Paperless office

บ่ายวันที่ 29 กรกฎาคม 2551 ที่ผ่านมา ชาว CoPs ธุรการคณะแพทยศาสตร์ ได้มีโอกาสพบปะ พูดคุย แลกเปลี่ยน เกี่ยวกับปัญหา แนวทางแก้ไข พัฒนางานที่ปฏิบัติ ซึ่งพบกันเป็นประจำทุกเดือน โดยมีสมาชิกเข้าร่วมกว่า 30 คน ด้วยกัน 

เรื่องที่ 1  ระบบเอกสาร & ตั้งแฟ้มคุณภาพของหน่วยงาน

             ชาว CoPs ธุรการ ได้นำข้อเสนอแนะจากการตรวจประเมินการประกันคุณภาพการศึกษาคณะแพทยศาสตร์ ประจำปีการศึกษา 2550 เมื่อวันที่ 16 - 17 มิถุนายน ที่ผ่านมา คือ ปรับปรุงการจัดระบบเอกสารคุณภาพ ที่ใช้ในการอ้างอิงสำหรับรับการประเมินจากภายนอก ได้แก่ HA QA กพร. และ TQA ในอนาคตอันใกล้ (มีนาคม 2552) โดยธุรการกลางจะทำการประทับตรายางระบุเอกสารคุณภาพตั้งแต่การรับหนังสือเข้าจากภายนอก  จากนั้นให้ธุรการหน่วยย่อย ระบุตัวบ่งชี้ในหนังสือที่ได้รับจากธุรการกลาง และจัดเก็บเข้าแฟ้มคุณภาพของหน่วยงานที่ตั้งไว้ เพื่อสะดวกในการค้นหาและพร้อมรับการตรวจประเมินจากภายนอกต่อไป 

    ทั้งนี้ ต้องขอขอบคุณงานประก้นคุณภาพการศึกษาของคณะฯ ที่ได้จัดทำคู่มือการจัดเก็บเอกสารตามองค์ประกอบฯ ให้แก่สมาชิก CoPs ธุรการ ที่เข้าร่วมประชุม

เรื่องที่ 2  การฝากส่งจดหมาย

             ธุรการกลาง ได้แจ้งให้สมาชิกทราบเกี่ยวกับแนวปฏิบัติการฝากส่งจดหมาย ดังนี้

จากเดิม    หน่วยงานย่อยสามารถฝากส่งได้ที่ธุรการโดยตรง ไม่มีการบันทึกรายการจม.ที่ฝากส่ง

ปรับเปลี่ยน  หน่วยงานย่อยบันทึกรายการ จม.ที่ฝากส่ง ในระบบ Server กลางของคณะฯ ซึ่งกำลังดำเนินการพัฒนาเป็นระบบ Online (คาดว่าจะแล้วเสร็จประมาณตุลาคม 2551 นี้) 

                เนื่องจาก ป้องกันความเสี่ยงในการการสูญหายและสามารถติดตาม ค้นหาย้อนหลังได้ เพื่อเพิ่มความสะดวกให้กับผู้รับบริการ

                ทั้งนี้  งานธุรการกลางกำลังอยู่ระหว่างดำเนินการจัดทำระบบ ถ้าดำเนินการเสร็จแล้ว จะแจ้งให้สมาชิก CoPs ธุรการ ทราบต่อไป

เรื่องที่ 3  ปฏิบัติการลดภาวะโลกร้อน

             ธุรการกลาง ได้เน้นย้ำเรื่องการลดปริมาณการใช้กระดาษ โดยเฉพาะการตรวจหนังสือลงนาม ผ่านระบบ MSN เพื่อช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษของคณะฯ

             โดยคุณเพียงฤทัย (พี่ก้อย) ได้จัดทำและแจกแบบสำรวจความคิดเห็นให้กับสมาชิก CoPs ธุรการ ทุกท่านในวันประชุม เพื่อสำรวจความพึงพอใจในการใช้บริการที่ผ่านมา

             จากผลการสำรวจความคิดเห็น ปรากฎว่า สมาชิกส่วนใหญ่เห็นด้วยกับการให้บริการตรวจหนังสือลงนามผ่านระบบ MSN ของงานบริหารและธุรการ

             การตรวจหนังสือลงนามผ่านระบบ MSN เป็นเพียงปฏิบัติการหนึ่งที่ช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษ แต่ยังมีอีกหลายวิธีที่งานธุรการกลางปฏิบัติ ได้แก่

  • การใช้กระดาษ Re-Use ในการทำสำเนาคู่ฉบับ แบบตอบรับ
    แบบสอบถาม เป็นต้น

  • การสื่อสารผ่านเครือข่าย โดย การส่งหนังสือเชิญประชุมทาง E-mail

  • พัฒนาสื่อในรูปของ E-Doccument เช่น การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน

***ขอขอบคุณสมาชิก CoPs ธุรการคณะแพทย์ฯ ที่ให้ความร่วมมือ

ในการช่วยลดภาวะโลกร้อน***