จัดประชุมอย่างไร "ไม่น่าเบื่อ"

'Well begun is the half done' (เริ่มต้นดีมีชัยไปกว่าครึ่ง)

• "บ่ายนี้มีประชุมอีกแล้วหรือ" ดูเหมือนผ้พูดจะแอบถอนหายใจหรือคงทำหน้าตาสุดเซ็งเป็นอย่างยิ่ง  มิหนำซ้ำยังค่อนขอดในใจว่า  เสียเวลาจริง ๆ การประชุมอะไรเนี่ย ทั้งองค์ประชุม ทั้งบรรยากาศน่าเบื่อมั๊ก ๆ  จริง ๆ แล้วการประชุมที่ดีนั้นไม่น่าเบื่อเลย  เพราะการประชุมเป็นแหล่งของวิทยากร ความรู้ที่จะเสริมสร้างสมรรถนะและความมั่นใจกับผู้เข้าร่วมประชุมเป็นอย่างดี  ทำให้มีโอกาสรับรู้ข้อคิด  ความเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่น ๆ อันจะเป็นประโยชนต่อการปฏิบัติงาน
• แต่ก็นั่นละ เรามีวิธีการธรรมดา ๆ ซึ่งก็คือ ผู้จัดประชุมจะต้องเตรียมการหรือวางแผนเพราะ  ความสำเร็จของการประชุมโดยทั่วไปจะขึ้นอยู่กับว่าการประชุมนั้น ๆ มีการเตรียมการล่วงหน้า หรือมีการวางแผนการประชุมได้มากน้อยหรือดีเพียงไร
• การวางแผนการประชุมที่ดีนั้นประกอบด้วย

1. การกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม * เพื่อมิให้พูดนอกประเด็นซึ่งจะทำให้เสียบรรยากาศ (เซ็งแย่)
2. การติดต่อและสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ * เพื่อมิให้เป็นปัญญา...ไม่ครบองค์ประชุม...(สับสนวุ่นวายแย่)
3. การจัดเวลาสำหรับเรื่องที่จะประชุม * เพื่อกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมอยากเข้าร่วมประชุม รักษาเวลาหรือใช้เวลาได้เหมาะสม (ไม่งั้นจบไม่ลงไม่รู้ด้วยนะ) ที่สำคัญประธานจะต้องมีส่วนช่วยสร้างบรรยากาศในการประชุมแสดงความชื่นชมยกย่อง ให้เกียรติผู้เข้าร่วมประชุมและฝ่ายจัดประชุม (จริง ๆ นะ)
4. การจดบันทึก / รายงานการประชุม * เมื่อสิ้นสุดแล้วต้ดงมีสรุปที่ได้จากการประชุม / การปฏิบัติงานและหรือการมอบหมายความรับผิดชอบ / เรื่องที่ยังไม่ได้แก้ปัญหา (ไม่มีผลสรุป) จะเป็นสิ่งเดียวที่ยืนยันได้ ที่สำคัญที่สุดคือ ทำให้บุคลากรขององค์กรจะปฏิบัติได้ในแนวทางเดียวกันทั้งหมด ตามข้อยุติหรือมติที่ประชุม ไม่เป็นปัญหาขัดแย้งกันหลังจากสิ้นการประชุม ทำนองว่า "ประชุมทำไมไม่เป็นไปตามมติ".....น่าเบื่อ.....ฉะนั้นเมื่อเป็นไปตามมติก็ย่อมไม่น่าเบื่อที่จะประชุมใช่มั้ยคะ

• ผู้เขียนเองก็เป็นคนที่บางครั้งเบื่อที่จะต้องถูกเรียกเพื่อเข้าที่ประชุม....แต่ถ้าเป็นไปตามสถานการณ์ที่กล่าวมาข้างต้น....ใครหน้าไหนจะเบื่อจิงปะ.....

[นายประจักษ์ ปานอินทร์]

[ครูอ้อย แซ่เฮ]

สวัสดีค่ะ

• จริงค่ะ เห็นด้วย หากครบถ้วนก่อนจะเชิญประชุม ก็จะดี
• แล้วเวลาประชุม ก็น่าจะรักษา วาระและเวลา  ไม่พูดนอกประเด็นมากนัก  น่าเบื่อ
• ประมาณ  ด่ากราดด้วย  ไม่สมควรอย่างยิ่ง  เป็นใครก็ควร....รู้ตน

มนุษย์เงินเดือนประชุมบ่อยๆจนชินชา

ยินดีที่รู้จักและแลกเปลี่ยนค่ะ