ตัวอย่างข้อสอบประมวลความรู้
1.กลุ่มทรัพยากรมนุษย์ในภาครัฐ ครั้งที่ 1
1. ท่านเข้าใจความหมาย ความสำคัญของคำหลัก (Key Words) แต่ละข้ออย่างไร จงเขียนคำอธิบาย ข้อเสนอแนะการประยุกต์และการปรับใช้ (Application and implementation) ในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ พร้อมเสนอกรณีตัวอย่าง (Case Study)
1.1 การจัดการความรู้ (Knowledge Management)
1.2 HR Competency
1.3 ระบบข้าราชการที่มีผลสัมฤทธิ์สูง (Fast Track)
1.4 การบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี (Good Governance)
1.1 การจัดการความรู้ (Knowledge Management)
การจัดการความรู้ หรือ Knowledge (KM) เป็นเรื่องค่อนข้างใหม่ ซึ่งเกิดขึ้นจากการค้นพบว่า องค์กรต้องสูญเสียความรู้ไปพร้อมๆ กับการที่บุคลากรลาออกหรือเกษียณอายุราชการ อันส่งผลกระทบต่อการดำเนินการขององค์กรเป็นอย่างยิ่ง ดังนั้นจากแนวคิดที่มุ่งพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้มากแต่เพียงอย่างเดียวจึงเปลี่ยนไป และมีคำถามต่อไปว่าจะทำอย่างไรให้องค์กรได้เรียนรู้ด้วย
การจัดการความรู้เป็นกระบวนการ (process) ที่ดำเนินการร่วมกันโดยผู้ปฏิบัติงานในองค์กรหรือหน่วยงานย่อยขององค์กร เพื่อสร้างและใช้ความรู้ในการทำงานให้เกิดผลสัมฤทธิ์ดีขึ้นกว่าเดิม ซึ่งเป็นกิจกรรมของผู้ปฏิบัติงาน ไม่ใช่กิจกรรมของนักวิชาการหรือนักทฤษฎี แต่นักวิชาการหรือนักทฤษฎีอาจเป็นประโยชน์ในฐานนะแหล่งความรู้ (resource person) นอกจากนี้ การจัดการความรู้เป็นกระบวนการที่เป็นวงจรต่อเนื่อง เกิดการพัฒนางานอย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอเป้าหมายคือ การพัฒนางานและพัฒนาคน โดยมีความรู้เป็นเครื่องมือ ซึ่งในโลกยุค “สังคมแห่งความรู้, ยุคโลกาภิวัตน์, และยุคแห่งการเปลี่ยนแปลง” หน่วยบริการสาธารณะหรือที่เรียกว่าหน่วยราชการจะต้องปรับตัว เปลี่ยนกระบวนการทัศน์ใหม่ และเปลี่ยนวิธีทำงานใหม่ มิฉะนั้นสังคมไทยก็จะไม่สามารถแข่งขันได้ในสังคม
จึงสรุปได้ว่า การจัดการความรู้ คือ กระบวนการใดๆ ที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อรวบรวม และจัดเก็บความรู้ภายในองค์กรซึ่งเปรียบเสมือนสินทรัพย์ (Assets) อย่างเป็นระบบ โดยนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการจัดการ เพื่อที่จะนำมาใช้หรือถ่ายทอดกันได้ภายในองค์กร อันจะเกิดประโยชน์ต่อการปฏิบัติงาน หรือเพื่อสร้างความได้เปรียบด้านการแข่งขันในเชิงธุรกิจ ซึ่งความรู้ที่ได้รับการจัดการอย่างเป็นระบบนี้ จะคงอยู่เป็นความรู้ขององค์กรตลอดไป
การบริหารจัดการความรู้สัมพันธ์กับเรื่ององค์การแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) เป็นอย่างยิ่ง หากองค์กรจะพัฒนาตนเองให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ก็จำเป็นจะต้องบริหารจัดการความรู้ภายในองค์กรให้เป็นระบบเพื่อส่งเสริมให้บุคลากรเรียนรู้ได้จริงและต่อเนื่อง หากองค์กรใดมีการจัดการความรู้โดยไม่มีการสร้างบรรยากาศแห่งการเรียนรู้ให้เกิดขึ้นภายในองค์กร ก็นับเป็นการลงทุนที่สูญเปล่าได้
องค์ประกอบที่สำคัญของการจัดการความรู้ ได้แก่ คน เทคโนโลยี และกระบวนความรู้
องค์ประกอบทั้ง 3 ต้องเชื่อมโยงและบูรณาการกัน กล่าวคือ
1. คน : เป็นองค์ประกอบสำคัญที่สุด เป็นแหล่งความรู้และเป็นผู้นำความรู้ไปใช้ประโยชน์
2. เทคโนโลยี : เป็นเครื่องมือเพื่อให้คนสามารถค้นหา จัดเก็บ แลกเปลี่ยน รวมทั้งนำความรู้ให้ใช้ได้ง่ายและรวดเร็ว
3. กระบวนการจัดการความรู้ : เป็นการบริหารจัดการเพื่อนำความรู้จากแหล่งความรู้ไปให้ผู้ใช้
การดำเนินการในเรื่องการบริหารจัดการความรู้
ในการดำเนินการในเรื่องการบริหารจัดการความรู้ IT จะมีบทบาทต่อการบริหารจัดการความรู้เป็นอย่างมาก จึงควรต้องระลึกไว้เสมอว่า ข้อมูลสารสนเทศ (Information) ไม่ใช่ความรู้ กล่าวคือ
- ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อมูลดิบที่ยังไม่มีการแปลความหมาย
- สารสนเทศ (Information) เป็นข้อมูลที่ผ่านกระบวนการเรียบเรียง ตีความ วิเคราะห์ และให้ความหมายแล้ว
- ความรู้ (Knowledge) คือสิ่งที่ได้จากกระบวนการที่มนุษย์รับข้อมูลผ่านกระบวนการคิด เปรียบเทียบ เชื่อมโยง จนเกิดเป็นความเข้าใจและนำไปใช้
- ปัญญา (Wisdom) หรือความรู้ขั้นสูงสุด เป็นความรู้ที่สะสมและฝังอยู่ในตัวบุคคล
ดังปรากฏตามรูปด้านล่าง
WISDOM ปัญญา KNOWLEDGE ความรู้ INFORMATION สารสนเทศ (ข่าวสาร) Data ข้อมูล
การเลือกวิธีการบริหารจัดการความรู้ได้อย่างเหมาะสม ผู้นำองค์กร ควรรู้ว่า เราไม่สามารถถ่ายทอดความรู้ได้โดยง่ายเสมอไป เนื่องจากความรู้มี 2 ประเภท ที่มีลักษณะแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง คือ
1. Tacit Knowledge หรือ องค์ความรู้ที่ไม่มีโครงสร้าง เป็นองค์ความรู้ที่ได้จากทักษะ ความเชี่ยวชาญ และประสบการณ์ที่อยู่ในตัวคน เป็นองค์ความรู้ที่ไม่มีรูปแบบที่แน่นอน ยากต่อการถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือเขียนอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร บางคนจึงเรียกว่าเป็นความรู้แบบนามธรรม ซึ่งความรู้ประเภทนี้มีอยู่ในตัวคนถึงร้อยละ 80
2. Explicit Knowledge หรือ องค์ความรู้ที่มีโครงสร้าง เป็นองค์ความรู้ที่เป็นเหตุเป็นผลที่สามารถจะอธิบาย บรรยาย ถอดความออกมาในรูปของทฤษฎี การแก้ไขปัญหา คู่มือ หรือในรูปฐานข้อมูลได้ บางครั้งเรียกว่า เป็นความรู้แบบรูปธรรม ซึ่งความรู้ประเภทนี้มีเพียงร้อยละ 20
ขั้นตอนการจัดการความรู้
ถึงแม้ว่า จะมีมุมมองและแนวคิดที่หลากหลายจากผู้เชี่ยวชาญทั่วโลก แต่ขั้นตอนการจัดการความรู้นั้น สามารถสรุปได้ 4 ขั้นตอน ดังนี้
1. การจัดหาหรือการสร้างความรู้
องค์กรต้องมีการสำรวจให้ชัดเจนว่า ต้องการใช้ความรู้ที่ได้รับในการแก้ไขปัญหาจากการปฏิบัติงานในเรื่องใดบ้าง จำเป็นต้องมีความรู้อะไร รูปแบบใด เพราะการจัดหาความรู้เป็นการค้นหาความรู้ที่ยังไม่มีในองค์กรมาใช้ในองค์กรปัจจุบัน ซึ่งสามารถแสวงหาได้จากภายในองค์กรหรือต้องแสวงหาจากภายนอกองค์กร
1.1 การแสวงหาและรวบรวมความรู้จากแหล่งภายในองค์กร เช่น
- การให้ความรู้กับบุคลากร เช่น การสอนงาน การฝึกอบรม การสัมมนา การประชุม การใช้ระบบพี่เลี่ยง ฯลฯ
- การเรียนรู้จากประสบการณ์ตรงและลงมือปฏิบัติ
1.2 การแสวงหาและรวบรวมความรู้จากแหล่งภายนอกองค์กร เช่น
- การใช้มาตรฐานเปรียบเทียบ (Benchmarking) กับองค์กรอื่นเพื่อหาจุดเหมือนหรือจุดต่างกัน
- การว่าจ้างที่ปรึกษา
- การรวบรวมข้อมูลจากลูกค้า คู่แข่งและแหล่งอื่นๆ
- การว่าจ้างพนักงานใหม่ๆ
2. การจัดเก็บความรู้
ภายหลังจากได้รับความรู้ตามที่ต้องการแล้ว ก่อนนำไปถ่ายทอดให้แก่บุคลากรคนอื่นๆ ควรมีการจัดเก็บความรู้ไว้เป็นฐานข้อมูล (Data Base) ก่อนเป็นอันดับแรก เพื่อป้องกันความรู้สูญหาย ต้องพิจารณาถึงวิธีการในการเก็บรักษารวมทั้งการนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ตามความต้องการ ทั้งนี้อาจจับเก็บรวบรวมในรูปแบบ “คลังเก็บข้อมูลความรู้ หรือ Data Warehouse” ที่เป็นศูนย์กลางของข้อมูลทุกประเภทในองค์กรก็ได้ โดยมิได้มีรูปแบบเฉพาะตายตัวแต่อย่างใด แต่สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ ต้องมีการจัดเก็บให้บุคลากรผู้ปฏิบัติงานสามารถสืบค้นได้ง่าย รวดเร็ว และถูกต้อง
3. การเผยแพร่ความรู้
ขั้นตอนนี้เป็นกระบวนการที่เผยแพร่ความรู้ไปสู่บุคคลที่ต้องการความรู้นั้นจริงๆ ในเบื้องต้นผู้บริหารหน่วยงานควรกำหนดกลยุทธ์ว่า เป้าหมายคือใคร ปริมาณความรู้ที่ต้องการมีมากน้อยเพียงใด เนื้อหามีความสำคัญหรือไม่ มีความเร่งด่วนระดับไหน เพื่อให้กำหนดรูปแบบการถ่ายทอดความรู้สามารถทำได้อย่างถูกต้อง โดยการถ่ายทอดความจากบุคคลหนึ่งไปสู่บุคคลหนึ่ง สามารถเกิดขึ้นได้ 2 รูปแบบใหญ่ๆ ได้แก่
3.1 การเผยแพร่ความรู้โดยตรง เป็นการเปลี่ยนความรู้จาก Tacit Knowledge หรือ Explicit Knowledge ให้เป็นความรู้ที่ชัดแจ้ง ง่ายต่อการทำความเข้าใจ โดยปกติทั่วไปปรากฏให้เห็น 2 ลักษณะ คือ การบรรยายให้ความรู้และการศึกษาค้นคว้าจากแหล่งความรู้ ซึ่งมีข้อดีคือความรู้ที่ได้รับการถ่ายทอดจะมีลักษณะที่เป็นความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge)
3.2 การเผยแพร่ความรู้โดยอ้อม ได้แก่ การให้ลงมือปฏิบัติ และการสอนงาน
4. การใช้โปรแกรมการจัดการความรู้
ประโยชน์ของการบริหารจัดการความรู้
การลงทุนในเรื่องการบริหารจัดการความรู้อาจจะค่อนข้างสูง และอาจจะต้องใช้เวลา แต่หลายๆ องค์กรก็จะได้รับประโยชน์ดังนี้
1. ช่วยลดระยะเวลาการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือการเรียนรู้งานใหม่
2. บุคลากรได้รับความพึงพอใจในการปฏิบัติงาน
3. มีผลกำไรมากขึ้น/ลดต้นทุน
4. ลดการสูญเสียเวลา
5. มีความคงที่ในผลของการเรียนรู้ การปฏิบัติงาน และผลิตภัณฑ์
6. การรักษาคุณภาพ หรือภาพลักษณ์ของผลิตภัณฑ์ไว้
7. การพัฒนาคุณภาพของความรู้ไปสู่นวัตกรรมใหม่ๆ
จากที่กล่าวมาข้างต้นว่า “การบริหารจัดการความรู้สัมพันธ์กับเรื่ององค์การแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) เป็นอย่างยิ่ง” จึงได้มีผู้รู้ที่ศึกษาค้นคว้าด้านนี้หลายท่าน และได้สร้าง Model ในการนำไปสู่การสร้างองค์กรแห่งการเรียนรู้ เช่น
1. ท่านอาจารย์ ดร. ประพนธ์ ผาสุขยืด ได้นำเสนอ TUNA Model หรือ KM Model “ปลาทู”
ซึ่งประกอบด้วย 3 ส่วน คือ
1.1 Knowledge Vision (KV) หรือวิสัยทัศน์ในเรื่องความรู้ : มีส่วนหัว ส่วนตา มองว่ากำลังจะไปทางไหน ต้องตอบได้ว่า “ทำ KM ไปเพื่ออะไร”
1.2 Knowledge Sharing (KS) หรือแลกเปลี่ยนความรู้ร่วมกัน : ส่วนกลางตัว ส่วนที่เป็น “หัวใจ” ให้ความสำคัญกับการแลกเปลี่ยนความรู้ ช่วยเหลือเกื้อกูลซึ่งกันและกัน (Share & Learn)
1.3 Knowledge Assets (KA) หรือสร้างคลังความรู้ : ส่วนหาง สร้างคลังความรู้ เชื่อมโยงเครือข่าย ประยุกต์ใช้ ICT “สะบัดหาง” สร้างพลังจาก COPs (ชุมชนที่มีการรวมตัวกันหรือเชื่อมโยงกันอย่างไม่เป็นทางการที่จะพัฒนาวิธีการทำงานได้ดีขึ้น) เป็นส่วนขุมความรู้ที่ทำให้มีการนำความรู้ไปใช้งานและมีการต่อยอดยกระดับขึ้นไปเรื่อยๆ
2. Model ของ Peter M. Senge ได้กำหนดวินัยที่จะเข้าสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ไว้ 5 ประการ (The Fifth Disciplines) ได้แก่
2.1 Personal Mastery : มุ่งมั่นสู่ความเป็นเลิศ
องค์การที่เรียนรู้ต้องสามารถส่งเสริมให้คนในองค์การสามารถเรียนรู้ พัฒนาตนเอง คือ การสร้างจิตสำนึกในการใฝ่เรียนรู้เพื่อพัฒนาศักยภาพไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ ซึ่งหมายถึงการจัดกลไกต่างๆ ในองค์การ ไม่ว่าจะเป็นโครงสร้างองค์กร ระบบสารสนเทศ ระบบพัฒนาบุคลากร หรือแม้แต่ระเบียบวิธีการปฏิบัติงานประจำวัน เพื่อให้คนในองค์กรได้เรียนรู้สิ่งต่างๆ เพิ่มเติมได้อย่างต่อเนื่อง
2.2 Mental Model : เปิดโลกทัศน์เชิงพัฒนา
คือ ตระหนักถึงกรอบแนวคิดของตนเอง ทำให้เกิดความกระจ่างกับรูปแบบ ความคิด ความเชื่อที่มีผลต่อการตัดสินใจและการกระทำของตน และเพียรพัฒนารูปแบบความคิดความเชื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของโลก ไม่ยึดติดกับความเชื่อเก่าๆ ที่ล้าสมัย และสามารถที่จะบริหารปรับเปลี่ยน กรอบความคิดของตน ทำความเข้าใจได้ ซึ่งสอดคล้องกับความคิดในเชิงการรื้อปรับระบบงาน (Reengineering)
2.3 Share Vision : มีวิสัยทัศน์ร่วมกัน
องค์กรที่เรียนรู้จะต้องมีการกำหนดวิสัยทัศน์ร่วม ซึ่งจะเป็นกรอบความคิดเกี่ยวกับสภาพในอนาคตขององค์กรที่ทุกคนในองค์กรมีความปรารถนาร่วมกัน ช่วยกันสร้างภาพอนาคตของหน่วยงานที่ทุกคนจะทุ่มแทผนึกแรงกายแรงใจกระทำให้เกิดขึ้น ทั้งนี้ก็เพื่อให้การเรียนรู้ ริเริ่มทดลองสิ่งใหม่ๆ ของคนในองค์กร เป็นไปในทิศทางหรือกรอบแนวทางที่มุ่งไปสู่จุดเดียวกัน
2.4 Team Learning : จัดการเรียนรู้ร่วมกัน
ในองค์กรที่เรียนรู้จะต้องมีการเรียนรู้ร่วมกันเป็นทีม คือการแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ ตลอดจนทักษะวีคิดเพื่อพัฒนาภูมิปัญญาและศักยภาพของทีมงานโดยรวม มีการแบ่งปันแลกเปลี่ยน ถ่ายทอดข้อมูลในระหว่างกันและกัน ทั้งในเรื่องของความรู้ใหม่ๆ ที่ได้มาจากการคิดค้น หรือจากภายนอกและภายใน การเรียนรู้เป็นทีมนี้ยังครอบคลุมไปถึงการเรียนรู้เกี่ยวกับการทำงานร่วมกันเป็นทีมด้วย ซึ่งการเรียนรู้และพัฒนาจะช่วยให้การทำงานร่วมกันในองค์กรมีความเป็นทีมที่ดีขึ้น ซึ่งจะช่วยให้สมาชิกแต่ละคนสามารถแสดงศักยภาพที่มีอยู่ออกมาได้อย่างเต็มที่
2.5 Systems Thinking : การคิดเชิงระบบ
ความสามารถในการคิดเชิงระบบ คือ คนในองค์กรสามารถมองเห็นวิธีคิดและภาษาที่ใช้อธิบายพฤติกรรมความเป็นไปต่างๆ ถึงความเชื่อมโยงต่อเนื่องของสรรพสิ่งและเหตุการณ์ต่างๆ ซึ่งมีความสัมพันธ์ผูกโยงกันเป็นระบบ เป็นเครือข่าย ซึ่งผูกโยงด้วยสภาวะการพึ่งพาอาศัยกัน สามารถมองปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างเป็นวัฏจักร โดยนำมาบูรณาการเป็นความรู้ใหม่ เพื่อให้สามารถเปลี่ยนแปลงระบบได้อย่างมีประสิทธิผล สอดคล้องกับความเป็นไปในโลกแห่งความจริง
สรุป
การบริหารจัดการความรู้ มีความซับซ้อนมากกว่าการพัฒนาบุคลากรด้วยการฝึกอบรม เพราะเป็นกระบวนการที่ต้องดำเนินการต่อภายหลังจากที่บุคลากรมีความรู้ความชำนาญแล้ว องค์กรจะทำอย่างไรให้บุคลากรเหล่านี้ยินดีถ่ายทอด และแลกเปลี่ยนความรู้กับผู้อื่น และในขั้นตอนสุดท้าย องค์กรจะต้องหาเทคนิคการจัดเก็บความรู้เฉพาะไว้กับองค์กร อย่างมีระบบ เพื่อที่จะนำออกมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ บริษัทยักษ์ใหญ่หลายแห่งในสหรัฐอเมริกายังคงแข่งขันกันหาวิธีบริหารจัดการความรู้ที่เหมาะสมกับตัวเอง เพื่อให้อยู่ในโลกของการแข่งขันได้ สำหรับประเทศไทยนั้นคงเป็นเรื่องท้าทายสำหรับผู้บริหารที่จะหายุทธวิธีในการดึงความรู้ออกมาจากตัวบุคคลและการกระตุ้นให้บุคลากรถ่ายทอดความรู้ให้เพื่อนร่วมงาน ซึ่งการถ่ายทอดความรู้บางประเภทนั้น การฝึกอบรมอาจจะไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุด อุปสรรคที่มักพบอยู่เสมอของการบริหารจัดการความรู้คือ พฤติกรรม “การหวงความรู้” และวัฒนธรรม “การไม่ยอมรับในตัวบุคคล” หากองค์กรสามารถกำจัดจุดอ่อนทั้งสองอย่างนี้ได้ การบริหารจัดการความรู้ก็มิใช่เรื่องยากจนเกินไป
(หมายเหตุ ข้อ 1.1 นี้ จริงๆ แล้ว โจทย์ไม่ได้ถามเรื่อง องค์กรแห่งการเรียนรู้ (LO) แต่เจนเห็นว่า KM กับ LO เชื่อมโยงกัน ก็เลยใส่ไว้ด้วย เผื่อจะได้ไว้ใช้ในการตอบข้อสอบข้ออื่นได้บ้าง)
1.2 HR Competency
นักวิชาการทางการบริหารจัดการและนักปฏิบัติด้านการบริหารจัดการ พยายามตลอดเวลาที่จะค้นหาให้ได้ว่า ทำอย่างไรจึงจะได้คนที่เป็นบุคลากรชั้นเยี่ยม (Super Performer) ก่อนปี พ.ศ. 2516 องค์การส่วนใหญ่พิจารณาคนจากสิ่งที่ปรากฏให้เห็นภายนอก อาทิ วุฒิการศึกษา ทักษะที่แสดงออก ลักษณะกายภาพ ฯลฯ ซึ่งทั้งหมดยังไม่สามารถทำนายหรือพยากรณ์ได้ว่าบุคคลนั้นจะเป็นบุคลากรชั้นเยี่ย
ขอบคุณค่ะ ขอบุญกุศลจงแผ่ผลให้เจริญรุ่งเรืองค่ะ กำลังเตรียมตัวสอบเหมือนกันค่ะ