ปัญหาและวิธีการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นจากการให้บริการยืม-คืน

ประสบการณ์ให้บริการยืม-คืนหอสมุดกลาง มข. ที่อาจหลงลืมไป

           เป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อการจัดการความรู้ในการให้บริการยืมคืนและบริการวารสารของกลุ่มภารกิจจัดการสารสนเทศสาขามนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มข. เป็นเรื่องการให้บริการยืมคืนจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานบริการยืม-คืนหนังสือและบรรณารักษ์ที่ได้รับมอบหมายด้านบริการเป็นหลัก ซึ่งปฏิบัติงานบริการด้านนี้มาตั้งแต่เดือน ตุลาคม 2548 - ปัจจุบัน โดยผลการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ครั้งนี้มีดังต่อไปนี้

1) การรับสมัครสมาชิกห้องสมุด แบ่งออกเป็น
          - นักศึกษา ใช้หลักฐานได้แก่ ใบเสร็จรับเงินค่าบำรุงห้องสมุดประจำภาคการศึกษาปัจจุบันหรือหลักฐานการลงทะเบียนเรียนภาคปัจจุบัน และบัตรประจำตัวนักศึกษา
          - อาจารย์ ข้าราชการ พนักงานมหาวิทยาลัย และลูกจ้างประจำ ใช้หลักฐานได้แก่ บัตรประจำตัวข้าราชการ/ลูกจ้างมหาวิทยาลัยขอนแก่น (หากไม่มีบัตรประจำตัวข้าราชการ/ลูกจ้าง ต้องแสดงหนังสือรับรองจากหน่วยงานที่สังกัด พร้อมบัตรประชาชน) และสำเนาบัตรประจำตัวข้าราชการ-ลูกจ้างมหาวิทยาลัยขอนแก่น 1 ชุด
           - อาจารย์พิเศษ/ลูกจ้างชั่วคราว ใช้หลักฐานได้แก่ หนังสือรับรองการเป็นอาจารย์พิเศษจากคณะที่ระบุระยะเวลาการว่าจ้าง สำเนาบัตรประชาชน และรูปถ่าย ขนาด 1 นิ้ว จำนวน 1 รูป
           - ลูกจ้างชั่วคราว ใช้หลักฐาน ได้แก่ หนังสือรับรองจากหน่วยงานโดยระบุระยะเวลาการว่าจ้าง หนังสือค้ำประกันโดยข้าราชการระดับ 6 ขึ้นไปของมหาวิทยาลัย (ขอรับแบบฟอร์มค้ำประกัน ได้ที่ เคาน์เตอร์บริการยืม-คืน หอสมุดกลาง) สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน 1 ชุด และรูปถ่าย ขนาด 1 นิ้ว จำนวน 1 รูป
           - บุคคลภายนอกประเภทยืมได้ ใช้หลักฐาน ได้แก่ บัตรประจำตัวประชาชนหรือหนังสือรับรองอื่นใดที่ทางราชการออกให้ สำเนาทะเบียนบ้าน ค่าธรรมเนียมการสมัครเป็นสมาชิกรายปีและค่าประกันของเสียหาย ใบรับรองจากหน่วยงานหรือคณะที่เคยสังกัด หรือจากที่สำเร็จการศึกษาในมหาวิทยาลัยขอนแก่น (กรณีเป็นศิษย์เก่าหรืออดีตข้าราชการของมหาวิทยาลัยขอนแก่น) และรูปถ่าย ขนาด 1 นิ้ว จำนวน 2 รูป
           - ศิษย์เก่าและอดีตข้าราชการของมหาวิทยาลัยขอนแก่น สำหรับการเข้าใช้ห้องสมุดเพียงอย่างเดียว ใช้หลักฐานได้แก่ สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน หนังสือรับรองจากหน่วยงานหรือคณะที่เคยสังกัด หรือจากที่สำเร็จการศึกษาในมหาวิทยาลัยขอนแก่น (กรณีเป็นศิษย์เก่าหรืออดีตข้าราชการของมหาวิทยาลัยขอนแก่น) ค่าธรรมเนียมการทำบัตรสมาชิกห้องสมุด และรูปถ่าย ขนาด 1 นิ้ว จำนวน 1 รูป
2) การต่ออายุสมาชิก
           - นักศึกษา ต้องต่ออายุสมาชิกทุกภาคการศึกษา โดยแสดงใบเสร็จรับเงินค่าบำรุงห้องสมุดหรือหลักฐานการลงทะเบียนเรียน ภาคการศึกษาปัจจุบัน 
           - อาจารย์ ข้าราชการ พนักงานมหาวิทยาลัย และลูกจ้างประจำ อายุสมาชิกห้องสมุดจะสิ้นสุดตามวันที่บัตรประจำตัวหมดอายุ
           - อาจารย์พิเศษ ลูกจ้างชั่วคราว สามารถต่ออายุบัตรได้ โดยแสดงหนังสือรับรองจากหน่วยงานที่ระบุระยะเวลาที่ต่อสัญญาว่าจ้างและหลักฐานการค้ำประกัน

---

ปัญหาที่ 1 : ศิษย์เก่ามหาวิทยาลัยขอนแก่นต้องการทำบัตรสมาชิกห้องสมุดสำหรับการเข้าใช้ห้องสมุด แต่ขาดหลักฐานเกี่ยวกับหนังสือ/ใบรับรองจากหน่วยงานหรือคณะที่เคยสังกัด หรือจากที่สำเร็จการศึกษาในมหาวิทยาลัยขอนแก่น (กรณีเป็นศิษย์เก่าหรืออดีตข้าราชการของมหาวิทยาลัยขอนแก่น)
แนวทางแก้ไข : ผู้ให้บริการตรวจสอบข้อมูลการเป็นศิษย์เก่ามหาวิทยาลัยขอนแก่นได้จากสำนักทะเบียนและประมวลผล และแจ้งให้ผู้ใช้บริการสั่งพิมพ์ข้อมูลดังกล่าวได้ที่ ห้อง IT ชั้น 3 อาคารศูนย์สารสนเทศ ซึ่งถือข้อมูลดังกล่าวเป็นหนังสือ/ใบรับรองได้

ปัญหาที่ 2 : พนักงานมหาวิทยาลัยขอนแก่นต้องการสมัครสมาชิกห้องสมุด สามารถตรวจสอบได้อย่างไรว่าองค์กรที่พนักงานสังกัดเป็นองค์กรในกำกับ
แนวทางแก้ไข : ตรวจสอบข้อมูลได้จากเว็บมหาวิทยาลัยขอนแก่น (http://www.kku.ac.th) ที่ หัวข้อ "คณะ/หน่วยงาน" ภายใต้หัวข้อดังกล่าว ให้ดูที่ "หน่วยงานในกำกับ" จะปรากฏรายชื่อองค์กรในกำกับต่างๆ หรือค้นหาจาก google.com แล้วเข้าไปที่เว็บไซต์หน่วยงานดังกล่าว เช่น วิทยาลัยนานาชาติ และตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับประวัติความเป็นมาของหน่วยงาน เป็นต้น

---

ปัญหาที่ 3 :  ปัญหาการนำส่งเอกสารต่างๆ ที่มีปัญหา เช่น ใบรายการหนังสือแจ้งหายและจ่ายแล้ว หนังสือชำรุด หนังสือบริจาค เป็นต้น ที่จัดไว้หลังเคาน์เตอร์ยืม-คืน

แนวทางแก้ไข :  ที่ประชุมเสนอให้นางนันทมน เครื่องจำปา เป็นผู้นำส่งเอกสารดังกล่าว โดยแยกดังนี้
                          - ใบรายการหนังสือแจ้งหายและจ่ายแล้ว ส่งที่ หัวหน้ากลุ่มภารกิจ ชั้น 5 อาคาร 2
                          - หนังสือชำรุด ส่งที่ โต๊ะคุณฐิติรัชทน์ ปักกะทานัง
                          - หนังสือบริจาค ส่งที่ งานสารบรรณ กลุ่มภารกิจสนับสนุนทั่วไป

---

     ปัญหาข้างต้นเป็นส่วนหนึ่งที่พบเจอ ซึ่งมาหลายกรณี จะนำมาเล่าสู่กันฟังต่อไปนะคะ