การจัดระบบสารสนเทศ

การจัดระบบสารสนเทศ

 

ความสำคัญของระบบสารสนเทศ

                 ข้อมูลสารสนเทศเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการวางแผนการตัดสินใจดำเนินการสิ่งใดสิ่งหนึ่ง  ไม่ว่างานนั้นจะปฏิบัติภาครัฐหรือเอกชน  งานธุรกิจหรืองานสงเคราะห์  และไม่จำกัดเฉพาะงานหรือธุรกิจขนาดใหญ่เท่านั้น  แต่จำเป็นสำหรับงานธุรกิจขนาดย่อม  ธุรกิจในครอบครัว  แม้แต่งานส่วนตัว  ข้อมูลสารสนเทศมีส่วนช่วยในการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิผล  ในทางตรงกันข้าม  หากผู้ปฏิบัติงานหรือผู้บริหารไม่สนใจนำข้อมูลสารสนเทศไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจ  การปฏิบัติงานจะไม่แตกต่างจากการลองถูกลองผิดและต้องเสี่ยงต่อความผิดพลาดสูง  ในบางเรื่องที่มีผู้เกี่ยวข้องอยู่ในวงจำกัดความเสียหายจะไม่รุนแรง  แต่หากเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับคนเป็นจำนวนมาก ความเสียหายต่อสังคม และต่อประเทศชาติที่เกิดขึ้นจะขยายวงกว้างขึ้นด้วย (สำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษาแห่งชาติ.  2541 : 2) 

                      สถานศึกษาที่มีระบบสารสนเทศที่สมบูรณ์  ครบถ้วน เป็นปัจจุบัน เรียกใช้ได้สะดวกและตรงตามความต้องการ  ช่วยให้สถานศึกษาสามารถดำเนินงานพัฒนาคุณภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นการพัฒนาที่ตั้งอยู่บนรากฐานของหลักวิชา หลักฐานข้อเท็จจริงที่สามารถตรวจสอบได้  มีกระบวนการวิเคราะห์และประมวลผลที่เป็นวิทยาศาสตร์ หลักตรรกและความสมเหตุสมผล  เพราะสารสนเทศนอกจากจะใช้ในการวางแผนการดำเนินงานและประกอบการตัดสินใจแล้ว  ยังนำไปสู่การพัฒนาแนวความคิด และสร้างทางเลือกใหม่ๆ ในการดำเนินการต่างๆ (กรมวิชาการ.  2545 : 8)

การจัดระบบสารสนเทศของสถานศึกษา

                      สารสนเทศที่เป็นจุดเด่น คือ สารสนเทศเพื่อการบริหารวิชาการและการบริหารจัดการ  เพราะสารสนเทศส่วนนี้จะช่วยให้เกิดการดำเนินงานเชิงคุณภาพ  แต่สารสนเทศส่วนอื่นที่มีความเกี่ยวข้องจะช่วยให้การปฏิบัติงานบรรลุเป้าหมายอย่างรวดเร็ว  ถูกต้อง  มีแหล่งข้อมูลอ้างอิงได้ เกิดทิศทางการพัฒนาที่ชัดเจน สารสนเทศที่จำเป็นของสถานศึกษา เพื่อให้เหมาะกับการนำไปใช้  โดยจำแนกเป็นระบบย่อยๆ ดังนี้

                      1.  ระบบสารสนเทศพื้นฐานของสถานศึกษา  ประกอบด้วยข้อมูลและสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับภาพรวมของสถานศึกษา  สภาพเศรษฐกิจ  การเมือง  สังคม ความต้องการของชุมชน  สภาพการบริหารและการจัดการตามโครงสร้างและภารกิจ  เช่น ปฏิทินปฏิบัติงานของสถานศึกษา  กิจกรรมประจำวันของสถานศึกษา  ระบบเอกสารที่จำเป็นในสถานศึกษา เป็นต้น

                      2.  ระบบสารสนเทศเกี่ยวกับผู้เรียน  เป็นระบบสารสนเทศที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้เรียนทั้งหมด  เช่น ผลสัมฤทธิ์ของผู้เรียน จำแนกเป็นรายชั้น รายปี ผลการประเมินคุณภาพผู้เรียน รายงานความก้าวหน้าของผู้เรียน  รายงานความประพฤติ / พฤติกรรมผู้เรียน ผลงานของผู้เรียน เทคนิคการเรียนรู้ของผู้เรียน

                      3.  ระบบสารสนเทศการบริหารวิชาการ  เป็นการจัดระบบสารสนเทศเกี่ยวกับหลักสูตรและการเรียนการสอน  การวัดและการประเมินผลการพัฒนากิจกรรม  แนะแนวและ การจัดกิจกรรมพัฒนาผู้เรียน  เช่น  การมีส่วนร่วมในการจัดหลักสูตรและการเรียนการสอน  บรรยากาศการเรียนการสอน  ความหลากหลายในวิธีการและการใช้เครื่องมือประเมิน              การจัดบริการแนะแนว  ผลการจัดกิจกรรมพัฒนาผู้เรียน

                      4.  ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ  สารสนเทศประเภทนี้ต้องมีการประมวลผลรวม  มีการเปรียบเทียบข้อมูลอย่างถูกต้องและทันสมัยจึงจะมีความหมายต่อการจัดการและการบริหารงานอย่างเต็มประสิทธิภาพ  ตัวอย่างสารสนเทศเพื่อการบริหาร  เช่น  งานธุรการ  การเงิน  งานบุคลากร  งานกิจกรรมพัฒนาผู้เรียน งานพัฒนาแหล่งการเรียนรู้ ทรัพยากรและสิ่งอำนวยความสะดวก งานอาคารสถานที่ เป็นต้น

                      การนำสารสนเทศไปใช้ต้องประกอบด้วยข้อมูลและสารสนเทศจากหลายๆ ส่วน  ส่วนใหญ่มักจะเกี่ยวข้องทั้งสารสนเทศพื้นฐาน สารสนเทศด้านการบริหารจัดการ และ ด้านวิชาการ  แต่จะต้องมีการสรุปผลและเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งอื่นทั้งภายในและภายนอกสถานศึกษา เพื่อช่วยในการตัดสินใจ เช่น งานสัมพันธ์ชุมชน  การตรวจสอบและทบทวนคุณภาพการศึกษาภายในสถานศึกษา งานประเมินตนเอง เป็นต้น

                      หลักสำคัญในการใช้ข้อมูลและสารสนเทศ  คือ  การตัดสินใจ  ผู้บริหารต้องตัดสินใจใช้ข้อมูลสารสนเทศที่เที่ยงตรงเชื่อถือได้ ประกอบการตัดสินใจวางแผนเพื่อพัฒนาคุณภาพ

 

วิธีการนำข้อมูลสารสนเทศไปใช้พัฒนาคุณภาพสถานศึกษา

                      การจัดทำระบบสารสนเทศของสถานศึกษา  ควรมีการเตรียมโครงการ  กำหนดผู้รับผิดชอบ  วัตถุประสงค์ของการใช้  ตลอดจนรายการหรือแหล่งข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้  ดังนี้

                      1.  แต่งตั้งคณะทำงาน  ประกอบด้วยบุคลากรทุกฝ่าย / งานของสถานศึกษา               ทำหน้าที่รวบรวมข้อมูล  ตรวจสอบข้อมูล  ประมวลผลข้อมูล  ตลอดจนจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศให้สะดวกต่อการนำไปใช้

                      2.  กำหนดวัตถุประสงค์ในการใช้สารสนเทศ  เช่น  ใช้เพื่อการบริหารจัดการ             เพื่อปรับปรุงและพัฒนางานให้มีคุณภาพดียิ่งขึ้น  เพื่อการตัดสินใจ  เพื่อให้การบริการ  เป็นต้น

 

การดำเนินการจัดทำระบบสารสนเทศ 

                      การดำเนินการจัดทำสารสนเทศ  มี  5  ขั้นตอน  แต่ละขั้นตอนมีรายละเอียดโดยสรุป ดังนี้

1.1              1  การรวบรวมข้อมูล  อาจเป็นข้อมูลที่ได้จากแหล่งที่เกิดของข้อมูลโดยตรง เช่น  การแสดงออกของนักเรียน  พฤติกรรมของครู  เป็นต้น  หรือได้จากการที่ผู้อื่นหรือหน่วยงานอื่นเก็บรวบรวมข้อมูลไว้ก่อนแล้ว  ส่วนใหญ่อยู่ในรูปแบบของสิ่งพิมพ์  เอกสาร  รายงาน  หรือหลักฐานต่าง ๆ การใช้ข้อมูลประเภทนี้จะต้องระมัดระวังเพราะอาจได้ข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบัน  แต่มีส่วนดี คือ ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย 

                       2  การตรวจสอบข้อมูล  ข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาได้ก่อนที่จะนำไปประมวลผล  ควรมีการตรวจสอบ   ความถูกต้องก่อน  การตรวจสอบข้อมูลโดยทั่วไปกระทำใน  3  ลักษณะ  ดังนี้

2.1    ความถูกต้องของข้อมูล  พิจารณาจากความสอดคล้องระหว่างข้อมูลในส่วนย่อยและส่วนรวม  ความสมเหตุสมผลของข้อมูล  และความเกี่ยวข้องของข้อมูลตามความต้องการ

2.2      ความสมบูรณ์ของข้อมูล  พิจารณาจากความครบถ้วนและความเพียงพอของข้อมูลตามความต้องการ

2.3    ความเป็นปัจจุบันของข้อมูล  พิจารณาจากวัน เวลา ที่ระบุในเอกสารหรือแหล่งข้อมูลนั้น ๆ โดยเฉพาะข้อมูลทุติยภูมิ ควรพิจารณาว่าเกิดในช่วงเวลาใด  ตรงกับ     ความต้องการหรือไม่

                      3.  การประมวลผลข้อมูล      เป็นการนำข้อมูลมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ  หรือเป็นการเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้  ซึ่งทำได้โดยการจัดหมวดหมู่  การเรียงลำดับ  การแจงนับ  การใช้สูตรทางคณิตศาสตร์  อาจทำได้ด้วยมือ  การใช้เครื่องคำนวณเล็ก ๆ ไปจนถึงการใช้คอมพิวเตอร์ในการดำเนินการ  การประมวลผลควรคำนึงถึงประเด็นสำคัญ ดังนี้

3.1     ข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์ต้องมีความชัดเจน

3.2      ข้อมูลที่เป็นนามธรรมต้องอธิบายด้วยความเรียง

3.3     การวิเคราะห์ข้อมูลควรใช้ค่าสถิติที่ง่ายละตรงที่สุด  เช่น  ค่าร้อยละ  อัตราส่วน  ค่าเฉลี่ย  ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน  หรือค่าแจงนับความถี่  เป็นต้น

                      4.  การนำเสนอข้อมูลและสารสนเทศ   การนำเสนอข้อมูลและสารสนเทศ  คือการนำข้อมูลที่จัดทำเป็นสารสนเทศที่มีความสมบูรณ์แล้วมานำเสนอ  ซึ่งอาจนำเสนอได้หลายรูปแบบ  เช่น  รูปแบบตาราง  แผนภาพ  กราฟ  หรือการบรรยายก็ได้  ทั้งนี้พิจารณาตามความเหมาะสมของการนำไปใช้และลักษณะของสารสนเทศนั้น ๆ

                      5.  การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศ  การจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศ   อาจจัดเก็บเป็นแฟ้มเอกสารหรือแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์  และต้องคำนึงถึงระบบของการค้นหา  สะดวกต่อการเปลี่ยนแปลง  ปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน  การนำข้อมูลมาประมวลผลใหม่  รวมทั้งการนำสารสนเทศไปใช้ให้เกิดประโยชน์ในงานต่าง ๆ

บรรณานุกรม

คู่มือการดำเนินการประกันคุณภาพการศึกษาภายในสถานศึกษา.  http://www.bv.ac.th/joomla/images/25510320dongpan/