ที่จริงผมจะเล่าวิธีทำ การจัดการเวลา (Time Management) ของผม    มีคนถามเคล็ดลับนี้หลายคน    แต่ที่ผมจะเล่านี้สงสัยว่าคงเอาไปใช้แบบลอกเลียนไม่ได้    เพราะแต่ละคนอยู่ในฐานะความรับผิดชอบและความอิสระต่างกัน   ผมมีอิสระเต็มที่ เพราะเกษียณอายุจากงานบริหารทั้งปวงแล้ว    บันทึกของผมจึงเป็นตัวอย่างของ Time Management ของคนที่มีชีวิตสำหรับทำหน้าที่เป็นกองเชียร์    ทำงานเชิง empowerment

          ผมกำหนดหลักการรับนัดไว้ว่า    ผมมีงานประชุมประจำที่เขานัดล่วงหน้าไว้อย่างเป็นระบบ   เช่นสภามหาวิทยาลัยมหิดลประชุมทุกๆ วันพุธสัปดาห์ที่ ๓ ของเดือน    แม้ประชุมช่วงบ่าย แต่ผมให้เวลาทั้งวัน   เพราะผมเป็นประธาน ต้องไปเตรียมตัวล่วงหน้า    และจริงๆ แล้วก่อนประชุม ก็มีการทำการบ้านล่วงหน้าพอสมควร    คือจริงๆ แล้วทำงานตลอดเดือน   แต่การประชุมอื่นที่ผมไม่ได้เป็นประธานถ้านัดประชุมเป็นระบบอย่างนี้ผมจะไม่ขาด    จะไม่ยอมให้นัดอื่นมาแทรกแซง

          นัดจร ผมมีระบบว่า first come first serve    คือเมื่อมีนัดมา และเป็นเรื่องสำคัญ ผมรับนัด แล้วจะไม่ยอมให้นัดอื่นมาชิงเวลาไป   แม้จะเป็นเรื่องสำคัญกว่าและผมอยาก ไปใจจะขาด    ตรงนี้แหละครับที่ผมเกิดการเรียนรู้ใหม่    ว่าบางหน่วยงานเป็นนักเลื่อนนัด    หรืองดนัด    หน่วยงานเหล่านี้จะเข้าไปอยู่ในบัญชีแดงและบัญชีดำของผม   ว่าเป็นหน่วยงานที่ทำให้ผมขาดโอกาสทำงานอื่นโดยไม่จำเป็น    เป็นหน่วยงานที่ทำงาน (อย่างน้อยก็เรื่องการนัด) ไม่ประณีต    ผมก็อาจไม่รับนัด ไม่ติดต่อ หรือรับแต่ไม่หนักแน่นกับเขามากนัก    คือแม้รับนัดแล้วผมจะยอมให้นัดอื่นมาชิงเวลาเอาไปได้  

          มีหลายบุคคล และหน่วยงาน ที่ถือเป็น “วงใน” ที่ผมจะให้เวลาเสมอ   ถ้าไม่ติดนัดอื่นอยู่ก่อนแล้ว ผมจะเอื้อเฟื้อเวลาให้เป็นพิเศษ    แต่ระยะหลังนี้ผมพบว่ามักมีการนัดแบบไม่บอกเรื่องที่จะปรึกษาหรือคุย   คล้ายๆ ถือว่ากันเอง    แต่หลังๆ นี้ผมสังเกตว่าการนัดแบบนี้น่าจะให้ประโยชน์น้อย   เพราะคนที่จะมาคุยจะไม่ได้เตรียมตัวคิดมาก่อนเลย   คนนัดประชุมคงจะคิดว่าผมเป็นฮิตาชิ   เปิดปุ๊บติดปั๊บ   ซึ่งก็เป็นความจริงอยู่ส่วนหนึ่ง (คงจะสัก ๒๐%)    แต่ถ้าบอกโจทย์แต่เนิ่นๆ ผมก็จะสามารถคิดไตร่ตรองไว้ก่อนล่วงหน้า    ความคิดเห็นจะคมและรอบคอบขึ้นอีกหลายเท่า   ผมกำลังคิดว่า ต่อไปถ้ามีการนัดแบบไม่บอกโจทย์ผมจะไม่รับนัด

          ที่จริงการรับนัดแบบต้องรู้ว่านัดไปทำอะไรนี้ผมยึดถือมานานแล้ว   แต่ยังยอมผ่อนผันให้หน่วยงานหรือบุคคลที่คุ้นเคย ต่อไปผมจะไม่ผ่อนผัน หรือผ่อนผันน้อยลง

          มีจดหมายนัด หรือจดหมายเชิญ จำนวนมาก   ที่เขาบอกให้ตอบแบบสอบถามสำหรับตอบรับหรือปฏิเสธ โดยโทรศัพท์หรือ Fax ตอบ   เขายังสื่อสารกันด้วยโทรศัพท์หรือแฟ็กซ์    แต่ผมชอบสื่อสารด้วย อี-เมล์ เพราะสะดวกต่อผมในฐานะคนไม่มีเลขานุการ    หรือจริงๆ แล้วมีเลขานุการอยู่ที่ปลายนิ้ว    เอานิ้วกด iPhone ไม่กี่ทีก็ตอบได้   หน่วยงานที่ไม่ระบุว่าให้ตอบทาง อี-เมล์ ไปที่ไหน ผมก็ตอบยาก    จึงอาจไม่ตอบเลยหากปัจจัยต่างๆ ในภาพรวมไม่เอื้ออำนวย  

          มีหลายหน่วยงานนัดแล้วนัดอีก คนนัดหลายคน   แบบนี้รบกวนผมมาก   ผมชอบการนัดแบบนัดทีเดียว ตอบทีเดียว ก็มั่นเหมาะแล้ว    ผมไม่นับถือหน่วยงานที่นัดแบบ อี-เมล์ นัด   แฟ็กซ์นัด   และ จดหมายนัด ทั้ง ๓ ทาง    แบบนี้ผมเสียเวลาอ่าน ๓ ทีโดยไม่จำเป็น   ผมพยายามบอกให้เขาแก้ไข หากแก้ไม่ได้ ผมอาจหาทางเลิกทำงานให้หน่วยงานแบบนี้  

          ผมประกาศไปแล้วที่นี่ว่าอย่าส่งจดหมายลงทะเบียนหรือ EMS ไปที่บ้านผม   เพราะที่บ้านไม่มีคนอยู่ช่วงกลางวัน   เมื่อไปรษณีย์มาส่งไม่มีคนรับเขาจะแจ้งให้ไปรับเอง ผมก็ไม่ว่างไปรับอีก   จะทำให้ยิ่งช้า หรือผมไม่ได้รับเลย    เคยมีจดหมาย EMS ส่งช้าถึง ๑ สัปดาห์   คือได้รับหลังการประชุม   เวลานี้หน่วยงานที่หลงส่งจดหมายลงทะเบียนหรือ EMS มักเกิดจากความอ่อนแอด้านการจัดการภายใน   เจ้าหน้าที่ธุระการไม่ได้รับการฝึก  

          บางหน่วยงานส่งจดหมายนัดล่วงหน้า ๒ – ๓ สัปดาห์ หน่วยงานเหล่านี้จะไม่ได้ผมไปร่วมประชุมเลย    เพราะผมรับนัดเต็มแล้ว   บางหน่วยงานที่เป็นแบบนี้เป็นหน่วยงานที่ใกล้ชิดกัน   แต่ไม่ฝึกฝนเจ้าหน้าที่ให้ทำงานเป็น  จองเวลาคนที่มีธุระยุ่งเป็น   ก็ไม่ได้เวลาผม และต้องห่างเหินกันไปตามธรรมชาติจากผลของความอ่อนแอด้านการจัดการและการฝึกคน   

 

วิจารณ์ พานิช
๘ ส.ค. ๕๑