หลักและกระบวนการบริหาร

หลักและกระบวนการบริหาร การบริหารและการประยุกต์ใช้แนวคิดทฤษฎีเพื่อการบริหารงานจากเอกสาร การบริหารงาน ของสำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษาแห่งชาติที่ใช้อบรมหัวฟหน้าฝ่ายทั่วประเทศได้นำเสนอ เรื่อง การบริการไว้ดังนี้คำจำกัดความการบริหารหมายถึง ศิลปะในการทำให้สิ่งต่าง ๆ ได้รับการกระทำจนเป็น ผลสำเร็จ กล่าวคือผู้บริหารไม่ใช้เป็นผู้ปฏิบัติแต่เป็นผู้ใช้ศิลปะทำให้ผู้ปฏิบัติทำงานจนสำเร็จตามจุดมุ่งหมายที่ผู้บริหารตัดสินใจเลือกแล้ว (Simon) การบริหาร คือกระบวนการทำงานร่วมกับผู้อื่นเพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ตามเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ (Sergiovanni) การบริหาร คือ การทำงานของคณะบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปที่รวมปฏิบัติการให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน (Barnard) การบริหารเป็นกระบวนการทางสังคมที่สามารถมองเห็นได้ 3 ทางคือ1. ทางโครงสร้าง เป็นความสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชาตามลำดับขั้นตอนของสายการบังคับบัญชา2. ทางหน้าที่ เป็นขั้นตอนของหน่วยงานที่ระบุหน้าที่ บทบาทความรับผิดชอบและสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ เพื่อให้สำเร็จเป้าหมาย3. ทางปฏิบัติ เป็นกระบวนการที่บุคคลและบุคคลต้องการร่วมทำปฏิกิริยาซึ่งกันและกัน (Getzals & Guba) ลักษณะเด่นที่เป็นสากลของการบริหาร คือ1. การบริหารต้องมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย2. ต้องอาศัยปัจจัยบุคคลเป็นองค์ประกอบสำคัญ3. ต้องใช้ทรัพยากรบริหารเป็นองค์ประกอบพื้นฐาน4. ต้องมีลักษณะการดำเนินการเป็นกระบวนการทางสังคม5. ต้องเป็นการดำเนินการร่วมกันระหว่างกลุ่มบุคคล 2 คนขึ้นไป6. ต้องอาศัยร่วมมือร่วมใจเพื่อให้ภารกิจบรรลุวัตถุประสงค์7. เป็นการร่วมมือดำเนินการอย่างมีเหตุผล8. มีลักษณะเป็นการตรวจสอบผลการปฏิบัติงานกับวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้9. การบริหารไม่มีตัวตน แต่มีอิทธิพลต่อความเป็นอยู่ของมนุษย์การบริหารเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์การบริหารเป็นสาขาวิชาที่มีการจัดการระเบียบอย่างเป็นระบบคือมีหลักเกณฑ์และทฤษฎีที่พึงเชื่อถือได้ อันเกิดจาการค้นคว้าเชิงวิทยาศาสตร์เพื่อประโยชน์ในการบริหาร โดยลักษณะนี้ การบริหารจึงเป็นศาสตร์ (Science) เป็นศาสตร์สังคม ซึ่งอยู่กลุ่มเดียวกับวิชาจิตวิทยา สังคมวิทยา และรัฐศาสตร์แต่ถ้าพิจารณาการบริหารในลักษณะของการปฏิบัติที่ต้องอาศัยความรู้ ความสามารถประสบการณ์และทักษะของผู้บริหารแต่ละคน ที่จะ ทำงานให้บรรลุเป้าหมายซึ่งเป็นการประยุกต์เอาความรู้หลักการและทฤษฎีไปรับใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อให้เหมาะสมกับสถานการณ์ และสิ่งแวดล้อมการบริหารก็จะมีลักษณะเป็นศิลป์ (Arts) ปัจจัยการบริหารปัจจัยพื้นฐานทางการบริหารมี 4 อย่าง ที่เรียกว่า 4Ms ได้แก่1. คน (Man) 2. เงิน (Money) 3. วัสดุสิ่งของ(Materials) 4. การจัดการ (Management) ข้อจำกัดทางการบริหาร1. สถานภาพทางภูมิศาสตร์2. ประชากร3. ทรัพยากร4. ลักษณะนิสัย และความสามารถของคนในชาติ5. ความเชื่อถือและความศรัทธา6. ขนมธรมเนียมและประเพณี7. ค่านิยมและอุดมการณ์ทางสังคมความหมายของทฤษฎีและทฤษฎีทางการบริหารทฤษฎี หมายถึง แนวความคิดหรือความเชื่อที่เกิดขึ้นอย่างมีหลักเกณฑ์มีการทดสอบและการสังเกตจนเป็นที่แน่ใจ ทฤษฎีเป็นเซทของมโนทัศน์ที่เชื่อมโยงซึ่งกันและกันเป็นข้อสรุปอย่างกว้างที่พรรณาและอธิบายพฤติกรรมการบริหารองค์กรการทางศึกษาอย่างเป็นระบบ ถ้าทฤษฎีได้รับการพิสูจน์บ่อย ๆ ก็จะกลายเป็นกฎเกณฑ์ทฤษฎีเป็นแนวความคิดที่มีเหตุผลและสามารถนำไปประยุกต์ และปฏิบัติได้ทฤษฎีมีบทบาทในการให้คำอธิบายเกี่ยวกับปรากฎทั่วไปและชี้แนะการวิจัยประโยชน์ของทฤษฎี1. ทำให้เกิดความรู้ ความคิดใหม่ ๆ เกิดความก้าวหน้าทางวิทยาการคือถ้ามีทฤษฎีก็มีการพิสูจน์ค้นคว้า เพื่อทดสอบหรือพิสูจน์ทฤษฎีอื่น2. สามารถใช้ประกอบการทำนายเหตุการณ์ พฤติกรรม และใช้แก้ไขปัญหาได้3. ทฤษฎีจะช่วยขยายประสิทธิภาพของการทำงาน กล่าวคือผู้บริหารที่รู้ทฤษฎีจะมีทางเลือก และเลือกทางที่เหมาะสมได้4. ทฤษฎีเป็นหลักยึดในการปฏิบัติ ดังนั้นผู้ที่ทำงานแนวคิดหรือทฤษฎีก็จะเกิดความมั่นใจในการทำงานมากกว่าทำไป อย่างเลื่อนลอยทฤษฎีจะช่วยชี้แนะนำการปฏิบัติความสัมพันธ์ระหว่างทฤษฎีกับการปฏิบัติในการบริหารการศึกษาความสัมพันธ์ระหว่างทฤษฎีและปฏิบัติยังไม่เป็นที่ยอมรับกันเท่าใดนัก ถึงแม้ว่าทฤษฎีจะเป็นตัวกำหนดกรอบสำหรับผู้ปฏิบัติและเป็นตัวกำหนดความรู้เพื่อช่วยให้การตัดสินใจกระทำไปอย่างมีเหตุผลและสามารถปฏิบัติได้จริงก็ตามการปฏิบัติที่อยู่บนพื้นฐานของวิธีการได้ไตร่ตรองแล้วเท่านั้นจึงจะเป็นการปฏิบัติที่คล้ายคลึงกับทฤษฎีและวิจัยไม่ใช่เป็นการปฏิบัติที่เกิดจากการหยั่งรู้อคติ ความศรัทธาหรืออำนาจหน้าที่ นักทฤษฎีและนักวิจัยจะใช้วิธีการเชิงวิจัย จะใช้วิธีการเชิงวิทยาศาตร์ที่เข้มงวดกว่า นักปฏิบัติเพื่อความมีหตุผล ส่วนนักปฏิบัติจะถูกบังคับโดยตำแหน่งความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ถึงแม้จะไม่ใช่วิธีการเชิงวิทยาศาตร์ ครบทุกขั้นตอนแต่ก็ยังถูกบังคับให้ปรับรับวิธีการให้เหมาะสม โดยมีการยืดหยุ่นได้มากขึ้นทฤษฎีจะเป็นตัวกำหนดทิศทางสำหรับการวิจัย และการชี้แนะที่มีเหตุผลต่อการปฏิบัติทฤษฎีจะถูกทดสอบขัดเกลาโดยการวิจัย เมื่อทฤษฎีหหผ่านการวิจัยแล้วจึงนำมาประยุกตืใช้กับการปฏิบัติ ไม่มีการปฎิบัติใด ๆที่ไม่ได้อยู่บนพื้นฐานของทฤษฎี ในเมื่อทฤษฎีอยู่บนพื้นฐานของตรรกวิทยามีเหตุผลมแม่นยำถูกต้องแล้วการปฏิบัติก็จะมีเหตุผลและถูกต้องเช่นเดียวกัน การปฏิบัติจึงสร้างมาให้เห็นทฤษฎีเป็นเหตุผลที่ว่าทำไมต้องศึกษาทฤษฎีการศึกษาทฤษฎีก็เพราะจะให้การปฏิบัติได้ผลจริงการบริหารเชิงสถานการณ์ (Situational Management Theory) หรือทฤษฎีอุบัติการณ์ (Contingencey Theory ) การบริหารใยุคนี้ค่อนข้างเป็นปัจจุบันปรัชญาของการบริหารเริ่มเปลี่ยนแปลงไปจากการมองการบริหารในเชิงปรัชญา ไปสู่การมองการบริหารในเชิงสภาพข้อเท็จจริงเนื่องจากในปัจจุบันมนุษย์ต้องประสบกับปัญหาอยู่เสมอแนวความคิดเนื่องจากปัจจุบันมนุษย์ต้องประสบกับปัญหาอยู่เสมอการเลือกทางออกที่จะไปสู่การแก้ปัญหาทางการบริหารถือว่าไม่มีวิธีใดที่ดีที่สุด There is one best way สถานการณ์ต่างหากที่จะเป็นตัวกำหนดว่าควรจะใช้การบริการบริหารแบบใดการบริหารในยุคนี้มุ่งเน้น ความสัมพันธ์ระหว่าง องค์การกับสภาพแวดล้อมขององค์การและเป็นส่วนขยายของทฤษฎีระบบว่า ทุก ๆ ส่วนจะต้องสัมพันธ์กันสถาการณ์บางครั้งจะต้องใช้การตัดสินใจอย่างเฉียบขาดบางสถานการณ์ต้องอาศัยการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ บางครั้งก็ต้องคำนึงถึงหลักมนุษย์และแรงจูงใจ บางครั้งก็ต้องคำนึงถึงเป้าหมายหรือผลผลิตขององค์กรเป็นหลักการบริหารจึงต้องอาศัยสถานการณ์เป็นตัวกำหนดในการตัดสินใจหลักการของการบริหารโดยสถานการณ์1. ถือว่าการบริหารจะดีหรือไม่ขึ้นอยู่กับสถานการณ์2. ผู้บริหารจะต้องพยายามวิเคราะห์สถานการณ์ให้ดีที่สุด3. เป็นการผสมผสานแนวคิดระหว่างระะบบปิดและระบบเปิดและยอมรับหลักการของทฤษฎีระหว่างทุกส่วนของระบบจะต้อง สัมพันธ์และมีผลกระทบซึ่งกันและกัน4. สถานการณ์จะเป็นตัวกำหนดการตัดสินใจ และรูปแบบการบริหารที่เหมาะสม5. คำนึงถึงสิ่งแวดล้อมและความต้องการของบุคคลในหน่วยงานเป็นหลักมากกว่าที่จะแสวงหาวิธีการอันดีเลิศมาใช้ในการทำงานโดยใช้ปัจจัยทางด้านจิตวิทยาในการพิจารณาด้วย6. เน้นให้ผู้บริหารรู้จักใช้การพิจารณาความแตกต่างที่มีอยู่ในหน่วยงาน เช่นo ความแตกต่างระหว่างบุคคลo ความแตกต่างระหว่างระเบียบกฎเกณฑ์ วิธีการ กระบวนการ และการควบคุมงาน เป็นต้นo ความแตกต่างระหว่างความสัมพันธ์ของบุคคลในองค์กรo ความแตกต่างระหว่างเป้าหมายการดำเนินงานขององค์การ เป็นต้นนักบริหารที่เป็นผู้เสนอแนวความคิดทางการบริหารนี้ คือ Fred E.Fiedler (1967) ทฤษฎีระบบการเอาแนวความคิดเชิงระบบเข้ามาใช้ในการบริหาก็ด้วยเหตุผลที่ว่าในปัจจับันองค์กรการขยายตัวสลับซับซ้อนมากขึ้นจึงเป็นการยากที่พิจารณาถึงพฤติกรรมขององค์กรได้หมดทุกแง่ทุกมุมนักทฤษฎีบริหารสมัยใหม่ จึงหันมาสนใจการศึกษาพฤติกรรมขององค์การเพราะคนเป็นส่วนหนึ่งของระบบองค์การ องค์การเป็นส่วนหนึ่งของระบบสังคมความหมายระบบในเชิงบริหารหมายถึงองค์กรประกอบหรือปัจจัยต่าง ๆที่มีความสัมพันธ์กันและมีส่วนกระทบต่อปัจจัยระหว่างกันในการดำเนินงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การองค์ประกอบพื้นฐานของทฤษฎีระบบได้แก่1. ปัจจัยการนำเข้า Input 2. กระบวนการ Process 3. ผลผลิต Output 4. ผลกระทบ Impact วิธีการระบบเป็นวิธีการที่ใช้หลักตรรกศาสตร์วิทยาศาสตร์อย่างมีเหตุผลและมีความสัมพันธ์กันไปตามขั้นตอนช่วยให้กระบวนการทั้งหลายดำเนินไปอย่างต่อเนื่องและสามารถช่วยให้การบริหารบรรลุวัตถประสงค์ไปด้วยวิธีทางวิทยาศาสตร์อย่างถูกต้องและไม่ลำเอียงทฤษฎีบริหารของ McGreger
ทฤษฎี X(The Traditioal View of Direction and Control)
ทษฤฎีนี้เกิดข้อสมติฐานที่ว่า1. คนไม่อยากทำงาน และหสลีกเลี่ยงความรับผิดชอบ2. คนไม่ทะเยอทะยาน และไม่คิดริเริ่ม ชอบให้การสั่ง3. คนเห็นแก่ตนเองมากว่าองค์การ4. คนมักต่อต้านการเปลึ่ยนแปลง5. คนมักโง่ และหลอกง่าย
ทฤษฎีThe integration of Individual and Organization Goal)
ทฤษฎีข้อนี้เกิดจากข้อสมติฐานที่ว่า1. คนจะไม่ให้ความร่วมมือ สนับสนุน รับผิดชอบ ขยัน2. คนไม่เกียจคร้านและไว้วางใจได้3. คนมีความคิดริเริ่มทำงานถ้าได้รับการจูงใจอย่างถูกต้อง4. คนมักจะพัฒนาวิธีการทำงาน และพัฒนาตนเองอยู่เสมอผู้บังคับบัญชาจะไม่ควบคุมผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างเข้มงวดแต่จะส่งเสริมให้รู้จักควบคุมตนเองมากขึ้น วิธีการบริหารตามแนวนึ้จะเป็นการรวบรวมบุคคลและเป้าหมายโครงการเข้าไว้ด้วยกันการจูงใจต้องใช้วิธีการจูงใจในระดับสูง
ทฤษฎี Z (Z Theory) (William G. Ouchl) ศาสตราจารย์แห่งมหาวิทยาลัย UXLA (Iof California t Los Angeles) ทฤษฎีนี้รวมเอาหลักการของทฤษฎี X , Y เข้าด้วยกัน แนวความคิดก็คือองค์การต้องมีหลักเกณฑ์ที่ควบคุมมนุษย์ แต่มนุษย์ก็รักความเป็นอิสระและมีความต้องการหน้าที่ของผู้บริหารจึงต้องปรับเป้าหมายขององค์การให้สอดคล้องกับเป้าหมายของบุคคลในองค์การทฤษฎี มีองค์ประกอบที่สำคัญ 4 ประการคือ1. การทำให้ปรัชญาที่กหนดไว้บรรลุ2. การพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชาให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ3. การให้ความไว้วางใจแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา4. การให้ผู้ใต้บังคับบัญชามีส่วนร่วมในการตัดสินใจ
ทฤษฎีนี้ใช้หลักการ 3 ประการ คือ1. คนในองค์กรต้องซื่อสัตย์ต่อกัน2. คนในองค์การต้องมีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน3. คนในองค์การต้องมีความใกล้ชิดเป็นกันเอง
หลักการบริหารที่มีประสิทธิภาพ(Edgar L Morphet ) 1. การบริหารที่มีผู้บริหารเพียงคนเดียวในองค์การ (Division Of Labor) 2. มีการกำหนดมาตรฐานทำงานที่ชัดเจน (Srandardization) 3. มีเอกภภาพในการบังคับบัญชา (Untity of command) 4. มีการกระจายอำนาจและความรับผิดชอบให้แก่ผู้ร่วมงาน (Delegation of Authority and Responsibility) 5. มีการแบ่งฝ่ายงานและบุคลากรผู้รับผิดชอบให้แก่ผู้ร่วมงานให้เฉพาะเจาะจงขึ้น (Division of Labor) 6. มีการกำหนดมาตรฐานการทำงาน ที่ชัดเจน (Span of control) 7. มีการมอบหมายการควบคุมดูแลที่เหมาะสม (Stability) 8. เปิดโอกาสให้มีการเปลี่ยนแปลงใหม่ ๆ ในองค์การได้ (Flexibility) 9. สามารถทำให้คนในองค์การเกิดความรู้สึกอบอุ่นและปลอดภัย (Security) 10. มีการยอมรับนโยบายส่วนบุคคลที่มีความสามารถ (Personnel Policy) 11. มีการประเมินผลการปฏิบัติงานทั้งส่วนบุคคลและองค์การ (Evaluation) 
บทบาทและสมรรถภาพของผู้บริหาร (Spepgen J . Knezevich แห่ง USC. 1984 ) 1. เป็นผู้กำหนดทิศทางการบริหาร (Direction Setter ) เช่น รู้เทคนิคต่าง ๆของการบริหาร PPBS .MBO QCC เป็นต้น2. มีความสามารถกระตุ้นคน (Leader Catalyst) 3. ต้องเป็นนักวางแผน (Planner) 4. ต้องเป็นผู้มีความสามารถในการตัดสินใจ (Decision Maker) 5. ต้องมีความสามารถในการจัดองค์การ (Oraganizer) 6. ต้องเป็นผู้ก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลง (Change Manager) 7. ต้องเป็นผู้ให้ความร่วมมือ (Coordinator) 8. ต้องเป็นผู้ติดต่อสื่อสารที่ดี(Communicatior) 9. ต้องเป็นผู้แก้ปัญหาขัดแย้งในองค์การได้ (Conflict Manager) 10. ต้องสามารถบริหารปัญหาต่าง ๆ ได้(Preblem Manager) 11. ต้องรู้จักวิเคราะห์และจัดระบบงาน (System Manager) 12. ต้องมีความสามารถในด้านวิชาการทั้งการเรียนและการสอน (Instructional Manager) 13. ต้องมีความสามรถในการบริหารบุคคล (Personnel Managr) 14. ต้องมีความสามารถในการบริหารทรัพยากร (Resource Manager) 15.

ความเห็น

บทความในวันเดียวกัน