พัฒนาการทางเทคโนโลยี

aaaaaภายในสำนักงานของบริษัทหรือองค์การใด ๆ จะพบว่าเจ้าหน้าที่ใช้เวลาส่วนใหญ่กับการติดต่อสื่อสาร เช่น พนักงานขายสินค้าทำงานอยู่กับการติดต่อทางโทรศัพท์กับลูกค้าอยู่ตลอดเวลา ผู้บริหารระดับสูงของบริษัทจะใช้เวลาส่วนใหญ่ในการประชุมปรึกษางานการเจรจาธุรกิจทางโทรศัพท์ การโต้ตอบจดหมาย เป็นต้น บุคคลเหล่านี้ต้องการระบบการติดต่อสื่อสารที่ตรงจุดและทันสมัยเพื่อจะช่วยให้งานประสบความสำเร็จ
aaaaaเมื่อพิจารณาระบบงานภายในสำนักงาน ข้อมูลที่หมุนเวียนไปมาจะอยู่ในรูปแบบหลายอย่าง เช่น การบันทึกย่อ จดหมาย การพูดคุยทางโทรศัพท์ การพบปะประชุมร่วมกันและการเผยแพร่เอกสารไปยังหน่วยงานอื่น ซึ่งผู้ทำงานในสำนักงานสามารถเลือกรูปแบบให้เหมาะสมกับบุคคลหรือหน่วยงาน
aaaaaวิธีการติดต่อสื่อสารสามารถทำได้หลายทาง ขึ้นกับปัจจัยประกอบหลายประการ เช่น การเลือกรูปแบบการติดต่อ และการเลือกช่องหรือตัวกลางการติดต่อ ซึ่งอาจใช้เลขานุการ ใช้พนักงานส่งจดหมายหรือใช้ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์

รูปที่ 8.1 โทรศัพท์ อุปกรณ์สำหรับการติดต่อสื่อสาร

aaaaaเนื่องจากเทคโนโลยีของคอมพิวเตอร์ก้าวหน้าไปมาก ทำให้เกิดระบบการสื่อสารใหม่ออกมาตลอดเวลา ผู้ทำงานในสำนักงานจึงมีโอกาสเลือกใช้วิธีการติดต่อสื่อสาร ปัจจัยสำคัญซึ่งใช้ในการพิจารณาเลือกระบบสื่อสารให้สามารถนำมาใช้งานได้ดีมีดังนี้
aaaaa1. กลุ่มผู้ใช้ระบบสื่อสารควรมีจำนวนมากพอ ระบบสื่อสารนั้นจะไม่มีประโยชน์หรือใช้งานน้อยถ้ามีกลุ่มผู้ใช้งานน้อย เพราะจะทำให้การกระจายข้อมูลทำได้ไม่กว้างขวาง
aaaaa2. การเข้ากันได้ระหว่างระบบสื่อสารกับงานของสำนักงาน ระบบสื่อสารนั้นควรมีรูปแบบเหมือนหรือเข้ากันได้กับงานที่ดำเนินการอยู่ หากต้องมีการเปลี่ยนรูปแบบของข้อมูลเพื่อเข้ากับระบบสื่อสาร หรือข้อมูลที่ได้รับจากระบบสื่อสารไม่สามารถใช้กับงานเดิมได้ จะทำให้เกิดความไม่สะดวก ปราศจากความปลอดภัยและความเชื่อถือได้ในการติดต่อสื่อสาร
aaaaa3. ความสมเหตุสมผลทางราคา ระบบสื่อสารต่าง ๆ จะต้องมีค่าใช้จ่ายประกอบด้วยเสมอ ซึ่งค่าใช้จ่ายนี้จะต้องอยู่ในวิสัยที่สามารถลงทุนได้และต้องคุ้มค่ากับราคา
aaaaaปัจจัยทั้งสามเป็นข้อพิจารณาในการเลือกใช้ระบบสื่อสาร เพื่อทำให้งานในสำนักงานมีประสิทธิภาพสูงสุด การนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยระบบสื่อสารก็จะทำให้ระบบงานลดความซับซ้อนลงได้ ระบบการสื่อสารที่น่าสนใจจะเป็นการส่งข้อมูลหรือข้อความด้วยคอมพิวเตอร์ ที่เรียกว่า ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
aaaaaระบบสื่อสารที่ใช้ภายในสำนักงานส่วนใหญ่ คือการส่งจดหมาย การโทรศัพท์ การส่งโทรเลข การส่งเทเล็กซ์ ระบบสื่อสารที่นิยมกันมากคือ การส่งโทรสารและโทรศัพท์
aaaaaโทรศัพท์ได้รับการจดทะเบียนสิทธิบัตรและให้บริการมาตั้งแต่ พ.ศ. 2413 ในช่วงเวลาเดียวกับที่มีการพัฒนาเครื่องพิมพ์ อุปกรณ์ถ่ายภาพ และหลอดไฟ ในระยะเริ่มแรกโทรศัพท์ไม่ค่อยได้รับความนิยมมาก อัตราการขยายการใช้งานค่อนข้างต่ำ เมื่อเทียบกับอุปกรณ์ที่เกิดใกล้เคียงกันดังกล่าว สาเหตุใหญ่เนื่องมาจากเครือข่ายของโทรศัพท์ยังครอบคลุมในบริเวณเล็ก ๆ ซึ่งตามปกติสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ด้วยจดหมายภายในเวลาไม่กี่ชั่วโมง
aaaaaปัจจุบันเครือข่ายของโทรศัพท์ได้มีการแพร่หลายครอบคลุมในบริเวณกว้าง และเป็นที่ยอมรับสำหรับการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจทั่วโลก ในทุกประเทศ ธุรกิจและกิจการหลายอย่างมีการดำเนินงานโดยพึ่งพาโทรศัพท์ โทรศัพท์ได้รับความนิยมอย่างมากเพราะเทคโนโลยีของโทรศัพท์ได้รับการพัฒนามาหลายขั้นตอนทั้งในด้านตัวเครื่อง ตู้ชุมสาย และระบบเชื่อมโยงเป็นเครือข่าย
aaaaaการติดต่อสื่อสารทางโทรศัพท์ได้รับความนิยมกันแพร่หลาย รวดเร็วจนจำนวนคู่สายไม่พอเพียงต่อความต้องการจึงมีการขยายอยู่เรื่อยมา และมีการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่ออกมาตัวอย่างเช่น พัฒนาการของโทรศัพท์เคลื่อนที่ ตลอดจนการใช้คู่สายแบบเส้นใยนำแสง การติดต่อสื่อสารด้วยโทรศัพท์ยังจำเป็นและจะคงอยู่ภายในสำนักงานไปอีกนาน
aaaaaบริการโทรเลขและเทเล็กซ์เป็นการสื่อสารอีกทางหนึ่งที่มีมานานพอสมควร สามารถส่งข่าวสารในรูปแบบตัวอักษรจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่งอย่างรวดเร็ว ถึงแม้ว่าในปัจจุบันจะมีการสื่อสารข่าวสารทางอื่นที่ทันสมัยกว่า แต่การส่งโทรเลขและเทเล็กซ์ก็ยังมีใช้อยู่ทั่วไป เช่น ในงานส่งข่าวหนังสื่อพิมพ์ การค้าระหว่างประเทศ การกำหนดราคาสินค้า การสั่งสินค้าและการประกวดราคาสินค้า เป็นต้น
aaaaaในขณะเดียวกันวิวัฒนาการของเครื่องคอมพิวเตอร์ได้เปลี่ยนจากระดับเมนเฟรมซึ่งมีขนาดใหญ่มาเป็นเครื่องขนาดเล็กระดับตั้งโต๊ะที่มีขีดควาามสามารถเท่าเทียมเครื่องขนาดใหญ่ ทำให้สำนักงานของบริษัทสามารถนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในงานเอกสารและการบริหารทั่วไปได้ เทคโนโลยีของระบบติดต่อสื่อสารสมัยใหม่ จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้าามาร่วมด้วย