การได้มาซึ่งทรัพยากรมนุษย์

กระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์

การบริหารทรัพยากรมนุษย์มีขั้นตอนที่สำคัญ 3 ขั้นตอน คือ
              1. การได้มาซึ่งทรัพยากรมนุษย์ (Acquisition)
              2. การรักษาและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ (Retention & Development)
               3. การพ้นจากองค์การหรือการทำงาน (Separation or retirement)

การได้มาซึ่งทรัพยากรมนุษย์

มีกิจกรรมในกระบวนการให้ได้มาซึ่งทรัพยากรมนุษย์อยู่ 4 กิจกรรมสำคัญ คือ                                             

1. การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (HR. Planning) โดยมีกระบวนการที่สำคัญอยู่ 5 ขั้นตอนคือ

  1.1 กำหนดกรอบอัตรากำลัง (Profiling) เป็นการประเมินว่าในรอง 2-3 ปีข้างหน้า ขนาดขององค์การหรือโครงสร้างขององค์การจะเล็กลงหรือขยายขึ้น หากขยายขึ้นจะต้องรับคนเพิ่มกี่อัตรา ความรู้ ความสามารถ หรือคุณสมบัติของคนที่จะรับนั้นเป็นอย่างไร มีความเหมาะสมสอดคล้องกับสถานการณ์ทางด้านเทคโนโลยี ตลาดและการแข่งขันในรูปต่าง ๆ อย่างไรบ้าง
                 1.2 ประมาณการจำนวน (Estimating) เป็นการคำนวณจำนวนบุคลากรที่จะรับเพิ่มตามกรอบอัตรากำลังของโครงสร้างที่จะขยายหรือเปลี่ยนแปลง เช่น องค์การต้องมีการออกแบบผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ เพื่อแข่งขันกับคู่แข่ง แต่นักออกแบบขององค์การมีเพียง 2 คน จำเป็นต้องขยายโครงสร้างของหน่วยออกแบบให้สามารถรองรับสถานการณ์การแข่งขันให้ได้ใน 2 ปีข้างหน้า จึงกำหนดกรอบอัตรานักออกแบบเพิ่มขึ้น และเมื่อพิจารณาระยะเวลา 2 ปีแล้วจึงประมาณการว่าควรเพิ่มอัตรานักออกแบบปีละ 2 คน
                 1.3 การจัดทำประวัติ (Inventorying) หลังจากกำหนดกรอบแล้วอาจจะพบว่าบางฝ่ายหรือบางหน่วยงานอาจต้องลดอัตราลง ส่วนที่ลดลงนี้อาจมีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่งที่จะเพิ่มก็ได้ ดังนั้นการจัดทำประวัติบุคลากรจึงเป็นสิ่งจำเป็นต่อการเปลี่ยนตำแหน่งงาน หรือส่งเสริมให้คนภายใน (Internal Source) ได้รับตำแหน่งงานสูงขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนพัฒนา ฝึกอบรมหรือเพิ่มพูนความรู้ความสามารถให้เหมาะสมสอดคล้องกับสถานการณ์
               1.4 การคาดการณ์ (Forecasting) บุคลากรมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรเป็นสิ่งที่ผู้
บริหารต้องเตรียมการรองรับให้ได้ เช่น จะลาออก จะเกษียณอายุ คลอดบุตร หรือโอนย้าย จำนวนเท่าใด การเปลี่ยนแปลงนี้จะมีผลกระทบต่อภาระงานขององค์การอย่างไร ต้องเตรียมการรองรับอย่างไร เป็นสิ่งที่มีความจำเป็นอย่างยิ่ง
                1.5 การวางแผน (Planning) นำข้อมูลทั้ง 4 ข้างต้น และนโยบายขององค์การมาประเมินสถานการณ์ กำหนดหัวข้อปัญหา หรือหัวข้อที่จะพัฒนา กำหนดวัตถุประสงค์ที่จะแก้ปัญหานั้น ๆ หรือที่จะพัฒนา แล้วจึงกำหนดวิธีการที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ และนำแผนที่วางไว้นี้ไปปฏิบัติหรือไปสรรหาบุคลากรต่อไป
               2. การสรรหาทรัพยากรมนุษย์ (HR. Recruitment) เป็นการนำแผนมาสู่การปฏิบัติโดยการประกาศเชิญชวนผู้สนใจให้มาสมัคร ซึ่งอาจสรรหาจากทรัพยากรภายในองค์การหรือภายนอกองค์การก็ได้ แต่ต้องให้เหมาะสมกับหน้าที่งาน สำหรับบุคลที่จะสมัครเข้าทำงานก็จำเป็นต้องเตรียมตัวเข้ารับการคัดเลือก การสอบแข่งขัน การสัมภาษณ์ หรือวิธีการอื่น ๆ ตามแต่ที่จะกำหนดไว้ในแผน
               3. การคัดเลือก (HR. Selection) เมื่อผู้สนใจสมัครเข้ารับการคัดเลือกก็อาจเป็นไปได้ว่า ไม่มีผู้เหมาะสมต่อตำแหน่ง หรือมีผู้เหมาะสมหลายคนแต่มีตำแหน่งรองรับจำกัด ก็ต้องทำการคัดเลือก โดยอาจใช้วิธีการทดสอบหรือการวัดหลาย ๆ แบบรวมกัน ซึ่งมักจะเป็นการวัดความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้น ๆ และทัศนคติที่มีต่องานที่จะทำ หรืออาจกล่าวได้ว่าอาจจำเป็นต้องวัดทั้งสติปัญญา เชาวน์ไวไหวพริบ และอารมณ์ของผู้สมัครประกอบกันวิธีการคัดเลือกบุคคลเข้าทำงานมักคำนึงถึงบุคลิกภาพและความสามารถที่สำคัญ 4 ประการ คือ ความสามารถในการคิดหรือทักษะในการคิด (Conceptual Skill) ความสามารถหรือทักษะในการอยู่ร่วมกับผู้อื่น (Human Relation Skill) และความสามารถในการคิดสร้างสรรค์ (Creativity Skill) ดังนั้นวิธีการคัดเลือกหรือตรวจสอบคุณสมบัติ ความสามารถของบุคคลจึงมีหลายวิธีการคือ
                  1) การตรวจสอบประวัติจากเอกสารหรือบุคคลอ้างอิงหรือแหล่งข้อมูลปฐมภูมิอื่น ๆ
ของผู้สมัคร เพื่อประเมินประวัติเบื้องต้นต่าง ๆ เช่น เพศ อายุ การศึกษา ประสบการณ์ การทำงาน ผลงานดีเด่น หรือข้อมูลด้านลบที่อาจเป็นผลเสียต่อการทำงาน
                 2) การสัมภาษณ์เพื่อดูบุคลิกภาพและประเมินทักษะการติดต่อสื่อสารหรือการอยู่ร่วมกับผู้อื่น
                 3) การทดสอบความรู้ เพื่อประเมินว่าคุณวุฒิที่มีอยู่ตามประวัติการศึกษานั้น ทำให้บุคคลมีความสามารถในการคิดหรือไม่ ตามปกติภาคราชการมักกำหนดให้สอบข้อเขียนในสองหมวด คือ หมวดความรู้ทั่วไป และหมวดความรู้เฉพาะตำแหน่ง แต่ในภาคเอกชนอาจมีวิธีการทดสอบความรู้ที่แตกต่างออกไป
                4) การทดสอบภาคปฏิบัติ เพื่อประเมินว่าบุคคลจะมีความสามารถปฏิบัติงานในระดับที่กำหนดหรือในระดับมาตรฐาน หรือเพียงพอต่อการทำงานในตำแหน่งที่จะรับเข้ามาเป็นพนักงานหรือไม่ เช่น การใช้ภาษา การใช้เครื่องมือ การใช้เทคนิควิชาชีพที่จบการศึกษามาอยู่ในระดับที่เหมาะสมหรือไม่ ตามปกติภาคราชการให้ทดลองปฏิบัติงานไม่ต่ำกว่า 6 เดือน ส่วนภาคเอกชนจะต้องเป็นไปตามกฎหมาย
               5) การทดสอบทางจิตวิทยา เพื่อประเมินว่าบุคคลมีเชาว์ไหวพริบในการแก้ปัญหาหรือไม่ มีความถนัดเหมาะสมกับบุคลิกภาพอย่างไรหรือถนัดงานแบบใด มีแรงจูงใจที่จะทำงานแบบใด มีทัศนคติต่องานที่จะทำอย่างไร
               4. การปฐมนิเทศ (Orientation) การแนะนำให้เข้าใจวัฒนธรรมขององค์กรระบบการทำงาน และธรรมเนียมปฏิบัติเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบุคลากรที่รับเข้ามาใหม่หรือที่เปลี่ยนงานใหม่ หากการปฐมนิเทศไม่ชัดเจนหรือไม่ครอบคลุมเนื้อหาสาระในส่วนที่บุคคลต้องเข้าไปเกี่ยวข้องหรือทำงานตั้งแต่ต้น จะก่อให้เกิดปัญหาในภายหลังได้ เพราะสิ่งที่เขาคาดหวังต่องานที่จะทำอาจจะไม่ตรงกับสภาพงานที่แท้จริงจนปรับตัวเองเข้ากับงานไม่ได้