ประกันคุณภาพห้องสมุดมอนอ เปี๋ยนไป๋

             ปี สองปีนี้ตัวชี้วัดคุณภาพห้องสมุดมหาวิทยาลัยนเรศวร มีการเปลี่ยนแปลง ไปจากเดิม สิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปคือ

เริ่มจากการปรับเปลี่ยนวิธีคิด 

 

 

            เราได้รับการชี้แนะ จาก คุณดนัย เทียนพุฒ (เว็บไซต์ ผลงาน) ในการนำความคิด เรื่อง BSC มาพัฒนาวิสัยทัศน์ และตัวชี้วัดความสำเร็จขององค์กร หรือที่ อ.ดนัยใช้คำว่า “ดัชนีวัดผลสำเร็จองค์กร” (Corporate KPIs) ทำให้สำนักหอสมุด ปรับกระบวนการประกันคุณภาพของสำนักหอสมุดใหม่หมด (รายละเอียดเพิ่มเติม) โดยได้อาศัย นักคิดในห้องสมุดเราเอง (ผมบอกกับ ห้องสมุด ม.มหิดล ที่มาดูงานว่า "เรื่อง QA เราเก่งจากข้างใน ส่วน KM เราเก่งมาจากข้างนอกก่อน" )  ได้แก่ พี่เจี๊ยบ [Blog] พี่อ้อย [Blog] วันเพ็ญ[Blog]  ขวัญตระกูล[Blog]  ชัยพร [Blog] แก่นจัง[Blog] และอีกหลายคน

         ทำให้เราได้ตัวชี้วัดผลสำเร็จองค์กร ออกเป็น ด้านต่างๆ คือ เป็น

• ด้านการบริการทรัพยาการสารสนเทศด้วยเทคโนโลยีทันสมัยและมีประสิทธิภาพ
• ด้านการสนับสนุนภารกิจหลักของมหาวิทยาลัย
• ด้านสนับสนุนการศึกษาเรียนรู้ด้วยตนเอง
• ด้านการเป็นห้องสมุดอิเล็กทรอนิกส์

ปรับเปลี่ยนกระบวนการ 

 

 

           จากกระบวนการแบบเดิม ที่เราคิดว่าการประกันคุณภาพเป็นความยุ่งยาก เป็นเรื่องของการทำงานกับเอกสารกองโต เราจึงปรับเปลี่ยนโดยการ

• ผนวก เรื่องของการประกันคุณภาพเข้ากับการบริหารงาน
• ปรับเปลี่ยนวิธีการจัดเก็บเอกสารโดยใช้รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เข้าช่วย
• ปรับเปลี่ยนเรื่องผู้รับผิดชอบ องค์ประกอบและตัวชี้วัด จากศูนย์กลาง กระจายลงสู่ผู้รับผิดชอบ รายบุคคล มีผู้รับผิดชอบ ดัชนี้ และผู้รวบรวมข้อมูลชัดเจน
• ใช้ระบบไอที เข้ามาช่วย โดยเราใช้ระบบการประกันคุณภาพ ออนไลน์ เป็นหน่วยงานแรกของระบบ Non Teaching (รายละเอียด) ผู้ประเมินไม่ต้องเปิดแฟ้มหาเอกสาร ทุกอย่าง หลักฐานถูกแสกน เป็น ไฟล์ลิ้งไว้บนเว็บทั้งหมด

จากกระบวนการสู่ Out Put Out Come

 

 

       จากแนวทางที่เราประเมินในส่วนของกระบวนการภายใน วิธีการประเมินที่ใช้วงจร  P D C A มาสู่ ผลลัพธ์ สู่ผู้ใช้บริการโดยตรง หรือการประเมินภายนอก ไม่ว่าจะเป็น ระยะเวลากระบวนการทางเทคนิคในการจัดหาหนังสือ ความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ e-service จำนวนกิจกรรมส่งเสริมการเรียนรู้ด้วยตนเอง และอื่นๆ อีกหลายประเด็นที่เรานำมาจากการร่วมเป็นทีมงานในการพัฒนา ตัวชีวัดคุณภาพห้องสมุดข่ายงานห้องสมุดส่วนภูมิภาค เรานำมาใช้ในการเป็นตัวชีวัดของสำนักหอสมุดมหาวิทยาลัยนเรศวร

 

          นอกจากนี้ยังมีตัวชี้วัดเรื่อง งบประมาณ การลงทุนในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ การลงทุนในห้องสมุดอิเล็กทรอนิกส์ การลงทุนในการจัดหาฐานข้อมูล การใช้ฐานข้อมูล เราก็นำมาใช้เป็นตัวชี้วัด ซึ่งอาจจะพร้อมประเมิน ในปีนี้ หรือปีถัดไป โดยเราคำนึงถึงผู้ใช้เป็นสำคัญ

 

ปีนี้เปลี่ยนอะไรบ้าง

 

 

             ความจริงต้องบอกว่าเรามีทีมงานที่เข้มแข็ง ร่วมมือร่วมใจกัน ซึ่งเป็นจุดเด่นของบุคคลากรที่นี่

• สิ่งที่เปลี่ยนไปของปีนี้ คือชัยพรเรียนจบ ป.โท ไอที หลายคนอาจจะงง ว่า เอ แล้วมันเกี่ยวอะไรกัน เกี่ยว ซิครับ เพราะชัยพร คือตัวจักรสำคัญในการ ทำให้ SAR Online ปีนี้ของผมเปลี่ยนแนวคิดและวิธีการไปได้ เพราะไม่มีข้ออ้างว่าเรียน เลยลุยได้เต็มที่
• จากเดิม ที่การทำ SAR ผู้รับผิดชอบ เตรียมข้อมูล วิเคราะห์ TOWS เตรียมเอกสาร มาให้ฝ่ายเอกสารเป็นผู้รวบรวม สแกนจัดทำรูปเล่ม เปลี่ยนมาเป็น ให้ความรับผิดชอบของการเตรียม ข้อมูลอยู่ที่ ผู้รับผิดชอบ และผู้รวบรวมข้อมูล เป็นผู้ทำเองทั้งหมด คีย์ข้อมูลเอง แสกนเอกสารเอง ทำลิ้งเอง (แต่ก็ไม่ใช่เรื่องง่ายๆ) ทั้งหมดจัดทำในรูปของฐานข้อมูล(เว็บประเมินออนไลน์ของห้องสมุดมอนอ ปี 2550)
• จากเดิมที่ต้องมาจัดพิมพ์รูปเล่ม อีกครั้ง ผมออเดอร์ขอให้ชัยจัดทำลิ้งสำหรับสั่งพิมพ์จากหน้าเว็บให้เป็นเอกสารได้เลย นำไปจัดหน้านิดหน่อย ก็รวมเป็นเอกสารได้
• เรามีการจัดทำเอกสารที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งก็ต้องขอบคุณชัยพร อีกเช่นกันที่ทำให้เราใช้ระบบ เอกสารที่ใช้ร่วมกันได้ อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพ (เอกสารที่ใช้ร่วมกัน)
• เราประสานงาน พูดคุยกันผ่านหน้าเว็บแรก ของงานประกัน แม้กระทั่งพี่อ๋า ก็ยังใช้ หน้านี้พูดคุยกับเรา แทนการเขียนใส่กระดาษ อิอิ  (ถ้าวันไหนพี่อ๋าเขียนบล็อก ปิดห้องสมุดเลี้ยง) (ตัวอย่างการสื่อสารในองค์กร โดยใช้หน้าเว็บประกันคุณภาพ)
• ปีนี้เรามีผู้รับผิดชอบการประกันคุณภาพเต็มตัว มนตรา เรียนต่อปริญญาโท สาขาการประกันคุณภาพการศึกษา นอกจากเรียน ทำการเงิน แล้วยังต้องรับผิดชอบผู้ประสานงานประกันคุณภาพของห้องสมุดเต็มๆ
• ปีนี้ เรามีพี่อ้อย ที่เป็น BackUp ให้คำปรึกษา อยู่เบื้องหลังเราอย่างดี
• อ้อ มีคนแซวว่า ปีนี้เรามีพี่วันเพ็ญ ที่อารมณ์ดีอีกด้วย (สนง.ฝากชื่นชม)
• เรามี โหน่ง (พีระ) และทีมงาน ที่ทำตัวอย่าง ของการทำข้อมูล Part B ได้อย่างน่าดู
• เรามีสุชาดา ที่เป็นทีมให้กับรัชวรรณ ในการจัดเตรียมเอกสาร (สำนักงานฝากชมมา)
• เรามีขวัญตระกูล รัชวรรณ สุมาลี สุนิสา แก่นจัง พรทิพย์ แหม่ม เกดิษฐ ขนัญชิดา ปัทมา ปริญดา และอีกหลายๆ คนที่รับผิดชอบแต่ละดัชนี ที่ทำให้งานนี้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี

 

สุดท้ายที่เปลี่ยนไป

 

 

              และสุดท้ายที่เปลี่ยนไป คือความรู้ความเข้าใจ ของบุคลากร ที่มีความรู้ ความเข้าใจ เห็นประโยชน์ และสนุกกับการประกันคุณภาพ

[Wanpen]

• โห มาเป็นชุด
• ก็คนไม่ค่อยมีภาระรับผิดชอบมากก็อารมณ์ดีเป็นธรรมดาค่ะ
• กำลังส่งข้อความให้พี่อ๋า เผื่อพี่เขาจะรับคำท้า ปิดห้องสมุดเลี้ยงอะไรคะ ไม่เอาขนมนิดหน่อยนะคะ ต้องเลี้ยงจริงจัง เพราะดิฉันจริงจัง หุหุ
• นิดนึงค่ะ อาจารย์ รายละเอียด ไม่ใช่ รายระเอียดค่ะ

 

[อ.หนึ่ง]

แก้แล้วครับ รายละเอียด

[บุษบา]

โห...หอสมุดมอนอ มีคุณภาพอย่างนี้

ถ้ามีโอกาศหนูขอไปชมให้เห็นสภาพจริงเลยได้ไหมค่ะ  อาจารย์

...มาเยี่ยมค่ะ....

....pam.....

[เจนจิต รังคะอุไร (ตูน)]

• รู้สึกชื่นชมและยินดีกับท่านอาจารย์รุจโรจน์และสมาชิกชาวหอสมุดทุกท่านที่สนุกกับงาน QA มากขึ้น  และเชื่อว่าหลายๆ หน่วยงานภายใน มน. ก็มีลักษณะเด่นเช่นนี้คล้ายๆ กัน  ซึ่งส่วนหนึ่งคงเป็นเพราะเราได้ร่วมเรียนรู้จากการปฏิบัติจริงร่วมกันมาเป็นเวลานานค่ะ
• แบบนี้เชื่อว่าชาวหอสมุดจะเป็นกลไกสำคัญร่วมกับหน่วยงานอื่นๆ ภายใน มน. ที่จะร่วมมือร่วมใจกันก้าวผ่าน EQA 2 และ เริ่มต้น IQA ใหม่รอบแรกจาก สกอ. ไปได้อย่างสวยงามค่ะ
• QA มน. กับทางหลายโค้ง : จับมือไว้แล้วไปด้วยกัน
• แบบนี้ต้องพูดว่า QA ไม่ยากอย่างที่คิด  จริงมั้ยคะอาจารย์

[oviiphone]

หือ ชมจังเลย กลัวไม่มีกำลังใจเหรอ เหอๆ

ยังไงก็ไม่ทำไม่รู้จริงๆ!!!

สู้ต่อไปทาเคชิ.....

[มลฤดี โภคศิริ]

สวัสดีค่ะ อาจารย์หนึ่ง

• เห็นด้วยกับอาจารย์ที่ใช้BSC เพราะสามารถบริหารงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ขอชื่นชมทีมงานห้องสมุดที่ร่วมกันพัฒนาคุณภาพงานให้เป็น Best Practice เป็นตัวอย่างที่ดีแก่หน่วยงานอื่นๆ
• ตอนนี้รู้สึกได้ KPI ด้านผู้รับบริการมีการวัดได้หมด สุดยอดเลยค่ะ   ส่วนด้านผู้ให้บริการอาจารย์วัดบ้างไหมค่ะ เช่น ความพึงพอใจในงาน ด้านสุขภาพ Competencyของเจ้าหน้าที่ เล่าให้ฟังหน่อยนะค่ะ

                                    ขอบคุณค่ะ