที่กล่าวมานี้ รับรองว่าทุกงานที่มอบหมาย ย่อมประสบผลสำเร็จ อีกทั้งผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานก็เต็มใจรับงาน และทำงานอย่างมีความสุขด้วยละ
แวะมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ค่ะ การมอบหมายงานให้แต่ละคนเราต้องคำนึงถึงความสามารถของคนๆ นั้นด้วยคะว่าเค้าน่าจะสามารถทำงานได้หรือไม่
มองคนให้ออก บอกคนให้เป็น เห็นคนให้ชัด จัดงานให้ไป ไว้ใจกันเถิด.....
Put the right man
On the right job
..นะคะ..
การมอบหมายงานที่ดี มีประโยชน์จริง ๆ ค่ะ เพราะได้งานออกเห็น ๆ
เมื่อเดือนที่แล้ว ท่านรอง ฯ ได้เชิญ วิทยากรผู้เชี่ยวชาญหลักสูตร
หัวหน้างาน และ การมอบหมายงาน จากกรุงเทพ ชื่อท่านอาจารย์
อุไรวรรณ อยู่ชา มาบรรยายให้ค่ะ การอบรมครั้งนี้ ผู้เข้าอบรมทุกคน
มีความสุขกับการเข้าอบรมมาก เพราะอาจารย์สอนเข้าใจง่าย มี
Workshop Case Study และ ฝึกปฏิบัติ ทำให้เห็นภาพการมอบหมายงาน
ที่ดีและไม่ดีได้ชัดเจนมาก บรรยากาศการอบรมก็สนุก ทุกคน
ชื่นชม อ.อุไรวรรณ มากเพราะสอนเก่ง น่ารักและเป็นกันเองด้วยค่ะ
ท่านรองฯ บอกว่าที่เชิญอาจารย์มาก็เพราะ เคยไปอบรมกับอาจารย์
ที่ กระทรวงฯ มาแล้ว ประทับใจมาก ก็เลยขอให้กระทรวงฯ
เชิญทานอาจารย์มาให้ค่ะ หลังจบอบรม ท่านรองฯ ยิ้มไม่หุบ
ก้บคำชมของผู้เข้าอบรม หะหะ