วิธีARR

AAR หรือ After Action Review

AAR หรือ After Action Review ภาษาไทยนั้นแปลหลากหลายเหลือเกินทั้ง "เรียนรู้ระหว่าง" หรือ "ทบทวนหลังกิจกรรม"

สรุปแล้วก็ขอเรียก AAR ต่อไป เพราะไม่ว่าจะเรียกอะไรกิจกรรมและขั้นตอนก็น่าจะคล้ายๆ กันนั่นเอง

AAR นิยมทำหลังจากทำงานชิ้นเล็กๆ สำเร็จ หรืออาจจะนำมาใช้ทบทวนระหว่างการทำงานชิ้นใหญ่ๆ หรืองานประจำได้

AAR เป็นเครื่องมือง่ายๆ แต่ทรงพลังมากชิ้นหนึ่ง เป็นเครื่องมือที่เปิดโอกาสให้ผู้ร่วมงานได้ทบทวนงานที่ตนเองทำว่าคืบหน้าไป มากน้อยเพียงใด มีอุปรรคหรือปัญหา และแนวทางแก้ไขใดบ้าง อีกทั้งยังสามารถเป็นเครื่องมือเชื่อมความสัมพันธ์ของผู้ปฏิบัติงานได้เป็น อย่างดี

ส่วนใหญ่แล้วจะให้ผู้ร่วมงานนั่งล้อมวงเป็นรูปตัวยู (ตำราว่าอย่างนั้น แต่โดยส่วนตัวแล้ว ขณะทำ AAR ไม่เคยนั่งเป็นรูปตัวยูสักครั้ง) หลัง จากนั้นจะให้คนที่อาวุโสน้อยที่สุดเริ่มพูดก่อน เพื่อลดความกดดัน โดยจะบอกว่าขณะนี้ตนเองจะพูดเรื่องกิจกรรมหรืองานใด หลังจากนั้นจะบอกเล่างานของตนออกมา ซึ่งมักจะสอดคล้องกับคำถามเหล่านี้

         1. คาดหวังอะไรกับกิจกรรมที่ผ่านมา    หรือ มีวัตถุประสงค์อะไรบ้างกับกิจกรรมที่ผ่านมา
         2. อะไรบ้างที่เกินความคาดหมาย        หรือ วัตถุประสงค์ใดบ้างที่เกินความคาดหวัง เพราะเหตุใด
         3. อะไรบ้างที่ไม่บรรลุความคาดหมาย   หรือ วัตถุประสงค์ใดบ้างที่ไม่บรรลุความคาดหวัง เพราะเหตุใด
         4. ถ้ามีกิจกรรมอย่างนี้อีก จะมีข้อเสนอแนะใดบ้าง หรือควรปรับปรุงเรื่องใด
         5. จะนำความรู้ที่ได้จากกิจกรรมนี้ ไปทำประโยชน์อะไรต่อไป

หากแปลออกมาง่ายๆ ตามใจผู้เขียนก็คือ

   1. ก่อนเริ่มงานนั้น คุณตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์อะไรไว้บ้าง มีกี่ข้อ อะไรบ้าง
   2. เป้าหมายในข้อ 1 นั้นเป้าหมายใดที่เราทำได้ดีเกินคาด เพราะอะไร
   3. เป้าหมายในข้อ 1 เป้าหมายใดที่ไม่ตรงตามที่คาดหวัง หรือได้น้อยกว่าที่คาดหวัง เพราะอะไร มีปัญหาอุปสรรคใดเกิดขึ้น
   4. จากกิจกรรมทั้งหมดนั้นเราควรที่จะปรับปรุงเปลี่ยนแปลง หรือ เพิ่มเติมส่วนใด เพื่อให้งานดีขึ้น
   5. เมื่อจบกิจกรรมนี้แล้วคาดว่าจะนำความรู้ที่ได้จากงานนี้ไปปรับใช้กับอะไรได้บ้าง

ซึ่งจริงๆ แล้วในการทำ AAR แต่ละครั้งนั้นอาจจะไม่ต้องตอบครบถ้วนทุกข้อก็ได้ เพราะสี่ก็ไม่เคยพูดครบสักข้อเลยเหมือนกัน
ผลลัพธ์ของ AAR

หากสามารถทำ AAR ได้ทุกวันแล้วจะทำให้สามารถพัฒนางานได้อย่างดี เพราะผู้ปฏิบัติงานจะรู้ว่าขณะนี้ตนวางเป้าหมายใดไว้ และเป้าหมายที่วางไว้นั้นสำเร็จบ้างหรือไม่เพราะเหตุใด เป็นการกระตุ้นให้ active อยู่เสมอ และยังเป็นช่องทางที่จะบอกถึงความก้าวหน้าและอุปสรรคให้กับหัวหน้างานรับ ทราบอีกด้วย อีกทั้งยังสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ช่วยคิด ช่วยแก้ปัญหาได้อีกด้วย
AAR กับ บล็อก

แต่หากไม่สามารถทำได้ทุกๆ เนื่องด้วยเหตุผลใดก็ตาม บล็อกก็เป็นทางเลือกหนึ่งของการทำ AAR ที่น่าสนใจมิใช่น้อย

หลายคนคงบอกว่าการเขียนบล็อกนั้นใช้เวลา นานกว่าจะสามารถเรียบเรียงถ้อยคำออกมาได้ แถมบางครั้งก็จำไม่ได้ว่าทำอะไรไปบ้าง ก็อาจจะจริงอย่างที่ว่า

จึงอยากนำเสนออีกช่องทางหนึ่งที่ชื่อว่า"อนุทิน"

อนุทินนั้นเหมาะที่จะใช้เขียนข้อความสั้นๆ เพื่อเตือนความจำระหว่างวัน จึงเหมาะสำหรับ AAR เป็นอย่างยิ่ง
AAR กับ อนุทิน

   1. ตั้งเป้าหมายของการทำงานในวันนี้ และเขียนไว้ในอนุทิน ไม่ต้องระบุวันเวลาเพราะอนุทินมีให้พร้อมสรรพ :)
   2. เมื่อทำงานบรรลุเป้าหมายหนึ่งอย่าง หรือทำกิจกรรมอะไรสักอย่างแล้วต้องเปลี่ยนไปทำอย่างอื่น ก็ควรเขียนไว้ ในอนุทิน พร้อมทั้งเขียนปัญหาอุปสรรค แนวทางการแก้ไขที่ได้ทำไป หากสามารถระบุเวลาได้ก็ควรระบุด้วย และทำอย่างนี้ตลอดทั้งวัน
   3. เมื่อหมดเวลาทำงาน ให้สละเวลาตนเองสักนิด นั่งทบทวนอนุทินที่ได้เขียนไว้ แล้วนำมาบันทึกไว้ในบล็อกเพื่อจะได้เห็นภาพรวมว่า

    * วันนี้ หรือสัปดาห์นี้ท่านทำอะไรไปบ้าง
    * มีอะไรสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้บ้าง เพราะอะไร
    * และมีอะไรที่ยังไม่บรรลุเป้าหมาย เพราะเหตุใด
    * เกิดปัญหาอุปสรรคใด และได้ทำการแก้ไขหรือยัง หากทำแล้วท่านทำอย่างไรบ้าง
    *

      เกิดการเรียนรู้อะไรบ้าง และสามารถนำไปปรับใช้กับงานต่อไปได้อย่างไรบ้าง

หรือ

ท่านอาจจะเลือก AAR งานครั้งเดียว โดยสรุปรวมทุกกิจกรรมที่ทำไว้ในบันทึกเดียวหรืออนุทินก็ได้ แต่ก็จงทำใจว่าท่านอาจจะลืมได้ ว่าท่านทำอะไรไปแล้วบ้าง ซึ่งเรื่องนี้ก็เป็นข้อดี ข้อเสียของการทำแต่ละแบบนั่นเอง

จากวิธีการทั้งหมดที่กล่าวมานั้น ท่านก็ได้ทำ AAR ทุกวันหรือทุกสัปดาห์แล้ว และยังได้รู้ด้วยว่าเหตุใดงานบางงานจึงช้ากว่าเป้าหมายนัก

โดยเฉพาะถ้าองค์กรของท่านได้ใช้บล็อกเป็นเครื่องมือในงานด้วยแล้วละก้อ นี่คือช่องทางที่ท่านสามารถสื่อสารให้กับหัวหน้างานได้รู้ถึงความคืบหน้าของ งาน ปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้น ไม่แน่ว่าหัวหน้างานของท่านอาจจะเสนอแนะแนวทางการทำงาน และช่วยแก้ปัญหาให้ท่านโดยที่ท่านไม่ได้เรียกร้องเลยก็เป็นได้ หรือท่านอาจจะได้กำลังใจและข้อเสนอแนะดีๆ จากสมาชิกท่านอื่นๆ ก็เป็นได้

เห็นไหมค่ะว่าง่ายนิดเดียว แต่
ไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ทั้งวันนะ

หลายคนบอกว่านี่ก็ยังเป็นเรื่องยาก เพราะไม่ได้ใช้อินเตอร์เน็ตตลอดเวลา และจะบันทึกตลอดนั้นคงไม่ได้เดี๋ยวโดนเพ่งเล็ง แต่ครั้นบันทึกวันละครั้งหรือสัปดาห์ละครั้งก็จะลืม วิธีนี้แก้ง่ายกว่าที่คิด แต่อาจจะต้องใช้วิธีเดิมๆ กันและอดทน บวกพยายามสักนิด นั่นคือ

เขียนบันทึกลงกระดาษหรือสมุดโน๊ตสั้นๆ กันลืม เมื่อครบวันหรือสัปดาห์จึงนำมาประมวลลงบันทึกต่อไป

เพียงเท่านี้ท่านก็ได้ทำ AAR ทุกวันแล้ว แต่อาจจะมีคำถามว่าถ้าเขียนลงบันทึกแล้วทำไมต้องมาเขียนในบล็อกให้ยุ่งยาก อีก สี่ก็มีเหตุผลดีๆ นำเสนอเช่นกัน
ข้อดีของการเขียน AAR ในบล็อก

   1. เขียนบันทึกนั้นเมื่อเวลาผ่านไปอาจจะสูญหาย เขียนในบล็อกไม่หาย
   2. เพื่อใช่เป็นช่องทางสื่อสารกับหัวหน้างาน
   3. เพื่อเป็นวิทยาทานให้กับคนอื่นที่อาจจะทำงานแล้วมีปัญหาอุปสรรคเช่นเดียวกัน
   4. เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างกันกับสมาชิกท่านอื่นๆ
   5. ช่วยลดโลกร้อน ประหยัดกระดาษ กรณีที่บันทึกลงบล็อกเลย