วิธีจัดการกับงานด่วน
ผมได้แรงจูงใจจากการเขียนบล็อคนี้จากปัญหาของพี่ทหารอากาศขนาดยักษ์ ซึ่งเขียนถึงปัญหาความยุ่งยากใจกับงานด่วนของพี่เค้าผ่านบล็อคของพี่อีกท่านหนึ่ง ซึ่งผมก็ได้แนะนำไปในบล็อกของพี่ท่านนั้นแล้ว แต่อย่างไรก็ดีผมเห็นว่าน่าจะเป็นแนวทางหนึ่งซึ่งอาจจะมีประโยชน์ต่อเพื่อนๆ gotoknow ก็เลยนำมาเล่าไว้ในบล็อคของตัวเองอีกครั้งหนึ่ง
วิธีจัดการกับงาน "ด่วน" งานด่วนในทางทหารนั้นแบ่งออกเป็น 4 ประเภท โดยแต่ละประเภทก็มีวิธีการจัดการแตกต่างกันไปตามลำดับความเร่งด่วนของงานนั้นๆ ซึ่งก็มีการสอนกันไปตามตำรา แต่ในส่วนที่ผมจะแนะนำนี้เป็นการนำประสบการณ์การทำงานของผมเองมาดำเนินการประยุกต์ใช้อีกทีหนึ่ง ซึ่งเป็นการ "คิดนอกกรอบ" โดยผมจะกล่าวถึงวิธีการจัดการกับงานด่วนในแต่ละระดับ ดังนี้
ระดับที่ 1 "ปกติ" โดยมากจะให้เวลามากกว่า 3 วัน อันนี้ไม่ต้องรีบร้อน ว่างจากงานด่วนระดับอื่นๆ ก่อนค่อยทำ ให้เอางาน "ปกติ" วางไว้บนโต๊ะอีกตัวหนึ่งข้างๆ โต๊ะทำงานของเรา ให้พอมองสังเกตุเห็นว่า "อ้อ..ยังมีงานอันนี้อยู่นะ"
ระดับที่ 2 "ด่วน" โดยมากจะให้เวลา 1 - 3 วัน อันนี้ต้องรีบหน่อย เอาวางไว้บนโต๊ะทำงานเราในระยะที่ "เอื้อมหยิบ" มาทำได้สะดวก
ระดับที่ 3 "ด่วนมาก" โดยมากจะต้องเสร็จภายในวันนี้พรุ่งนี้แหละ อันนี้ให้เอาวางไว้ตรงหน้าเราเลย แล้วรีบทำทันที
ระดับที่ 4 "ด่วนที่สุด" อันนี้ยังมีย่อยๆ อีก 3 แบบ และมีวิธีดำเนินการต่างๆ กันไป ได้แก่
4.1 "ด่วนที่สุด ภายในวันนี้" อันนี้ให้รีบเสนอแนวทางปฏิบัติกับเจ้านาย พร้อมขออนุมัติด้วยวาจาจากเจ้านายก่อน จากนั้นให้รึบโทรศัพท์หรือใช้วิธีการติดต่อสื่อสารอื่นๆ แจ้งให้หน่วยปฏิบัติและหน่วยที่เกี่ยวข้องทราบ แล้วรีบกลับมาดำเนินการด้านเอกสารให้เรียบร้อย
4.2 "ด่วนที่สุด เดี๋ยวนี้" หรือเกือบจะเดี๋ยวนี้ ทำแบบเดียวกับข้อ 4.1 แต่ไม่ต้องรีบดำเนินการด้านเอกสาร พรุ่งนี้มะรืนนี้ส่งตามหลังไปก็ได้
4.3 "ด่วนที่สุด เมื่อวาน" ให้พิจารณาว่าเป็นเรื่องสำคัญหรือไม่ ถ้าสำคัญก็ถือไปให้นายดูแล้วก็บอกนายซะหน่อยว่า "เลยไปแล้วครับ ขออนุญาตเก็บ" แต่ถ้าไม่สำคัญก็ "เก็บใส่ลิ้นชักโต๊ะไว้" ไม่ต้องไปบอกนาย แต่ถ้าเกิดนายดันไปรู้มาจากที่อื่นแล้วถามหาเรื่องนี้ ให้เราดำเนินการดังนี้
- เอาออกมาจากลิ้นชักโต๊ะพร้อมกับปัดขี้ฝุ่นออก
- ปะหน้านำเรียนว่า "เสนอปลวกทราบ"
- นายมักจะสั่งการกลับมาว่า "ทราบ และให้แมลงสาบทราบด้วย"
- เราก็นำมาสำเนาแจกจ่ายไปให้แมลงสาบในถังขยะทราบเป็นอันเสร็จ
หมายเหตุ วิธีการตามที่กล่าวมาข้างต้นเป็นความคิดเห็นส่วนตัวของผม ซึ่งไม่หวงห้ามหากจะมีใครนำไปใช้ แต่ผมไม่ขอรับผิดชอบต่อผลที่ตามมานะครับ ตัวใครตัวมัน พิจารณากันเอาเองละกัน พบกันใหม่ฉบับหน้าครับ
ความเห็น (8)
เรื่องคิดนอกกรอบตั้งยกให้ เสธ.ปริ้นซ์ สุดยอดมาก...มีเรื่องอะไรดีๆ เขียนให้พวกเราอ่านอีกนะครับ
-
โห...โดนพวกชักช้าตัดหน้าอีกแล้ว
-
ไม่เป็นไร ต่อไปจะเปลี่ยนกฎของสังคมใหม่ ให้ที่สองเป็นผู้ชนะ
-
เสธ ปรินซ์ มีเรื่องด่วนให้ทำ ด่วนที่สุดภายในวันนี้
-
มาเลี้ยงข้าวหน่อย ฉลอง..วันหมดเวลาเสียใจ
คุณซูซาน (little jazz) ฝากตวามคิดเห็นถึง prince ---> http://gotoknow.org/blog/peterpan01/207554
ชอบข้อ 4.3 ง่ะ แต่หวังว่าลูกน้องจะไม่ทำกับเราแบบนี้นา : ) เพราะเราไม่ใช่แมลงสาบ 555 ขออนุญาตก็อปปี้ไปให้เพื่อนอ่าน มุกแจ่มจริงๆ ค่ะ
ทุกวันนี้ไม่ค่อยเจองานด่วนเลยค่ะ (แบบมีประทับตรา)
มีแต่คนบอกว่า ไม่ด่วน ไม่ด่วน แต่ยืนรอรับเลย จะขยับไปไหนก็ไม่ได้อ่ะ
ขอบคุณเพื่อนๆ ทุกท่าน และขอตอบเป็นรายๆ นะครับ
- ท่าน liverbird คิดนอกกรอบเฉพาะวิธีการเพื่อลดขั้นตอนของงานและเพิ่มความเร็วให้ทันครับ แต่ผลของงานยังคงอยู่ในกรอบที่ทางราชการต้องการนั่นเอง
- เจ๊ทหารอากาศ ผมไปหาพี่ตามคำสั่งแล้วนะ แต่กลับประธานกับกรรมของประโยคหน่อยนึง ขอบคุณที่เลี้ยงอาหารญี่ปุ่น และกาแฟแสนอร่อยครับ
- คุณ Little Jazz เชิญก๊อปปี้ตามสบายเลยครับ ภูมิใจจังที่มีคนเรื่องของเรา
- คุณหนิง สำหรับปัญหาของคุณผมขอแนะนำวิธีทำให้นะครับ "ทำใจ แล้วก็ ทำไป"
