ปัญหาปวดหัวในการตัดเกรดจะไม่มีอีกต่อไป

   หากอาจารย์หรือคุณครู ที่กำลังวุ่นวายกับการคิดเกรดนิสิตที่มีจำนวนมากๆ ผู้เขียนเองมีวิธีช่วยให้หายเครียดได้  ง่ายๆ แค่อ่านทางนี้ จริงๆ ต้องขอบคุณ  คุณ Watan (http://gotoknow.org/blog/exceltips) ที่ได้ทำขั้นตอนการตัดเกรดนิสิตซึ่งได้บอกวิธีการตัดเกรดโดยใช้สูตร  IF  (http://gotoknow.org/blog/exceltips/196779) ผู้เขียนเองมีอีกวิธีหนึ่งในการตัดเกรด  โดยใช้สูตร VLOOKUP  มานำเสนอ  ต้องขอบคุณภาควิชาคอมพิวเตอร์ฯ คณะวิทยาศาสตร์  ที่ได้นำเสนอสูตรนี้มาให้ ผู้เขียนเลย คิดว่าอาจจะเป็นประโยชน์ต่ออาจารย์หรือคุณครูหลายๆ  คน 


การตัดเกรดสามารถทำได้  2 วิธี 
1.  ใช้สูตร  IF   (http://gotoknow.org/blog/exceltips/196779) ขอบคุณสำหรับวิทยาทาน
2.  ใช้สูตร VLOOKUP    ขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้


ขั้นที่  1 สร้างตารางกรอกคะแนนและเกรดของนิสิตขึ้นมา และสร้างตารางเกณฑ์การให้คะแนนของนิสิต ดังรูป

ข้อสังเกต 
1. ต้องเรียงค่าคะแนนในตารางเกณฑ์การให้คะแนนของนิสิตจากน้อยไปหามาก
2. หากต้องการเปลี่ยนค่าคะแนนสามารถเปลี่ยนได้ตามความต้องการ เช่น  เปลี่ยนค่าจากเซลล์  A15 จนถึง  A22 ซึ่งเมื่อเปลี่ยนค่าคะแนนเกรดของนิสิตก็จะเปลี่ยนได้โดยอัตโนมัติ


ขั้นที่  3 กรอกคะแนนนิสิตในเซลล์ที่สร้างไว้  และในเซลล์รวมคะแนน ดังรูป

ขั้นที่  4 พิมพ์ ฟังก์ชั่น  VLOOKUP  ในเซล์ที่ต้องการ
รูปแบบสูตร 
=VLOOKUP(เซลล์ของคะแนนรวม,ชื่อตารางเกณฑ์การให้คะแนนและเกรดที่กำหนดไว้,ลำดับที่สดมภ์ของตารางเกณฑ์การให้คะแนน) 
เช่น  ต้องการให้ค่าแสดงในเซลล์  G3  ให้ใส่สูตร คือ =VLOOKUP(F3,$A$15:$B$22,2)  ดังรูป 

ขั้นที่  5 เมื่อพิมพ์สูตรใน เซลล์  G3  เรียบร้อยแล้ว  ให้ ลากเม้าส์ค้าง  จากมุมล่างขวาให้เป็นเครื่องหมาย  + และดึงยาวลงมาจนถึงเซลล์ที่เราต้องการ  ดังนี้ 

ขั้นที่  6 หากต้องการใช้สูตร  IF  ก็สามารถได้ผลเหมือนกัน (ซึ่งไม่ขออธิบายถึง)  ดังรูป

    จะสังเกตได้ว่า  การใช้สูตร  IF  และ VLOOKUP  ได้ผลออกมาเหมือนกัน ขึ้นอยู่กับเราชอบใช้สูตรไหน  แต่ถ้า  ใช้สูตร VLOOKUP  จะรวดเร็ว  เพราะสูตรไม่ยาวมาก(ขอแค่จำสูตรได้)  และง่าย สามารถเปลี่ยนเกณฑ์คะแนนได้ตามที่ต้องการ  ซึ่งจริงๆ สูตร  IF  ก็สามารถทำได้แต่จะเสียเวลามากกว่า เนื่องจากสูตรค่อนข้างยาวบางคนอาจจะรู้สึกยาก  หรืองงๆ แต่ถ้าลองทำแล้วไม่ยากเลยค่ะ

สามารถ  ดาวน์โหลดตัวอย่าง
 การคิดเกรดโดยใช้  VLOOKUP  (แถมสูตร Countif การนับจำนวนนิสิตว่าได้เกรดอะไรบ้าง)
 การคิดเกรดโดยใช้  IF   (แถมสูตร Countif การนับจำนวนนิสิตว่าได้เกรดอะไรบ้าง)