หลังจากที่กรรมการบริหารและกรรมการกำกับทิศเห็นชอบกับการจัดสัมมนาโรงเรียนทันตแพทย์สร้างสุขในการประชุมครั้งที่ 2 แล้ว ทีมจัดการได้นัดคุยเตรียมงานครั้งแรกในวันที่ 10 กุมภาพันธ์ 2552 ณ ห้องประชุมกรรมการคณะทันตแพทยศาสตร์ มศว. โดย อ.สัมพันธ์ได้จัดทำร่างกำหนดการมาให้ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อทำความเข้าใจแนวคิดโรงเรียนทันตแพทย์สร้างสุข ทั้งในประเด็นการเรียนรู้/ทำงานอย่างมีความสุข และประเด็นการนำแนวคิดทันตกรรมมาใช้ในงานทันตกรรม กำหนดการส่วนใหญ่จึงเป็นการฟังบรรยายจากผู้ทรงคุณวุฒิ วิทยากรที่ อ.เสนอบางท่าน เช่น นพ. วีระพันธ์ รศ. อรทัย และ นพ. มงคล ก็เป็นผู้ที่เคยบรรยายในการจัดประชุมแลกเปลี่ยนที่ อ.อรทัยจัดเมื่อปลายเดือนมกราคมที่โรงแรงอมารี แอร์พอร์ต ซึ่งอาจารย์รู้สึกประทับใจ พวกเรามีความเห็นเพิ่มเติมว่า น่าจะมี session ของการให้ผู้เข้าร่วมได้แสดงความคิดเห็นด้วย จึงได้เสนอให้เพิ่ม session ของการประชุมกลุ่มย่อยในช่วงบ่ายวันแรก และปรับลดระยะเวลาการบรรยายลง ซึ่ง อ.สัมพันธ์ก็เห็นด้วย สำหรับโจทย์ของการประชุมกลุ่มย่อยนั้น
อ.จรินทร์เสนอว่าน่าจะเป็นการร่วมกันคิดแผนกลยุทธ์และตัวชี้วัดของคณะ ซึ่งได้เคยมอบหมายให้ในการประชุมกรรมการบริหารฯไว้แล้ว แต่ยังไม่สู้จะคืบหน้านัก อ.จรัญญา เสนอว่าให้มี session ของการนำตัวอย่างโครงการเดิมที่เด่นมาเล่าอีกครั้งเพื่อเป็นจุดต่อยอดสำหรับเฟสสอง โดยหากสามารถเชิญหัวหน้าโครงการจากแผนงานอื่นมาร่วมนำเสนอด้วยยิ่งดี จากนั้นก็ได้แบ่งความรับผิดชอบในการประสานงาน โดย อ.สัมพันธ์ รับติดต่อกับท่านผู้หญิง นพ. มงคล และพระธรรมโกศาจารย์ อ.จรินทร์ รับประสานงานกับวิทยากรจากแผนงานอื่น และหัวหน้าโครงการ อ.จรัญญารับไปคิดข้อมูลที่แต่ละคณะต้องเตรียมสำหรับการสัมมนาที่น่าสนใจจากแผนงานในระยะแรก ส่วนทีมเลขาซึ่งประกอบด้วย คุณหน่อย คุณจุ๋ม คุณปู และคุณต้อง ก็รับผิดชอบดูแลเรื่องของเอกสารจดหมายเชิญ และหาข้อมูลเรื่องสถานที่ ในเบื้องต้น พวกเราเสนอว่าน่าจะเป็นโรงแรมอมารี แอร์พอร์ต เนื่องจากใกล้สนามบินและอาหารอร่อย อันดับต่อมาคือ สถาบันวิจัยจุฬาภรณ์ และมิราเคิลแกรนด์ กำหนดการในครั้งนี้ มีความสำคัญตรงที่จะจัดให้มีความสอดคล้องกับการประชุม อ.บ.ท.ท.
คุณจุ๋มแจ้งว่าสถานที่ที่เสนอไว้ใน 2 อันดับแรกไม่ว่างในช่วงวันที่ 19 – 20 มี.ค. พร้อมกันทั้ง 2 วันเลย ทำให้รู้สึกตื้อ หรือจะเลือกโรงแรมแถบปริมณฑลดีนะ แต่เมื่อนึกถึงภาระที่จะเพิ่มขึ้นเกี่ยวกับการเดินทาง การรับส่ง แล้วก็จำเป็นต้องตัดทางเลือกนี้ไป แม้สถานที่เหล่านั้น (เช่น โรสการ์เด้น) จะมีธรรมชาติที่สวยงามเพียงใดก็ตาม ในที่สุดผมก็เลยเสนอจุ๋มให้ลองเช็คโรงแรมทวินทางเวอร์ (ที่เก่า) และโรงแรมเอเชีย เนื่องจากโรงแรมทั้งสองอยู่ใจกลางเมือง สะดวกต่อการเดินทาง โดยเฉพาะหากจะจัด session ให้ อ.บ.ท.ท. ประชุมกันในบ่ายวันที่สองด้วยแล้ว ซึ่งต่อมาก็ได้ข้อมูลจากจุ๋มว่าโรงแรมเอเชียไม่ว่าง เลยตัดสินใจจองโรงแรมทวินทาวเวอร์เอาไว้ก่อน ซึ่งผมก็เห็นด้วยเพราะน่าจะประสานงานได้ดี
2. ผมได้มีโอกาสหารือกับ อ.สัมพันธ์อีกครั้งในการประชุมวิชาการและวิจัยของ อ.บ.ท.ท. ที่บรู้คไซต์ วัลเลย์ จ.ระยอง ในช่วง 18 – 20 ก.พ. อาจารย์เกรงว่าผู้เข้าร่วมสัมมนาอาจจะอยากเปลี่ยนสถานที่จึงรับปากว่าจะช่วยหาข้อมูลโรงแรมอื่นดูอีกแห่งหนึ่ง ในที่สุดผมก็นึกถึงโรงแรมที่ภรรยาผมเคยไปร่วมประชุมที่ ถ.รัชดาฯ คือ โรงแรม ดิ เอ็มเมอรัลด์ ซึ่งมีรถใต้ดินผ่าน เลยลองให้จุ๋มสืบถามข้อมูลดู ก็ปรากฏว่าว่างในช่วงที่เราจะจัดพอดี และค่าห้องพักก็อยู่ในเกณฑ์ที่พอรับได้ คืนละ 1,600 บาท (2 คน) ค่าอาหาร+อาหารว่างต่อคนต่อวัน 500 บาท จึงได้เสนอ อ.สัมพันธ์ให้ทราบ ซึ่งอาจารย์ก็เห็นด้วย แม้ว่าอาจารย์มีข้อเสนออยู่ในใจอีกแห่งหนึ่งคือโรงแรมรอยัล ปริ๊นเซส ถ.หลานหลวงก็ตาม ในสัปดาห์ต่อมา ผมมีโอกาสเข้ามากรุงเทพฯ จึงได้แวะเข้าไปขอดูสถานที่โรงแรม รวมทั้งห้องพักซึ่งก็รู้สึกประทับใจ จะมีก็แต่เพียงห้องประชุมขนาด 120 คน ที่เขาจัดให้มีเสาใหญ่อยู่ในห้อง (ค่อนไปทางริมห้อง) ซึ่งอาจเป็นปัญหาถ้าเราต้องจัดโต๊ะที่นั่งให้เต็มพื้นที่ ก็เป็นว่าปัญหายุ่งเรื่องสถานที่จัดประชุมเป็นอันจบลง
3. ในวันที่พวกเราที่พวกเราทีมจัดการได้ขอให้โรงแรม ดิ เอเมอรัลด์ จัดห้องประชุมเล็กเพื่อให้ประชุมเตรียมงานครั้งสุดท้ายที่โรงแรมเลย และจะได้ดูห้องประชุมใหม่อีกครั้ง เนื่องจากดูเหมือนจะมีการเปลี่ยนแปลงจำนวนผู้เข้าร่วม ทางโรงแรมได้จัด business center ของเขาเป็นห้องประชุมให้เราพร้อมเตรียมอาหารว่างและกาแฟอย่างเพียบพร้อม โดยมีคุณน้อย ฝ่ายขายห้องพักจัดเลี้ยงและสัมมนาของโรงแรมเป็นผู้อำนวยความสะดวก ซึ่งดูเหมือนจะพูดคุยถูกคอกับทีมงานของเราเป็นอย่างดี ในวันนี้เราได้พูดคุยกันถึงผลการประสานงาน ซึ่ง อ.สัมพันธ์ได้แจ้งให้ทราบว่า พระธรรมโกศาจารย์ อ.ท่านผู้หญิง และ นพ. มงคล ได้รับปาก มาเป็นวิทยากรเรียบร้อยแล้ว โดยในบ่ายวันนี้ อ.สัมพันธ์มีแผนจะไปนมัสการพระคุณเจ้าที่มหาจุฬาลงกรณ์ราชวิทยาลัย ที่ อ.วังน้อยด้วยตนเองและขอหนังสือดีๆเพื่อนำมาใส่ในแฟ้มประชุมอีกด้วย พวกเรารู้สึกทึ่งกับการเสียสละของอาจารย์อย่างมากเลย ส่วนคุณหน่อยก็พูดถึงแบบกระเป๋าแจกผู้เข้าร่วมสัมมนาที่เราเห็นควรให้ทีม มช. เป็นผู้ดำเนินการ เพราะดูเหมือนจะมีแหล่งผลิตที่ไว้ใจได้ พวกเราเสนอให้ใส่ปกแฟ้มโรงเรียนทันตแพทย์สร้างสุขที่คุณหน่อยทำไว้ใส่ในเอกสารประชุมของกรรมการบริหารมาใส่ไว้ในกระดาษจดจะได้ดูเป็น theme เดียวกัน และหวังว่าผู้เข้าร่วมสัมมนาจะได้ใช้ต่อไปสำหรับใส่เอกสารอื่นๆด้วย สำหรับเสื้อทีเชิร์ตที่จะแจกผู้เข้าร่วมสัมมนา เราจะใช้เสื้อส่วนหนึ่งที่เหลือจากกิจกรรม iSmile และจะทำเพิ่มอีกจำนวนหนึ่ง โดยผมเสนอให้เพิ่มตัวอักษร “โรงเรียนทันตแพทย์สร้างสุข” เหนือ mascot ยิ้มแย้มที่ปักตรงหน้าอกด้วย จะได้สื่อความหมายของเสื้อได้ชัดเจนขึ้น อ.สัมพันธ์ได้เสนอให้ปรับกำหนดการใหม่เป็นครั้งสุดท้าย และฝากคุณต้องนำไปจัดพิมพ์เป็นแผ่นพับสำหรับแจกผู้เข้าร่วมสัมมนาอีกครั้ง คล้ายกับที่ทีม อ.อรทัย จัดทำในการประชุมที่อมารี แอร์พอร์ต
4. การเชิญหัวหน้าโครงการเด่นมาเป็นตัวแทนในการนำเสนอโครงการตัวอย่างเป็นเรื่องส่วนที่ผมได้รับมอบหมายอีกอย่างหนึ่ง โดยช่วงการนำเสนอใน session ดังกล่าวมีอยู่ประมาณ 2 ชั่วโมง อ.จรัญญา เสนอว่า น่าจะลองแบ่งประเภทโครงการออกเป็น 4 กลุ่ม ได้แก่ โครงการประเภทสร้างสุขให้กับตนเอง ประเภทสร้างสุขให้สังคม ประเภทการจัดการเรียนรู้ที่มีความสุขและประเภทการปรับปรุงหลักสูตร ซึ่งผมก็เห็นด้วย ผมจึงลองเลือกเอาโครงการที่มีอยู่ในฐานข้อมูลกิจกรรมระยะแรกมาลองจัดกลุ่มดู กลุ่มละ 2-3 โครงการ ซึ่งในที่สุดก็สามารถคัดเลือกโครงการที่น่าจะเหมาะสมในการนำมาแลกเปลี่ยนจำนวน 5 โครงการ จึงได้โทรศัพท์ติดต่อไปยังหัวหน้าโครงการทุกคน ซึ่งก็ได้รับความร่วมมือเป็นอย่างดี เมื่อปรึกษาอ.จรัญญาเพื่อขอให้อาจารย์มาเป็น moderator
ก็มีความเห็นตรงกันว่า น่าจะจัดเป็น session สัมภาษณ์แบบ talk-show ดีกว่า เพื่อจะได้ไม่น่าเบื่อ แต่ถ้าหากวิทยากรประสงค์จะนำเสนอด้วยสไลด์ ก็สามารถเลือกใช้ได้ระหว่างการสัมภาษณ์
5. คืนก่อนวันสัมมนา เหล่าเจ้าหน้าที่ประสานงานและสมาชิกจากมช.ที่มาถึงก่อน ก็ได้มาช่วยกันจัดกระเป๋าเอกสาร ซึ่งกระเป๋าที่คุณหน่อยและทีมงานจัดทำก็เป็นที่ต้องตาของพวกเราทุกคน คือมีลักษณะเป็นกระเป๋าผ้าดิบ ที่ด้านหนึ่งสกรีนลายการ์ตูนและโลโก้โรงเรียนทันตแพทย์สร้างสุข สีชมพู ส่วนอีกด้านหนึ่งของกระเป๋าเป็นแถบผ้าลายพื้นเมือง ร่ำๆ ว่าใครเป็นสว.ก็ให้ถือกระเป๋าหันด้านนี้ออกก็แล้วกัน สำหรับเอกสารที่อยู่ในกระเป๋าก็ประกอบ ด้วยแฟ้มกระดาษจดโรงเรียนทันตแพทย์สร้างสุข เอกสาร “รวมอาวุธทันตแพทย์สร้างสุข” หนังสือ “ทำดีให้ถูก” หนังสือ “ข้อเสนอการนำแนวคิดสุขภาพองค์รวมฯ” ของอาจารย์จรัญญา วารสารจดหมายข่าวสร้างสุขสสส. เอกสาร powerpoint ของวิทยากรบางท่าน และเสื้อยืดทีเชิร์ตยิ้มแย้ม สำหรับเอกสาร “รวมอาวุธทันตแพทย์สร้างสุข” นั้น ผมได้เสนอให้อาจารย์พิชิตและปู ค้นหาเอกสารความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ KM (knowledge management), Dialogue, OM (outcome mapping), การวิจัยเชิงคุณภาพ โดยรวมเป็นเล่มเดียวกันจะได้หยิบใช้ได้ง่ายกว่าการแจกเป็นชีต ด้วยคิดว่าเป็นอาวุธสำคัญที่น่าจะเป็นประโยชน์ต่อไปในการทำงานโรงเรียนทันตแพทย์สร้างสุขในวันข้างหน้า
6. สำหรับบรรยากาศของการสัมมนา (19-20 มี.ค.) นั้น มีผู้เข้าสัมมนาทั้งสิ้นประมาณ100 คน(ต่ำกว่าที่คาดไว้ประมาณ 30 คน) มหาวิทยาลัยในภูมิภาคดูเหมือนจะมีสมาชิกเข้าสัมมนามากที่สุด นอกจากนี้ยังมีผู้ทรงคุณวุฒิหลายท่านไม่ว่าจะเป็น ศ.สมศักดิ์ จักรไพวงศ์ นพ.วีรพันธ์ นพ.พิทยา รศ.นิตย์ ทัศน์นิยม ฯลฯ รวมถึงคณะบดีคณะทันตแพทย์ อ.พิชิตช่วยทำหน้าที่พิธีกรในช่วงเช้า เริ่มกิจกรรมโดยการกล่าวเปิดของ ศ.ท่านผู้หญิงเพ็ชรา เตชะกัมพุช และการปาฐกถานำ ซึ่งอาจารย์ได้ให้แง่คิดดีมากเกี่ยวกับการ balance ระหว่างภาระที่อาจารย์ต้องเข้มงวด เพราะหวังความเป็นเลิศทางวิชาการของศิษย์กับภาระของอาจารย์ที่เน้นการเข้าใจศิษย์ และท่านยังได้ยกเอาผลการวิจัยที่พบว่าเด็กที่มีความสุขจะมีความสามารถในการเรียนรู้สูงกว่าเด็กที่ไม่มีความสุข นอกจากนี้ อาจารย์ได้กล่าวย้ำถึงความสำคัญของการนำสุขภาพองค์รวมมาใช้ในงานทันตกรรม โดยน้อมนำพระราชดำรัสของพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวมาเล่าให้ฟังซ้ำอีกครั้งเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมตระหนักถึงบทบาทของทันตแพทย์ที่เป็นแพทย์สาขาหนึ่งเช่นกัน พระราชดำรัสที่ว่า “ต้องซักถามทุกข์สุข เรื่องการทำมาหากิน ถนนหนทาง น้ำท่า เพราะถ้าน้ำไม่มีจะให้แปรงฟันวันละ 2 ครั้งได้อย่างไร ถนนไม่ดีจะให้มาพบหมอปีละ 2 ครั้งได้อย่างไร” นั้น ผมเชื่อว่าทำให้เราทุกคนเข้าใจเลยว่า ความหมายของสุขภาพองค์รวมนั้นคืออะไร
จากนั้น นพ.มงคลได้บรรยายเกี่ยวกับ “แนวคิดทันตแพทย์สร้างสุข” ซึ่งท่านเน้นการสร้างสุขให้กับตนเองเสียก่อน โดยหมายถึงการดูแลสุขภาพของตนเองก่อน เมื่อทุกคนทำได้ เป็นตัวอย่างได้โดยเฉพาะบุคลากรทางการแพทย์ ความสุขก็จะแพร่ขยายไปสู่คนรอบข้างและสังคมโดยธรรมชาติ อาจารย์แนะนำว่า ในการทำงานเราไม่จำเป็นที่จะต้องมุ่งไปถึงยอดเจดีย์กันเลยตั้งแต่ต้น แต่ควรสนใจรากฐานด้วย และควรเปิดโอกาสให้นิสิตนักศึกษาแสดงออกถึงความมีจิตใจอาสา เพราะจะช่วยให้เขาใส่ใจ เข้าใจถึงสังคม และมีความเห็นใจผู้อื่น ในที่สุดทัศนคติเหล่านี้ก็จะย้อนกลับมาเป็นประโยชน์กับผู้ป่วยโดยรวมเอง