3. นิเทศการศึกษา

แนวคิดKnowledge Management (KM) กับการจัด Mobile office

               การจัดการความรู้ในองค์กรต่าง ๆ จะเริ่มที่พนักงาน ซึ่งแต่ละคนจะมีทักษะความสามารถที่เป็นความรู้ซ่อนอยู่ภายใน (Tacit Knowledge) ของแต่ละบุคคล โดยที่เจ้าตัวอาจจะทราบหรือไม่ทราบก็ได้ และ Tacit Knowledge นี้จะปรากฎออกมาเมื่อพนักงานเริ่มปฎิบัติงาน และเมื่อมีการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มก็จะเกิดการเรียนรู้แลกเปลี่ยน Tacit Knowledge หรือความรู้ในรูปแบบของ ทักษะ และประสบการณ์ระหว่างพนักงานด้วยกัน ซึ่งทำให้พนักงานมี Tacit Knowledge ใหม่ ๆ เพิ่มพูนมากขึ้น และเมื่อมีนักวิชาการได้นำ Tacit Knowledge ดังกล่าวมาศึกษาวิเคราะห์ และสรุปออกมาเป็นความรู้ที่แสดงถึงแนวทาง ขั้นตอน กฎระเบียบ และอาจจะปรุงแต่งตามหลักวิชาการจนเป็นทฤษฎี ในการปฏิบัติงาน ความรู้ในลักษณะนี้เป็นความรู้ที่เปิดเผย (Explicit Knowledge) ปรากฎให้เห็นในเอกสาร ตำรา ในอินเทอร์เน็ต หรือสื่อต่าง ๆ พร้อมที่จะให้ผู้คนทั่วไปได้นำไปศึกษาเพิ่มพูนความรู้ได้ตามความต้องการ และเมื่อ Explicit Knowledge นี้ได้มีการนำไปศึกษา และฝึกปฎิบัติเป็นประจำแล้ว ความรู้นี้จะถูกสะสมในตัวผู้ปฏิบัติและจะเกิดกระบวนการเปลี่ยนแปลงจาก Explicit Knowledge เป็น Tacit Knowledge โดยอัตโนมัติ ความรู้ทั้ง2 ประเภทนี้จะปรับเปลี่ยนและหมุนเวียนเป็นวัฏจักรของความรู้ หากจะเปรียบให้เห็นภาพพจน์ก็ขอปรียบเทียบกับภาพของ หยิน และ หยาง ตามปรัชญาจีน ซึ่งผู้เขียนจะเปรียบหยิน เป็น Tacit Knowledge และหยาง เป็น Explicit Knowledge การหมุนเวียนเปลี่ยนแปลงของความรู้ทั้ง 2 นี้ จะก่อให้เกิดความรู้ใหม่ๆเพิ่มขึ้น ซึ่ง Prof. Nonaka ได้เรียก การเปลี่ยนแปลงนี้ว่า เกลียวความรู้ (Knowledge Spiral) และหากเกลียวความรู้นี้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องตลอดเวลาภายในองค์กรใด องค์กรนั้น ๆ ก็จะเกิดความรู้ใหม ่ๆ และมีผลผลิตที่เพิ่มขึ้น ซึ่งสิ่งนี้จะเป็นความคิดพื้นฐานที่คุณ Ushioda นำไปวางรูปแบบของ Mobile Office โดยในช่วงเริ่มต้นเขาได้ตั้ง concept ของการดำเนินการว่า “Creation by Cross Culture” ซึ่งมีความหมายว่าความรู้ใหม่ในองค์กร จะเกิดขึ้นได้จากการประสานงาน และปรึกษาหารืองานร่วมกันของพนักงานที่มีระดับความรู้ความสามารถ และมีข่าวสารข้อมูลที่เหมือนกัน และแตกต่างกัน ดังนั้น แผนผัง (layout) ของMobile office ที่ได้จากการระดมความคิดร่วมกันของคุณ Ushioda และพนักงาน 1,600 คนของสำนักงาน CMH บริษัท NTT DoCoMo จีงมีรูปแบบของสำนักงานที่ส่งเสริมให้พนักงานทั้งหมดขององค์กร ซึ่งมีภูมิหลังด้านความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ที่อาจจะต่างกันหรือคลายคลึงกัน ได้มีโอกาสพบปะแลกเปลี่ยนความรู้ และมีการประสานงานร่วมกันอย่างสม่ำเสมอ จนเกิดเกลียวความรู้ หรือความรู้ใหม่ในองค์กร

รูปแบบของ Mobile Office

               Mobile office ของคุณ Ushioda ที่อาศัยหลักการ KM เป็นแนวคิดนั้นจะมีรูปลักษณ์ที่แตกต่างจากสำนักงานทั่ว ๆ ไปในปัจจุบันนี้ ที่จัดโต๊ะทำงานให้พนักงานนั่งครอบครองเป็นเจ้าของคนละตัว และบางแห่ง ก็จะแบ่งเขตแดนของแต่ละบุคคลด้วยผนังถาวร หรือผนังที่เคลื่อนย้ายได้ (Partition) หรืออาจจะจัดเป็นห้องทำงานมีประตูเปิดปิดอย่างมิดชิดสำหรับบุคลากรระดับผู้บริหาร ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะไม่พบเห็นในรูปแบบของ Mobile Office และรูปแบบของสำนักงานตามแนวคิดใหม่นี้ จะมีรูปแบบโดยทั่วไปสรุปได้ดังนี้

1. ห้องทำงานจะเปิดโล่ง ไม่มีผนังกั้นเป็นห้องเล็กห้องน้อย ผู้บริหารสำนักงานสามารถมองเห็นได้ทุกซอกทุกมุมในสำนักงาน

2. โต๊ะทำงานของพนักงานจะเป็นโต๊ะขนาดใหญ่ 4 ที่นั่ง พนักงานจะมานั่งทำงานร่วมกันในโต๊ะเดียวกัน ไม่มีใครเป็นเจ้าของโต๊ะโดยถาวร และพนักงานสามารถเปลี่ยนที่นั่ง โดยจะเลือกไปนั่งกับใครก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับภาระงานแต่ละวันที่จะต้องไปทำงานประสานกับเพื่อนร่วมงาน คนใดคนหนึ่งในช่วงเวลานั้น

3. พนักงานทุกคนจะมี Notebook และโทรศัพท์มือถือ ใช้เป็นเครื่องมือ ในการปฎิบัติงานที่โต๊ะทำงาน และบนโต๊ะจะมีเอกสารเฉพาะ เท่าที่จำเป็นต้องใช้งานในขณะนั้น ๆ เอกสารส่วนใหญ่ได้จัดเก็บในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เก็บไว้ในเครื่องแม่ข่าย (Server) พนักงานสามารถ เรียกใช้งานได้ตลอดเวลา และสำนักงานนี้จะลดการใช้กระดาษให้มีการใช้น้อยที่สุด (Paperless office)

4. ทางบริษัทได้เตรียมตู้เก็บของ (Locker) ให้พนักงานได้เก็บงานและทรัพย์สินส่วนตัว และสำนักงานได้จัดวางตู้ locker ให้เป็นแนวตรง เพื่อกั้นขอบเขตของสำนักงาน กับทางเดินรอบนอกของสำนักงานด้วย

5. ภายในบริเวณของสำนักงานจะมีต้นไม้กระถางประดับตามมุมห้อง ทางเดิน หรืออาจจะวางเรียงกั้นเป็นส่วนของห้องประชุมขนาดเล็ก ๆ ได้